Forschungsinterviews aufnehmen: Einwilligung weltweit

Eine forschende Person in London interviewt über Zoom eine teilnehmende Person in Berlin. Die Aufnahme geht an einen in den USA ansässigen Transkriptionsdienst. Das Transkript liegt auf dem Server einer kanadischen Universität.

Vier Rechtsräume. Ein Einwilligungsformular. Für keinen von ihnen geschrieben.

So sieht die Realität moderner qualitativer Forschung aus, und genau deshalb lässt sich die Einwilligung in Forschungsaufnahmen nicht als rein lokale Compliance-Frage behandeln.

Die Anforderungen hängen davon ab, wo sich jede teilnehmende Person befindet, wohin die Daten wandern, wie sie gespeichert werden und wer sie auf diesem Weg verarbeitet. Wird auch nur einer dieser Punkte falsch gehandhabt, kann ein rechtmäßig aufgenommenes Interview dennoch zu einem Datenschutzverstoß werden.

In diesem Leitfaden zeichne ich das Gesamtbild: die drei Einwilligungsebenen, die jede forschende Person erfüllen muss, was ein Einwilligungsformular abdecken muss, eine Aufschlüsselung des Aufnahmerechts Rechtsraum für Rechtsraum und einen Blick darauf, was sich ändert, sobald aus einer Aufnahme ein Transkript wird.

Warum für Forschende ein anderer Einwilligungsstandard gilt

Das Recht zur Einwilligung in Aufnahmen gilt für alle, doch Forschungsinterviews bringen einen zusätzlichen Compliance-Aufwand mit sich, den Journalistinnen, Podcaster und Business-Teams nicht haben. Drei Faktoren begründen diesen Unterschied.

1. Anforderungen des IRB

Institutional Review Boards (IRB) in den USA und Forschungsethikkommissionen in UK, der EU, Kanada und Australien verlangen eine dokumentierte Einwilligung, die das Aufnahmerecht allein nicht vorschreibt.

Eine forschende Person in einem Bundesstaat mit Ein-Parteien-Einwilligung darf rechtlich aufnehmen, ohne jemanden zu informieren – doch ihr IRB wird eine Studie nicht genehmigen, in der Teilnehmende ohne ihr Wissen aufgenommen wurden.

2. Umgang mit personenbezogenen Daten (PII)

Forschungsinterviews betreffen häufig sensible personenbezogene Daten. Krankengeschichten, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung und Erfahrungen mit Traumata kommen in qualitativen Interviews regelmäßig vor.

Nach Art. 9 DSGVO und seinen Entsprechungen in den meisten nationalen Rahmenwerken lösen diese Daten der „besonderen Kategorie“ einen höheren Einwilligungsstandard und zusätzliche Schutzmaßnahmen aus – unabhängig davon, was das lokale Aufnahmerecht erlaubt.

3. Was passiert, nachdem die Aufnahme endet

Aufnahmen enden nicht mit dem Interview.

Sie werden auf Transkriptionsdienste hochgeladen, in Software zur qualitativen Datenanalyse kodiert, mit Mitforschenden geteilt und über Jahre gespeichert.

Jeder Schritt erzeugt einen neuen Verarbeitungsvorgang, der von der ursprünglichen Einwilligung abgedeckt gewesen sein muss.

Hat eine teilnehmende Person der Aufnahme zugestimmt, wurde aber nie darüber informiert, dass die Aufnahme auf eine Cloud-Transkriptionsplattform hochgeladen wird, verstößt die forschende Person möglicherweise gegen die Einwilligungsbedingungen – selbst wenn das lokale Aufnahmerecht erfüllt war.

Eine Überarbeitung der Common Rule (45 CFR 46) hat dies untermauert, indem sie die Anforderungen daran erweitert hat, wie Einwilligungsformulare die Handhabung und Speicherung von Daten beschreiben – einschließlich Anforderungen an Speicherung, Aufbewahrung und Weiterverwendung identifizierbarer privater Informationen.

Art. 89 DSGVO verlangt von Forschenden, nach Möglichkeit Schutzmaßnahmen (etwa Datenminimierung und Pseudonymisierung) anzuwenden.

Sind diese Schutzmaßnahmen einmal etabliert, kann das Recht des Mitgliedstaats oder der EU sie als Grundlage nutzen, um bestimmte Betroffenenrechte – etwa das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Widerspruch – speziell für Forschungszwecke einzuschränken.

Es lockert jedoch nicht die Anforderungen an die Einwilligung oder die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung an sich.

Die drei Einwilligungsebenen, die jede forschende Person erfüllen muss

Bevor wir uns den einzelnen Rechtsräumen widmen, sollten wir die Struktur der Einwilligungspflichten bei Forschungsaufnahmen verstehen. Es gibt drei klar abgegrenzte Ebenen, die jeweils von einer anderen Stelle geregelt werden.

Wer eine Ebene erfüllt, erfüllt damit nicht die anderen. Eine forschende Person in einem US-Bundesstaat mit Ein-Parteien-Einwilligung, die ohne Information der teilnehmenden Person aufnimmt, hat zwar das lokale Aufnahmerecht eingehalten, aber wahrscheinlich gegen ihre IRB-Genehmigung verstoßen – und unter Umständen gegen die DSGVO, falls die teilnehmende Person in der EU ansässig ist.

Das Einwilligungsformular, das die IRB-Prüfung besteht, muss zugleich die Aufklärungspflichten des Datenschutzrahmens erfüllen, der auf die Teilnehmenden anwendbar ist.

In der Praxis erfüllen Forschende, die ihren Einwilligungsprozess am anspruchsvollsten anwendbaren Rahmen ausrichten – etwa der DSGVO oder den Anforderungen ihrer institutionellen Ethikkommission –, die übrigen Ebenen meist automatisch mit.

Was ein Einwilligungsformular für Forschungsaufnahmen abdecken muss

Ein gültiges Einwilligungsformular oder ein mündliches Einwilligungsskript für Forschungsaufnahmen muss acht Punkte behandeln. Die Details variieren je nach Rechtsraum und Studiendesign, doch keines dieser Elemente sollte fehlen.

1. Zweck der Studie und der Aufnahme

Teilnehmende müssen wissen, warum die Studie stattfindet und warum das Gespräch aufgenommen wird – nicht nur, dass dies zu Forschungszwecken geschieht. Eine konkrete Aussage wie „Dies dient der Erstellung eines präzisen Transkripts für die Analyse“ gibt ihnen eine reale Grundlage für ihre Einwilligung.

2. Wer Zugriff auf die Aufnahme hat

Benennen Sie die konkreten Personen oder Rollen, die das Audiomaterial hören werden, z. B. die Studienleitung, Mitforschende oder eine wissenschaftliche Hilfskraft. Falls Personen außerhalb des Kernforschungsteams Zugriff haben, geben Sie auch das an.

3. Transkriptionsprozess

Wird die Aufnahme transkribiert, müssen Sie die teilnehmende Person darüber informieren. Übernimmt ein Drittanbieter oder ein cloudbasiertes KI-Tool die Transkription, muss dies offengelegt werden.

Forschende können sich an einer klaren Formulierung wie dieser orientieren:

„Die Aufnahme wird mit [Tool/Dienst] transkribiert, der nach [DSGVO/SOC 2 Type II/relevanter Rahmen] arbeitet. Das Transkript ist ausschließlich für [namentlich genannte Personen] zugänglich.“

4. Speicherort, Land und Aufbewahrungsdauer

Wo die Daten liegen, ist rechtlich von Bedeutung, insbesondere bei in der EU ansässigen Personen. Geben Sie das Land, die Plattform und die Aufbewahrungsdauer der Daten an. Das muss kein technisches Dokument sein, aber es muss ehrlich und konkret sein.

5. Anonymisierungsmethode

Werden Namen im Transkript durch Codes oder Pseudonyme ersetzt? Wird die Aufnahme gelöscht, sobald das Transkript verifiziert ist? Teilnehmende sollten wissen, welche Schritte ergriffen werden, um ihre Identifizierbarkeit zu schützen.

6. Widerrufsrecht

Teilnehmenden muss mitgeteilt werden, dass sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können, auch nach dem Interview, und was das in der Praxis bedeutet: ob sie die Löschung der Aufnahme, des Transkripts oder beider verlangen können.

7. Veröffentlichung und Zitierung

Falls wörtliche Zitate aus dem Transkript in Veröffentlichungen, Berichten oder Präsentationen erscheinen können, muss dies im Einwilligungsformular angegeben werden – ebenso, ob diese Zitate mit Namensnennung oder anonymisiert verwendet werden.

8. Ansprechpartner für Fragen

Nennen Sie eine namentlich benannte Person oder eine institutionelle Kontaktstelle, über die Teilnehmende ihre Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung) ausüben oder Bedenken äußern können.

Gesetze zur Einwilligung in Aufnahmen nach Region: Was Forschende wissen müssen

Die EU und die DSGVO

Die DSGVO ist der maßgebliche Datenschutzrahmen für Forschende, die mit Teilnehmenden aus der EU oder dem EWR arbeiten – unabhängig davon, wo die forschende Person ansässig ist. Befindet sich die teilnehmende Person in Deutschland, Frankreich oder einem anderen EWR-Land, regelt die DSGVO den Umgang mit ihren Daten, selbst wenn die forschende Person in den USA oder Australien sitzt.

Die Rechtsgrundlage, die die meisten Forschenden nutzen, ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a, ergänzt durch die ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a für Daten besonderer Kategorien.

Manche Institutionen stützen sich auf das berechtigte Interesse oder die Forschungsausnahme nach Art. 89, doch beides erfordert Dokumentation und eine fortlaufende Begründung. Der sicherste Ansatz ist, eine klare, informierte Einwilligung einzuholen und zu dokumentieren.

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 haben die Aufsichtsbehörden Bußgelder von insgesamt über 7,1 Mrd. € verhängt, davon rund 1,2 Mrd. € allein im Jahr 2025 – was in etwa dem Gesamtwert von 2024 entspricht. Das geht aus dem DLA Piper GDPR Fines and Data Breach Survey (Januar 2026) hervor.

Die Durchsetzung bleibt europaweit aktiv, und die Aufsichtsbehörden verhängen weiterhin Jahr für Jahr erhebliche Sanktionen.

Die USA

Was die Einwilligung in Aufnahmen in den USA betrifft, legt das Bundesrecht mit dem Electronic Communications Privacy Act eine Grundlinie der Ein-Parteien-Einwilligung fest. Das bedeutet, dass eine forschende Person ein Gespräch, an dem sie beteiligt ist, rechtmäßig aufnehmen darf, ohne die teilnehmende Person zu benachrichtigen.

Allerdings verlangt die IRB-Genehmigung für die meisten bundesfinanzierten Forschungsvorhaben eine informierte Einwilligung, die die Aufnahme abdeckt, und 12 Bundesstaaten schreiben eine Einwilligung aller Beteiligten (All-Party-Einwilligung) vor.

Oregon wendet die All-Party-Regel gesondert nur auf Gespräche vor Ort an, während es elektronische Aufnahmen nach dem Ein-Parteien-Standard behandelt.

Grenzüberschreitende Interviews und Online-Interviews

Befinden sich forschende und teilnehmende Person in unterschiedlichen Ländern oder Bundesstaaten, ist es am sichersten, der jeweils strengeren Regel zu folgen – auch wenn kein einzelnes Gesetz die Frage immer abschließend klärt.

So sollte etwa eine in New York ansässige forschende Person, die eine teilnehmende Person in Kalifornien interviewt, Kaliforniens All-Party-Anforderung befolgen.

Dieselbe Logik gilt international: Eine forschende Person, die – wo auch immer auf der Welt – eine in der EU ansässige Person interviewt, muss die DSGVO einhalten, denn der DSGVO-Schutz richtet sich nach dem Standort der teilnehmenden Person, nicht nach dem der forschenden Person.

Online- und Remote-Forschungsinterviews: zusätzliche Überlegungen

Der Wechsel zur qualitativen Remote-Forschung in den vergangenen Jahren hat Einwilligungsfragen aufgeworfen, mit denen die Vor-Ort-Forschung nicht konfrontiert war. Drei davon verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Aufnahme auf Plattformebene vs. durch die forschende Person gesteuerte Aufnahme

Nutzt eine forschende Person den integrierten Rekorder einer Plattform (etwa die lokale Aufnahme von Zoom oder die In-Meeting-Aufnahme von Teams), sehen Teilnehmende in der Regel eine sichtbare Benachrichtigung auf dem Bildschirm.

Nimmt eine forschende Person mit einem separaten Tool oder einem Rekorder ohne Bot auf, erscheint keine solche Benachrichtigung.

Die Einwilligung muss die verwendete Aufnahmemethode ausdrücklich abdecken, nicht nur die Tatsache, dass aufgenommen wird.

Bot-basierte KI-Notetaker

Tritt ein Bot dem Meeting als Teilnehmer bei, um Aufnahme und Transkription zu übernehmen, muss dies im Einwilligungsformular offengelegt und im Ethikantrag erläutert werden.

Manche Teilnehmende lehnen sichtbare Bots ab, insbesondere in sensiblen Forschungskontexten.

Aufnahmeoptionen ohne Bot ermöglichen es Forschenden, Audiomaterial aufzunehmen, ohne dem Gespräch einen sichtbaren Teilnehmer hinzuzufügen.

Doch der Einsatz jeglichen Aufnahmetools muss den Teilnehmenden vor Beginn des Interviews offengelegt werden.

Grenzüberschreitende Online-Interviews

Eine forschende Person in UK, die in einer einzigen Studie Zoom-Interviews mit Teilnehmenden in der EU, Nordamerika und Australien durchführt, jongliert potenziell mit vier oder fünf verschiedenen Einwilligungsrahmen gleichzeitig.

Der praktische Ansatz besteht darin, für jeden Rechtsraum die strengste anwendbare Regel zu ermitteln und ein Einwilligungsformular zu erstellen, das ihnen allen genügt.

Für die meisten internationalen Forschungsteams bedeutet das, als Grundlage nach DSGVO-Standards zu gestalten.

Aufnahmen an einen Transkriptionsdienst senden: Welche Compliance-Pflichten haben Sie?

Das Hochladen einer Aufnahme auf einen Cloud-Transkriptionsdienst ist ein eigenständiger Verarbeitungsvorgang, und er muss von der ursprünglichen Einwilligung abgedeckt gewesen sein.

Nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO ist jede Organisation, die personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet, ein Auftragsverarbeiter. Ein Transkriptionsdienst, der eine Forschungsaufnahme empfängt, speichert und verarbeitet, handelt als Auftragsverarbeiter.

Daraus ergeben sich zwei Compliance-Pflichten:

1. Die forschende Person (als Verantwortlicher) benötigt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit dem Transkriptionsdienst. IRBs und Ethikkommissionen an EU-affiliierten Institutionen verlangen in Forschungsethikanträgen einen Nachweis dieses Vertrags. Forschende sollten vor der Einreichung eines Ethikantrags, der ihn benennt, prüfen, ob ihr Transkriptionsdienst einen AV-Vertrag bereitstellen kann.

2. Das Einwilligungsformular der teilnehmenden Person muss die Transkription durch einen Dritten ausdrücklich abdecken. Heißt es im Formular nur „Die Aufnahme wird vom Forschungsteam gehört“, kann die Nutzung eines Cloud-Dienstes ohne weitere Offenlegung gegen die Einwilligungsbedingungen verstoßen – unabhängig davon, ob das lokale Aufnahmerecht erfüllt war.

Auch KI-generierte Transkripte sind personenbezogene Daten, sofern sie identifizierbare Informationen enthalten, was bei den meisten Transkripten von Forschungsinterviews der Fall ist.

Für das Transkript gelten dieselben Schutzpflichten wie für die Aufnahme, einschließlich Speicherort, Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsgrenzen.

Was ist mit dem Speicherort?

Der Speicherort ist nach der DSGVO eine eigenständige Frage. Übermittlungen von Daten von EU-Teilnehmenden außerhalb des EWR erfordern einen gültigen Übermittlungsmechanismus, etwa einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder Standardvertragsklauseln.

Forschende sollten prüfen, auf welchen Übermittlungsmechanismus sich ihr Transkriptionsdienst stützt, bevor sie ihn für Interviews mit EU-Teilnehmenden einsetzen.

Sonderfälle, die Ihre Einwilligungspflichten verändern

Die folgenden Forschungskontexte erfordern mehr als die Standardeinwilligung.

Schutzbedürftige Personengruppen

Forschung mit Kindern, Inhaftierten oder Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen erfordert zusätzliche Einwilligungsebenen.

Der maßgebliche Maßstab für Vor-Ort-Forschungsinterviews ist, ob die teilnehmende Person über ausreichende Einsichtsfähigkeit verfügt, um zu verstehen und frei einzuwilligen – eine Einschätzung, die IRBs und Ethikkommissionen in ihren Genehmigungskriterien vornehmen.

Bestehen Zweifel an der Einsichtsfähigkeit oder ist die teilnehmende Person eindeutig minderjährig, ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten oder nächsten Angehörigen erforderlich.

Art. 8 DSGVO legt Altersgrenzen für die eigenständige Einwilligung fest, allerdings nur für Dienste der Informationsgesellschaft (Online-Plattformen und Apps), nicht für Forschungsinterviews. Als Orientierung: Deutschland setzt die Grenze bei 16 Jahren; UK, Dänemark und einige andere haben sie auf 13 Jahre festgelegt.

Daten besonderer Kategorien

Behandelt das Interview Gesundheit, ethnische Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung, politische Meinungen oder biometrische Daten, verlangt Art. 9 DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung – ein höherer Standard als die Standardeinwilligung nach Art. 6.

Strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten fallen unter das gesonderte Regime des Art. 10, das ebenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen erfordert.

Ausdrückliche Einwilligung bedeutet, dass die teilnehmende Person ausdrücklich über die sensible Natur der Daten informiert wurde und der Verarbeitung klar und bejahend zugestimmt hat. Ein allgemeines Einwilligungsformular, das die Studie nur grob abdeckt, genügt nicht.

Fokusgruppen und Interviews mit mehreren Teilnehmenden

Jede teilnehmende Person benötigt eine individuelle Einwilligung. Die Vertraulichkeit innerhalb der Gruppe kann von der forschenden Person nicht garantiert werden, da andere Teilnehmende offenlegen könnten, was besprochen wurde.

Einwilligungsformulare für Fokusgruppen sollten dies ausdrücklich anerkennen und die Teilnehmenden dazu einladen, entsprechend abzuwägen, was sie preisgeben.

Längsschnitt- und mehrstufige Forschung

Teilnehmende, die zu Studienbeginn einwilligen, müssen erneut um ihre Einwilligung gebeten werden, wenn sich der Umfang der Datennutzung ändert, wenn neue Forschende mit Zugriff auf die Aufnahmen zum Team stoßen oder wenn die ursprünglich angegebene Aufbewahrungsdauer verlängert werden muss.

Schließen Sie die Einwilligungslücken, bevor die Datenerhebung beginnt

Die Einwilligungsanforderungen für Forschungsaufnahmen variieren je nach Rechtsraum, doch die Struktur ist überall gleich: Das lokale Aufnahmerecht setzt den Mindeststandard, die Datenschutzregulierung regelt, was anschließend mit der Datei geschieht, und Ihr IRB oder Ihre Ethikkommission verknüpft beides über das Einwilligungsformular.

Die Details, die zu Compliance-Problemen führen, sind meist operativer und nicht rechtsraumbezogener Natur: ein Transkriptionsdienst, der keinen AV-Vertrag bereitstellen kann, ein Einwilligungsformular, das die Aufnahme abdeckt, aber nicht die Speicherung, oder eine Aufbewahrungsdauer, die nie angegeben wurde.

Diese lassen sich in der Planungsphase leicht schließen, sind aber teuer zu beheben, sobald die Datenerhebung begonnen hat.

Bilden Sie den vollständigen Lebenszyklus Ihrer Aufnahme ab, bevor Sie Ihr Einwilligungsformular entwerfen. Alles Weitere folgt daraus.