Crear actas de reuniones de manera precisa y rápida

Recientemente recibimos su retroalimentación de una administradora de oficina desesperada. Llamémosla Beth. Durante más de un mes, Beth había estado evitando escribir las actas de la última reunión de su empresa. Tal vez tenía demasiados otros proyectos urgentes para completar. Tal vez no quería pasar una tarde escuchando, pausando, escribiendo y rebobinando una hora de aburrido audio. Tal vez se le olvidó por completo hasta que su jefe le envió un correo electrónico. Sea cual sea la razón, Beth ahora necesitaba escribir las actas con precisión y rapidez.

Afortunadamente, ella había grabado la reunión y pudo usar la aplicación de transcripción automática de voz a texto de Happy Scribe para convertir el audio de la reunión en un documento de Word en minutos. Si no lo hubiera hecho, quién sabe lo que habría pasado.

¿Alguna vez te has encontrado en una situación similar?

¿Alguna vez has pospuesto escribir las notas de la reunión?

¡Manos arriba! Sé que tengo.

Entonces, ¿cómo creas actas de reuniones de manera precisa y rápida? Nuestra guía paso a paso te muestra cómo hacerlo.

Crear actas de reuniones de forma precisa y rápida

Paso 1: Recoger la Agenda

Antes de la reunión, asegúrate de tener una copia tanto de los nombres de los participantes como del orden del día de la reunión. Esto será invaluable más tarde.

Por un lado, necesitarás la ortografía precisa de los nombres de los participantes. Y la agenda de la reunión puede ser utilizada como un esquema para preparar las actas. Incluso puedes llegar al punto de ordenar las actas de la reunión según el número de temas en la agenda.

Paso 2: Grabar la reunión

El siguiente paso para obtener actas de reuniones precisas es registrar la reunión.

Si es posible, instala un micrófono multidireccional alrededor de la mayoría de los altavoces. Esto te ayudará a captar cada palabra de cada orador. Cuanto mayor sea la calidad de la grabación, más precisa será la transcripción posterior.

Si necesita una grabación más discreta, por ejemplo, usando su teléfono inteligente, considere estos consejos sobre cómo grabar audio de alta calidad mientras se desplaza. Utilizar un pequeño micrófono conectado al puerto lightning de su iPhone puede producir resultados de calidad muy similar.

De cualquier manera, no muevas el micrófono o el dispositivo de grabación alrededor de la mesa o la habitación mientras la reunión esté en progreso. Esto causará disturbios. También anima a los oradores a no hablar al mismo tiempo o interrumpir a otro orador.

Paso 3: Durante la reunión

Durante la reunión, todavía se recomienda tomar algunas notas. Si no conoces bien a los participantes, necesitarás alguna forma de identificar los nombres de los participantes con las voces de los oradores en la grabación más tarde.

También puede querer anotar cualquier acción que deba tomarse.

Paso 4: Transcribir la reunión

Después de la reunión, puedes usar un proveedor de servicios de transcripción automática como Happy Scribepara convertir el audio de tu reunión en texto.

Transcribir manualmente tu audio a texto puede llevar hasta cuatro horas por cada hora de audio. Con la transcripción automática, puedes obtener ese mismo audio convertido a texto en tan solo un par de minutos.

Paso 5: Editar y enviar

Una vez que haya transcrito el audio, tiene la opción en el Editor interactivo de hacer ajustes a las notas. Puede agregar los nombres de los oradores y corregir la ortografía de cualquier nombre propio.

Una vez hecho esto, puedes exportar el documento a Word.

Las actas no son grabaciones palabra por palabra de las reuniones; son registros de información clave. Por lo tanto, una vez que tenga el documento en Word, deberá eliminar cualquier información no relevante para la reunión y formatear las actas.

Su empresa puede tener contenido requerido y un formato específico que debe seguir, pero en general, las actas de reunión incluyen lo siguiente:

• Fecha y hora de la reunión.

• Nombres de los asistentes y de aquellos que enviaron sus disculpas.

• Aceptación o correcciones/enmiendas a las actas de la reunión anterior.

• Confirmación de las acciones acordadas y quién las llevará a cabo.

• Notas sobre los próximos pasos.

• Detalles de cualquier resultado de votación o mociones tomadas/rechazadas.

• Artículos que se deben posponer.

• Nuevo negocio.

• Próxima fecha y hora de la reunión.

Algunas cosas adicionales a considerar:

• Transmitir los minutos en orden cronológico.

• Distingue entre discusiones importantes y no importantes. Por ejemplo, si un orador se desvió del tema, simplemente puedes anotar: 'Después de 10 minutos de conversación no relacionada, la reunión volvió al asunto de...'

• Sé diplomático. Los asistentes a veces pueden decir cosas en medio de un debate en una reunión. No resaltes las palabras exactas, sino trata de transmitir el sentimiento de manera neutral.

• Asegúrate de incluir suficiente detalle.

• Escribe en el mismo tiempo verbal en todo el texto.

• Evita usar nombres excepto para registrar acciones, movimientos y segundos.

• Evita observaciones personales. Sé lo más basado en hechos posible.

• Trata de transcribir y escribir las actas lo antes posible después de la reunión, mientras todo esté fresco en tu mente.

Ahí lo tienes: cinco simples pasos para crear actas de reunión con precisión.

Las actas representan el único registro de lo que ocurrió durante una reunión en una empresa. Por lo tanto, es esencial producir actas de reuniones sin errores y fáciles de leer. Utilizar un proveedor de servicios de transcripción automática ayuda a asegurar que obtengas las ideas principales de la reunión con precisión y te permite elaborar las actas rápidamente.

Si necesitas ayuda para transcribir las actas de tu reunión de audio a texto, por favor contáctanos en Happy Scribe.