Cómo transcribir una reunión de Zoom o un seminario web de Zoom con un servicio de terceros

Al principio de 2020, la mayoría de nosotros no habíamos oído hablar de Zoom. Sin embargo, este software gratuito y versátil de videoconferencia se convirtió en una herramienta a la que nos acostumbramos a usar para todo tipo de eventos durante los últimos años.

Sin embargo, hacer un seguimiento de toda la información compartida en una sala de reuniones de Zoom o un seminario web puede ser todo un desafío. Ahí es donde los servicios de transcripción pueden ayudar: permiten convertir el audio de Zoom en texto escrito que se puede consultar fácilmente y compartir con quienes lo necesiten. En este artículo, exploraremos cómo transcribir reuniones y seminarios web de Zoom utilizando un servicio de terceros.

Zoom reuniones Vs Zoom seminarios web - ¿cuál es la diferencia y esto importa para los procesos de transcripción?

Las reuniones de Zoom y los seminarios web son dos tipos diferentes de eventos en la plataforma de Zoom, y hay algunas diferencias que pueden afectar el proceso de creación de una transcripción.

Las reuniones de Zoom están diseñadas para reuniones en línea interactivas con hasta 1,000 participantes a la vez. Las reuniones permiten compartir pantalla, utilizar salas de reuniones y usar la función de chat en vivo. Todos los participantes pueden interactuar entre sí en tiempo real.

Los seminarios web de Zoom suelen ser para eventos en línea más grandes como discusiones en paneles y eventos de conferencias virtuales. Permiten presentaciones más estructuradas y controladas, con hasta 10,000 participantes en modo de visualización solamente. Los seminarios web también incluyen páginas de registro, preguntas y respuestas, y la función de encuestas, que ayudan al anfitrión a interactuar con la audiencia y recopilar comentarios. Con los seminarios web de Zoom, también existe la opción para que los panelistas u otros presentadores se unan y participen en la discusión.

Cuando se trata de procesos de transcripción, las diferencias entre las reuniones de Zoom y los seminarios web pueden impactar el nivel de detalle requerido en la transcripción. Las reuniones típicamente involucran más conversación de ida y vuelta, lo que puede requerir una transcripción más literal para capturar todos los detalles. Por otro lado, los seminarios web pueden requerir una transcripción más simplificada que se centre en los puntos clave de la presentación.

Para ambos casos, es esencial elegir una plataforma que pueda adaptar una transcripción a tus requisitos y necesidades específicas. Diferentes organizaciones requerirán un nivel diferente de transcripción. Algunas podrían requerir una transcripción textual, mientras que otras solo necesitarían un resumen conciso del evento. Es importante tener en cuenta que, a diferencia de los subtítulos y las leyendas cerradas que se habilitan en vivo en la pantalla, las transcripciones se producen después del evento utilizando grabaciones.

Cómo transcribir tu reunión de Zoom o seminario web: El proceso de usar un servicio de terceros

Antes de crear una reunión o seminario web en Zoom y agregarlo a tu calendario, necesitas saber cuáles son tus intenciones para la transcripción posterior. De esta manera, puedes asegurarte de que todo esté configurado adecuadamente y grabado cuando el evento esté en vivo.

Selecciona un servicio de transcripción

Hay muchas opciones diferentes de servicios de transcripción disponibles en la web, con Rev, Temi y Otter.ai siendo opciones populares. Cada proveedor tiene características, precios y tiempos de entrega diferentes, por lo que es importante investigar y seleccionar el que mejor satisfaga las necesidades de la organización antes de crear una cuenta.

Algunas plataformas crean transcripciones automáticamente con software, mientras que otras recurren a transcriptores humanos. Incluso puede probar gratis algunos servicios de transcripción automática. Normalmente, esto significa obtener una o dos transcripciones gratuitas al abrir una cuenta.

Grabar y guardar la reunión de Zoom

El anfitrión de la reunión necesitará grabar la reunión de Zoom o el seminario web cuando comience. Esto implica hacer clic en el botón de grabar en la barra de herramientas de Zoom. El anfitrión debe verificar la configuración de audio de las personas que hablarán en la reunión o seminario web para habilitar la grabación de la mejor calidad. Si eres el anfitrión de la reunión, podrás guardar la grabación de video al final de la reunión; de lo contrario, deberás pedirle al anfitrión que te envíe la grabación. Para crear transcripciones, no importa si la grabación es de video o solo de audio. Deberás guardar el archivo en tu computadora o en la nube.

Subir la grabación de Zoom

Después de que el anfitrión haya grabado y guardado el archivo de la reunión, la grabación se puede subir a la plataforma elegida. La mayoría de las empresas de transcripción te permiten agregar archivos de video o audio directamente desde tu computadora o la nube, pero algunas pueden pedirte que los conviertas a un formato específico antes de subirlos. Por lo general, hay programas web gratuitos que pueden hacer esto.

Revisar la transcripción

Una vez que se complete la transcripción, podrás verla y revisar su contenido. Esto puede ser como un texto en la plataforma o como un archivo de notas. Aunque la mayoría de los sitios web que transcriben automáticamente son impresionantes, deberás verificar el archivo para asegurar su precisión. Los errores y omisiones son mucho más probables de ocurrir con un servicio de transcripción automática en comparación con uno humano.

Compartir o guardar la transcripción

Una vez que hayas revisado la transcripción de la reunión y hayas realizado las enmiendas necesarias, puedes guardarla o compartirla. Las transcripciones de las reuniones son una herramienta útil para llevar un registro, crear actas o referenciar en otros documentos.

¿Elegir un servicio de transcripción apropiado: ¿automático o humano?

La decisión de optar por automático o humano depende en gran medida de las necesidades y prioridades específicas del anfitrión.

La transcripción automática utiliza algoritmos de inteligencia artificial para transcribir grabaciones de audio. Si bien generalmente son más rápidos y económicos que los humanos, no siempre pueden producir transcripciones precisas, especialmente si hay varios oradores o si la calidad del audio es pobre. El software que transcribe automáticamente a menudo también tiene dificultades para identificar y transcribir acentos, términos técnicos y lenguaje especializado.

La transcripción humana utiliza profesionales formados para transcribir audio y vídeo. Los transcriptores humanos pueden garantizar un mayor nivel de precisión, sobre todo en grabaciones más complejas. También pueden ayudar a garantizar una gramática y ortografía correctas y seleccionar la puntuación adecuada. Además, pueden identificar al locutor y anotar la hora. Sin embargo, esto suele ser más caro y lleva más tiempo producir la transcripción.

En última instancia, ya sea que seleccione la transcripción automática o humana dependerá de las necesidades y prioridades específicas de la organización. Si la precisión y la calidad son los factores más importantes, entonces la transcripción humana probablemente sea la mejor opción. Sin embargo, si el tiempo y el costo son más importantes, la transcripción automática podría ser una opción más adecuada. También vale la pena señalar que algunas agencias de transcripción en línea ofrecen una opción híbrida, donde las grabaciones de audio son primero transcritas por software automático y luego revisadas y editadas por un humano. Esto puede ayudar a proporcionar un equilibrio entre la velocidad y la precisión, al mismo tiempo que mantiene los costos razonables.

Seguridad

Cuando elige un servicio de transcripción de audio en línea de un tercero, es importante verificar que su política de privacidad cumpla con sus necesidades. Esto es particularmente importante si los archivos de audio o video de Zoom contienen información sensible o datos personales. Necesitará verificar si se necesitan acuerdos de confidencialidad y NDAs (para la transcripción humana) y para programas web automáticos, y cómo se almacenan y mantienen seguros los datos de audio y las transcripciones.

Opciones de transcripción de terceros

Los servicios de transcripción de terceros son una herramienta útil cuando deseas transcribir grabaciones de Zoom, ya que son rápidos y precisos. La parte más difícil es elegir uno que satisfaga mejor tus necesidades. Aquí tienes algunas opciones posibles:

Rev

Si quieres un toque humano, Rev puede transcribir tu video o audio en un documento editable. Este es un servicio híbrido que utiliza herramientas de inteligencia artificial para detectar el idioma antes de que un profesional se asegure de que sea completamente preciso.

Happy Scribe

Este es un servicio de transcripción que funciona con muchas lenguas diferentes. Produce buenos resultados y procesa grabaciones y transcripciones de manera eficiente. Con precios razonables, puntuación automática e identificación de múltiples hablantes, Happy Scribe definitivamente vale la pena usar.

Trint

Esta es una gran opción para las personas que no quieren descargar software. Este servicio es completamente basado en la web y utiliza algoritmos de inteligencia artificial para una transcripción precisa. Es muy rápido y también hay una aplicación móvil.

Descriptivo

Descript es un servicio de transcripción automática que cuenta con tiempos de entrega excepcionalmente rápidos. También existe la opción de que el transcriptor sea un profesional para garantizar la precisión.

Hay mucho que considerar cuando se trata de elegir servicios de terceros para sus transcripciones de Zoom. El programa que elija dependerá de sus necesidades individuales, así como de la velocidad, precisión y seguridad de los archivos que está buscando transcribir. Para la mayoría de las empresas, Happy Scribe es una excelente opción y puede hacer todo lo que necesita hacer por un precio razonable.