Hallo en welkom bij de Virtual Frontier, de Podcast over Virtuele Teams gemaakt door een virtueel Team. Disclaimer, al onze interviews worden virtueel afgenomen, ik ben Daniel uw gastheer en ik maak deel uit van het team hier bij de Virtual Frontier. Het onderwerp van onze vraag-en-antwoordsessie van vandaag is hoe je Zoom-moeheid kunt vermijden. Velen van ons hebben de laatste maanden enorm veel tijd besteed aan online videogesprekken en dit is erg vermoeiend. Zelfs Eric Yuan, de CEO van Zoom, heeft bekend dat hij zich soms vermoeid voelt na een jaar intensief gebruik van zijn eigen tool.

Dus wat kan er aan gedaan worden? Wat voor soort vergadercultuur en -setting hebben we nodig om deze vergadermoeheid te vermijden en hebben we al die marathonvergaderingen echt nodig? Laten we het uitzoeken in onze tweede vraag-en antwoordsessie. Als u wilt laten zien abonneren op YouTube, beoordeeld op onze podcast, volg ons op Spotify, Stitcher, Amazon muziek of een ander platform dat u graag voor podcasting of links die u kunt vinden hieronder in de beschrijving. Dus zonder verder oponthoud, laten we duiken in de tweede zee of Q & A sessie op de Virtual Frontier.

Geniet van het gesprek.

Hallo Manuel. Dank je wel voor het bijwonen van onze tweede vraag en antwoord ronde hier op de Virtual Frontier. Ik ben erg blij dat je er weer bent. Vandaag wil ik het met je hebben over een interessant en dringend en toenemend onderwerp over de Zoom-moeheid waar zoveel mensen op dit moment mee te maken hebben, het moe worden van veel videovergaderingen en het springen van de ene vergadering naar de volgende. En ik wil het een beetje met u hebben over hoe u daarmee omgaat en wat mogelijke oplossingen zijn om misschien niet de hele tijd in videogesprekken te zitten of hoe u die videogesprekken en synchrone vergaderingen kunt beheren als u ze toch al hebt.

Dus, eerste vraag, hoeveel uur heb je vorige week besteed aan video vergaderingen, Manuel?

Ja. Hoi, goed om je hier te hebben. Opgewonden over dit onderwerp omdat ik zie dat veel mensen zich zorgen maken over de toenemende communicatietijd en uitputtende videogesprekken. Hoeveel tijd heb ik vorige week besteed aan videogesprekken. Ik zou zeggen twee uur per dag, dus in totaal, 10 uur, ja.

Voelde je je moe na tien uur?

Nee, ik bedoel, twee uur per dag is helemaal prima. Ik kom uit de tijd dat ik acht tot soms wel twaalf uur per dag video-oproepen deed. Ik ben absoluut blij en dankbaar dat ik maar twee uur per dag videobellen doe. Want dat maakt me niet moe. Maar als ik meer moest doorbrengen, ja, zeker. Ik zou aan de eettafel zitten en mijn oren en wangen worden rood. Mijn vrouw zal me vragen, oh, wat heb je vandaag gedaan?

En dan moet ik meestal zeggen dat ik geen idee heb. Ik heb gewoon mijn hele tijd in videogesprekken doorgebracht. Ik ben blij dat het niet meer zo is.

Ik zal u later vragen hoe u erin geslaagd bent om het aantal uren per dag of per week zo drastisch te verminderen. Als we die vergaderingen hebben, en ik denk dat dit al een sleutel is tot het verminderen van het aantal uren dat u per dag besteedt aan videovergaderingen. Wat doe je voordat je een vergadering begint of voordat je een vergadering in een video-oproep, of waarschijnlijk hoe je voor te bereiden in de eerste plaats of beslissen of je gaat een video-oproep te doen of waarschijnlijk een andere oplossing voor het krijgen van iets opgelost?

Ja, dat is zeker een goede vraag. Als ik terugkijk, waarom had ik zoveel video-oproepen in het verleden is omdat, weet je, wanneer mensen een probleem hebben, de eerste intentie is we hebben een we hebben een vergadering nodig. In plaats van te gaan zitten en te proberen te begrijpen wat precies het probleem is en welke vragen ze hebben in verband met het probleem. Typisch, mensen doen dat niet. Ze vragen gewoon om een vergadering of ze maken een e-mail met zo'n 10 mensen in de carbon copy gewoon om iedereen op de hoogte te houden.

Maar dat creëert alleen maar ruis. Dat creëert ruis, dat creëert stress, dat creëert meer communicatiebelasting. En als je kijkt naar de meeste vergaderingen, het resultaat van een vergadering is gewoon een andere vergadering omdat nog steeds dingen niet duidelijk zijn. Dus waar ik op let als ik aan de vergadering deelneem, is dat ik eerst echt iets kan bijdragen, iets waardevols aan deze vergadering. Om te begrijpen of ik dat kan doen, heb ik een agenda nodig. Als ik geen agenda heb, weiger ik de vergadering.

En de agenda moet zo zijn dat er vragen in de agenda staan. Want dat is waarom we een vergadering nodig hebben. Als iemand gewoon in de agenda uitnodiging schrijft en we moeten praten over wat dan ook. Ik doe dat niet omdat praten een intentie kan zijn om op een menselijk niveau met mensen in contact te komen, dan kunnen we praten als je me wilt ontmoeten. Laten we dat 's avonds doen, bier drinken, socializen, gewoon praten. Dat is helemaal prima.

Maar gewoon een ontmoeting om te praten over iets dat is de verkeerde bedoeling. Je wilt een vergadering hebben met een duidelijk doel om een specifiek probleem op te lossen of om specifieke vragen beantwoord te krijgen. En om dit doel te hebben, moet je je vragen voorbereiden. En het mooie is, en zo maak ik de brug hoe ik mijn vergaderingen verkort, dat wanneer iemand de vragen in de agenda schrijft, ik deze vragen eenvoudig kan beantwoorden. Of ik stuur een videoboodschap of een spraakbericht of ik stuur het antwoord in Slack.

Dit soort gestructureerde communicatie, gecombineerd met asynchrone communicatie die wordt ondersteund door technologie, maakt de hele vergadercultuur veel efficiënter. En het mooie is dat mensen hun antwoorden sneller krijgen. Een goede voorbereiding voor een vergadering is dus cruciaal voor mij om mee te doen. En als het gewoon een statusvergadering is waar mensen een status melden, kan je dit doen met een asynchrone Check in. Het kan gewoon een Google Formulier zijn, of Microsoft van eender welk forum waar je gewoon vraagt naar de KPI's en de feiten die er toe doen.

En dan kun je beslissen of je nog steeds een vergadering wilt hebben en een gesprek wilt voeren rond deze feiten. Wat er in de meeste vergaderingen gebeurt, is dat mensen totaal onvoorbereid komen. En dat is tijdverspilling.

Ja, dat is het ergste. En ik kan me herinneren dat uit ons eigen verleden, zoals een paar jaar geleden, het was hetzelfde als, ik wil een vergadering met u hebben, dus ik boekte gewoon een vergadering in mijn agenda en vroeg u, en waarschijnlijk zou ja zeggen, als dat een vrije tijd voor u was. En wat er in de loop van de tijd veranderd is, is dat ik nu, als ik echt een afspraak met je wil, ga zitten en eerst nadenk over de agenda, de vragen opschrijf en waarschijnlijk voordat ik naar de afspraak ga, mijn eigen vragen al beantwoord heb, omdat ik de tijd genomen heb om helder te krijgen waar ik het met je over wil hebben.

En waarschijnlijk hoef ik dat niet te doen, of we doen het zoals je net zei, we doen het asynchroon door die vragen snel te beantwoorden in een Slack kanaal of waar het ook geschikt voor is, juist.

Precies. En stel je eens voor welk effect dit heeft op een hele organisatie, want het is wat je ervaart het is de realiteit. Als je gaat zitten en echt probeert helder te krijgen wat je vraag is, gaan je hersenen een antwoord zoeken. En heel vaak krijg je het antwoord meteen als je je vraag opschrijft. En dat kan zoveel vergaderingen verkorten als je mensen dwingt om eerst na te denken over de vragen die ze hebben. En als ze de oplossing niet kunnen vinden, dan is het OK om een vergadering te houden.

Maar het is niet OK om een vergadering te houden omdat je te lui bent om na te denken over wat je probleem is. Dat is niet respectvol voor mijn tijd.

Weet je, ik denk dat dit het sleutelwoord is, zoals respect hebben voor de tijd voor elkaar, juist. En wanneer je elkaar ontmoet, dingen op de juiste manier gedaan krijgen en niet alleen maar in dezelfde vergaderruimte of in dezelfde Zoomkamer zitten en discussiëren over een onderwerp X Y. Helemaal mee eens. Hoe stel je je eigen grenzen als het gaat om de lengte van een vergadering of de duur van de vergadering? Waarschijnlijk vind je meestal vergaderingen van twee uur, tweeënhalf uur, marathonvergaderingen waarbij mensen in dezelfde ruimte zitten, maar hoe beheer je je eigen vergaderingen en schema's?

Ik bedoel, de laatste ik denk dat het twee maanden geleden was. En ik bedoel, je maakt ook deel uit van een groot virtueel team. We hebben met meer dan 130 of 150 freelancers in zevenenzestig landen. En drie of vier maanden geleden, het was had ik een vergadering die zou optreden om eigenlijk meer dan vier uur, maar het was niet gerelateerd aan het werk. Het was gewoon om samen te komen. En toen begonnen mensen ineens samen bier te drinken, et cetera.

Ik bedoel, dat was een virtueel feest, toch? Dat was een vergadering die, denk ik, vier en een half uur duurde. Maar zakelijke bijeenkomsten, ik probeer maximaal een uur. Ik ga nooit naar een vergadering die langer duurt dan een uur. Ik krijg uitnodigingen voor vergaderingen die drie uur duren en nog erger, drie uur met zes mensen. Wat dat laat zien is dat niemand echt eigenaarschap neemt over het onderwerp. Want als één persoon eigenaarschap neemt over het onderwerp, kan deze persoon iets voorbereiden.

Deze persoon kan beginnen met suggesties te doen en te werken aan het onderwerp en dan specifiek naar mensen gaan die input moeten leveren en bijdragen aan het onderwerp en dan een 30 minuten durende vergadering houden zodat iedereen het kan zien en aan iedereen kan presenteren en ze live feedback kunnen krijgen. Maar als iedereen twee uur in een vergadering zit, betekent dat gewoon dat niemand eigenaar wordt en dat het gewoon een blah, blah, blah vergadering wordt zonder resultaat. Dus, ja, voorbereide vergaderingen.

Laat dan één persoon de verantwoordelijkheid nemen voor het onderwerp, stel specifieke vragen aan de mensen die moeten bijdragen en houd dan een vergadering van 30 tot maximaal 60 minuten om dingen af te ronden. En ik ben het er helemaal mee eens dat wanneer je complexe dingen hebt waarbij je verschillende experts met verschillende expertise nodig hebt om vanuit verschillende invalshoeken bij te dragen aan een oplossing, dat het dan gemakkelijker is om dit in een live gesprek te doen omdat het gewoon sneller is.

Maar dat betekent niet dat je voor elk soort werk een life meeting nodig hebt, of voor elk soort probleem een life meeting nodig hebt. Dat is zeker niet nodig.

Weet je, en waarschijnlijk als je dat soort complexe kwesties hebt die je live moet bespreken, zou een oplossing kunnen zijn die je die vergaderingen zou kunnen laten opsplitsen en in kleinere stukjes en je hebt niet van die marathonvergaderingen met tientallen mensen in één kamer en geen resultaat. Ik denk dat zelfs in de echte fysieke wereld vergaderingen, als je zoals die bijeenkomsten met 20 mensen in een kamer, het is niet dat iedereen werkt en op het moment echt efficiënt en dingen gedaan te krijgen.

Het is meer alsof ik er ben en kijk wat er gebeurt. Maar dit brengt me bij mijn volgende vraag, wat voor soort vergaderingen je moet bijwonen en waarschijnlijk wanneer het tijd is om een vergadering te verlaten.

Ja, ik heb net een opmerking van Elon Musk in gedachten dat hij zegt als er hier een vergadering is, hij is binnen en hij ziet geen goed, hij verlaat gewoon de vergadering. Ik weet niet hoe hij daar technisch mee omgaat, maar dat is waar ik heen wil.

Ja. Dat is dan het totaal. Dus aan welke bijeenkomsten doe ik mee. Ik zei al, als ik de vragen zie, de agenda en ik heb het gevoel dat ik er iets aan kan bijdragen, dan doe ik graag mee. Als ik een bijeenkomst zie waar een mensen worden uitgenodigd en er is geen agenda, dan zal ik daar niet aan deelnemen. Maar hoe lang ik in de vergadering zou blijven, ik zeker na 15 minuten, ik vraag of iemand me nodig heeft, als ik nooit iets bijdraag en dan vertrek ik.

Ik bedoel, het is zelfs mogelijk dat je de vergadering opneemt zodat ik het later kan herbekijken als het online is. Maar de meeste vergaderingen, wat telt is gewoon de uitkomst. Dus ik denk dat niet zoveel mensen aan de vergadering hoeven deel te nemen als degenen die echt aan de vergadering moeten deelnemen, werken aan een specifiek resultaat dat kan worden overgedragen aan andere mensen die dit resultaat nodig hebben. Maar dat betekent niet dat iedereen aan de vergadering hoeft deel te nemen.

Het gaat gewoon om gestructureerde en precieze communicatie in plaats van lang, bla, bla, bla, zonder enige intentie om ergens een oplossing voor te creëren.

Ik denk dat dit ook gaat over de kwestie dat veel leiders of eigenaars waarschijnlijk dat soort vergaderingen zien als een soort vervanging om te zien wat hun werknemers of collega's aan het doen zijn, wat zou je daarop reageren? Alsof je de controle overneemt van de echte fysieke wereld naar de virtuele wereld.

Dat is iets waar ik nooit echt over nagedacht heb. Maar ik heb het heel vaak gehoord. En ik ben het er absoluut mee eens, want toen iedereen in een kantoor werkte, was het typische Management door rond te lopen de stijl die de meeste leiders toepasten. Gewoon controleren, OK, persoon zit op het bureau te typen in hun computer moet productief zijn. Maar dat is onzin. Ik bedoel, het betekent niet dat als iemand achter een computer iets zit te typen, dat die persoon dan ook het werk doet en het betekent ook niet dat het effectief of efficiënt is.

Dus dat is duidelijk geen indicator om vooruitgang en efficiëntie te meten aan de hand van resultaten, OK aan de hand van de resultaten die de persoon creëert. Maar ik ben het ermee eens, ja, dat de meeste managers gewoon zijn hun zaken te controleren door management, door rond te lopen. Ik denk dat ze een gevoel van gebrek aan controle hadden toen ze op afstand begonnen te werken en dat ze daarom betrokken waren bij veel videogesprekken. Dus ja, dat zou een intentie kunnen zijn om te controleren wat mensen aan het doen zijn en om de behoefte aan controle te bevredigen.

Want veel controle is een heel slecht gevoel, vooral voor managers, als je verantwoordelijk en aansprakelijk bent voor een team en je zit je nu ineens thuis af te vragen, OK, wat is iedereen aan het doen? Ben jij iets aan het doen? Ik ben verantwoordelijk voor alles. Als ze het werk niet doen, dan rolt mijn hoofd. Dus, ja, dat is waarom ik denk dat ze dat compenseren. En ik denk dat we dat nu zien.

Ik denk dat velen zich aanpassen aan een andere leiderschapsstijl in plaats van te leiden door beschikbaarheid, dat de wereld verschuift naar leiden door resultaten en dan zijn er minder vergaderingen nodig.

Juist, en zelfs als je nog steeds het controletype bent, moet je er echt rekening mee houden dat die lange vergaderingen waar je nog steeds probeert dit aanwezigheidsniveau gemeten te krijgen door aanwezigheid in plaats van met resultaten, je echt je collega's of werkgevers stress oplevert omdat deze lange vergaderingen in een in een virtuele vergadering echt als voor fysiek voor het oog en voor de geest als stressvol zijn omdat het iets onnatuurlijks is. Dus, weet je, je moet echt proberen om het te houden op het noodzakelijke niveau en dingen gedaan te krijgen in plaats van gewoon zitten en kijken naar wat uw collega's of werknemers of ondergeschikten aan het doen zijn.

Ja, er is zelfs een zeer interessant inzicht dat het aantal vergaderingen je geeft,. want je kunt de hoeveelheid vergaderingen zien als een indicator voor hoeveel duidelijkheid er ontbreekt in je organisatie. En hoe inefficiënt alles werkt. Want als alles duidelijk zou zijn, als iedereen zou weten wat hij moet doen of nog belangrijker, voor welke resultaten hij werkt, dan zouden er geen vergaderingen nodig zijn. Dus als je acht uur per dag in vergaderingen zit, denk ik dat het een betere investering is om niet te vergaderen, maar te analyseren waar al die duidelijkheid blijft waar mensen die duidelijkheid missen en wat je kunt doen om meer duidelijkheid te verschaffen.

En typisch komt het neer op het eerste belangrijke ding is. Zorg voor een duidelijke rolomschrijving zodat mensen weten op basis van de resultaten waar ze voor moeten werken, op basis van hun verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheden, en verschaf dan duidelijkheid over de rol. Dit is een belangrijk onderdeel van leiderschap. Dat is de kern van je leiderschapssysteem, dat er duidelijke rollen bestaan en dat elke rol afgestemd is op het doel van het team dat afgestemd is op het doel van de business.

Zodra je deze duidelijkheid verschaft, denk ik dat de hele organisatie efficiënter kan werken. En het belangrijkste is dat het hele team en de individuele teamleden veel onafhankelijker kunnen werken, zelfsturend, en dat is het begin om zelfsturende teams te bouwen. Maar zonder duidelijkheid, zijn er geen veilig managende teams. Je hebt altijd een manager nodig die andere mensen in het bedrijf vertelt wat ze moeten doen. En dat is het meest stressvol voor de manager, want zonder de manager die mensen vertelt wat ze moeten doen, doet niemand iets.

Ik denk dat vergaderingen een goede spiegel zijn van hoe efficiënt je organisatie werkt en waar je de efficiëntie kunt verbeteren met meer duidelijkheid.

Ja, daar ben ik het helemaal mee eens. Ik denk dat we dat onderwerp voor vandaag behandeld, heel goed op een aantal zeer interessante inzichten, een over hoe we kunnen een beter georganiseerd of online vergadering structuren en het krijgen van meer uit die bijeenkomsten wanneer we elkaar ontmoeten in persoon en in de virtuele omgeving. Hartelijk dank dat u de tijd hebt genomen. En ik zie u volgende week met een nieuw onderwerp en nieuwe vragen.

Ja, heel erg bedankt. Tot de volgende keer. Hou je haaks en heb minder vergaderingen.

Ik wil Manuel bedanken voor zijn deelname aan deze Q&A sessie vandaag en voor het delen van zijn inzichten over dit zeer actuele onderwerp. Ik heb een aantal nieuwe ideeën opgedaan over hoe je vergadermoeheid kunt voorkomen. Wat zijn de redenen die dergelijke vermoeidheid en Online vergaderingen kunnen veroorzaken en mogelijke manieren om er vanaf te komen. Ik hoop echt dat je ook een aantal nieuwe perspectieven hebt gekregen. Als u meer wilt leren over hoe u uw bedrijf op elk moment kunt schalen en het werk beter kunt maken.

Bezoek FlashHub.io/start om gratis toegang te krijgen tot de business of training. Leer in deze gratis training, hoe u uw bedrijf kunt bouwen, groeien en schalen met Virtuele Teams en wereldwijde freelancers. U kunt zich abonneren op de Virtual Frontier op Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube of waar de podcast ook te vinden is. En terwijl u daar bent, kunt u ons een recensie achterlaten. Steun ons en Pateron, zodat we kunnen blijven verbeteren van de show en uw ervaring.

Namens het team hier bij de Virtual Frontier, wil ik u bedanken voor het luisteren. Dus tot de volgende aflevering, blijf nieuwe grenzen verkennen.