Comment transcrire une réunion Zoom ou un webinaire Zoom avec un service tiers

Au début de 2020, la plupart d'entre nous n'avaient pas entendu parler de Zoom. Cependant, ce logiciel polyvalent de visioconférence gratuit est devenu un outil auquel nous avons pris l'habitude d'utiliser pour toutes sortes d'événements au cours des dernières années.

Toutefois, le suivi de toutes les informations partagées dans une salle de réunion Zoom ou un webinaire peut être difficile. C’est là que les services de transcription peuvent aider – ils permettent de convertir l'audio de Zoom en texte écrit pouvant être facilement référencé et partagé avec ceux qui en ont besoin. Dans cet article, nous explorerons comment transcrire les réunions et webinaires Zoom en utilisant un service tiers.

Réunions Zoom vs webinaires Zoom - quelle est la différence et est-ce important pour les processus de transcription?

Les réunions Zoom et les webinaires sont deux types d'événements différents sur la plateforme Zoom, et il existe des différences qui peuvent avoir un impact sur le processus de création d'une transcription.

Les réunions Zoom sont conçues pour des réunions en ligne interactives avec jusqu'à 1 000 participants à la fois. Les réunions permettent le partage d'écran, l'utilisation de salles de sous-commission et l'utilisation de la fonction de chat en direct. Tous les participants peuvent interagir en temps réel les uns avec les autres.

Les webinaires Zoom sont généralement destinés à des événements en ligne plus importants tels que des discussions en panel et des conférences virtuelles. Ils permettent des présentations plus structurées et contrôlées, avec jusqu'à 10 000 participants en mode vue seule. Les webinaires incluent également des pages d'inscription, des questions-réponses et la fonction de sondage, qui aident l'animateur à interagir avec l'auditoire et à recueillir des retours. Avec les webinaires Zoom, il est également possible pour des panélistes ou d'autres présentateurs de se joindre et de participer à la discussion.

Lorsqu'il s'agit de processus de transcription, les différences entre les réunions Zoom et les webinaires peuvent avoir un impact sur le niveau de détail requis dans la transcription. Les réunions impliquent généralement plus de va-et-vient dans la conversation, ce qui peut nécessiter une transcription plus verbatim pour capturer tous les détails. En revanche, les webinaires peuvent nécessiter une transcription plus rationalisée qui met l'accent sur les points clés de la présentation.

Pour les deux cas, il est essentiel de choisir une plateforme qui peut adapter une transcription à vos besoins et exigences spécifiques. Différentes organisations nécessiteront un niveau de transcription différent. Certains pourraient nécessiter une transcription intégrale, tandis que d'autres pourraient n'avoir besoin que d'un résumé concis de l'événement. Il est important de noter que, contrairement aux sous-titres et aux sous-titres codés activés en direct à l'écran, les transcriptions sont produites après l'événement à l'aide d'enregistrements.

Comment transcrire votre réunion Zoom ou Webinaire : Le processus d'utilisation d'un service tiers

Avant de créer une réunion Zoom ou un webinaire et de l'ajouter à votre calendrier, vous devez savoir quelles sont vos intentions pour la transcription par la suite. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les choses sont configurées de manière appropriée et enregistrées lorsque l'événement est en direct.

Sélectionnez un service de transcription

Il existe de nombreux services de transcription différents sur le web, Rev, Temi et Otter.ai étant des choix populaires. Chaque fournisseur propose des fonctionnalités, des prix et des délais d'exécution différents. Il est donc important de faire des recherches et de sélectionner celui qui répondra le mieux aux besoins de l'organisation avant de créer un compte.

Certains plateformes créent automatiquement des transcriptions avec un logiciel tandis que d'autres utilisent des transcripteurs humains. Vous pouvez même essayer certains services de transcription automatique gratuitement. En général, cela signifie obtenir une ou deux transcriptions gratuitement lorsque vous ouvrez un compte.

Enregistrer et sauvegarder la réunion Zoom

Le présentateur de la réunion devra enregistrer la réunion Zoom ou le webinaire lorsqu'elle commence. Cela implique un simple clic sur le bouton d'enregistrement dans la barre d'outils Zoom. Le présentateur devrait vérifier les paramètres audio de toutes les personnes qui parleront lors de la réunion ou du webinaire pour permettre l'enregistrement de la meilleure qualité. Si vous êtes l'hôte de la réunion, vous pourrez enregistrer la vidéo à la fin de la réunion, sinon, vous devrez demander à l'hôte de vous envoyer l'enregistrement. Pour créer des transcriptions, cela n'a pas d'importance si l'enregistrement est vidéo ou seulement audio. Vous devrez enregistrer le fichier sur votre ordinateur ou dans le cloud.

Téléchargez l'enregistrement Zoom

After the host has recorded and saved the meeting file, the recording can be uploaded to the chosen platform. Most transcription companies allow you to add video or audio files directly from your computer or the cloud, but some might ask you to convert to a specific format before uploading. There are usually free web programs that can do this.

Examiner la transcription

Une fois la transcription terminée, vous pourrez la consulter et en vérifier le contenu. Cela peut se présenter sous forme de texte sur la plateforme ou sous forme de fichier note. Bien que la plupart des sites web qui transcrivent automatiquement soient impressionnants, vous devrez vérifier le fichier pour assurer sa précision. Les erreurs et les omissions sont beaucoup plus susceptibles de se produire avec un service de transcription automatique par rapport à un service humain.

Partagez ou enregistrez la transcription

Une fois que vous avez passé en revue la transcription de la réunion et apporté les modifications nécessaires, vous pouvez la sauvegarder ou la partager. Les transcriptions de réunions sont un outil utile pour la tenue de dossiers, la création de procès-verbaux ou la référence dans d'autres documents.

Choisir un service de transcription approprié : automatique ou humain?

La décision de passer à l'automatique ou à l'humain dépend largement des besoins et des priorités de l'hôte.

La transcription automatique utilise des algorithmes d'intelligence artificielle pour transcrire des enregistrements audio. Bien qu'ils soient généralement plus rapides et moins chers que les humains, ils ne produisent pas toujours des transcriptions précises, surtout s'il y a plusieurs locuteurs ou si la qualité audio est médiocre. Le logiciel qui transcrit automatiquement a également souvent du mal à identifier et à transcrire les accents, les termes techniques et le langage spécialisé.

La transcription humaine fait appel à des professionnels formés pour transcrire l'audio et la vidéo. Les transcripteurs humains peuvent garantir un niveau de précision plus élevé, en particulier pour des enregistrements plus complexes. Ils peuvent également aider à garantir une grammaire et une orthographe correctes et à sélectionner une ponctuation appropriée. Un être humain peut aussi ajouter une identification des locuteurs et noter les horodatages. Cependant, cela est généralement plus coûteux et prend plus de temps pour produire la transcription.

En fin de compte, que vous choisissiez la transcription automatique ou humaine dépendra des besoins et des priorités spécifiques de l'organisation. Si la précision et la qualité sont les facteurs les plus importants, alors la transcription humaine est probablement la meilleure option. Cependant, si le temps et le coût sont plus importants, la transcription automatique pourrait être un choix plus approprié. Il est également intéressant de noter que certaines agences de transcription en ligne offrent une option hybride, où les enregistrements audio sont d'abord transcrits par un logiciel automatique, puis révisés et édités par un humain. Cela peut aider à trouver un équilibre entre la vitesse et la précision, tout en maintenant des coûts raisonnables.

Sécurité

Lorsque vous choisissez un service de transcription audio en ligne tiers, il est important de vérifier que sa politique de confidentialité répond à vos besoins. Ceci est particulièrement important si les fichiers audio ou vidéo Zoom contiennent des informations sensibles ou des données personnelles. Vous devrez vérifier si des accords de confidentialité et des NDA sont nécessaires (pour la transcription humaine) et pour les programmes web automatiques, et comment les données audio et les transcriptions sont stockées et sécurisées.

Options de transcription tierce partie

Les services de transcription tiers sont un outil utile lorsque vous souhaitez transcrire des enregistrements Zoom car ils sont rapides et précis. La partie la plus difficile est de choisir celui qui répond le mieux à vos besoins. Voici quelques options possibles:

Rev

Si vous voulez une touche humaine, Rev peut transcrire votre vidéo ou audio dans un document modifiable. Il s'agit d'un service hybride qui utilise des outils d'IA pour détecter la langue avant qu'un professionnel ne s'assure qu'elle est complètement précise.

Happy Scribe

Il s'agit d'un service de transcription qui travaille avec de nombreuses langues différentes. Il produit de bons résultats et traite efficacement les enregistrements et les transcriptions. Avec des prix raisonnables, une ponctuation automatique et l'identification de plusieurs locuteurs, Happy Scribe vaut certainement la peine d'être utilisé.

Trint

C'est une excellente option pour les personnes qui ne veulent pas télécharger de logiciel. Ce service est entièrement basé sur le web et utilise des algorithmes d'IA pour une transcription précise. C'est très rapide et il y a aussi une application mobile.

Description

Descript est un service de transcription automatique qui offre des délais d'exécution exceptionnellement rapides. Il est également possible de faire rédiger la transcription par un transcripteur professionnel pour garantir l'exactitude.

Il y a beaucoup à considérer lorsqu'il s'agit de choisir des services tiers pour vos transcriptions Zoom. Le programme que vous choisissez dépendra de vos besoins individuels ainsi que de la vitesse, de la précision et de la sécurité des fichiers que vous cherchez à transcrire. Pour la plupart des entreprises, Happy Scribe est un excellent choix et peut faire tout ce dont vous avez besoin pour un prix raisonnable.