Créer des comptes rendus de réunion précis et rapidement

Nous avons récemment reçu ses commentaires d'une administratrice de bureau désespérée. Appelons-la Beth. Pendant plus d'un mois, Beth avait évité de taper le compte rendu de la dernière réunion de son entreprise. Peut-être avait-elle trop d'autres projets urgents à terminer. Peut-être ne voulait-elle pas passer une après-midi à écouter, faire des pauses, taper et rembobiner une heure d'audio ennuyeux. Peut-être avait-elle complètement oublié jusqu'à ce que son patron lui envoie un e-mail. Quelle que soit la raison, Beth devait maintenant taper le compte rendu avec précision et rapidité.

Heureusement, elle avait enregistré la réunion et a pu utiliser l'application de reconnaissance vocale automatique de Happy Scribe pour convertir l'audio de la réunion en un document Word en quelques minutes. Si elle ne l'avait pas fait, qui sait ce qui se serait passé.

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Alors, comment créez-vous des comptes rendus de réunion de manière précise et rapide? Notre guide étape par étape vous montre comment faire.

Créer des comptes rendus de réunion de manière précise et rapide

Étape 1: Collectez l'ordre du jour

Avant la réunion, assurez-vous d'avoir une copie à la fois des noms des participants et de l'ordre du jour de la réunion. Cela sera inestimable plus tard.

D'une part, vous aurez besoin de l'orthographe exacte des noms des participants. D'autre part, l'ordre du jour de la réunion peut servir de canevas pour la préparation du procès-verbal. Vous pouvez même aller jusqu'à classer les procès-verbaux en fonction du nombre de points à l'ordre du jour.

Étape 2: Enregistrer la réunion

La prochaine étape pour obtenir des comptes rendus de réunion précis est d'enregistrer la réunion.

Si possible, installez un microphone multidirectionnel autour de la majorité des haut-parleurs. Cela vous aidera à capturer chaque mot de chaque orateur. Plus la qualité de l'enregistrement est élevée, plus la transcription ultérieure sera précise.

Si vous avez besoin d'un enregistrement plus discret - disons en utilisant votre smartphone - considérez ces conseils sur la façon d'enregistrer un audio de haute qualité en déplacement.L'utilisation d'un petit microphone attaché au port lightning de votre iPhone peut produire des résultats de qualité très similaire.

De toute façon, ne déplacez pas le microphone ou l'appareil d'enregistrement autour de la table ou de la pièce pendant la réunion. Cela causera des perturbations. Encouragez également les orateurs à ne pas se parler en même temps ou à interrompre un autre orateur.

Étape 3: Pendant la réunion

Pendant la réunion, il est toujours conseillé de prendre quelques notes. Si vous ne connaissez pas bien les participants, vous aurez besoin d'un moyen d'identifier les noms des participants avec les voix des orateurs sur l'enregistrement plus tard.

Vous voudrez peut-être aussi noter toutes les actions à prendre.

Étape 4: Transcrire la réunion

Après la réunion, utilisez un fournisseur de services de transcription automatique comme Happy Scribepour convertir l'audio de votre réunion en texte.

Transcrire manuellement votre audio en texte peut prendre jusqu'à quatre heures par heure d'audio. Avec la transcription automatique, vous pouvez obtenir le même audio converti en texte en quelques minutes.

Étape 5: Modifier et Soumettre

Une fois que vous avez la transcription audio, vous avez la possibilité dans l'Éditeur interactif, de faire des ajustements aux notes. Vous pouvez ajouter les noms des intervenants et corriger l'orthographe de tous les noms propres.

Une fois que cela est fait, vous pouvez exporter le document vers Word.

Les procès-verbaux ne sont pas des enregistrements mot à mot des réunions; ils sont des enregistrements d'informations clés. Par conséquent, une fois que vous avez le document dans Word, vous devrez supprimer toute information non pertinente pour la réunion et formater les procès-verbaux.

Votre entreprise peut avoir besoin de contenu et d'un format spécifique que vous devez suivre, mais en général, le compte rendu de réunion comprend les éléments suivants :

• Date et heure de la réunion.

• Noms des participants et de ceux qui ont envoyé leurs regrets.

• Acceptation ou corrections/amendements aux procès-verbaux de la réunion précédente.

• Confirmation des actions convenues et de qui les exécutera.

• Notes about next steps.

• Détails de tous les résultats de votes ou des motions adoptées/rejetées.

• Articles à reporter.

• Nouvelle entreprise.

• Date et heure de la prochaine réunion.

Quelques éléments supplémentaires à prendre en compte:

• Transmettre les minutes dans l'ordre chronologique.

• Faites la distinction entre les discussions importantes et non importantes. Par exemple, si un orateur s'écarte du sujet, vous pouvez simplement noter : 'Après 10 minutes de conversation sans rapport, la réunion est revenue à la question de….'

• Soyez diplomate. Les participants peuvent parfois dire des choses dans le feu d'un débat lors d'une réunion. Ne mettez pas l'accent sur les mots exacts, mais essayez plutôt de transmettre le sentiment de manière neutre.

• Assurez-vous d'inclure suffisamment de détails.

• Écrivez dans le même temps tout au long.

• Évitez d'utiliser des noms autres que pour enregistrer des actions, des mouvements et des secondes.

• Évitez les observations personnelles. Soyez aussi factuel que possible.

• Essayez de transcrire et d'écrire le compte rendu dès que possible après la réunion, pendant que tout est frais dans votre esprit.

Voilà: cinq étapes simples pour créer des comptes rendus de réunion de manière précise.

Les procès-verbaux constituent le seul enregistrement des événements survenus lors d'une réunion. Par conséquent, il est essentiel de produire des procès-verbaux sans erreur et faciles à lire. L'utilisation d'un prestataire de service de transcription automatique aide à garantir que vous saisissiez les idées principales de la réunion avec précision et vous permet de rédiger les procès-verbaux rapidement.

Si vous avez besoin d'aide pour transcrire les comptes rendus de votre réunion de l'audio au texte, veuillez nous contacter au Happy Scribe.