バーチャルチームによるバーチャルチームのためのポッドキャスト「バーチャル・フロンティア」へようこそ。免責事項として、インタビューはすべてバーチャルで行われます。私はホストのダニエルで、ここバーチャル・フロンティアのチームの一員でもあります。今日のQ&Aセッションのテーマは、「ズーム疲れを防ぐ方法」です。ここ数ヶ月、オンラインでのビデオ通話に膨大な時間を費やしてきた人は多いと思いますが、これは非常に疲れることです。ZoomのCEOであるエリック・ユアン氏でさえ、自分のツールを1年間使い続けた後、時々疲労を感じると告白しています。では、どうすればいいのでしょうか？このような会議疲れを避けるためには、どのような会議文化や設定が必要なのでしょうか。また、このようなマラソンのような会議は本当に必要なのでしょうか。第2回目のQ&Aセッションでは、その答えをご紹介します。YouTubeでの番組配信、ポッドキャストでのレビュー、Spotify、Stitcher、Amazon musicなど、お好きなプラットフォームでのフォロー、リンクは以下の説明でご覧いただけます。それでは早速、バーチャル・フロンティアの第2回目の海やQ&Aセッションに飛び込んでみましょう。会話をお楽しみください。

こんにちは、マニュエル。本日は、バーチャル・フロンティアでの2回目のQ&Aラウンドにご参加いただき、ありがとうございます。あなたをお迎えすることができて、とても嬉しいです。今日は、多くの人が直面している "Zoom疲れ "についてお話したいと思います。"Zoom疲れ "とは、多くのビデオ会議に飽きてしまったり、次の会議に移ってしまったりすることです。そして、そのような状況をどのように管理しているのか、また、ビデオ通話を常時行わないようにするための可能な解決策や、そもそもビデオ通話や同期会議がある場合にそれをどのように管理するのかについて、少しお話ししたいと思います。では、最初の質問ですが、先週、ビデオ会議に何時間費やしましたか？

こんにちは、お会いできて嬉しいです。多くの人がコミュニケーション時間の増加やビデオ通話の疲弊を懸念しているようなので、このトピックにワクワクしています。先週、私はどのくらいの時間をビデオ通話に費やしましたか？1日2時間、合計で10時間ですね。

10時間後に疲れを感じましたか？

いや、1日2時間でも全然いいんですよ。私は1日に8時間から時には12時間もビデオ通話をしていた時期がありました。1日に2時間しかビデオ通話をしないというのは、とても幸せで感謝しています。 なぜなら、それで私は疲れないからです。でも、もしもっと時間をかけなければならないとしたら、間違いなくそうでしょうね。私はディナーデスクに座ると、耳や頬が赤くなってしまいます。妻は私に、ああ、今日は何をしていたの？と聞かれても、「全然わからない」と答えるのが普通です。ビデオ通話に明け暮れていました。こんなことがなくなったのは嬉しいですね。

後でお聞きしますが、1日や1週間の時間数をどのようにして大幅に減らしたのでしょうか。これは、ビデオ会議に費やす1日の時間を減らすための鍵になると思います。また、そもそもどのような準備をしているのか、ビデオ通話をするかどうかを決めているのか、あるいは何かを解決するために別のソリューションを持っているのか。

それは確かに良い質問ですね。振り返ってみると、過去になぜこれほど多くのビデオ通話をしていたのかというと、人々が問題を抱えているとき、最初に意図するのは「ミーティングが必要だ」ということなんです。問題が何なのか、その問題に関連してどのような質問があるのかを理解しようとするために座っているのではありません。通常、人々はそのようなことはしません。ただミーティングを要求したり、全員に情報を伝えるために10人程度のカーボンコピー付きのメールを作成したりします。しかし、これではただの雑音です。雑音を生み、ストレスを生み、コミュニケーションの負担を増やすことになります。そして、ほとんどの会議を見てみると、物事が明確になっていないために、会議の結果はただの別の会議になっています。そこで、私が会議に参加する際に気をつけていることは、まず私がこの会議に本当に何か貢献できるかどうかです。そのためには、アジェンダが必要です。もしアジェンダがなければ、私はその会議を断ります。そして、アジェンダには質問があるようにしなければなりません。なぜなら、そのために会議が必要だからです。もし誰かがカレンダーの招待状に「何でもいいから話をしたい」と書いていたら、私はそんなことはしません。なぜなら、話すことは人と人のレベルでつながるための意図があるかもしれないからです。夕方、ビールを飲みながら話をしましょう。それはそれで構いません。しかし、何かを話すためにミーティングをするのは間違った意図です。具体的な問題を解決したり、具体的な質問に答えたりするために、明確な目的を持って会議をしたいものです。

そのためには、質問を準備する必要があります。私がこの橋渡しをして会議を減らす方法は、誰かがアジェンダに質問を書いてくれたら、私はその質問に答えるだけです。ビデオメッセージやボイスメッセージ、あるいはSlackで回答を送信することができます。このような構造化されたコミュニケーションと、テクノロジーに支えられた非同期のコミュニケーションを組み合わせることで、会議という文化全体がより効率的になります。そして、良い点は、人々がより早く回答を得られることです。ですから、会議の前にしっかりとした準備をすることは、私が参加する上で非常に重要です。 また、状況を報告するだけのミーティングであれば、非同期型のCheck inを使って行うことができます。グーグルフォームでも、マイクロソフトのフォーラムでも、KPIや重要な事実を尋ねることができます。そして、これらの事実に基づいて会議を行い、会話をしたいかどうかを判断します。ほとんどの会議では、何の準備もせずに参加しています。これでは時間の無駄になってしまいます。

ああ、それは最悪だね。私たちの過去を振り返ってみると、2年ほど前までは、「あなたと会いたい」とカレンダーに予約を入れて、あなたにリクエストして、あなたの空いている時間であれば、おそらく「はい」と答えていたと思います。今では、本当にあなたと会いたいと思ったら、まず座ってアジェンダを考え、質問を書き出し、おそらくミーティングに行く前には、あなたと話したいことについて時間をかけて明確にしていたので、その前に自分の質問に答えています。今、あなたがおっしゃったように、私たちはSlackのチャンネルやその他の適した場所で質問に素早く答えることで、非同期的に行うことができます。

その通りです。そして、これが組織全体にどのような影響を与えるか、想像してみてください。もしあなたが座って、自分の質問が何であるかを明確にしようとすれば、あなたの脳は答えを見つけ始めます。そして多くの場合、質問を書き出すとすぐに答えが返ってきます。このように、まず自分の質問を考えさせることで、多くの会議を減らすことができるのです。そして、答えが見つからなければ、会議をしてもいいでしょう。しかし、自分の問題点を考えるのが面倒だからといって、会議をするのはよくありません。それは、私の時間を尊重していないことになります。

ここが重要なポイントなのですが、お互いの時間を尊重するということですね。同じ会議室やズームルームでただ座ってX Yのトピックについて話し合うのではなく、正しい方法で物事を進めるために会うのです。 会議の長さや時間に関して、どのように自分の限界を設定しますか？おそらく、2時間や2時間半の会議、同じ部屋に人がいるマラソン会議などがよく見られると思いますが、ご自身の会議やスケジュールはどのように管理されていますか？

つまり、最後は...2ヶ月前だったかな。また、あなたは大きなバーチャルチームの一員でもあります。世界67カ国に130人から150人以上のフリーランサーを抱えています。3、4ヶ月前には、実際には4時間以上に及ぶミーティングがあったのですが、仕事とは関係ありませんでした。仕事とは関係なく、ただ集まっていただけなんです。そうしたら、突然、みんなでビールを飲んだりするようになったんです。つまり、あれはバーチャルパーティーだったんですね。あれは確か4時間半かかった会議でした。でも、ビジネスミーティングは1時間までにしています。1時間を超える会議には参加しません。3時間とか、ひどいときには6人で3時間とか、そういう会議のお誘いもあります。これは、誰もそのトピックに対してオーナーシップを持っていないことを示しています。誰か一人がトピックのオーナーシップを取っていれば、その人は何かを準備することができます。その人が提案を始め、トピックに取り組むことができ、トピックに意見や貢献をすべき人を具体的に紹介し、30分だけミーティングを行い、全員がそれを見て、全員に発表し、生のフィードバックを得ることができるのです。しかし、全員が2時間も会議に参加していたら、誰もオーナーになれず、結果の出ない、ただの会議になってしまいます。だから、会議の準備は必要です。そして、一人がそのテーマについてオーナーシップを持ち、貢献すべき人に具体的な質問をして、30分から最大60分の会議で最終的な結論を出す。

複雑な案件で、異なる専門性を持つ複数のエキスパートがさまざまな角度からソリューションに貢献する必要がある場合、ライブでの会話のほうが単純に早いので、そのほうが楽だというのはまったく同感です。しかし、だからといって、どんな仕事でもライフミーティングが必要で、どんな問題でもライフミーティングが必要だというわけではありません。それは絶対に必要ありません。

ライブで話し合う必要があるような複雑な問題を抱えている場合は、会議を分割して小分けにし、1つの部屋に何十人もの人が集まってマラソンのような会議をしても成果が出ないようなソリューションが必要でしょう。現実の世界でも、20人が1つの部屋にいるような会議では、全員が仕事をしているわけではなく、効率的に物事を進めているとは言えないと思います。むしろ、私がそこにいて、何が起きているかを見ているようなものです。そこで次の質問ですが、どのような会議に出席すべきか、また、会議から退出するときはどのようにすればよいのでしょうか。

私はイーロン・マスクのコメントを念頭に置いているのですが、彼はここで会議が行われていて、うまくいかないと思ったら会議を抜け出すと言っています。彼が技術的にどのように処理しているかは知りませんが、私はそこに行きたいと思っています。

そうですね。それじゃ、合計するとでは、どのミーティングに参加するか。すでに言ったように、質問や議題を見て、自分がそれに貢献できると思えば、喜んで参加します。もし、何人もの人が招待されていて、何の議題もない会議があったら、私は参加しません。でも、どれくらいその会議にいるかというと、間違いなく15分後には、誰かが私を必要としているかどうかを尋ね、何も貢献できなければ、その場を離れます。つまり、会議を録画しておいて、オンラインであれば後から見直すことも可能です。しかし、ほとんどの会議では、重要なのは結果だけです。だから、どうしても会議に参加しなければならない人たちが、特定の結果に向けて働き、その結果を必要としている他の人たちに渡すことができれば、それほど多くの人が会議に参加する必要はないと思うのです。だからといって、全員が会議に参加する必要はありません。それは、何かの解決策を生み出そうとする意図もなく、長々と話をするのではなく、構造化された正確なコミュニケーションをとるということです。

これは、おそらく多くのリーダーやオーナーが、社員や同僚が何をしているかを知るための代替手段として、この種の会議を利用しているという問題にもつながると思いますが、あなたはどうお考えですか？現実の物理的な世界からバーチャルな世界にコントロールを移すようなものです。

それは、あまり考えたことのないことです。しかし、よく耳にする言葉です。なぜなら、皆がオフィスで仕事をしていた頃は、典型的な「歩き回ることによる管理」が、ほとんどのリーダーが適用していたスタイルだったからです。机の上に座ってパソコンを打っている人は生産性が高いに違いない、とチェックするだけです。しかし、それでは意味がありません。つまり、パソコンの前に座って何かを入力していても、その人が仕事をしているとは限らないし、それが効果的、効率的であるとも限らないのです。つまり、成果で進歩や効率を測るべき指標ではなく、人が生み出す結果で測るべきだということです。しかし、ほとんどのマネージャーは、管理者が歩き回ることで自分のものをコントロールすることに慣れているということには同意します。彼らは、リモートワークを始めたときに、自分でコントロールできないという感覚を持っていたと思います。そうですね、それは人がやっていることをコントロールしたい、コントロールの必要性を満たしたいという意図があるのかもしれません。特に管理職にとっては、チームの責任者であるにもかかわらず、突然、家で「みんな何をしているんだろう」と気になってしまうと、コントロールが効かなくなってしまいます。あなたは何かしていますか？私はすべてに責任を負っています。もし彼らが仕事をしていなければ、私は頭を抱えてしまいます。だからこそ、私たちはそれに見合った報酬を得ているのだと思います。そして、今ではそれがよくわかります。

多くの人が、可用性を重視したリーダーシップではなく、異なるリーダーシップスタイルに適応し、世界は結果を重視したリーダーシップに移行し、その結果、会議が少なくて済むようになっているのだと思います。

たとえ、あなたがコントロールタイプであっても、成果ではなく出席率で出席率を測ろうとするような長時間の会議は、同僚や雇用者にストレスを与えていることを考えるべきです。ですから、同僚や社員、部下が何をしているかをただ座って見ているのではなく、必要なレベルにとどめて、物事を成し遂げるようにすべきなのです。

そう、会議の量からは、非常に興味深い洞察が得られるのです。なぜなら、会議の量は、組織の中でどれだけ明確さが欠けているかを示す指標として見ることができるからです。そして、すべてがいかに非効率的に機能しているかを示しています。 なぜなら、もしすべてが明確で、誰もが必要とし、誰もが自分のすべきことを知っていて、さらに重要なことには、自分がどのような結果のために働いているのかを知っていれば、会議は必要ないからです。もし、あなたが1日8時間も会議に参加しているのであれば、会議に参加しない方が良いと思いますが、このような明快さがどこに残されているのかを分析し、人々がこの明快さを見逃している場所や、より明快さを提供するために何ができるのかを考えてみましょう。そして一般的には、最初に重要なことが挙げられます。役割を明確にすることで、自分が取り組むべき成果や責任の所在を理解してもらい、その上で役割を明確にします。これは、リーダーシップの重要な部分です。明確な役割が存在し、すべての役割がチームの目的に沿ったものであり、ビジネスの目的に沿ったものであること、これがリーダーシップシステムの核心です。これが明確になれば、組織全体がより効率的に仕事ができるようになると思います。そして最も重要なことは、チーム全体と個々のメンバーが、より自立的に、自己決定的に働くことができるようになり、それが自己管理型チームの構築の始まりとなるということです。しかし、明快さがなければ、安全な管理チームは存在しません。ビジネスにおいて、他の人に何をすべきかを指示するマネージャーが常に必要です。これはマネージャーにとって最もストレスのたまることです。

なぜなら、マネージャーが人々に何をすべきか指示しなければ、誰も何もしないからです。会議は、組織がどれだけ効率的に機能しているか、また、より明確にすることで効率を向上させることができるかを映し出す良い鏡だと思います。

ええ、それには完全に同意します。今日のテーマは、非常に興味深い洞察に基づいて、うまくカバーできたと思います。その一つは、オンラインミーティングの構造や、実際に会ったときとバーチャル環境で会ったときに、どのようにすれば組織的にうまくいくかということです。お時間をいただき、ありがとうございました。また来週、新しいトピックと新しい質問でお会いしましょう。

ええ、ありがとうございました。では、また次回。お気をつけて、会議は少なめに。

今日、このQ&Aセッションに参加して、この非常に現代的なトピックについての洞察を共有してくれたマニュエルに感謝したいと思います。会議疲れを回避する方法について、いくつかの新しいアイデアを得ることができました。このような疲労やオンライン会議を引き起こす原因は何なのか、そしてそれを回避する方法は何なのか。皆さんにも、新しい視点を得ていただければ幸いです。いつでもビジネスを拡大し、より良い仕事をする方法についてもっと知りたい方はFlashHub.io/startにアクセスすると、ビジネストレーニングに無料でアクセスできます。 この無料トレーニングでは、バーチャルチームやグローバルフリーランサーを使って、どのようにビジネスを構築し、成長させ、スケールさせることができるかを学ぶことができます。バーチャル・フロンティア」は、Apple Podcast、Google Play、Stitcher、Spotify、YouTubeなど、ポッドキャストが配信されている場所で購読することができます。そして、そこにいる間に、私たちにレビューを残してください。私たちとPateronへのご支援をお願いいたします。バーチャル・フロンティアのチームを代表して、お聴きいただいた皆様に感謝いたします。次回の放送まで、新たなフロンティアの開拓を続けてください。