Transcribe your podcast
[00:00:02]

Здравейте и добре дошли във Virtual Frontier - подкаст за виртуални екипи, създаден от виртуален екип. Отказвам се от отговорност, всички наши интервюта се провеждат виртуално, аз съм Даниел, вашият водещ, и съм част от екипа тук, във Virtual Frontier. Днешната тема на нашата сесия с въпроси и отговори е как да избегнем умората от Zoom. Много от нас прекараха последните няколко месеца, огромно количество време в Онлайн видео разговори и това на много уморително. Дори Ерик Юан, главен изпълнителен директор на Zoom, призна, че понякога се чувства уморен след една година интензивно използване на собствения си инструмент.

[00:00:36]

И така, какво може да се направи по въпроса? От каква култура и обстановка на срещите се нуждаем, за да избегнем тази умора от срещите, и наистина ли имаме нужда от всички тези маратонски срещи? Нека разберем това във втората ни сесия с въпроси и отговори. Ако обичате да показвате, абонирайте се за YouTube, прегледайте нашия подкаст, последвайте ни в Spotify, Stitcher, Amazon music или всяка друга платформа, която харесвате за подкаст, или линкове, които можете да намерите по-долу в описанието.

[00:01:04]

И така, без повече приказки, нека се потопим във второто море или сесията с въпроси и отговори във Virtual Frontier. Насладете се на разговора.

[00:01:13]

Здравейте, Мануел. Благодаря ви, че се присъединихте към нас днес, за да участвате във втория кръг от въпроси и отговори във "Виртуална граница". Много се радвам, че отново сте тук. Днес искам да поговорим с вас по една интересна и спешна и все по-нарастваща тема за умората от Zoom, с която толкова много хора се сблъскват в момента, като просто се уморяват от многото видео срещи и прескачането от една среща на друга. И искам да поговорим малко за това как да се справите с това и какви са възможните решения, за да не бъдете във видеоразговори може би през цялото време или как да управлявате тези видеоразговори и синхронни срещи, ако изобщо ги имате.

[00:02:02]

И така, първият въпрос е колко часа сте прекарали миналата седмица във видео срещи, Мануел?

[00:02:11]

Да. Здравейте, радвам се, че сте тук. Развълнуван съм от тази тема, защото виждам, че много хора са загрижени за увеличаването на времето за комуникация и изтощителните видеоразговори. Колко време съм прекарал миналата седмица във видеоразговори. Бих казал по два часа на ден, така че общо 10 часа, да.

[00:02:34]

Чувствахте ли се уморени след десет часа?

[00:02:37]

Не, имам предвид, че два часа на ден са напълно достатъчни. Аз идвам от времето, когато се занимавах с видеоразговори от осем до 12 часа на ден. Абсолютно съм щастлив и благодарен, че прекарвам само по два часа на ден във видеоразговори. Защото това не ме уморява. Но ако трябваше да прекарвам повече, да, определено. Щях да седя на бюрото за вечеря и ушите и бузите ми щяха да станат червени. Жена ми ще ме попита: О, какво направи днес?

[00:03:03]

А аз обикновено трябва да кажа, че нямам представа. Просто прекарах цялото си време във видеоразговори. Щастлив съм, че вече не е така.

[00:03:13]

По-късно ще ви попитам как успяхте да намалите това толкова драстично, като говорим само за броя часове на ден или на седмица. Когато имаме такива срещи, и мисля, че това вече е като ключ към намаляването на това количество часове, които прекарвате на ден във видео срещи. За какво се грижите, преди да започнете среща или преди да влезете в среща във видеоразговор, или вероятно как се подготвяте на първо място или решавате дали ще правите видеоразговор, или вероятно имате друго решение за решаване на нещо?

[00:04:03]

Да, това определено е добър въпрос. Когато погледна назад, причината да имам толкова много видеоразговори в миналото е, че, знаете ли, когато хората имат проблем, първото намерение е да се срещнем. Вместо да седнем и да се опитаме да разберем какъв точно е проблемът и какви въпроси имат, свързани с него. Обикновено хората не правят това. Те просто искат среща или създават имейл с примерно 10 души в в копие, само за да държат всички информирани. Но това просто създава шум.

[00:04:32]

Това създава шум, това създава стрес, това създава по-голямо комуникационно натоварване. И ако погледнете повечето срещи, резултатът от една среща е просто още една среща, защото все още нещата не са ясни. Така че това, за което се грижа, когато се присъединявам към срещата, е първо наистина да мога да допринеса с нещо, с някаква стойност за тази среща. За да разбера дали мога да направя това, ми е необходим дневен ред. Ако нямам дневен ред, отказвам срещата.

[00:05:01]

А дневният ред трябва да е такъв, че в него да има въпроси. Защото именно затова ни е необходима среща. Ако някой просто напише в календара покана и трябва да поговорим за каквото и да било. Не го правя, защото разговорът може да е намерение, за да се свържа на човешко ниво с хората, тогава можем да говорим, ако искате да се срещнете с мен. Нека да направим това вечерта, да пием бира, да общуваме, просто да говорим.

[00:05:27]

Това е напълно нормално. Но просто да имаш среща, за да говориш за нещо, това е погрешно намерение. Искате да проведете среща с ясна цел, за да решите конкретен проблем или да получите отговор на конкретни въпроси. И за да имате тази цел, трябва да подготвите въпросите си. И след това хубавото е, и това е начинът да направя този мост, по който намалявам срещите си, е, че когато някой напише въпросите в дневния ред, аз мога просто да отговоря на тези въпроси.

[00:05:56]

Или изпращам видеосъобщение, или гласово съобщение, или изпращам отговора в Slack. Този тип структурирана комуникация, съчетана с асинхронна комуникация, която е подкрепена от технологиите, прави цялата култура на срещите много по-ефективна. А хубавото е, че хората получават отговорите си по-бързо. Така че добрата подготовка преди срещата е от решаващо значение за това, че мога да се присъединя към нея. А ако това е просто среща, на която хората докладват за състоянието си, можете да направите това с асинхронна проверка.

[00:06:29]

Просто предоставяне или може да бъде формуляр на Google , може да бъде Microsoft от всякакъв вид форум, където просто питате за KPI и фактите, които имат значение. И след това можете да решите дали все още искате да проведете среща и да разговаряте около тези факти. Това, което се случва на повечето срещи, е, че хората идват напълно неподготвени. А това е загуба на време.

[00:06:53]

Да, това е най-лошото. И си спомням това от миналото ни, например преди няколко години, беше същото като: Искам да имам среща с теб si Просто си записах среща в календара и те потърсих, и вероятно щеше да кажеш "да", ако това беше свободно време за теб. И това, което се промени с течение на времето, виждам, че сега, ако наистина искам среща с вас, сядам и първо обмислям дневния ред, записвам въпросите и вероятно преди да отида на срещата, вече съм отговорил на собствените си въпроси преди това, защото съм отделил време да си изясня за какво искам да говоря с вас.

[00:07:36]

И вероятно няма нужда да го правя или ние, както току-що споменахте, го правим асинхронно, като отговаряме бързо на тези въпроси в канал в Slack или където му е мястото, нали.

[00:07:49]

Точно така. И само си представете какъв ефект има това върху цялата организация.Защото това, което преживявате, е реалността. Ако седнете и наистина се опитате да си изясните какъв е въпросът ви, мозъкът ви започва да намира отговор. И много често получавате отговора веднага, когато запишете въпроса си. И това може да намали толкова много срещи, ако просто принудите хората първо да помислят за въпросите, които имат. И ако не могат да намерят решение, напълно нормално е да се проведе среща.

[00:08:22]

Но не е ОК да проведете среща, защото ви мързи да помислите какъв е проблемът ви. Това не е уважително към моето време.

[00:08:31]

Знаеш ли, мисля, че това е ключовата дума - да уважаваме времето си един за друг, нали. И когато се срещнете, да свършите нещата по правилния начин, а не просто да седите в една и съща заседателна зала или в една и съща зала за увеличаване и да обсъждате темата X Y. Напълно съм съгласен с това. Как определяте собствените си граници, когато става въпрос за продължителността на срещата или за времетраенето на срещата? Вероятно най-често можете да намерите срещи, които са два часа, два часа и половина, маратонски срещи, на които хората са в една и съща стая, но как управлявате собствените си срещи и графици?

[00:09:20]

Мисля, че последният път беше преди два месеца. И искам да кажа, че вие също сте част от голям виртуален екип. Имаме над 130 или 150 фрийлансъри в 67 държави. И преди три-четири месеца се случи така, че имах среща, която всъщност щеше да продължи над четири часа, но не беше свързана с работата. Беше просто да се съберем. И тогава хората изведнъж започнаха да пият бира заедно и т.н. Искам да кажа, че това беше виртуално парти, нали?

[00:09:47]

Това беше среща, която отне, мисля, четири часа и половина. Но при деловите срещи се опитвам да изкарам максимум час. Никога не се присъединявам към среща, която е по-дълга от един час. Получавам покани за срещи, които продължават три часа, а още по-лошо - три часа с шестима души. Това показва, че никой не поема отговорност за темата. Защото ако един човек поеме Собственост върху темата, този човек може да подготви нещо. Този човек може да започне да прави предложения и да работи по темата, а след това да стигне конкретно до хората, които трябва да дадат своя принос и да допринесат за темата, и след това да проведе само 30-минутна среща, така че всички да могат да я видят и да я представят на всички и да могат да получат обратна връзка на живо.

[00:10:35]

Но ако всички, ако хората са на среща в продължение на два часа, това просто означава, че никой не взема Собственост и ще бъде просто една бла, бла, бла среща без резултат. Така че, да, подготвяйте срещи. След това има един човек, който поема отговорността за темата, задава на хората, които трябва да допринесат, конкретни въпроси и след това има като 30 до максимум 60-минутна среща, само за да финализира нещата. И съм напълно съгласен, че когато имате сложни неща, при които се нуждаете от различни експерти с различен опит, които да допринесат от различни ъгли за решението, тогава е по-лесно да направите това в разговор на живо, защото просто е по-бързо.

[00:11:17]

Но това не означава, че за всеки вид работа ви е необходима среща на живо, за всеки вид проблем ви е необходима среща на живо. Това определено не е необходимо.

[00:11:31]

Знаете ли, и вероятно, ако имате такива сложни проблеми, за които трябва да говорите на живо, това може да е решение, което да ви помогне да разделите тези срещи на по-малки части и да не провеждате маратонски срещи с десетки хора в една стая и да не постигнете резултат. Мисля, че дори и в реалния физически свят, ако имате такива срещи, когато 20 души са в една стая, не е така, че всички работят и в момента са наистина ефективни и постигат резултати.

[00:12:09]

Това е по-скоро като да съм там и да наблюдавам какво се случва. Но това ме води до следващия ми въпрос - на какви срещи трябва да присъствате и вероятно кога е време да напуснете дадена среща.

[00:12:26]

Да, имам предвид един коментар на Илон Мъск, който казва, че когато има среща тук, той е вътре и не вижда нищо добро, просто напуска срещата. Не знам как се справя с това технически, но това е мястото, където искам да отида.

[00:12:45]

Да. Тогава това е общо. И така, към кои срещи се присъединявам. Вече казах, че ако видя въпросите, дневния ред и смятам, че мога да допринеса за това, с удоволствие ще се включа. Ако видя среща, на която са поканени хора, а няма дневен ред, няма да се присъединя към нея. Но колко време бих останал на срещата, определено след 15 минути, питам дали някой има нужда от мен, ако така и не допринеса с нищо, и тогава си тръгвам.

[00:13:08]

Искам да кажа, че е възможно дори да запишете срещата, за да мога да я гледам отново по-късно, ако е онлайн. Но при повечето срещи важен е само резултатът. Затова смятам, че не е необходимо толкова много хора да се присъединяват към срещата, ако тези, които наистина трябва да се присъединят към срещата, работят за постигането на конкретен резултат, който може да бъде предаден на други хора, които се нуждаят от този резултат. Но това не означава, че всеки трябва да участва в срещата.

[00:13:35]

Става въпрос само за структурирана и точна комуникация вместо дълго, бла, бла, бла, бла, без никакво намерение да се създаде решение за нещо.

[00:13:47]

Мисля, че това също е въпрос, който засяга много лидери или собственици, които вероятно разглеждат този вид срещи като заместител на това да видят какво правят техните служители или колеги.Какво бихте отговорили на това? Като пренасяне на контрола от реалния физически свят във виртуалния свят.

[00:14:13]

Това е нещо, за което никога не съм мислил. Но го чувах доста често. И съм абсолютно съгласен, защото когато всички работеха в офис, типичното Управление чрез ходене наоколо беше стилът, който прилагаха повечето лидери. Просто се проверяваше, добре, човекът седи на бюрото и пише на компютъра си, сигурно е продуктивен. Но това са глупости. Искам да кажа, че това не означава, че ако някой седи пред компютъра и пише нещо, този човек върши работа, нито пък означава, че това е ефективно или ефикасно.

[00:14:46]

Така че това очевидно не е показател, по който трябва да измервате напредъка и ефективността чрез резултатите, добре, чрез резултатите, които човекът създава. Но съм съгласен, да, че повечето мениджъри са свикнали да контролират нещата си чрез управление, чрез ходене наоколо. Мисля, че те имат усещането за липса на контрол, когато са започнали да работят дистанционно, и затова са участвали в много видеоразговори. Така че да, това може да е намерение да се контролира какво правят хората и да се задоволи нуждата от контрол.

[00:15:21]

Защото многото контрол е наистина лошо чувство, особено за мениджърите, ако сте отговорни и се отчитате за един екип и сега изведнъж седите вкъщи и се чудите: Добре, какво правят всички? Вие правите ли нещо? Аз съм отговорен за всичко. Ако не си вършат работата, това е моята отговорност. Така че, да, затова мисля, че те компенсират това. И мисля, че сега виждаме това. Мисля, че мнозина се адаптират към различен стил на ръководство, вместо да водят чрез наличност, че светът се измества към водене чрез резултати и тогава са необходими по-малко срещи.

[00:16:00]

Точно така, и дори ако все още сте контролен тип, наистина трябва да вземете под внимание, че тези дълги срещи, на които все още се опитвате да постигнете ниво на присъствие, измерено чрез присъствие, а не чрез резултати, наистина стресират вашите колеги или работодатели, защото тези дълги срещи във виртуална среща са наистина като за физически за очите и за ума като стресиращи, защото това е нещо неестествено. Така че, знаете ли, наистина трябва да се опитате да го поддържате на необходимото ниво и да свършите нещата, а не просто да седите и да гледате какво правят вашите колеги, служители или подчинени.

[00:16:55]

Да, има дори много интересна информация за това, че броят на срещите ви дава,. Защото можете да видите количеството на срещите като индикатор за това колко яснота липсва във вашата организация. И колко неефективно работи всичко. Защото, ако всичко беше ясно, ако всички имаха нужда, ако всеки знаеше какво трябва да прави или още по-важно, за какви резултати работи, нямаше да има нужда от срещи. Така че, ако седите на срещи по осем часа на ден, мисля, че е по-добра инвестиция да не присъствате на среща, а да анализирате къде е останала цялата тази яснота на пътя, къде на хората им липсва тази яснота и какво можете да направите, за да осигурите повече яснота.

[00:17:40]

И обикновено това се свежда до първото важно нещо. Получете ясно описание на ролите, така че хората да знаят въз основа на резултатите, за които трябва да работят, въз основа на тяхната отчетност и отговорности, и след това осигурете яснота на ролята. Това е важна част от лидерството. Това е сърцевината на вашата система за лидерство - да съществуват ясни роли и всяка роля да е съобразена с целта на екипа, която е съобразена с целта на бизнеса. След като осигурите тази яснота, мисля, че цялата организация може да работи по-ефективно.

[00:18:16]

И най-важното, целият екип и отделните членове на екипа могат да работят много по-независими, самоопределящи се, а това е началото на изграждането на самоуправляващи се екипи. Но без яснота няма сигурно управляващи екипи. Винаги се нуждаете от мениджър, който казва на другите хора в бизнеса какво трябва да правят. А това е най-стресиращо за мениджъра, защото без мениджър, който казва на хората какво да правят, никой не прави нищо. Мисля, че срещите са добро огледало за това колко ефективно работи вашата организация и къде можете да подобрите ефективността с повече яснота.

[00:19:00]

Да, напълно съм съгласен с това. Мисля, че обхванахме тази тема за днес, доста добре на някои много интересни прозрения, едно за това как можем да бъдем по-добре организирани или структури за онлайн срещи и да получаваме повече от тези срещи, когато се срещаме лично и във виртуална среда. Благодаря ви много, че отделихте време. И ще се видим следващата седмица с нова тема и нови въпроси.

[00:19:33]

Да, много ви благодаря. Ще се видим следващия път. Погрижете се за себе си и имайте по-малко срещи.

[00:19:39]

Искам да благодаря на Мануел, че се присъедини към нас днес в тази сесия с въпроси и отговори и сподели своите виждания по тази много актуална тема. Получих някои нови идеи за това как да избегна умората от срещите. Какви са причините, които могат да предизвикат такава умора и Онлайн срещи и възможните начини за излизане от нея. Наистина се надявам, че и вие ще можете да получите някои нови гледни точки. Ако искате да научите повече за това как да мащабирате бизнеса си по всяко време и да направите работата по-добра.

[00:20:05]

Посетете FlashHub.io/start, за да получите безплатен достъп до бизнеса с обучения. Научете в това безплатно обучение как можете да изградите, развиете и мащабирате бизнеса си с помощта на виртуални екипи и глобални фрийлансъри. Можете да се абонирате за "Виртуална граница" в Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube или навсякъде, където може да бъде намерен подкаст. И докато сте там, можете да ни оставите отзив. Моля, подкрепете нас и Pateron, за да можем да продължим да подобряваме предаването и вашето преживяване.

[00:20:32]

От името на екипа на Виртуална граница искам да ви благодаря, че слушате. Така че до следващия епизод продължавайте да изследвате нови граници.