comment prendre des notes lors d'une réunion Zoom

Bienvenue en 2023, où la réunion vidéo est la nouvelle tendance dans le monde des affaires. De nombreux entrepreneurs cherchant à ajouter de la valeur à leurs entreprises et à leur travail ont commencé à utiliser cette fonctionnalité.

Pourquoi prendre des notes lors d'une réunion Zoom ?

En effet, cette technologie ultra moderne simplifie le flux de travail dans de nombreuses organisations et tâches. Par exemple, Zoom et Google Meet sont quelques-uns des outils utilisés par les équipes de travail pour tenir des réunions et partager des informations clés.

Avez-vous déjà été dans une situation de travail où personne ne se souvient des détails d'une réunion particulière ? Eh bien, c'est parce qu'à la fin de chaque réunion, physique ou virtuelle, les gens commencent à perdre le fil des détails. Si vous faites une recherche sur Google, vous trouverez des études montrant que les gens ne retiennent qu'environ 10 % des informations auditives.

Maintenant, imaginez qu'il n'y a aucun compte rendu ou notes de cette réunion. Cela pourrait créer des problèmes pouvant coûter cher à l'entreprise, tant en espèces qu'en nature. D'où la nécessité de prendre des notes ou des procès-verbaux, car ils aident à rafraîchir la mémoire et à clarifier les différends.

Il est important que les réunions Zoom soient planifiées correctement avant d'être organisées. Une réunion bien coordonnée aidera l'enregistreur à créer un rapport et des notes concis. Une personne attentive aux détails devrait s'occuper du compte rendu.

Cela peut sembler une tâche herculéenne de rédiger des comptes rendus tout en gardant son attention pendant la réunion. Si vous souhaitez apprendre à alléger ce fardeau, cet article est fait pour vous. Il vise à explorer les détails des comptes rendus Zoom. Bonne lecture.

Les Notes de réunion sont-elles similaires au compte rendu de réunion ?

Le compte-rendu d'une réunion est un résumé écrit des questions essentielles discutées lors de cette réunion. Il suit généralement un modèle. Dans ce contexte, le mot ''minutes'' ne fait pas référence au temps mais à l'ampleur (comme dans les détails minutieux).

Dans le monde des affaires moderne, les procès-verbaux sont généralement conservés sous forme de documents. Certains des éléments des procès-verbaux incluent les sujets abordés, les différentes opinions des membres sur ces sujets et les décisions finales prises. Les termes « procès-verbaux » et « note » partagent de nombreuses similitudes et couvrent les mêmes activités. C'est pourquoi ils sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, ils sont légèrement différents. Les procès-verbaux sont traités comme un document légal, d'où le fait que leur modèle suit une structure formelle. Cette structure n'est pas aussi flexible que celle d'une note. Une note est généralement plus facile à comprendre qu'un procès-verbal car l'auteur la rédige pour son usage personnel.

Comment prendre des notes de réunion avec l'application Zoom

Zoom dispose d'un outil intégré qui permet à ses utilisateurs de transcrire leurs réunions. Avec cet outil, vous pouvez obtenir un rapport écrit horodaté de la réunion. Cependant, vous avez besoin d'un compte Business, Education ou Enterprise et vous devez activer l'enregistrement sur le cloud dans les paramètres avant de pouvoir l'utiliser.

Comment créer une transcription audio

Les étapes pour transcrire les réunions Zoom sont :

• Ouvrez l'application Zoom et lancez votre réunion.
• En bas de votre écran, cliquez sur le bouton d'enregistrement. Choisissez et cliquez sur l'option enregistrer dans le cloud.
• Une fois terminé, n'hésitez pas à cliquer sur le bouton pour arrêter l'enregistrement.
• La transcription se fera automatiquement après l'enregistrement. La transcripción prendra un certain temps à traiter, mais une fois prête, Zoom vous l'enverra automatiquement par mail sous format Video Text Track (VTT).

préparer le compte rendu à partir de la transcription

Préparer le compte rendu nécessitera de prendre des notes des informations clés du document original. Un éditeur de texte comme l'application Google Docs est un bon outil pour prendre des notes. Bien que les modèles requis pour rédiger un compte rendu puissent varier d'une entreprise à l'autre, voici un modèle qui pourrait convenir à tous.

Ouverture : le début du compte rendu doit contenir des informations et des notes sur la date à laquelle il a eu lieu, l'heure de début et le lieu. Aussi basique que soit cette étape, elle est très importante. Les ouvertures permettent aux entreprises de suivre plus facilement leurs progrès.

Présence : notez les participants et les absents. Consultez la liste des participants ou de l'équipe pour connaître les présents. Vous pouvez vérifier l'invitation calendrier sur Zoom pour la liste complète des membres invités et obtenir les absents à partir de là.

Approbation du procès-verbal précédent : c'est ici que vous pouvez écrire ou prendre note de toute modification apportée au procès-verbal de la réunion précédente. Il est possible qu'une ou deux erreurs aient été commises lors de la prise de notes de ce procès-verbal, donc après les avoir lus lors de cette réunion, une motion est proposée et soutenue pour leur correction. Le procès-verbal ne devient utilisable officiellement qu'après avoir été approuvé par les membres de l'équipe.

Objet de la réunion : ensuite, énoncez et notez le but de la réunion. Vous devez expliquer aussi clairement et précisément que possible. Cela ne se fait pas seulement pour les absents, vous pourriez un jour avoir besoin du rapport ou des notes pour vous défendre devant un tribunal.

Ordre du jour : l'ordre du jour est le point fort de chaque nouvelle réunion. Il inclut les sujets professionnels qui doivent être abordés et discutés lors de la réunion. Les points de l'ordre du jour doivent être enregistrés séparément des autres. Les diverses contributions et la décision finale pour les nouveaux sujets doivent être notées.

Points d'action : chaque réunion d'affaires vise un seul objectif : la croissance de l'entreprise. Toutes les discussions tenues lors de la réunion seront inutiles si aucune action n'est entreprise à la fin de la journée. C'est pourquoi des tâches appelées points d'action sont généralement attribuées aux participants ou aux membres de l'équipe et éventuellement aux absents. Certaines tâches seront attribuées à des équipes, tandis que d'autres seront assignées individuellement. Une équipe peut utiliser des outils numériques comme l'application ClickUp pour gérer efficacement ses tâches. Noter ces tâches aidera ceux qui n'étaient pas présents aux réunions à rattraper leur retard.

Prochaine date, heure et lieu de la réunion.

Documents : enfin et surtout, ajoutez une copie de tous les documents qui ont été partagés avec les participants ou les membres de l'équipe au cours de la réunion. Cela inclut également l'enregistrement audio, l'enregistrement vidéo et les fichiers de transcription.

Conseils supplémentaires pour rédiger le compte-rendu d'une réunion Zoom

• Si vous êtes confus à propos de quelque chose, posez des questions.
• Résumez les conversations. Ne notez pas chaque contribution mot pour mot.
• Commencez à rédiger le compte rendu dès que la réunion se termine.
• Vérifiez les erreurs et apportez les corrections nécessaires.
• Gardez vos explications brèves et directes
• Maintenez le même temps tout au long du rapport
• Évitez de donner vos opinions personnelles. Restez-en aux faits.

HappyScribe : un outil efficace pour rédiger le compte-rendu des réunions Zoom

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Les utilisateurs peuvent obtenir le fichier de transcription après les réunions et ont deux options :

Transcription automatique qui utilise des outils d'IA pour transcrire la réunion et préparer le fichier en moins de 5 minutes, et transcription humaine ou manuelle qui fait appel à des locuteurs natifs pour transcrire. Elle est plus précise mais aussi plus coûteuse et nécessite jusqu'à 4 heures pour livrer chaque heure d'enregistrement.

Tout ce dont vous avez besoin est du modèle de compte rendu de la réunion. Après la transcription, il y a une fonctionnalité d'éditeur interactif gratuit que vous pouvez utiliser pour supprimer les informations non pertinentes et ajouter celles qui le sont.

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur l'icône de partage en haut à droite de votre écran pour partager le rapport avec vos collègues. Vous pouvez partager le fichier dans différents formats. Utilisez HappyScribe aujourd'hui et apportez le sourire à votre entreprise.