Cómo tomar minutos de una reunión de Zoom

Bienvenido a 2023 donde la videoconferencia es la nueva moda en el mundo de los negocios. Muchos empresarios que buscan agregar valor a sus empresas y trabajo han comenzado a utilizar esta función.

¿Por qué tomar minutos de una reunión de Zoom?

Eso se debe a que esta pieza ultra moderna de tecnología simplifica el flujo de trabajo en muchas organizaciones y trabajos. Por ejemplo, Zoom y Google Meet son algunas de las herramientas que utilizan los equipos de trabajo para realizar reuniones y compartir información clave.

¿Alguna vez has estado en una situación laboral en la que nadie puede recordar los detalles de una reunión en particular? Bueno, eso se debe a que tan pronto como termina cada reunión, física o virtualmente, la gente comienza a perder el seguimiento de los detalles. Si haces una búsqueda en Google, encontrarás estudios que muestran que las personas solo retienen alrededor del 10% de la información auditiva.

Ahora imagina si no hay registro o notas de esa reunión. Esto podría crear problemas que podrían costarle a la empresa en efectivo y en especie. Por lo tanto, la necesidad de anotar o minutar ya que ayudan a refrescar la memoria y aclarar disputas.

Es importante que las reuniones de Zoom se planifiquen adecuadamente antes de ser organizadas. Una reunión coordinada ayudará al encargado de tomar notas a crear un informe conciso. Alguien que preste atención a los detalles debería encargarse de los minutos.

Puede parecer una tarea hercúlea tener que escribir actas y mantener el enfoque en la reunión. Si quieres aprender cómo aligerar esa carga, entonces este artículo es para ti. Busca discutir los detalles de las actas de Zoom. ¡Que tengas una feliz lectura!

¿Son similares las notas de la reunión a las actas de la reunión?

Las actas de una reunión son un resumen escrito de los asuntos críticos discutidos en esa reunión. Por lo general, sigue una plantilla. En este contexto, la palabra ‘’actas’’ no se refiere al tiempo sino a la magnitud (como en detalles minuciosos).

En el mundo empresarial moderno, los minutos suelen mantenerse como documentos. Algunos de los componentes de los minutos son los temas planteados, las diferentes opiniones de los miembros sobre esos temas y las decisiones finales tomadas. Los términos 'minutos' y 'nota' comparten muchas similitudes y cubren las mismas actividades. Es por eso que a menudo se utilizan indistintamente. Mientras tanto, son ligeramente diferentes. Los minutos se tratan como un documento legal, por lo tanto, su plantilla sigue una estructura formal. Esta estructura no es tan flexible como la de una nota. Una nota suele ser más fácil de entender que los minutos porque el escritor la hace para su uso personal.

Cómo tomar minutos de una reunión con la aplicación Zoom

Zoom tiene una herramienta incorporada que permite a sus usuarios transcribir sus reuniones. Con ella, puedes obtener un informe escrito con marca de tiempo de la reunión. Sin embargo, necesitas una cuenta Comercial, Educación o Empresa y debes habilitar la Grabación en la nube en la configuración antes de poder usarla.

Cómo hacer una transcripción de audio

Los pasos para transcribir las reuniones de Zoom son:

- Abre la aplicación de Zoom y comienza tu reunión.

- En la parte inferior de la pantalla, haz clic en el botón de grabación. Elige y haz clic en la opción de grabar en la nube.

- Cuando hayas terminado, siéntete libre de hacer clic en el botón de detener la grabación.

- La transcripción se realizará automáticamente después de la grabación. La transcripción llevará un tiempo para procesarse pero una vez que esté lista, Zoom la entregará automáticamente a tu correo en un formato de pista de texto de video (VTT).

Preparando las actas a partir de la transcripción

Preparar las actas requerirá que tomes notas de la información clave del documento original. Una aplicación de edición de texto como la app de Google Docs sirve como una buena herramienta para este propósito. Aunque las plantillas requeridas para tomar notas pueden diferir de una empresa a otra, aquí tienes una plantilla que podría considerarse como única para todas.

Apertura: El comienzo de las actas debe contener información y notas sobre la fecha en que ocurrió, la hora en que comenzó y el lugar. Por básico que sea este paso, es sumamente importante. Las aperturas facilitan a las empresas hacer un seguimiento de su progreso.

Asistencia: Anote o tome nota de los asistentes y los ausentes. Consulte la lista de participantes o equipo para los asistentes. Puede consultar la invitación al calendario en Zoom para obtener la lista completa de miembros del equipo invitados y obtener los ausentes de allí.

Aprobación de las Actas Anteriores: Aquí es donde puede que quiera escribir o tomar notas de cualquier enmienda realizada a las actas de la reunión anterior. Es posible que se hayan cometido uno o dos errores en el proceso de tomar notas de esas actas, por lo tanto, después de leerlas en esa reunión, se presenta una moción y se apoya su corrección. Las actas solo son aptas para uso oficial después de haber sido aprobadas por los miembros del equipo.

Propósito de la reunión: A continuación en la lista, indique y anote el objetivo de la reunión. Necesita explicar de manera clara y completa posible. Esto no solo se hace por el bien de los ausentes, es posible que en el futuro necesite usar el informe o las notas para defenderse en la corte.

Agenda: La agenda es el punto culminante de cada nueva reunión. Incluye los asuntos de negocios que se deben plantear y discutir en la reunión. Los elementos en la agenda deben registrarse por separado de los demás. Las diversas contribuciones y la decisión final para nuevos elementos deben ser anotadas.

Puntos de acción: Cada reunión de negocios está orientada hacia una cosa: El crecimiento de la empresa. Todas las discusiones llevadas a cabo en la reunión no tendrán utilidad si al final del día no se toma ninguna acción. Es por esto que tareas llamadas puntos de acción son generalmente asignadas a los participantes o miembros del equipo y posiblemente a los ausentes. Algunas tareas serían asignadas a equipos mientras que otras serían asignadas individualmente. Un equipo puede hacer uso de herramientas digitales como la aplicación ClickUp para gestionar sus tareas de manera efectiva. Anotar estas tareas ayudará a aquellos que no estuvieron presentes en las reuniones a ponerse al día.

Próxima fecha, hora y lugar de la reunión.

Documentos: Por último, añada una copia de todos los documentos que se compartieron con los participantes o miembros del equipo durante el transcurso de la reunión. Esto también incluye los archivos de grabación de audio, de grabación de video y de transcripción.

Consejos adicionales para tomar notas de una reunión de Zoom

- Si estás confundido acerca de algo, haz preguntas.

- Resumir conversaciones. No escribas cada contribución palabra por palabra.

- Comience a compilar las actas tan pronto como termine la reunión.

- Revisar en busca de errores y hacer correcciones.

- Mantén tus explicaciones breves y directas al grano

- Mantener el mismo tiempo verbal a lo largo del informe

- Evita dar tus opiniones personales. Céñete a los hechos.

Happy Scribe: Una Herramienta Eficiente Para Tomar Minutos De Reuniones de Zoom

Cree un proceso más simple y rápido para tomar actas utilizando Happy Scribe. Nos especializamos en convertir simultáneamente mensajes de audio en subtítulos con marcas de tiempo.

Los usuarios pueden obtener el archivo de transcripción después de las reuniones y se les proporcionan 2 opciones:

Transcripción automática que hace uso de herramientas de inteligencia artificial para transcribir la reunión y preparar el archivo en menos de 5 minutos y Transcripción humana o manual que hace uso de hablantes nativos del idioma para transcribir. Es más precisa pero también es más cara y tarda hasta 4 horas en ser entregada por cada 1 hora de grabación.

Todo lo que necesitas es la plantilla de las actas de la reunión. Después de la transcripción, hay una función de editor interactivo gratuito que puedes usar para eliminar la información irrelevante y agregar la relevante.

Una vez que hayas terminado, puedes hacer clic en el ícono de compartir en la esquina superior derecha de tu pantalla para compartir el informe con tus colegas. Puedes compartir el archivo en diferentes formatos. Usa Happy Scribe hoy y pon una sonrisa en el rostro de tu empresa.