cómo tomar actas de una reunión de Zoom

Bienvenido a 2023, donde las reuniones por video son la nueva tendencia en el mundo empresarial. Muchos emprendedores que buscan añadir valor a sus empresas y trabajos han comenzado a usar esta función.

¿Por qué tomar actas de una reunión de Zoom?

Eso es porque esta pieza de tecnología ultramoderna agiliza el flujo de trabajo en muchas organizaciones y tareas. Por ejemplo, Zoom y Google Meet son algunas de las herramientas que utilizan los equipos de trabajo para realizar reuniones y compartir información clave.

¿Alguna vez has estado en una situación de trabajo donde nadie puede recordar los detalles de una reunión en particular? Bueno, eso es porque tan pronto como termina cada reunión, física o virtual, la gente comienza a perder el hilo de los detalles. Si haces una búsqueda en Google, encontrarás estudios que muestran que las personas solo retienen alrededor del 10% de la información auditiva.

Ahora imagina si no hay registro o notas de esa reunión. Esto podría crear problemas que podrían costar a la empresa en efectivo y en especie. De ahí la necesidad de tomar notas o actas, ya que ayudan a refrescar la memoria y aclarar disputas.

Es importante que las reuniones de Zoom se planifiquen adecuadamente antes de llevarse a cabo. Una reunión coordinada ayudará al grabador a crear un informe y notas concisas. Alguien que preste atención a los detalles debería encargarse de las actas.

Puede parecer una tarea hercúlea tener que redactar actas y mantener la concentración en la reunión. Si quieres aprender a aligerar esa carga, este artículo es para ti. Busca discutir los detalles de las actas de Zoom. ¡Feliz lectura!

¿Las Meeting Notes son similares a las actas de la reunión?

Las actas de una reunión son un resumen escrito de los asuntos críticos discutidos en esa reunión. Por lo general, sigue un formato. En este contexto, la palabra ''actas'' no se refiere al tiempo sino a la magnitud (como en detalles minuciosos).

En el mundo empresarial moderno, las actas se suelen guardar como documentos. Algunos de los componentes de las actas son los temas tratados, las diferentes opiniones de los miembros sobre esos temas y las decisiones finales tomadas. Los términos ''actas'' y ''nota'' comparten muchas similitudes y cubren las mismas actividades. Por eso, a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, son ligeramente diferentes. Las actas se tratan como un documento legal, por lo tanto, su plantilla sigue una estructura formal. Esta estructura no es tan flexible como la de una nota. Una nota suele ser más fácil de entender que las actas porque el escritor la hace para su uso personal.

Cómo tomar actas de una reunión con la aplicación de Zoom

Zoom tiene una herramienta integrada que permite a sus usuarios transcribir sus reuniones. Con ella, puedes obtener un informe escrito del encuentro con marcas de tiempo. Sin embargo, necesitas una cuenta Business, Education o Enterprise y debes activar la grabación en la nube en la configuración antes de poder usarla.

Cómo hacer una transcripción de audio

Los pasos para transcribir reuniones de Zoom son:

• Abre la aplicación de Zoom y comienza tu reunión.
• En la parte inferior de tu pantalla, haz clic en el botón de grabar. Elige y haz clic en la opción de grabar en la nube.
• Cuando termines, no dudes en hacer clic en el botón de detener grabación.
• La transcripción ocurrirá automáticamente después de la grabación. La transcripción tardará un poco en procesarse, pero una vez que esté lista, Zoom la enviará automáticamente a tu correo en un formato de Video Text Track (VTT).

preparar las actas desde la transcripción

Preparar el acta requerirá que tomes notas de la información clave del documento original. Un editor de texto como la aplicación de Google Docs funciona como una buena herramienta para tomar notas. Aunque las plantillas necesarias para redactar actas pueden variar de una empresa a otra, aquí tienes una plantilla que podría considerarse universal.

Apertura: El inicio del acta debe contener información y notas sobre la fecha en que ocurrió, la hora en que comenzó y el lugar. Aunque este paso es básico, es muy importante. Las aperturas facilitan a las empresas el seguimiento de su progreso.

Asistencia: anota los asistentes y los ausentes. Revisa la lista de participantes o del equipo para ver los asistentes. Puedes consultar la invitación del calendario en Zoom para la lista completa de miembros del equipo invitados y obtener los ausentes desde ahí.

Aprobación de las actas anteriores: aquí es donde puedes escribir o tomar notas de cualquier enmienda hecha a las actas de la reunión anterior. Es posible que se cometieran uno o dos errores al tomar notas de esas actas, por lo que después de leerlas en esa reunión, se propone y apoya una moción para su corrección. Las actas solo son aptas para uso oficial después de haber sido aprobadas por los miembros del equipo.

Propósito de la reunión: Lo siguiente en la lista, establece y anota el objetivo de la reunión. Debes explicar tan claramente y a fondo como sea posible. No solo se hace por los ausentes, podrías encontrarte utilizando el informe o las notas para defenderte en un tribunal algún día.

Agenda: la agenda es el punto culminante de cada nueva reunión. Incluye los asuntos empresariales que se deben plantear y discutir en la reunión. Los puntos de la agenda deben registrarse por separado de los demás. Las diversas contribuciones y la decisión final sobre nuevos puntos deben anotarse.

Puntos de acción: cada reunión de negocios está orientada hacia una cosa: el crecimiento de la empresa. Todas las discusiones mantenidas en la reunión no servirán de nada si no se toma acción al final del día. Por eso, las tareas llamadas puntos de acción suelen asignarse a los participantes o miembros del equipo y, posiblemente, a los ausentes. Algunas tareas se asignarán a equipos, mientras que otras se asignarán individualmente. Un equipo puede utilizar herramientas digitales como la aplicación ClickUp para gestionar sus tareas de manera efectiva. Escribir estas tareas ayudará a aquellos que no estuvieron presentes en las reuniones a ponerse al día.

Próxima fecha, hora y lugar de la reunión.

Documentos: por último, pero no menos importante, añade una copia de todos los documentos que se compartieron con los participantes o miembros del equipo durante la reunión. Esto también incluye la grabación de audio, la grabación de video y los archivos de transcripción.

Consejos adicionales para tomar actas de una reunión en Zoom

• Si tienes dudas sobre algo, haz preguntas.
• Resume conversaciones. No escribas cada contribución palabra por palabra.
• Empieza a compilar las actas tan pronto como termine la reunión.
• Revisa en busca de errores y haz correcciones.
• Mantén tus explicaciones breves y directas al grano
• Mantén el mismo tiempo verbal en todo el informe
• Evita dar tus opiniones personales. Cíñete a los hechos.

HappyScribe: una herramienta eficiente para tomar actas de reuniones de Zoom

Crea un proceso más sencillo y rápido para tomar actas usando HappyScribe. Nos especializamos en convertir mensajes de audio en subtítulos con marcas de tiempo.

Los usuarios pueden obtener el archivo de transcripción después de las reuniones y se les ofrecen 2 opciones:

Transcripción automática que utiliza herramientas de IA para transcribir la reunión y preparar el archivo en menos de 5 minutos, y transcripción humana o manual que emplea hablantes nativos para transcribir. Es más precisa, pero también más costosa y tarda hasta 4 horas en entregarse por cada 1 hora de grabación.

Todo lo que necesitas es la plantilla del acta de la reunión. Después de la transcripción, hay una función de editor interactivo gratuita que puedes usar para eliminar información irrelevante y agregar la relevante.

Cuando hayas terminado, puedes hacer clic en el ícono de compartir en la esquina superior derecha de tu pantalla para compartir el informe con tus colegas. Puedes compartir el archivo en diferentes formatos. Usa HappyScribe hoy y pon una sonrisa en el rostro de tu empresa.