Transcribe your podcast
[00:00:02]

Pozdravljeni in dobrodošli v Virtual Frontier, podkastu o virtualnih ekipah, ki ga je ustvarila Virtual ekipa. Izjava o omejitvi odgovornosti, vsi naši intervjuji potekajo virtualno, jaz sem Daniel, vaš gostitelj, in sem del ekipe tukaj na Virtualni meji. Današnja tema našega pogovora z vprašanji in odgovori je, kako se izogniti utrujenosti zaradi Zooma. Mnogi od nas so zadnjih nekaj mesecev preživeli ogromno časa v spletnih video klicih in to je zelo utrujajoče. Celo Eric Yuan, izvršni direktor podjetja Zoom, je priznal, da se po enem letu intenzivne uporabe svojega orodja včasih počuti utrujenega.

[00:00:37]

Kaj bi torej lahko storili v zvezi s tem? Kakšno kulturo in nastavitve sestankov potrebujemo, da se izognemo tej utrujenosti in ali res potrebujemo vse te maratonske sestanke? To bomo izvedeli v našem drugem srečanju z vprašanji in odgovori. Če se radi prikazujete, se naročite na YouTube, preglejte naš podkast, sledite nam na Spotifyju, Stitcherju, Amazon music ali kateri koli drugi platformi, ki vam je všeč za podkast, ali pa povezave najdete spodaj v opisu. Brez nadaljnjega se torej potopimo v drugo morje ali sejo vprašanj in odgovorov na virtualni meji.

[00:01:11]

Uživajte v pogovoru.

[00:01:13]

Pozdravljeni, Manuel. Najlepša hvala, da ste se nam danes pridružili v našem drugem krogu vprašanj in odgovorov na virtualni meji. Zelo sem vesel, da ste se vrnili. Danes bi se rad z vami pogovarjal o zanimivi, nujni in vse pogostejši temi o utrujenosti zaradi Zooma, s katero se trenutno sooča veliko ljudi, ki so preprosto utrujeni od številnih video sestankov in skakanja z enega sestanka na drugega. In rad bi se z vami malo pogovoril o tem, kako to obvladati in kakšne so možne rešitve, da morda ne bi bili ves čas v video klicih ali kako upravljati te video klice in sinhrone sestanke, če jih sploh imate.

[00:02:02]

Prvo vprašanje: Manuel, koliko ur ste prejšnji teden preživeli na video sestankih?

[00:02:11]

Ja. Pozdravljeni, dobro, da ste tukaj. Navdušena nad to temo, saj vidim, da veliko ljudi skrbi podaljševanje časa komunikacije in izčrpavajoči video klici. Koliko časa sem prejšnji teden porabil za video klice. Rekel bi, da dve uri na dan, torej skupaj 10 ur, ja.

[00:02:34]

Ali ste se po desetih urah počutili utrujene?

[00:02:37]

Ne, mislim, da sta dve uri na dan povsem v redu. Prihajam iz časov, ko sem video klice opravljal od osem do včasih 12 ur na dan. Popolnoma srečna in hvaležna sem, da za video klice porabim le dve uri na dan. Ker zaradi tega nisem utrujena. Toda če bi moral porabiti več, ja, vsekakor. Sedel bi za mizo pri večerji in moja ušesa in lica bi postala rdeča. Žena me bo vprašala, oh, kaj si danes počel?

[00:03:03]

In običajno bom moral reči, da nimam pojma. Ves čas sem preživel v video klicih. Vesel sem, da ni več tako.

[00:03:13]

Kasneje vas bom vprašal, kako vam je to uspelo tako drastično zmanjšati, če govorimo samo o številu ur na dan ali na teden. Ko imamo, kot so ti sestanki, in mislim, da je to že kot ključ za zmanjšanje tega števila ur, ki jih na dan porabite za video sestanke. Za kaj poskrbite, preden začnete sestanek ali preden vstopite na sestanek v videoklicu, ali verjetno kako se sploh pripravite ali odločite, ali boste opravili videoklic ali imate verjetno drugačno rešitev, da bi nekaj rešili?

[00:04:03]

Ja, to je vsekakor dobro vprašanje. Ko se ozrem nazaj, sem v preteklosti imel toliko video klicev zato, ker, ko imajo ljudje težave, je njihov prvi namen, da potrebujejo sestanek. Namesto da bi se usedli in poskušali razumeti, kaj točno je težava in katera vprašanja imajo v zvezi s težavo. Običajno ljudje tega ne storijo. Preprosto prosijo za sestanek ali pa ustvarijo elektronsko sporočilo s približno 10 ljudmi v kopiji samo zato, da so vsi obveščeni. Toda to samo ustvarja hrup.

[00:04:35]

To povzroča hrup, stres in večjo komunikacijsko obremenitev. In če si ogledate večino sestankov, je rezultat sestanka samo še en sestanek, ker stvari še vedno niso jasne. Ko se pridružim sestanku, najprej poskrbim, da lahko zares nekaj prispevam k temu sestanku, neko vrednost. Da bi razumel, ali lahko to storim, potrebujem dnevni red. Če nimam dnevnega reda, sestanek zavrnem. Dnevni red pa mora biti sestavljen tako, da so na njem vprašanja. Zato potrebujemo sestanek.

[00:05:07]

Če nekdo samo napiše v koledar vabilo in se moramo pogovoriti o čemer koli. Tega ne storim, ker je pogovor lahko namen, da se na človeški ravni povežem z ljudmi, potem se lahko pogovarjamo, če me želite spoznati. To storimo zvečer, pijmo pivo, družimo se, samo pogovarjajmo se. To je popolnoma v redu. Toda samo srečanje z namenom, da bi se o nečem pogovarjali, to je napačen namen. Srečanje želite imeti z jasnim namenom, da bi rešili določeno težavo ali dobili odgovore na določena vprašanja.

[00:05:40]

In da bi imeli ta namen, morate pripraviti svoja vprašanja. In potem je dobra stvar, in to je način, kako narediti ta most, kako sem zmanjšal svoje sestanke, ko nekdo napiše vprašanja v dnevni red, lahko preprosto odgovorim na ta vprašanja. Pošljem video sporočilo ali glasovno sporočilo ali pa odgovor pošljem v Slack. Ta vrsta strukturirane komunikacije v kombinaciji z asinhrono komunikacijo, ki je podprta s tehnologijo, naredi celotno kulturo sestankov veliko bolj učinkovito. Dobra stvar pa je tudi ta, da ljudje hitreje dobijo svoje odgovore.

[00:06:17]

Zato je dobra priprava pred sestankom ključnega pomena, da se mu lahko pridružim. Če pa gre le za sestanek, na katerem ljudje poročajo o stanju, lahko to storite z asinhrono prijavo. Preprosto zagotavljanje ali je lahko obrazec Google , lahko je Microsoft s katerega koli foruma, kjer preprosto vprašate za KPI in dejstva, ki so pomembna. Nato pa se lahko odločite, ali še vedno želite imeti sestanek in se pogovarjati o teh dejstvih. Na večini sestankov se zgodi, da ljudje pridejo popolnoma nepripravljeni.

[00:06:51]

In to je izguba časa.

[00:06:53]

Ja, to je najhujše. In spomnim se, da je bilo pred nekaj leti, ko smo bili v preteklosti, enako kot takrat, ko sem si v koledarju rezerviral sestanek s tabo in te prosil, da bi mi odgovoril, če bi imel takrat prosti čas. Sčasoma pa se je spremenilo to, da zdaj, če si res želim srečanja z vami, se usedem in najprej razmislim o dnevnem redu, si zapišem vprašanja in verjetno sem, preden grem na srečanje, že prej odgovoril na svoja vprašanja, ker sem si vzel čas, da si razjasnim, o čem se želim z vami pogovarjati.

[00:07:35]

In verjetno mi tega ni treba ali pa, kot ste pravkar omenili, to storimo asinhrono, tako da na ta vprašanja hitro odgovorimo v kanalu Slack ali kjerkoli je to primerno, kajne.

[00:07:49]

Točno tako. In samo predstavljajte si, kakšen učinek ima to na celotno organizacijo, ker je to, kar doživljate, realnost. Če se usedete in resnično poskušate razjasniti, kaj je vaše vprašanje, vaši možgani začnejo iskati odgovor. In zelo pogosto dobite odgovor takoj, ko zapišete svoje vprašanje. In to lahko skrajša toliko sestankov, če ljudi preprosto prisilite, da najprej razmislijo o svojih vprašanjih, ki jih imajo. In če ne najdejo rešitve, je popolnoma v redu, da imajo sestanek.

[00:08:21]

Ni pa v redu, da imate sestanek, ker ste preveč leni, da bi razmišljali o tem, kaj je vaš problem. To ni spoštljivo do mojega časa.

[00:08:31]

Veste, mislim, da je ključna beseda spoštovanje časa drug za drugega, kajne? In ko se srečujete, da bi stvari opravili na pravi način, ne pa da samo sedite v isti sejni sobi ali v isti sobi Zoom in razpravljate o temi X Y. Popolnoma se strinjam s tem. Kako postavljate svoje meje, ko gre za dolžino sestanka ali trajanje sestanka? Verjetno najpogosteje najdete sestanke, ki trajajo dve uri, dve uri in pol, maratonske sestanke, na katerih so ljudje v isti sobi, toda kako upravljate svoje sestanke in urnike?

[00:09:20]

Mislim, da je bilo nazadnje pred dvema mesecema. Poleg tega ste del velike virtualne ekipe. V sedeminšestdesetih državah imamo več kot 130 ali 150 zunanjih sodelavcev. In pred tremi ali štirimi meseci sem imel sestanek, ki bi dejansko trajal več kot štiri ure, vendar ni bil povezan z delom. Šlo je samo za to, da bi se zbrali. In potem so ljudje kar naenkrat začeli skupaj piti pivo in tako naprej. Mislim, to je bila Virtual zabava, kajne?

[00:09:50]

To je bil sestanek, ki je trajal, mislim, da štiri ure in pol. Na poslovnih sestankih pa poskušam zdržati največ eno uro. Nikoli se ne pridružim sestanku, ki je daljši od ene ure. Dobivam vabila za sestanke, ki trajajo tri ure, in še huje, tri ure s šestimi ljudmi. To kaže na to, da nihče ne prevzema odgovornosti za temo. Če namreč ena oseba prevzame lastništvo nad temo, lahko ta oseba nekaj pripravi. Ta oseba lahko začne pripravljati predloge in delati na temi, nato pa pride konkretno do ljudi, ki bi morali prispevati in prispevati k temi, nato pa ima samo 30-minutni sestanek, da si ga lahko vsi ogledajo in predstavijo vsem ter dobijo povratne informacije v živo.

[00:10:36]

Če pa so vsi, če so ljudje na sestanku dve uri, to samo pomeni, da nihče ne prevzame lastništva in da bo to samo bla, bla, bla sestanek brez rezultata. Torej, ja, pripravljeni sestanki. Potem naj ena oseba prevzame odgovornost za temo, postavi ljudem, ki bi morali prispevati, specifična vprašanja in potem naj ima 30 do največ 60-minutni sestanek samo za dokončanje stvari. In popolnoma se strinjam, da je pri zapletenih stvareh, pri katerih potrebujete različne strokovnjake z različnim strokovnim znanjem, da z različnih vidikov prispevajo k rešitvi, to lažje storiti v pogovoru v živo, ker je to preprosto hitreje.

[00:11:18]

Vendar to ne pomeni, da za vsako delo potrebujete sestanek v živo, za vsako težavo potrebujete sestanek v živo. To vsekakor ni potrebno.

[00:11:31]

Veste, in verjetno, če imate tovrstna zapletena vprašanja, o katerih se morate pogovarjati v živo, je to lahko rešitev, ki bi vam omogočila razdelitev teh sestankov na manjše dele in ne bi imeli teh maratonskih sestankov z več deset ljudmi v eni sobi in ne bi imeli izida. Mislim, da tudi na sestankih v resničnem fizičnem svetu, če imate takšne sestanke, ko je 20 ljudi v eni sobi, ni tako, da bi vsi delali in bili takrat resnično učinkoviti ter da bi stvari naredili.

[00:12:09]

Gre bolj za to, da sem tam in opazujem, kaj se dogaja. To pa me pripelje do naslednjega vprašanja, kakšnih sestankov bi se morali udeleževati in kdaj je verjetno čas, da sestanek zapustite.

[00:12:26]

Ja, v mislih imam komentar Elona Muska, ki pravi, da ko je tu sestanek, on pa je na njem in ne vidi nič dobrega, preprosto zapusti sestanek. Ne vem, kako to tehnično rešuje, ampak to je tisto, kamor želim iti.

[00:12:45]

Ja. To je potem vse. Katerim srečanjem se pridružim. Če vidim vprašanja, dnevni red in menim, da lahko k temu prispevam, se jim z veseljem pridružim. Če vidim sestanek, na katerega so povabljeni ljudje, pa ni dnevnega reda, se mu ne bom pridružil. Koliko časa pa bi ostal na sestanku, vsekakor po 15 minutah, vprašam, ali me kdo potrebuje, če nikoli ničesar ne prispevam, in potem odidem. Mislim, možno je celo, da sestanek posnamete, da si ga lahko pozneje ponovno ogledam, če je na spletu.

[00:13:16]

Toda pri večini sestankov je pomemben samo izid. Zato menim, da se sestanku ni treba pridružiti toliko ljudem, če tisti, ki se mu res morajo pridružiti, delajo v smeri določenega izida, ki ga je mogoče posredovati drugim ljudem, ki ta izid potrebujejo. Vendar to ne pomeni, da se morajo sestanka udeležiti vsi. Gre le za strukturirano in natančno komunikacijo namesto dolgega bla, bla, bla, bla, brez namena ustvariti rešitev za nekaj.

[00:13:47]

Mislim, da to zadeva tudi vprašanje, da mnogi vodje ali lastniki verjetno vidijo tovrstna srečanja kot nadomestek za to, da vidijo, kaj počnejo njihovi zaposleni ali sodelavci, kaj bi vi odgovorili na to? Kot da bi nadzor iz resničnega fizičnega sveta prenesli v virtualni svet.

[00:14:13]

O tem nisem nikoli zares razmišljal. Vendar sem to slišal precej pogosto. In popolnoma se strinjam, saj ko so vsi delali v pisarni, je bil tipičen slog vodenja s hojo naokoli, ki ga je uporabljala večina vodij. Preprosto preverjanje, v redu, oseba, ki sedi na mizi in tipka v računalnik, mora biti produktivna. Toda to je neumnost. Če nekdo sedi pred računalnikom in nekaj tipka, to še ne pomeni, da ta oseba opravlja delo, in tudi ne, da je to učinkovito ali uspešno.

[00:14:47]

Torej to očitno ni kazalnik, po katerem bi morali napredek in učinkovitost meriti po rezultatih, v redu po rezultatih, ki jih oseba ustvari. Strinjam pa se, da, da je večina vodij navajena nadzorovati svoje stvari z vodenjem, s hojo naokoli. Mislim, da so imeli občutek pomanjkanja nadzora, ko so začeli delati na daljavo, zato so bili vključeni v številne video klice. Tako da ja, to bi lahko bil namen nadzorovati, kaj ljudje počnejo, in zadovoljiti potrebo po nadzoru.

[00:15:20]

Kajti veliko nadzora je res slab občutek, še posebej za vodje, če ste odgovorni in odgovorni za ekipo, zdaj pa kar naenkrat sedite doma in se sprašujete: Okej, kaj vsi počnejo? Ali kaj počneš? Odgovoren sem za vse. Če ne opravljajo dela, se mi obrača glava. Tako da, ja, zato mislim, da to kompenzirajo. In mislim, da to zdaj vidimo. Mislim, da se mnogi prilagajajo drugačnemu slogu vodenja, namesto da bi vodili z razpoložljivostjo, da se svet preusmerja v vodenje po rezultatih in da je potem potrebnih manj sestankov.

[00:16:00]

Prav, in tudi če ste še vedno kontrolni tip, morate upoštevati, da s temi dolgimi sestanki, na katerih še vedno poskušate doseči raven prisotnosti, ki se meri s prisotnostjo in ne z rezultati, res stresate svoje sodelavce ali delodajalce, saj so ti dolgi sestanki na virtualnem sestanku res tako za fizično oko kot za um stresni, ker je to nekaj nenaravnega. Torej, veste, res bi morali poskušati ostati na potrebni ravni in opraviti stvari, ne pa samo sedeti in gledati, kaj počnejo vaši sodelavci ali zaposleni ali podrejeni.

[00:16:55]

Ja, obstaja celo zelo zanimiv vpogled, ki vam ga daje število srečanj. saj lahko na količino sestankov gledate kot na kazalnik, koliko jasnosti manjka v vaši organizaciji. In kako neučinkovito vse deluje. Kajti če bi bilo vse jasno, če bi vsi potrebovali, če bi vsi vedeli, kaj morajo storiti ali, kar je še pomembneje, za katere rezultate delajo, sestanki ne bi bili potrebni. Če torej sedite na sestankih po osem ur na dan, menim, da je boljša naložba, da se ne udeležite sestanka, ampak analizirate, kje vse ta jasnost ostaja na cesti, kje ljudje pogrešajo to jasnost in kaj lahko storite, da zagotovite več jasnosti.

[00:17:41]

Običajno je prva pomembna stvar ta. Pridobite jasen opis vloge, da bodo ljudje vedeli, na podlagi katerih rezultatov morajo delati, na podlagi svoje odgovornosti in dolžnosti, nato pa zagotovite jasnost vloge. To je pomemben del vodenja. To je jedro vašega sistema vodenja, da obstajajo jasne vloge in da je vsaka vloga usklajena z namenom skupine, ki je usklajen z namenom podjetja. Ko zagotovite to jasnost, menim, da lahko celotna organizacija deluje učinkoviteje. In kar je najpomembneje, celotna ekipa in posamezni člani ekipe lahko delajo veliko bolj samostojno, samoodločeno, in to je začetek gradnje samoupravnih ekip.

[00:18:27]

Toda brez jasnosti ni varnih vodstvenih timov. Vedno potrebujete vodjo, ki drugim ljudem v podjetju pove, kaj morajo storiti. In to je za vodjo najbolj stresno, saj brez vodje, ki ljudem pove, kaj naj naredijo, nihče ničesar ne naredi. Menim, da so sestanki dobro ogledalo tega, kako učinkovito deluje vaša organizacija in kje lahko z večjo jasnostjo izboljšate učinkovitost.

[00:19:00]

Ja, s tem se popolnoma strinjam. Mislim, da smo to temo danes precej dobro pokrili z nekaterimi zelo zanimivimi spoznanji, med drugim o tem, kako smo lahko bolje organizirani ali kako lahko bolje organiziramo strukture spletnih sestankov in iz teh sestankov izvlečemo več, ko se srečujemo osebno in v virtualnem okolju. Najlepša hvala, ker ste si vzeli čas. Se vidimo naslednji teden z novo temo in novimi vprašanji.

[00:19:33]

Ja, najlepša hvala. Se vidimo naslednjič. Varujte se in imejte manj sestankov.

[00:19:39]

Manuelu se zahvaljujem, da se nam je danes pridružil na tem srečanju z vprašanji in odgovori ter z nami delil svoje poglede na to zelo aktualno temo. Dobil sem nekaj novih idej o tem, kako se izogniti utrujenosti od sestankov. Kateri so razlogi, ki lahko povzročijo takšno utrujenost in Online sestanki in možni načini za izhod iz nje. Resnično upam, da boste tudi vi dobili nekaj novih pogledov. Če želite izvedeti več o tem, kako v vsakem trenutku povečati obseg poslovanja in izboljšati delo.

[00:20:05]

Obiščite spletno stran FlashHub.io/start in si zagotovite brezplačen dostop do poslovnega usposabljanja. V tem brezplačnem usposabljanju se naučite, kako lahko gradite, rastete in razširjate svoje podjetje z virtualnimi ekipami in globalnimi svobodnjaki. Na Virtual Frontier se lahko naročite na Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube ali kjer koli drugje, kjer je mogoče najti podkast. In ko ste tam, nam lahko pustite oceno. Podprite nas in podjetje Pateron, da bomo lahko še naprej izboljševali oddajo in vašo izkušnjo.

[00:20:33]

V imenu celotne ekipe v oddaji Virtual meja se vam zahvaljujem za poslušanje. Do naslednje epizode še naprej raziskujte nove meje.