7 avantages de l'externalisation des services de transcription

Les entreprises commencent à identifier de plus en plus situations où la transcription audio en texte peut être bénéfique.

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, où tout va très vite, il est devenu courant d'enregistrer les réunions internes, de filmer les événements, d'ajouter des sous-titres aux vidéos et de documenter les conférences de presse. Avoir une trace textuelle dans ces situations peut aider à mieux impliquer les clients, tenir la direction informée, offrir des avantages marketing et améliorer l'accessibilité pour les clients et le personnel.

Traditionnellement, la transcription audio en texte a été réalisée manuellement, en interne. Convertir manuellement l'audio en texte nécessite une compétence spécialisée qui est chronophage et fastidieuse pour les employés internes. Cependant, les progrès réalisés dans les nouvelles technologies rendent désormais l'externalisation des besoins en transcription plus attrayante pour les entreprises.

Voici 7 avantages de l'externalisation des services de transcription au lieu de conserver la conversion audio en texte en interne.

Délai de traitement plus rapide

Transcrire manuellement l'audio en texte prend environ 4 heures à un transcripteur qualifié pour chaque heure d'audio. Un transcripteur non spécialisé peut prendre beaucoup plus de temps.

Alors, pourquoi est-ce que la rapidité de l'exécution est importante ?

Considérez ce scénario. Votre entreprise souhaite convertir trois discours de sa récente conférence de l'audio en texte. Chaque discours avec questions-réponses dure une heure. La transcription manuelle de l'intégralité de ce contenu prendrait au moins deux jours à un employé à plein temps, en supposant que cet employé ne travaille sur rien d'autre. Cependant, un fournisseur de service de transcription automatique peut produire une transcription quasi 100% précise de ces trois discours en moins d'une heure.

L'avantage de ce temps de réponse plus rapide est que vous pouvez fournir du contenu à vos clients et à la presse tout en conservant des informations actuelles. Si vous attendez quelques jours ou une semaine, ce contenu peut devenir obsolète et sans intérêt, ce qui signifie que votre employé a gaspillé tout ce temps et cet effort pour rien.

Concentrez-vous sur des tâches plus complexes

Comme indiqué ci-dessus, la transcription interne est longue et fastidieuse. La plupart des employés possèdent des compétences qui sont mieux utilisées pour des tâches plus complexes. En externalisant les tâches de transcription, vous ou les personnes chargées de convertir l'audio de votre entreprise en texte peuvent consacrer plus de temps à des tâches plus rentables.

Réduire le taux de rotation du personnel

Selon une étude Gallup de 2017, 51 pour cent des employésne se sentent pas impliqués au travail. Ce désengagement conduit les employés à faire le strict minimum, crée une atmosphère démoralisée et, en fin de compte, force un employé à démissionner ou à être licencié. Cette forme d'usure professionnelle se produit souvent lorsque les gens cessent de se sentir stimulés et s'ennuient à cause de l'exposition à des tâches répétitives. La transcription manuelle est exactement ce genre de tâche.

Une récente étude de cas de l'Université Biola met en lumière ce problème de personnel. L'Université Biola a employé 2 membres du personnel à temps plein et 5 à temps partiel pour aider à un projet de conversion de 1500 heures d'enregistrements diffusés en texte. Le personnel a décrit le processus comme « fastidieux et tortueux ». Jouer, mettre en pause, taper et rembobiner manuellement de longues heures d'audio a rapidement conduit à l'épuisement professionnel.

Cependant, après avoir fait appel à un prestataire de service de transcription automatique pour convertir l'audio en texte, l'Université Biola a signalé une amélioration du moral du personnel.

Réduire les coûts indirects

Employer à temps plein ou même à temps partiel pour gérer vos besoins de transcription d'entreprise en interne est coûteux. En plus des salaires et des avantages sociaux, employer du personnel à plein temps a des coûts cachés tels que l'espace de bureau, le logiciel de transcription et une utilisation accrue des ressources humaines et informatiques.

Faire appel à un fournisseur de services de transcription automatique peut vous aider à réduire ou même à éliminer ces coûts importants. Un fournisseur externalisé peut vous offrir une conversation audio-texte ponctuelle avec juste un peu plus de 10 $ par heure. des coûts.

En fait, dans l'étude de cas ci-dessus avec l'Université Biola, après avoir externalisé leurs besoins en transcription, ils ont signalé une réduction de 80% des coûts.

Permet une flexibilité

La quantité de travail de transcription requise au sein d'une entreprise a tendance à fluctuer au cours d'un cycle annuel. Un fournisseur de services de transcription automatique externalisé peut facilement gérer une soudaine affluence de travail. De plus, il peut être retiré de la rémunération pendant les baisses d'activité de l'entreprise ou les périodes calmes. Ces deux scénarios sont beaucoup plus difficiles à gérer lorsque vous avez du personnel interne.

Cette flexibilité permet d'économiser des coûts supplémentaires et contribue à réduire les délais.

Obtenir des transcriptions plus précises

La conversion audio en texte nécessite un employé formé. S'il vous faut demander à un employé de retranscrire des fichiers audio en plus de ses responsabilités habituelles, il est probable que le taux de précision en sera affecté.

Cependant, avec les récentes avancées dans la technologie de l'IA, il est possible d'obtenir une transcription quasiment 100% précise avec un enregistrement audio de bonne qualité.

Sécurité des informations confidentielles

Les utilisations commerciales courantes de la transcription audio en texte consistent à enregistrer des réunions internes ou des sessions de groupe de discussion. Souvent, les informations capturées sont confidentielles et vous ne voudrez peut-être pas que vos employés internes entendent parler de ce qui a été discuté.

Les sociétés de transcription automatique mettent en place des procédures de haute sécurité telles que le cryptage de toutes les données en transit et le respect de strictes exigences légales. Lorsque le contenu que vous avez besoin de faire transcrire est confidentiel et ne doit pas tomber entre de mauvaises mains, un prestataire externe serait plus sécurisé qu'une équipe interne.

Prêt à externaliser vos services de transcription?

Comme nous l'avons noté, externaliser vos services de transcription peut vous faire gagner du temps et de l'argent, fournir des documents plus précis, aider à garder vos informations confidentielles sécurisées et rendre vos employés plus heureux.

Si vous êtes intéressé à en apprendre davantage sur la façon dont la transcription automatique peut bénéficier à votre organisation, n'hésitez pas à nous contacter chez Happy Scribe. Notre équipe est là pour vous aider à élaborer un plan tarifaire idéal pour votre entreprise. Envoyez-nous un message ou planifiez un appel dès aujourd'hui.