Olá e bem-vindo à Virtual Frontier, o Podcast sobre Equipas Virtuais criado por uma equipa virtual. Disclaimer, todas as nossas entrevistas são conduzidas virtualmente, eu sou Daniel o vosso anfitrião e faço parte da equipa aqui na Virtual Frontier. O tema de hoje da nossa sessão de perguntas e respostas é como evitar a fadiga do Zoom. Muitos de nós passaram os últimos dois meses, uma quantidade tremenda de tempo em videochamadas on-line e isto de muito cansativo. Até Eric Yuan, o CEO do Zoom, confessou que por vezes se sente cansado após um ano de uso extensivo da sua própria ferramenta.

Então, o que poderia ser feito a esse respeito? Que tipo de cultura e cenário de reuniões precisamos para evitar este cansaço de reuniões e será que precisamos realmente de todas estas reuniões maratona? Vamos descobrir na nossa segunda sessão de perguntas e respostas. Se gostar de mostrar, subscreva no YouTube, reveja no nosso podcast, siga-nos em Spotify, Stitcher, música amazónica ou qualquer outra plataforma que goste para podcasting ou links que pode encontrar abaixo na descrição. Assim, sem mais demoras, vamos mergulhar no segundo mar ou na sessão de perguntas e respostas na Virtual Frontier.

Desfrute da conversa.

Olá Manuel. Muito obrigado por se juntar a nós hoje à nossa segunda ronda de perguntas e respostas aqui na Virtual Frontier. Estou muito feliz por vos ter agai. Hoje quero falar-vos de um tópico interessante e urgente e cada vez mais importante sobre o cansaço do Zoom que tantas pessoas estão a enfrentar neste momento, cansando-se de muitas reuniões em vídeo e saltando de uma reunião para a outra. E quero falar-vos um pouco sobre como conseguem isso e quais são as soluções possíveis para não estar sempre em videochamadas ou como gerir essas videochamadas e reuniões sincronizadas, se as tiverem em primeiro lugar.

Então, primeira pergunta, quantas horas passou na semana passada em videochamadas, Manuel?

Sim. Olá, é bom tê-lo aqui. Entusiasmado com este tópico porque vejo que muitas pessoas estão preocupadas com o aumento do tempo de comunicação e com as exaustivas videochamadas. Quanto tempo passei na semana passada em videochamadas. Eu diria duas horas por dia, portanto, no total, 10 horas, sim.

Sentiu-se cansado depois de dez horas?

Não, quer dizer, duas horas por dia está totalmente bem. Venho do tempo em que tinha entre 8 a 12 horas por dia em videochamadas. Estou absolutamente feliz e grato por passar apenas duas horas por dia em videochamadas. Porque isso não me deixa cansado. Mas se eu tivesse de gastar mais, sim, definitivamente. Sentar-me-ia à mesa de jantar e as minhas orelhas e bochechas ficariam vermelhas. A minha mulher vai perguntar-me: oh, o que é que fez hoje?

E eu normalmente tenho de dizer que não faço ideia. Apenas passei o meu tempo todo em videochamadas. Estou feliz por já não ser assim.

Perguntar-lhe-ei mais tarde, como conseguiu reduzir isto de forma tão drástica, falando apenas sobre a quantidade de horas por dia ou por semana. Quando temos, como aquelas reuniões, e penso que isto já é como uma chave para reduzir esta quantidade de horas que se gastam por dia em reuniões de vídeo. De que se trata antes de iniciar uma reunião ou antes de entrar numa reunião numa videochamada, ou provavelmente como se prepara em primeiro lugar ou decide se vai fazer uma videochamada ou provavelmente tem uma solução diferente para conseguir resolver algo?

Sim, essa é definitivamente uma boa pergunta. Quando olho para trás, porque tive tantas videochamadas no passado é porque, sabe, quando as pessoas têm um problema, a primeira intenção é que precisamos de uma reunião. Em vez de nos sentarmos a tentar perceber qual é exactamente o problema e que perguntas têm relacionadas com o problema. Normalmente, as pessoas não fazem isso. Apenas pedem uma reunião ou criam um e-mail com cerca de 10 pessoas na cópia a papel químico, apenas para manter todos informados.

Mas isso apenas cria barulho. Isso cria barulho, isso cria stress, isso cria mais carga de comunicação. E se olharmos para a maioria das reuniões, o resultado de uma reunião é apenas mais uma reunião porque as coisas ainda não estão claras. Por isso, o que eu trato quando entro na reunião é que primeiro posso realmente contribuir com alguma coisa, algum valor para esta reunião. Para compreender se posso fazer isso, preciso de uma agenda. Se não tiver uma ordem de trabalhos, recuso a reunião.

E a ordem de trabalhos deve ser de forma a que haja perguntas na ordem de trabalhos. Porque é por isso que precisamos de uma reunião. Se alguém escreve apenas no convite do calendário e precisamos de falar sobre o que quer que seja. Não o faço porque falar pode ser uma intenção para nos ligarmos a nível humano às pessoas, então podemos falar se quiserem encontrar-se comigo. Façamos isso à noite, bebamos cerveja, socializemos, apenas conversemos. Está tudo bem.

Mas apenas ter uma reunião para falar de algo que é a intenção errada. Quer ter uma reunião com um propósito claro para resolver um problema específico ou para obter respostas a perguntas específicas. E, para ter este propósito, é preciso preparar as suas perguntas. E então o bom é que, e é assim que se faz esta ponte, como reduzi as minhas reuniões é quando alguém escreve as perguntas na agenda, posso simplesmente responder a estas perguntas. Ou envio uma mensagem em vídeo ou uma mensagem de voz ou envio a resposta em Slack.

Este tipo de comunicação estruturada, combinada com uma comunicação assíncrona que é apoiada pela tecnologia, torna toda a cultura da reunião muito mais eficiente. E o bom é que as pessoas obtêm as suas respostas mais rapidamente. Assim, ter uma boa preparação antes de uma reunião é crucial para eu me juntar. E se for apenas uma reunião de estado em que as pessoas reportam um estado, pode fazê-lo com um Check in assíncrono. O simples facto de fornecer um ou outro pode ser um Formulário Google , pode ser Microsoft a partir de qualquer tipo de fórum onde simplesmente se pede os KPI's e os factos que interessam.

E depois pode decidir se ainda quer ter uma reunião e ter uma conversa em torno destes factos. O que acontece na maioria das reuniões é que as pessoas vêm totalmente despreparadas. E isso é uma perda de tempo.

Sim, isso é o pior. E lembro-me que do nosso próprio passado, como há uns anos atrás, era o mesmo que, eu quero ter uma reunião consigo, se acabasse de marcar uma reunião no meu calendário e lhe pedisse, e provavelmente diria que sim, se isso fosse um tempo livre para si. E o que mudou ao longo do tempo, posso ver que neste momento, se quero realmente uma reunião consigo, sento-me e penso primeiro na agenda, escrevo as perguntas e provavelmente antes de ir à reunião, já respondi às minhas próprias perguntas antes disso, porque tinha tido tempo para obter clareza sobre o que queria falar consigo.

E provavelmente eu também não preciso, ou nós, como acabou de mencionar, fazemo-lo Asynchron respondendo rapidamente a essas perguntas num canal Slack ou onde quer que seja adequado, certo.

Exactamente. E basta imaginar que efeito isto tem sobre toda uma organização, Porque é o que se experimenta, é a realidade. Se se sentar e tentar realmente obter clareza sobre o que é a sua pergunta, o seu cérebro começa a encontrar uma resposta. E muitas vezes obtém a resposta imediatamente quando escreve a sua pergunta. E isso pode reduzir tantas reuniões se simplesmente forçar as pessoas a pensar primeiro nas suas perguntas. E se não conseguirem encontrar a solução, não há problema nenhum em ter uma reunião.

Mas não é OK ter uma reunião porque é demasiado preguiçoso para pensar sobre qual é o seu problema. Isso não é respeitoso para o meu tempo.

Penso que esta é a palavra-chave, como ter um respeito pelo tempo uns pelos outros, certo. E quando se encontram para fazer as coisas da maneira certa e não apenas sentados na mesma sala de reuniões ou na mesma sala de Zoom e discutindo sobre um tópico X Y. Concordo plenamente com isso. Como estabelecer os seus próprios limites quando se trata da duração de uma reunião ou da duração da reunião? Provavelmente, na maioria das vezes, pode encontrar reuniões que são de duas horas, duas horas e meia, reuniões de maratona onde as pessoas estão na mesma sala, mas como é que gere as suas próprias reuniões e horários?

Quer dizer, por último penso que foi há dois meses. E também faz parte de uma grande equipa virtual. Temos com mais de 130 ou 150 freelancers em sessenta e sete países. E há três ou quatro meses atrás, tive uma reunião que na verdade ocorreria a mais de quatro horas, mas que não estava relacionada com o trabalho. Era apenas para nos reunirmos. E então as pessoas começaram subitamente a gostar de beber cerveja juntas, et cetera. Era uma festa virtual, certo?

Foi uma reunião que demorou, penso eu, quatro horas e meia. Mas reuniões de negócios, eu tento no máximo uma hora. Nunca me juntei a uma reunião que demorasse mais de uma hora. Recebo convites para reuniões que são de três horas e, pior ainda, três horas com seis pessoas. O que isso mostra é que ninguém se apropria realmente do tema. Porque se uma pessoa se apropriar do tema, essa pessoa pode preparar alguma coisa. Esta pessoa pode começar a fazer sugestões e a trabalhar no tópico e depois chegar especificamente às pessoas que devem dar contributos e contribuir para o tópico e depois ter apenas uma reunião de 30 minutos para que todos possam vê-lo e apresentá-lo a todos e possam obter feedback ao vivo.

Mas se todos se encontrarem numa reunião durante duas horas, isso significa apenas que ninguém toma posse e será apenas uma reunião blá, blá, blá, blá sem resultado. Portanto, sim, reuniões preparadas. Em seguida, ter uma pessoa a tomar posse do assunto, perguntando às pessoas que deveriam contribuir com perguntas específicas e depois ter uma reunião de 30 a 60 minutos, no máximo, só para finalizar as coisas. E concordo totalmente que quando se tem coisas complexas em que se precisa de diferentes especialistas com diferentes conhecimentos para contribuir de diferentes ângulos para uma solução, então é mais fácil fazer isto numa conversa ao vivo porque é simplesmente mais rápido.

Mas isso não significa que para qualquer tipo de trabalho, é preciso uma reunião ao vivo, para qualquer tipo de problema, é preciso uma reunião ao vivo. Isso não é definitivamente necessário.

Sabe, e provavelmente se tiver esse tipo de questões complexas de que precisa para falar ao vivo, pode ser uma solução que o faça dividir essas reuniões e em partes mais pequenas e não tenha essas reuniões maratona com dezenas de pessoas numa única sala e não seja um resultado. Penso que mesmo nas reuniões do mundo físico real, se tivermos como essas reuniões quando 20 pessoas estão numa sala, não é que toda a gente esteja a trabalhar e na altura realmente eficiente e a conseguir fazer as coisas.

É mais como se eu estivesse lá e estivesse a ver o que está a acontecer. Mas isto leva-me à minha próxima pergunta, que tipo de reuniões deve participar e provavelmente quando é altura de sair de uma reunião.

Sim, tenho apenas em mente um comentário de Elon Musk que diz que quando há uma reunião aqui, ele está dentro e não vê nenhum bem, ele apenas sai da reunião. Não sei como é que ele trata disso tecnicamente, mas é para onde quero ir.

Sim. Isso totaliza, então. Então, a que reuniões me junto. Já disse, se vejo as perguntas, a agenda e sinto que posso contribuir para ela, estou feliz por me juntar a ela. Se vejo uma reunião em que um povo é convidado e não há agenda, não me juntarei a ela. Mas quanto tempo ficaria na reunião, definitivamente após 15 minutos, pergunto se alguém precisa de mim, se eu nunca contribuo com nada e depois saio.

É até possível que registe a reunião para que eu possa voltar a vê-la mais tarde, se estiver on-line. Mas a maioria das reuniões, o que importa é apenas o resultado. Assim, penso que não são muitas as pessoas que precisam de se juntar à reunião se aqueles que realmente têm de se juntar à reunião trabalharem para um resultado específico que possa ser entregue a outras pessoas que precisam desse resultado. Mas isso não significa que todos precisem de participar na reunião.

Trata-se apenas de uma comunicação estruturada e precisa em vez de uma comunicação longa, blá, blá, blá, blá, sem qualquer intenção de criar uma solução para algo.

Penso que isto também se aplica à questão de muitos líderes ou proprietários verem provavelmente esse tipo de reuniões como um substituto para ver o que os seus empregados ou colegas de trabalho estão a fazer, o que responderiam a isso? Como tomar o controlo do mundo físico real para o mundo virtual.

Isso é algo em que eu nunca pensei realmente. Mas ouvi-o com bastante frequência. E concordo em absoluto, porque quando todos trabalhavam num escritório, o estilo típico da Direcção ao andar por aí era o estilo que a maioria dos líderes aplicava. Basta verificar, OK, a pessoa está sentada na secretária a digitar no seu computador deve ser produtiva. Mas isso é uma treta. Quer dizer, não significa que se alguém está sentado em frente de um computador a digitar algo que essa pessoa está a fazer o trabalho e também não significa que seja eficaz ou eficiente.

Portanto, isso não é claramente um indicador que se deva medir o progresso e a eficiência pelos resultados, OK pelos resultados que a pessoa cria. Mas concordo, sim, que a maioria dos gestores são utilizados para controlar as suas coisas através da gestão, andando por aí. Penso que têm uma sensação de falta de controlo quando começaram a trabalhar à distância e é por isso que estiveram envolvidos em muitas videochamadas. Portanto, sim, isso poderia ser uma intenção de controlar o que as pessoas estão a fazer e de satisfazer a necessidade de controlo.

Porque muito controlo é uma sensação muito má, especialmente para os gestores, se for responsável e responsável por uma equipa e agora de repente estiver sentado em casa a pensar, OK, o que é que todos estão a fazer? Estão a fazer alguma coisa? Eu sou responsável por tudo. Se eles não estão a fazer o trabalho, é a minha cabeça a rolar. Portanto, sim, é por isso que penso que eles compensam isso. E penso que agora vemos isso.

Penso que muitos se adaptam a um estilo de liderança diferente em vez de liderar por disponibilidade, que o mundo passa a liderar por resultados e depois são necessárias menos reuniões.

Certo, e mesmo que ainda seja como o tipo de controlo, deve realmente considerar que aquelas longas reuniões em que ainda se tenta medir este nível de assiduidade por assiduidade em vez de por resultados, está realmente a stressar os seus colegas de trabalho ou empregadores porque estas longas reuniões numa reunião virtual são realmente como para fisicamente para o olho e para a mente como stressante porque é algo antinatural. Por isso, deve realmente tentar mantê-lo no nível necessário e fazer as coisas, em vez de ficar sentado a ver o que os seus colegas de trabalho ou empregados ou subordinados estão a fazer.

Sim, há mesmo uma percepção muito interessante que a quantidade de reuniões lhe dá,. Porque se pode ver a quantidade de reuniões como um indicador de quanta clareza falta na sua organização. E como tudo funciona de forma ineficiente. Porque se tudo fosse claro, se todos precisassem se todos soubessem o que precisam de fazer ou até mais importante, para que resultados estão a trabalhar, não seriam necessárias reuniões. Assim, se estiver sentado em reuniões oito horas por dia, penso que é um investimento melhor não assistir a uma reunião, mas analisar onde toda esta clareza é deixada na estrada onde as pessoas sentem falta desta clareza e o que se pode fazer para proporcionar mais clareza.

E, tipicamente, resume-se à primeira coisa importante. Obter uma descrição clara do papel para que as pessoas saibam com base nos resultados para os quais devem trabalhar, com base na sua responsabilidade e responsabilidades, e depois proporcionar clareza do papel. Esta é uma parte importante da liderança. É o núcleo do seu sistema de liderança, que existem papéis claros e que cada papel está alinhado com o propósito da equipa que está alinhado com o propósito do negócio. Uma vez que proporcionem esta clareza, penso que toda a organização pode trabalhar de forma mais eficiente.

E o mais importante, toda a equipa e os membros individuais da equipa podem trabalhar de forma muito mais independente, auto-determinada, e isso é o início para construir equipas de auto-gestão. Mas sem clareza, não há equipas de gestão seguras. É sempre necessário um gestor que diga a outras pessoas da empresa o que devem fazer. E isso é muito stressante para o gestor porque sem o gestor dizer às pessoas o que fazer, ninguém faz nada. Penso que as reuniões são um bom espelho de quão eficiente a sua organização funciona e onde se pode melhorar a eficiência com mais clareza.

Sim, concordo plenamente com isso. Penso que cobrimos esse tópico por hoje, muito bem em alguns insights muito interessantes, um sobre como podemos ser uma estrutura de reuniões melhor organizada ou em linha e obter mais dessas reuniões quando nos encontramos pessoalmente e no ambiente virtual. Muito obrigado pelo seu tempo. E vemo-nos na próxima semana com um novo tópico e novas questões.

Sim, muito obrigado. Até à próxima vez. Tenha cuidado e tenha menos reuniões.

Quero agradecer ao Manuel por se ter juntado hoje a nós nesta sessão de perguntas e respostas e por ter partilhado os seus conhecimentos sobre este tema tão presente. Tenho algumas ideias novas sobre como evitar o cansaço de reuniões. Quais são as razões que podem causar tal cansaço e reuniões online e possíveis formas de o evitar. Espero realmente que também possam obter algumas novas perspectivas. Se quiser aprender mais sobre como escalar o seu negócio a qualquer momento e fazer com que o trabalho funcione melhor.

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Em nome da equipa aqui na Virtual Frontier, quero agradecer-lhe por nos ter escutado. Por isso, até ao próximo episódio, continuem a explorar novas fronteiras.