7 Ventajas de Externalizar Servicios de Transcripción

Las empresas están empezando a identificar más situaciones donde la transcripción de audio a texto puede ser beneficiosa.

En el mundo empresarial de hoy en día, donde todo se mueve a un ritmo acelerado, está convirtiéndose en una práctica recomendable grabar las reuniones internas, capturar eventos, incluir subtítulos en los vídeos y documentar las conferencias de prensa. Contar con un registro de texto en estas situaciones puede ayudar a interactuar mejor con los clientes, mantener informada a la alta dirección, brindar beneficios de marketing y ofrecer una mayor accesibilidad para clientes y personal.

Tradicionalmente, la transcripción de audio a texto se ha realizado de forma manual, en la empresa. Convertir manualmente el audio a texto requiere una habilidad especializada que es consumidora de tiempo y tediosa para los empleados internos. Sin embargo, los avances en la nueva tecnología hacen que externalizar las necesidades de transcripción sea más atractivo para las empresas.

Aquí hay 7 ventajas de subcontratar servicios de transcripción en lugar de mantener la conversión de audio a texto en la empresa.

Rápida respuesta

Transcribir manualmente audio a texto lleva aproximadamente 4 horas a un transcriptor habilidoso por cada 1 hora de audio. Un transcriptor no especializado puede tardar considerablemente más.

Entonces, ¿por qué importa un tiempo de respuesta más rápido?

Considere este escenario. Su negocio quiere convertir tres discursos de su reciente conferencia de audio a texto. Cada discurso con sesión de preguntas y respuestas dura una hora. Transcribir manualmente todo este contenido llevaría a un empleado a tiempo completo al menos dos días, y eso se basa en la suposición de que el empleado no trabaje en nada más. Sin embargo, un proveedor de servicios de transcripción automática puede producir una transcripción casi 100% precisa de estos tres discursos en menos de una hora.

El beneficio de este tiempo de respuesta más rápido es que puedes enviar contenido a tus clientes y a la prensa mientras todavía es información oportuna. Si esperas unos días o una semana, ese contenido puede volverse obsoleto e irrelevante, lo que significa que tu empleado habrá perdido todo ese tiempo y esfuerzo en vano.

Enfocar el tiempo en tareas más complejas

Como se indicó anteriormente, la transcripción interna lleva mucho tiempo y es tediosa. La mayoría de los empleados tienen habilidades que se utilizan mejor realizando tareas más complejas. Al subcontratar las tareas de transcripción, usted o las personas a cargo de convertir el audio de su empresa en texto pueden dedicar más tiempo a tareas que son más rentables.

Reducir la rotación de personal

Según un estudio de Gallup de 2017,el 51 por ciento de los empleados no se siente comprometido en el trabajo. Esta falta de compromiso lleva a los empleados a hacer lo mínimo indispensable, crea un ambiente desmoralizado y, en última instancia, obliga al empleado a renunciar o ser despedido. Esta forma de desgaste ocurre a menudo cuando las personas dejan de sentirse desafiadas y se aburren por la exposición a tareas repetitivas. La transcripción manual es exactamente este tipo de tarea.

Un reciente estudio monográfico de la Universidad de Biola pone de relieve este problema de personal. La Universidad de Biola empleó a 2 personas a tiempo completo y 5 a tiempo parcial para ayudar en un proyecto de conversión a texto de 1.500 horas de grabaciones de emisiones. El personal describió el proceso como "tedioso y tortuoso". Reproducir, pausar, teclear y rebobinar manualmente largas horas de audio llevaba rápidamente al agotamiento.

Sin embargo, después de contratar a un proveedor de servicios de transcripción automática para convertir el audio a texto, la Universidad de Biola reportó una mejora en la moral del personal.

Reducir los costos generales

Contratar personal a tiempo completo o incluso a tiempo parcial para manejar sus requisitos de transcripción comercial internamente es costoso. Además de los salarios y beneficios, emplear personal a tiempo completo tiene costos ocultos como el espacio de oficina, el software de transcripción y el aumento del uso de recursos de RRHH y TI.

Utilizar un proveedor de servicios de transcripción automática puede ayudarte a reducir o incluso eliminar estos costos sustanciales. Un proveedor externo puede ofrecerte una conversión de audio a texto puntual con costos de apenas un poco más de $10 por hora.

De hecho, en el estudio de caso anterior con la Universidad Biola, después de externalizar sus necesidades de transcripción, informaron una reducción del 80% en los costos.

Permite flexibilidad

La cantidad de trabajo de transcripción requerido dentro de un negocio tiende a fluctuar durante un ciclo anual. Un proveedor de servicios de transcripción automática externalizado puede manejar fácilmente un aumento repentino de trabajo. Además, pueden ser retirados del contrato durante las caídas en el negocio o periodos de tranquilidad. Ambos de estos escenarios son mucho más difíciles de manejar cuando se cuenta con personal interno.

Esta flexibilidad ahorra costos adicionales y ayuda con los tiempos de respuesta.

Obtener transcripciones más precisas

La conversión de audio a texto requiere un empleado formado. Si le pides a un empleado que transcriba audio además de sus responsabilidades habituales, es probable que la tasa de precisión se vea afectada.

Sin embargo, con los recientes avances en la tecnología de IA, es posible obtener una transcripción casi 100% precisa con una grabación de audio de buena calidad.

Seguridad de la Información Confidencial

Los usos comerciales comunes de la transcripción de audio a texto son grabar reuniones internas o sesiones de grupos focales. A menudo, la información capturada es confidencial y es posible que no desee que sus empleados internos escuchen lo que se discutió.

Las empresas de transcripción automática aplican procedimientos de alta seguridad, como la encriptación de todos los datos en tránsito y el cumplimiento de estrictos requisitos legales. Cuando el contenido que necesita transcribir es confidencial y no debe caer en malas manos, un proveedor externo es más seguro que un equipo interno.

¿Listo para externalizar sus servicios de transcripción?

Como hemos señalado, externalizar sus servicios de transcripción puede ahorrar tiempo y dinero a su empresa, proporcionar documentos más precisos, ayudar a mantener segura su información confidencial y mantener a sus empleados más felices.

Si está interesado en aprender más sobre cómo la transcripción automática puede beneficiar a su organización, no dude en ponerse en contacto con nosotros en Happy Scribe. Nuestro equipo está aquí para ayudar a elaborar un plan de precios que sea ideal para su negocio. Envíenos un mensaje o programe una llamada hoy.