Comment prendre des notes lors d'une réunion Zoom

Bienvenue en 2023 où la visioconférence est la nouvelle tendance dans le monde des affaires. Beaucoup d'entrepreneurs cherchent à ajouter de la valeur à leurs entreprises et ont commencé à utiliser cette fonctionnalité.

Pourquoi prendre des notes lors d'une réunion Zoom?

C'est parce que cette pièce de technologie ultra moderne rationalise le flux de travail dans de nombreuses organisations et le travail. Par exemple, Zoom et Google Meet sont quelques-uns des outils utilisés par les équipes de travail pour organiser des réunions et partager des informations clés.

Avez-vous déjà été dans une situation de travail où personne ne peut se souvenir des détails d'une réunion en particulier ? Eh bien, c'est parce que dès qu'une réunion se termine, physique ou virtuelle, les gens commencent à perdre le fil des détails. Si vous faites une recherche sur Google, vous trouverez des études qui montrent que les gens ne retiennent que environ 10 % des informations auditives.

Maintenant, imaginez s'il n'y a pas de compte rendu ou de notes de cette réunion. Cela pourrait créer des problèmes qui pourraient coûter cher à l'entreprise. D'où la nécessité de noter les minutes, car elles aident à rafraîchir la mémoire et à clarifier les différends.

Il est important que les réunions Zoom soient correctement planifiées avant d'être organisées. Une réunion coordonnée aidera l'enregistreur à créer un rapport et des notes concis. Quelqu'un qui porte attention aux détails devrait s'occuper des comptes rendus.

It can seem like a herculean task having to write minutes and keep one’s focus at the meeting. If you want to learn how to lighten that burden, then this article is for you. It seeks to discuss the nitty-gritty of Zoom minutes. Have a happy read.

Les notes de réunion sont-elles similaires aux minutes de la réunion?

Les procès-verbaux d'une réunion sont un récapitulatif écrit des sujets critiques discutés lors de cette réunion. Ils suivent généralement un modèle. Dans ce contexte, le mot « procès-verbaux » ne fait pas référence au temps mais à l'importance (comme dans les détails minutieux).

Dans le monde des affaires moderne, les procès-verbaux sont généralement conservés sous forme de documents. Certains des éléments des procès-verbaux sont les sujets abordés, les différentes opinions des membres concernant ces sujets, et les décisions finales prises. Les termes « procès-verbal » et « note » partagent de nombreuses similitudes et couvrent les mêmes activités. C'est pourquoi ils sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, ils présentent de légères différences. Les procès-verbaux sont traités comme un document juridique, donc leur modèle suit une structure formelle. Cette structure n'est pas aussi flexible que celle d'une note. Une note est généralement plus facile à comprendre que les procès-verbaux parce que l'auteur la rédige pour son usage personnel.

Comment prendre des minutes lors d'une réunion avec l'application Zoom

Zoom dispose d'un outil intégré qui permet à ses utilisateurs de transcrire leurs réunions. Avec cela, vous pouvez obtenir un rapport écrit estampillé avec l'heure de la réunion. Cependant, vous avez besoin d'un compte Business, Education, ou Enterprise et vous devez activer l'enregistrement dans le cloud dans les paramètres avant de pouvoir l'utiliser.

Comment faire une transcription audio

Les étapes pour transcrire les réunions Zoom sont les suivantes:

- Ouvrez l'application Zoom et démarrez votre réunion.

- Au bas de votre écran, cliquez sur le bouton d'enregistrement. Choisissez et cliquez sur l'option d'enregistrement dans le cloud.

- Quand vous avez terminé, n'hésitez pas à cliquer sur le bouton d'arrêt de l'enregistrement.

- La transcription s'effectuera automatiquement après l'enregistrement. La transcription prendra un certain temps à traiter, mais une fois qu'elle sera prête, Zoom la livrera automatiquement à votre courrier au format Video Text Track (VTT).

Préparation des minutes à partir de la transcription

La préparation du compte rendu nécessitera de prendre des notes sur les informations clés du document original. Un éditeur de texte comme l'application Google Docs sert de bon outil à des fins de prise de notes. Bien que les modèles requis pour prendre des notes puissent différer d'une entreprise à l'autre, voici un modèle qui pourrait être considéré comme universel.

Ouverture: Le début des minutes devrait contenir des informations et des notes sur la date à laquelle elles ont eu lieu, l'heure à laquelle elles ont commencé et le lieu. Aussi basique que soit cette étape, elle revêt une grande importance. Les ouvertures facilitent le suivi de la progression des entreprises.

Présence : Notez les personnes présentes et les absents. Vérifiez la liste des participants ou de l'équipe pour les personnes présentes. Vous pouvez consulter l'invitation au calendrier sur Zoom pour obtenir la liste complète des membres de l'équipe invités et trouver les absents à partir de là.

Approbation des procès-verbaux précédents: C'est ici que vous voudrez peut-être écrire ou prendre des notes de toute modification apportée aux procès-verbaux de la réunion précédente. Il est possible qu'une ou deux erreurs aient été commises dans le processus de prise de notes de ces procès-verbaux, donc après les avoir lus lors de cette réunion, une motion est présentée et soutenue pour leur correction. Les procès-verbaux ne deviennent officiellement utilisables qu'après avoir été approuvés par les membres de l'équipe.

Objectif de la réunion : Ensuite, indiquez et notez l'objectif de la réunion. Vous devez expliquer aussi clairement et aussi complètement que possible. Ceci n'est pas simplement fait pour l'absentéisme, vous pourriez vous retrouver à utiliser le rapport ou les notes pour vous défendre devant un tribunal un jour.

Agenda: L'ordre du jour est le point culminant de chaque nouvelle réunion. Il comprend les questions commerciales qui doivent être soulevées et discutées lors de la réunion. Les éléments de l'ordre du jour doivent être enregistrés séparément des autres. Les différentes contributions et la décision finale concernant de nouveaux éléments doivent être consignées.

Points d'action: Chaque réunion d'affaires est axée sur une chose : la croissance de l'entreprise. Toutes les discussions tenues lors de la réunion ne serviront à rien si aucune action n'est prise à la fin de la journée. C'est pourquoi des tâches appelées points d'action sont généralement assignées aux participants ou aux membres de l'équipe et éventuellement aux absents. Certaines tâches seraient assignées à des équipes tandis que d'autres seraient assignées individuellement. Une équipe peut utiliser des outils numériques comme l'application ClickUp pour gérer ses tâches efficacement. Noter ces tâches aidera ceux qui n'étaient pas présents aux réunions à se mettre à jour.

Date de la prochaine réunion, heure et lieu.

Documents: Last but not least, add a copy of all the docs that were shared with the participants or team members in the course of the meeting. This also includes the audio recording, the video recording, and the transcript files.

Conseils supplémentaires pour prendre des notes lors d'une réunion Zoom

- Si vous êtes confus au sujet de quoi que ce soit, posez des questions.

- Résumez les conversations. Ne retranscrivez pas chaque intervention mot pour mot.

- Commencez à compiler les minutes dès la fin de la réunion.

- Vérifiez les erreurs et apportez les corrections.

- Gardez vos explications brèves et allez droit au but

- Maintenez le même temps tout au long du rapport

- Évitez de donner votre opinion personnelle. Tenez-vous-en aux faits.

Happy Scribe : Un outil efficace pour prendre des notes lors des réunions Zoom

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Les utilisateurs peuvent obtenir le fichier de transcription après les réunions et ont à leur disposition 2 options :

Transcription automatique qui utilise des outils d'IA pour transcrire la réunion et préparer le fichier en moins de 5 minutes et Transcription humaine ou manuelle qui fait appel à des locuteurs de langue maternelle pour transcrire. Elle est plus précise mais aussi plus coûteuse et prend jusqu'à 4 heures pour chaque heure d'enregistrement.

Tout ce dont vous avez besoin est le modèle du compte rendu de la réunion. Après la transcription, il y a une fonction d'éditeur interactif gratuit que vous pouvez utiliser pour supprimer les informations non pertinentes et ajouter les pertinentes.

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