Organiser, Enregistrer & Transcrire une Réunion Virtuelle Réussie Pendant la COVID-19

Avec une grande partie du monde en confinement ou sous des ordres de 'rester à la maison', de nombreux employés se retrouvent à travailler à distance pour la première fois. En fait, un article de Forbes estime que 'près de six travailleurs américains sur dix travaillent maintenant à distance depuis le 19 mars'.

Le travail à distance et les temps incertains se traduisent par une augmentation des réunions virtuelles. Les réunions virtuelles sont essentielles pour discuter de l'impact de la COVID-19 sur les entreprises et sont également fondamentales pour maintenir le lien entre les employés.

Se connecter à vos employés dispersés peut cependant sembler être l'un des défis les plus accablants de cette crise. N'ayez crainte. Notre guide offre tous les conseils dont vous avez besoin pour enregistrer et transcrire une réunion virtuelle réussie pendant la COVID-19 ou à tout autre moment d'ailleurs.

Importance de l'enregistrement et de la transcription des réunions virtuelles

Les travailleurs à domicile sont plus sous pression que jamais pendant cette crise. Du jour au lendemain, ils sont devenus gardiens, chefs, enseignants, baby-sitters et femmes de ménage : multipliant les rôles. Maintenir sa concentration et trouver un moment de calme pour participer à chaque réunion virtuelle prévue dans son agenda pendant ce confinement mondial sera impossible. Il y a tout simplement d'autres priorités pressantes. Enregistrer et transcrire toutes les réunions virtuelles peut aider les individus de votre organisation à rattraper le contenu plus tard, lorsque le temps le permet, s'ils doivent manquer une réunion.

De plus, de nombreuses entreprises doivent rapidement changer leur manière de travailler, ce qui signifie que les réunions sont remplies de plus de décisions et de points d'action que jamais auparavant. Enregistrer et transcrire chaque réunion virtuelle fournit des notes précises et rapides de tout ce qui a été dit.

Peu importe la plateforme de vidéoconférence que vous choisissez pour organiser votre réunion virtuelle, assurez-vous d'enregistrer et de transcrire votre réunion. Les plateformes de réunion Zoom, Skype ou GoToMeeting offrent toutes des moyens faciles d'enregistrer.

Conseils pour une réunion virtuelle réussie

1. Diffuser l'ordre du jour et les règles de la réunion virtuelle à l'avance

Circuler un ordre du jour à l'avance aide à maintenir la réunion sur la bonne voie. De plus, noter où vous attendez des employés qu'ils fassent des idées de brainstorming, présentent du contenu ou fournissent des informations conduit à une discussion plus structurée et productive.

If this is your first virtual meeting, it is also advised to include a set of meeting rules and reminders along with the agenda. These rule could include:

• Portez une tenue appropriée pour les réunions de la taille vers le haut car des caméras vidéo seront utilisées.
• Considérez votre expérience. Choisissez un arrière-plan neutre et professionnel. Certains plateformes, comme Zoom Meetings, offrent des arrière-plans virtuels que vous pouvez télécharger.
• Vérifiez votre éclairage. Si possible, placez une lampe à côté de votre ordinateur pour que votre visage soit mis en valeur.
• Utilisez un casque ou des écouteurs.
• Levez la main virtuelle avant de parler ou posez une question dans la boîte de discussion de la réunion.

2. Enregistrer chaque réunion

Comme mentionné ci-dessus, enregistrer chaque réunion fournit un enregistrement précis de ce qui a été dit et des actions nécessaires. Cela garantit que chaque participant présent et absent sait ce qui a été discuté.

3. Démonstration de la plateforme avant de commencer

Il existe des dizaines de plateformes de visioconférence. Bien qu'elles aient toutes des fonctions similaires, les commandes ne sont pas toutes les mêmes. De plus, il se peut que ce soit la première fois que certains de vos participants se connectent à une plateforme de visioconférence. Pour cette raison, avant de commencer toute réunion, commencez par une démonstration des fonctions de base de la plateforme. Expliquez à tous les participants comment activer et désactiver le son, comment mettre en pause et autoriser la vidéo. Si vous prévoyez d'utiliser la boîte de discussion ou les fonctions de sondage, assurez-vous d'expliquer également ces fonctions.

Remarque : Encouragez tous les participants à activer la vidéo s'ils se sentent à l'aise de le faire. Cette interaction en face à face aide tout le monde à se sentir plus connecté.

3. Désactiver tous les participants

Une fois que vous commencez le contenu principal de la réunion, il est conseillé de mettre en sourdine tous les participants. Le but de mettre les participants en sourdine lorsqu'ils ne parlent pas est de limiter les bruits distrayants et les interjections.

Considérez ces scénarios possibles: Une maman criant soudainement à son enfant de cinq ans de ne pas mettre une fourchette en métal dans une prise de courant. Ou un chat sautant soudainement sur les genoux d'un participant en enfonçant ses griffes.

Pour ces cas et d'autres situations inattendues, il est conseillé de mettre en sourdine tous les participants et de permettre uniquement à un participant de se désactiver quand on le lui demande. Cela devrait réduire l'embarras pour tous et améliorer la productivité.

4. Présenter les intervenants

Si vous êtes un petit groupe de 4 à 10 employés qui ne se connaissent pas, il est conseillé de passer quelques minutes au début d'une réunion à se présenter et à indiquer les noms et les fonctions.

Toutefois, si vous êtes un grand groupe de plus de 10 personnes ou si tous vos participants se connaissent bien, il est conseillé que l'animateur de la réunion appelle les participants par leur nom avant qu'ils ne parlent ou demande aux participants de dire leur nom et leur titre de poste/fonction avant de prendre la parole.

Faire cela aidera à attribuer des noms dans la transcription plus tard, ce qui rendra clair qui a dit quoi et qui est requis pour faire quoi.

5. Soyez attentif et inclusif

Il est beaucoup plus difficile de susciter la compréhension et l'intérêt des participants lors des réunions virtuelles. En effet, vous fixez plusieurs petites vidéos de visages, ce qui rend difficile la perception des indices visuels sur lesquels nous comptons normalement.

Pour garantir que tous les participants se sentent inclus et pour s'assurer que tous les participants comprennent les points importants, l'hôte devrait faire fréquemment des pauses pour demander s'il y a des questions. L'hôte devrait également rappeler aux participants qu'ils peuvent utiliser la fenêtre de discussion pour poser des questions et partager leurs réflexions.

Par exemple, j'ai récemment eu un participant à une réunion virtuelle dont la vidéo et l'audio ne fonctionnaient pas. Le participant pouvait uniquement utiliser la fenêtre de chat. J'ai régulièrement essayé d'inclure ce participant en lui posant directement une question puis en lisant à haute voix la réponse du participant dans la fenêtre de chat au groupe.

6. Transcrire l'audio de la réunion virtuelle en texte

Après la fin de la réunion virtuelle, téléchargez le fichier audio sur Happy Scribe, qui peut convertir l'audio de votre réunion virtuelle en texte en quelques minutes. Une fois votre fichier texte prêt, ouvrez votre transcription et utilisez le correcteur pour attribuer des noms aux intervenants et apporter les ajustements mineurs nécessaires. L'éditeur intégré de Happy Scribe aide en soulignant en rouge les erreurs potentielles.

7. Envoyer les comptes rendus de réunion

Enfin, une fois que l'audio de votre réunion virtuelle a été converti en texte, vous devriez envoyer à tous les participants une copie du compte rendu.

Les réunions virtuelles pendant la période de COVID-19 ne doivent pas être intimidantes. En suivant ces conseils ainsi qu'en enregistrant et en transcrivant votre audio en texte, vous pouvez vous assurer d'une réunion virtuelle réussie.