Die kurze Antwort: Es kommt darauf an, wo sich alle Beteiligten befinden.
In den USA erlauben Bundesrecht und 38 Bundesstaaten, ein Gespräch aufzunehmen, an dem Sie selbst teilnehmen, ohne die anderen darüber zu informieren. 11 Bundesstaaten verlangen, dass zuvor alle Teilnehmenden einwilligen.
In der EU greift die DSGVO in dem Moment, in dem eine Aufnahme eine identifizierbare Person betrifft – das heißt, Sie brauchen eine Rechtsgrundlage und müssen transparent darüber aufklären, bevor Sie auf Aufnahme drücken, unabhängig davon, wo das Aufnahmegerät steht.
Machen Sie es in einem der beiden Rechtsräume falsch, drohen Ihnen Zivilklagen oder Bußgelder, die sich am Umsatz des Unternehmens orientieren.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Gesetze zur Einwilligung in Aufnahmen unterscheiden sich erheblich je nach Rechtsraum und Land und werden aktiv vor Gericht verhandelt. Wenden Sie sich an eine Anwältin oder einen Anwalt in Ihrem Rechtsraum, bevor Sie ein Gespräch aufnehmen. Die Anforderungen an die Einwilligung aller Beteiligten, die Strafen und die Ausnahmen unterscheiden sich je nach Ort und können sich ändern.
Wer muss eigentlich einwilligen: nur Sie oder alle im Gespräch?
Die USA und die EU gehen von gegensätzlichen Grundannahmen aus, und Sie müssen beide kennen, wenn Sie an internationalen Gesprächen teilnehmen oder mit europäischen Kolleginnen und Kollegen arbeiten.
Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei
Der bundesrechtliche Maßstab wird durch den Electronic Communications Privacy Act (18 U.S.C. § 2511) festgelegt: Wenn Sie an einem Gespräch teilnehmen, dürfen Sie es aufnehmen, indem Sie für sich selbst einwilligen. Eine Benachrichtigung anderer ist nicht erforderlich.
Das ist die Einwilligung einer Partei, und sie gilt in 38 Bundesstaaten sowie im District of Columbia.
Bundesstaaten mit Einwilligung aller Parteien und Bundesstaaten mit gemischten Regeln
11 US-Bundesstaaten gehen weiter. In Kalifornien, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania und Washington muss jede teilnehmende Person wissen, dass aufgenommen wird, und damit einverstanden sein, bevor die Aufnahme beginnt.
Das sind Bundesstaaten mit Einwilligung aller Parteien, und die Strafen sind nicht bloß verwaltungsrechtlicher Natur. Unbefugte Aufnahmen sind in Florida ein Verbrechen dritten Grades. Das Abhören in Illinois nach dem Illinois Eavesdropping Act kann als Verbrechen der Klasse 4 verfolgt werden. Maryland und Massachusetts verhängen jeweils Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren.
Einige Bundesstaaten liegen außerhalb beider Kategorien. Oregon folgt bei Telefongesprächen der Einwilligung einer Partei, verlangt aber, dass alle Teilnehmenden ausdrücklich informiert werden, bevor persönliche Gespräche aufgenommen werden.
Oregon verlangt eine Benachrichtigung, kein Einverständnis. Connecticut wendet bei persönlichen Gesprächen für die strafrechtliche Haftung die Einwilligung einer Partei an, sieht aber eine zivilrechtliche Haftung für das Aufnehmen von Telefongesprächen ohne Einwilligung aller Parteien vor. Das Gesetz von Michigan liest sich wie eine Allparteien-Regelung, doch die Gerichte wenden durchgängig eine Ausnahme für Teilnehmende an.
| Rechtsrahmen | Wer muss einwilligen | Konkludente Einwilligung gültig? | Strafrechtliches Risiko |
|---|---|---|---|
| US-Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei | Nur die aufnehmende Person | Ja, in manchen Kontexten | Je nach Bundesstaat unterschiedlich; Schadensersatz im Zivilrecht ist üblich |
| US-Bundesstaaten mit Einwilligung aller Parteien | Jede teilnehmende Person | Selten | Anklage als Verbrechen möglich; bis zu 5 Jahre |
| EU / DSGVO | Die betroffene Person muss informiert werden; Rechtsgrundlage erforderlich | Nein; muss ausdrücklich und dokumentiert sein | Bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes |
Der EU-Rahmen: die DSGVO als Standard
Nach der DSGVO ist die Aufnahme eines Gesprächs, an dem eine in der EU ansässige Person beteiligt ist, vom ersten Moment an eine Verarbeitung personenbezogener Daten.
Das heißt, Sie brauchen eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6, bevor Sie beginnen. Eine Einwilligung muss nach der DSGVO freiwillig, für den konkreten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich erfolgen – konkludente oder nachträgliche Einwilligungen scheiden damit aus.
Fachkräfte und Arbeitgeber in der EU, die regelmäßig Meetings mit EU-Teilnehmenden aufnehmen, bewegen sich auf dieser Ebene zusätzlich zu jedem nationalen Abhörgesetz, das ebenfalls gelten kann. Sie müssen die Einhaltung der Verarbeitungsgrundsätze nach Artikel 5 nachweisen können.
Forschende, die Interviews führen, unterliegen darüber hinaus zusätzlichen Anforderungen: IRB-Protokollen, Datensicherheitsstandards und in einigen Rechtsräumen besonderen Genehmigungen durch Ethikkommissionen.
Sie sind in Texas. Die anderen in Kalifornien. Wessen Recht gilt?
Bei Gesprächen über Bundesstaats- oder Ländergrenzen hinweg entstehen für viele Fachkräfte unbemerkt Haftungsrisiken.
Es gibt keine bundesrechtliche Regel, die abschließend klärt, welches Bundesstaatsrecht für eine Aufnahme gilt, wenn sich die Teilnehmenden in verschiedenen Bundesstaaten befinden. Die Gerichte sind sich uneinig, ob es auf den Standort der aufnehmenden Person, den Standort der anderen teilnehmenden Person oder auf beides ankommt.
In der Praxis besteht unter Juristinnen und Juristen Einigkeit darüber, das strengste Recht anzuwenden, das plausibel gelten könnte. Befindet sich jemand im Gespräch in Kalifornien, Florida, Illinois, Pennsylvania oder einem anderen Allparteien-Staat, behandeln Sie das gesamte Gespräch als Allparteien-Gespräch – unabhängig davon, wo Sie selbst sitzen.
Die praktische Regel für Gespräche über Rechtsräume hinweg
Geben Sie zu Beginn jedes Gesprächs bekannt, dass es aufgenommen wird. Nennen Sie, wer aufnimmt und welches Tool den Ton erfasst.
Geben Sie den Teilnehmenden eine echte Gelegenheit, das Gespräch zu verlassen, bevor die eigentliche inhaltliche Diskussion beginnt.
Wer nach dieser Ankündigung in der Leitung bleibt, erfüllt in US-Bundesstaaten die Anforderungen an die konkludente Einwilligung und kommt der Transparenzpflicht der DSGVO ein Stück weit nach – für EU-Teilnehmende brauchen Sie jedoch weiterhin eine dokumentierte Rechtsgrundlage.
📌 Important:
Bei Gesprächen mit Teilnehmenden aus mehreren Ländern (USA, EU, Vereinigtes Königreich und darüber hinaus) vervielfachen sich die Compliance-Anforderungen.
Forschende, die sich durch die Einwilligung bei länderübergreifenden Interviews navigieren müssen, finden rechtsraumspezifische Anforderungen für die USA, die EU, das Vereinigte Königreich, Kanada, Australien und Indien im Leitfaden zu den weltweiten Einwilligungsanforderungen für das Aufnehmen und Transkribieren von Forschungsinterviews.
Darf man ein Gespräch am Arbeitsplatz aufnehmen, ohne jemandem davon zu erzählen?
Aufnahmen am Arbeitsplatz liegen an der Schnittstelle dreier Regelwerke, die selten übereinstimmen: dem Abhörrecht des jeweiligen Bundesstaats, dem föderalen Arbeitsrecht nach dem NLRA und – bei Arbeitsplätzen in der EU oder Remote-Teams mit europäischen Beschäftigten – der DSGVO.
Wenn Sie die beschäftigte Person sind
In US-Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei ist das Aufnehmen eigener Gespräche am Arbeitsplatz in der Regel rechtmäßig, sofern Sie daran teilnehmen.
Doch Ihr Arbeitgeber kann Sie weiterhin nach einer betrieblichen Aufnahmerichtlinie sanktionieren, selbst wenn die Aufnahme an sich legal war. Eine rechtmäßige Aufnahme und eine richtlinienkonforme Aufnahme sind nicht dasselbe.
In Allparteien-Staaten kann das Aufnehmen eines Gesprächs mit Ihrer vorgesetzten Person ohne deren Wissen ein Verbrechen sein – unabhängig davon, aus welchem Grund Sie es tun.
In der EU und im Vereinigten Königreich ist die Hürde für Beschäftigte, ein Gespräch am Arbeitsplatz heimlich aufzunehmen, deutlich höher. Eine verdeckte Aufnahme ohne Rechtsgrundlage würde wahrscheinlich gegen den zentralen Transparenzgrundsatz der DSGVO verstoßen und könnte die im Arbeitsverhältnis bestehende stillschweigende Treuepflicht verletzen.
📚 Also read:
Wenn Sie der Arbeitgeber sind
In US-Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei dürfen Arbeitgeber Gespräche am Arbeitsplatz mit vorheriger Ankündigung aufnehmen: durch eine Klausel im Mitarbeiterhandbuch, ausgehängte Hinweisschilder oder eine direkte Benachrichtigung, bevor das Programm beginnt.
In Allparteien-Staaten dürfen Arbeitgeber KI-Aufnahmen von Mitarbeiter-Meetings nicht vorschreiben, ohne vor jeder Sitzung die Einwilligung aller Teilnehmenden einzuholen.
Eine pauschale Aufnahmeverbots-Richtlinie ist zulässig, darf aber keine Aufnahmen erfassen, zu denen Beschäftigte nach Abschnitt 7 des NLRA geschützt sind – dieser deckt gemeinschaftliches Handeln rund um Löhne oder gewerkschaftliche Organisation ab.
In der EU erfordert das Aufnehmen von Mitarbeiter-Meetings eine dokumentierte Rechtsgrundlage nach der DSGVO sowie eine transparente Aufklärung in der Datenschutzerklärung für Beschäftigte. In vielen Mitgliedstaaten kann zudem eine Anhörung des Betriebsrats nötig sein, bevor ein Aufnahmeprogramm eingeführt wird.
Zählt ein Meeting-Bot in der Teilnehmerliste als Einwilligung?
Das ist die Frage, mit der sich die Justiz derzeit auseinandersetzt, und der sich abzeichnende Konsens lautet: nein.
Warum die Sichtbarkeit eines Bots nicht dasselbe ist wie eine Einwilligung
Wenn ein KI-Notetaker einem Gespräch beitritt und in der Teilnehmerliste auftaucht, gehen Sie vielleicht davon aus, dass allen Anwesenden bewusst ist, dass aufgenommen wird. Rechtsexpertinnen und -experten sowie erste Gerichtsverfahren haben diese Logik zurückgewiesen.
Der eindeutigste Präzedenzfall ist In re Otter.AI Privacy Litigation, eine gebündelte bundesweite Sammelklage im Northern District of California. Sie fasst vier zwischen August und September 2025 eingereichte Klagen zusammen, beginnend mit Brewer v. Otter.ai Inc. (Az. 5:25-cv-06911).
Der Kläger Justin Brewer war kein Otter-Nutzer. Sein Verkaufsgespräch wurde aufgenommen, weil bei einer anderen teilnehmenden Person OtterPilot lief. Die Klage rügt Verstöße gegen den ECPA und Kaliforniens Invasion of Privacy Act (CIPA). Eine Anhörung über den Antrag auf Klageabweisung ist für den 15. Juli 2026 angesetzt.
Ein gesondertes Verfahren, Cruz v. Fireflies.AI Corp. (Az. 3:25-cv-03399, C.D. Ill., eingereicht am 18. Dezember 2025), dreht sich um Illinois' Biometric Information Privacy Act (BIPA): Fireflies soll Stimmprofile von Nicht-Nutzern erfasst haben, die nie eingewilligt hatten.
Beide Verfahren verweisen aus unterschiedlichen rechtlichen Blickwinkeln auf dasselbe Problem: Die Standardeinstellungen dieser KI-Notetaker-Tools bieten teilnehmenden Nicht-Nutzern keinen sinnvollen Weg, vor Beginn der Aufnahme einzuwilligen.
Wie eine ordentliche Einwilligung für KI-Aufnahmen aussieht
Vor dem Gespräch: Weisen Sie die Teilnehmenden in der Meeting-Einladung darauf hin, dass ein KI-Aufnahmetool aktiv sein wird. Nennen Sie das Tool, geben Sie an, was es erfasst, und erklären Sie, wie die Aufnahme verwendet und gespeichert wird.
Zu Beginn des Gesprächs: Geben Sie mündlich und zu Protokoll bekannt, dass aufgenommen wird. In Allparteien-Staaten holen Sie von jeder teilnehmenden Person eine ausdrückliche mündliche Einwilligung ein, bevor die inhaltliche Diskussion beginnt. In Rechtsräumen mit DSGVO muss diese Aufklärung außerdem die Identität des Verantwortlichen, den Zweck der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage und die Speicherdauer umfassen. Dokumentieren Sie, wer wann eingewilligt hat.
💡 Did you know?
- HappyScribes Meeting-Bot kündigt sich zu Beginn jeder Sitzung an und gibt jeder teilnehmenden Person eine transparente Gelegenheit, dies zur Kenntnis zu nehmen, bevor die Aufnahme beginnt. Der AI Notetaker — Ihr KI-Meeting-Assistent — macht die Aufnahme damit von Anfang an für alle sichtbar.
- Für Gespräche, bei denen ein sichtbarer Bot nicht angebracht ist, können Sie mit HappyScribes Bot-freiem Aufnahmemodus direkt von Ihrem Gerät aus aufnehmen – die Einwilligung müssen Sie jedoch vor Beginn der Sitzung einholen.
- Die Aufnahmen werden über eine SOC 2 Type II zertifizierte, DSGVO-konforme Infrastruktur mit Datenhaltung in der EU verarbeitet. Sie können Ihre Datei jederzeit löschen, und sie wird dann dauerhaft von den Servern von HappyScribe entfernt.
Was passiert, wenn Sie es falsch machen?
Bund (USA): Bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe nach dem Wiretap Act (18 U.S.C. § 2511). Zivilrechtlicher Schadensersatz nach § 2520 in Form eines gesetzlichen Schadensersatzes zwischen 10.000 $ pro Verstoß oder 100 $ pro Tag, je nachdem, welcher Betrag höher ist, zuzüglich Anwaltskosten und Strafschadensersatz. Die aufgenommene Partei muss keinen tatsächlichen Schaden nachweisen, um Ersatz zu erhalten.
Bundesstaat (USA):
- Florida: Verbrechen dritten Grades, das mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe geahndet werden kann
- Illinois: Verbrechen der Klasse 4
- Maryland und Massachusetts: Bis zu fünf Jahre Freiheitsstrafe
- Kalifornien: Zivilrechtliche Bußgelder von 5.000 $ pro Verstoß nach dem CIPA (Cal. Penal Code § 637.2), zuzüglich möglicher Anklage wegen eines Vergehens
Selbst in Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei begründet eine rechtmäßig erlangte Aufnahme, die zur Belästigung oder Erpressung einer Person verwendet wird, eine eigenständige zivil- und strafrechtliche Haftung.
EU/DSGVO: Bußgelder von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes bei schweren Verstößen. Betroffene Personen können außerdem zivilrechtlichen Schadensersatz für erlittenes Leid und den Verlust der Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten verlangen. Deutschland und Frankreich verhängen zusätzlich zur DSGVO strafrechtliche Sanktionen nach nationalem Abhörrecht.
Wann ist es erlaubt, aufzunehmen, ohne jemandem davon zu erzählen?
In den USA
In US-Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei ist es erlaubt, eigene Gespräche aufzunehmen, ohne die anderen Teilnehmenden zu benachrichtigen, solange Sie selbst daran beteiligt sind. Ein privates Gespräch, an dem Sie nicht teilnehmen, dürfen Sie nicht aufnehmen. Das ist nach Bundesrecht in jedem Bundesstaat verboten.
Konkludente Einwilligung deckt in der Praxis vieles ab. Eine Ansage wie „Dieses Gespräch kann aufgezeichnet werden“ zu Beginn eines Gesprächs erfüllt die Anforderungen der meisten Allparteien-Staaten, wenn die andere Partei in der Leitung bleibt. Genau aus diesem Grund setzen Unternehmen sie bei jedem Kundenservice-Anruf ein.
Journalismus und Aufnahmen im öffentlichen Interesse unterliegen in einigen Rechtsräumen eng gefassten Ausnahmen. Das Aufnehmen einer Amtsperson in einem öffentlichen Umfeld wurde von manchen Gerichten als rechtmäßig anerkannt, doch diese Ausnahmen sind stark einzelfallabhängig und keine verlässliche Grundlage, um darauf einen Arbeitsablauf aufzubauen. Strafverfolgungsbehörden dürfen mit einem gerichtlich angeordneten Beschluss nach den Abhörgesetzen des Bundes und der Bundesstaaten aufnehmen.
👉 Quick reminder:
Für akademische oder formale Forschungskontexte regeln IRB-Protokolle die Einwilligung in Aufnahmen unabhängig vom Abhörrecht des jeweiligen Bundesstaats.
In der EU
Die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann eine Aufnahme ohne ausdrückliche Einwilligung theoretisch rechtfertigen, doch die Abwägung ist anspruchsvoll: Das berechtigte Interesse muss echt, erforderlich und verhältnismäßig sein und darf die berechtigte Erwartung der betroffenen Person an ihre Privatsphäre nicht überwiegen.
Eine verdeckte Aufnahme durch Privatpersonen besteht diese Prüfung so gut wie nie.
Die eindeutigste rechtliche Position in jedem Rechtsraum ist ein dokumentierter Nachweis, der belegt, dass Sie die Aufnahme offengelegt haben und die andere Partei eine echte Gelegenheit hatte, Widerspruch einzulegen, bevor sie begann. Liegt dieser Nachweis vor, stehen Sie auf beiden Seiten des Atlantiks auf der sicheren Seite.
Was ist also der sicherste Weg, Gespräche aufzunehmen?
Die sicherste Aufnahmepraxis ist in jedem Rechtsraum dieselbe: Klären Sie vor der Aufnahme auf, geben Sie der anderen Partei eine echte Gelegenheit zum Widerspruch und dokumentieren Sie, dass die Aufklärung erfolgt ist. In US-Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei ist das eine Entscheidung, keine gesetzliche Pflicht. In Allparteien-Staaten und in der EU ist es das absolute Minimum.
Häufige Fragen zum Aufnehmen von Gesprächen ohne Einwilligung
Ist es verboten, ein Telefongespräch ohne das Wissen der anderen Person aufzunehmen?
In US-Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei: nein, sofern Sie selbst teilnehmen. In Allparteien-Staaten: ja, eine Aufnahme ohne das Wissen aller ist eine Straftat. In der EU verstößt eine Aufnahme ohne Rechtsgrundlage und vorherige transparente Aufklärung gegen die DSGVO – unabhängig davon, ob die andere Person davon weiß.
Welche Bundesstaaten verlangen für eine Aufnahme die Einwilligung aller Parteien?
Kalifornien, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania und Washington verlangen alle die Einwilligung aller Parteien. Oregon verlangt, dass alle Teilnehmenden vor dem Aufnehmen persönlicher Gespräche benachrichtigt werden, bei Telefongesprächen jedoch nur die Einwilligung einer Partei. Connecticut sieht eine zivilrechtliche Haftung für das Aufnehmen von Telefongesprächen ohne Einwilligung aller Parteien vor, während die strafrechtliche Haftung bei persönlichen Aufnahmen nur die Einwilligung einer Partei voraussetzt. Prüfen Sie vor jeder Aufnahme stets die aktuell geltenden Gesetze. US-Forschende, die formale Interviews führen, unterliegen in diesen Bundesstaaten zusätzlichen, IRB-spezifischen Einwilligungspflichten.
Zählt ein Meeting-Bot in der Teilnehmerliste als Einwilligung in die Aufnahme?
Nein. Kein Rechtsraum behandelt die bloße Anwesenheit eines Bots derzeit als rechtlich ausreichende Information oder Einwilligung. Eine mündliche Aufklärung vor Beginn der Aufnahme ist erforderlich; in Allparteien-Staaten muss jede teilnehmende Person ausdrücklich zustimmen.
Darf man eine heimliche Aufnahme als Beweismittel verwenden?
Eine Aufnahme, die unter Einhaltung des geltenden Einwilligungsrechts erlangt wurde, kann in der Regel als Beweismittel in Zivil- und Strafverfahren verwendet werden. Eine Aufnahme, die unter Verstoß gegen das Abhörrecht eines Bundesstaats erlangt wurde, kann unzulässig sein und begründet für die aufnehmende Person eine eigenständige straf- und zivilrechtliche Haftung – unabhängig davon, was die Aufnahme zeigt.
Darf man eine heimliche Aufnahme als Beweismittel verwenden?
Eine Aufnahme, die unter Einhaltung des geltenden Einwilligungsrechts erlangt wurde, kann in der Regel als Beweismittel in Zivil- und Strafverfahren verwendet werden. Eine Aufnahme, die unter Verstoß gegen das Abhörrecht eines Bundesstaats erlangt wurde, kann unzulässig sein und begründet für die aufnehmende Person eine eigenständige straf- und zivilrechtliche Haftung – unabhängig davon, was die Aufnahme zeigt.
Darf mein Arbeitgeber mich bei der Arbeit ohne mein Wissen aufnehmen?
In US-Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei dürfen Arbeitgeber Gespräche am Arbeitsplatz in der Regel mit vorheriger Ankündigung per Richtlinie aufnehmen. In Allparteien-Staaten verstößt das Aufnehmen von Beschäftigten ohne deren Wissen gegen das Recht des Bundesstaats. In der EU erfordert eine Aufnahme durch den Arbeitgeber eine dokumentierte Rechtsgrundlage, Transparenz in der Datenschutzerklärung für Beschäftigte und in vielen Mitgliedstaaten eine Anhörung des Betriebsrats vor der Einführung.
US-Beschäftigte sollten außerdem wissen, dass Abschnitt 7 des NLRA begrenzt, wie weitreichend ein Arbeitgeber Beschäftigten verbieten darf, im Zusammenhang mit gemeinschaftlichem Handeln am Arbeitsplatz eigene Aufnahmen anzufertigen.
Akshay Kumar
Akshay builds pieces meant to reach people and stay visible where it matters. For him, it’s less about the name and more about whether the words did what they were meant to.
