Consentement pour enregistrer des entretiens de recherche

Un chercheur à Londres interroge sur Zoom un participant à Berlin. L'enregistrement est envoyé à un service de retranscription basé aux États-Unis. La transcription est hébergée sur le serveur d'une université canadienne.

Quatre juridictions. Un seul formulaire de consentement. Rédigé pour aucune d'entre elles.

Voilà la réalité de la recherche qualitative moderne, et c'est la raison pour laquelle le consentement à l'enregistrement en recherche ne peut être traité comme une simple question de conformité locale.

Les exigences dépendent du lieu où se trouve chaque participant, des endroits par lesquels transitent les données, de leur mode de stockage et des personnes qui les traitent en cours de route. Faites une seule erreur sur l'un de ces points, et un entretien enregistré en toute légalité peut malgré tout devenir une violation de la protection des données.

Dans ce guide, je dresse le tableau complet : les trois niveaux de consentement auxquels tout chercheur doit satisfaire, ce qu'un formulaire de consentement doit couvrir, une analyse juridiction par juridiction du droit de l'enregistrement, et un aperçu de ce qui change dès lors qu'un enregistrement devient une transcription.

Pourquoi les chercheurs sont soumis à une norme de consentement différente

Le droit relatif au consentement à l'enregistrement s'applique à tous, mais les entretiens de recherche entraînent une charge de conformité supplémentaire que les journalistes, podcasteurs et équipes en entreprise n'ont pas à supporter. Trois facteurs créent cette différence.

1. Les exigences des comités d'éthique (IRB)

Les comités d'éthique de la recherche (Institutional Review Boards, ou IRB) aux États-Unis et leurs équivalents au Royaume-Uni, dans l'UE, au Canada et en Australie exigent un consentement documenté que le seul droit de l'enregistrement n'impose pas.

Un chercheur situé dans un État à consentement d'une seule partie peut légalement enregistrer sans en informer quiconque, mais son comité d'éthique n'approuvera pas une étude dans laquelle les participants ont été enregistrés sans en avoir été informés.

2. La gestion des données à caractère personnel (PII)

Les entretiens de recherche font fréquemment intervenir des données personnelles sensibles. Antécédents médicaux, opinions politiques, croyances religieuses, orientation sexuelle et expériences traumatiques apparaissent couramment dans les entretiens qualitatifs.

En vertu de l'article 9 du RGPD et de ses équivalents dans la plupart des cadres nationaux, ces données dites « de catégorie particulière » déclenchent une norme de consentement plus élevée et des garanties supplémentaires, indépendamment de ce qu'autorise le droit local de l'enregistrement.

3. Ce qui se passe une fois l'enregistrement terminé

Les enregistrements ne s'arrêtent pas à l'entretien.

Ils sont téléversés vers des services de retranscription, codés dans des logiciels d'analyse de données qualitatives, partagés avec des co-investigateurs et conservés pendant des années.

Chaque étape crée un nouveau traitement de données qui doit avoir été couvert par le consentement initial.

Si un participant a accepté d'être enregistré mais n'a jamais été informé que l'enregistrement serait téléversé vers une plateforme de retranscription dans le cloud, le chercheur peut être en infraction avec les termes du consentement, même si le droit local de l'enregistrement a été respecté.

Une révision de la Common Rule (45 CFR 46) a renforcé ce principe en étendant les exigences relatives à la manière dont les formulaires de consentement décrivent la gestion et le stockage des données, notamment les exigences concernant le stockage, la conservation et l'usage secondaire d'informations privées identifiables.

L'article 89 du RGPD impose aux chercheurs d'appliquer des garanties (comme la minimisation des données et la pseudonymisation) lorsque cela est possible.

Une fois ces garanties en place, le droit d'un État membre ou de l'UE peut s'appuyer sur elles pour limiter certains droits des personnes concernées, comme le droit d'accéder à ses données, de les corriger ou de s'opposer à leur traitement, spécifiquement à des fins de recherche.

Mais cela n'allège en rien les exigences de consentement ou de base légale pour le traitement en lui-même.

Les trois niveaux de consentement auxquels tout chercheur doit satisfaire

Avant d'aborder les juridictions, comprenons la structure des obligations de consentement pour l'enregistrement en recherche. Il existe trois niveaux distincts, chacun régi par une instance différente.

Satisfaire à un niveau ne dispense pas de satisfaire aux autres. Un chercheur situé dans un État américain à consentement d'une seule partie qui enregistre sans en informer le participant s'est conformé au droit local de l'enregistrement, mais a probablement violé l'approbation de son comité d'éthique et peut avoir enfreint le RGPD si le participant réside dans l'UE.

Le formulaire de consentement qui passe l'examen du comité d'éthique doit aussi répondre aux exigences de divulgation du cadre de protection des données applicable aux participants.

En pratique, les chercheurs qui bâtissent leur processus de consentement autour du cadre applicable le plus exigeant, comme le RGPD ou les exigences de leur comité d'éthique, satisferont généralement les autres niveaux automatiquement.

Ce qu'un formulaire de consentement doit couvrir pour les enregistrements de recherche

Un formulaire de consentement valide ou un script de consentement oral pour l'enregistrement en recherche doit traiter huit points. Les détails varieront selon la juridiction et la conception de l'étude, mais aucun de ces éléments ne doit manquer.

1. L'objet de l'étude et de l'enregistrement

Les participants doivent savoir pourquoi l'étude a lieu et pourquoi la conversation est enregistrée, et pas seulement que c'est « à des fins de recherche ». Une formulation concrète, telle que « cela servira à produire une transcription fidèle aux fins d'analyse », leur donne un fondement réel sur lequel asseoir leur consentement.

2. Qui aura accès à l'enregistrement

Nommez les personnes ou les fonctions précises qui écouteront l'audio, par exemple le chercheur principal, les co-investigateurs ou un assistant de recherche. Si quiconque en dehors de l'équipe de recherche principale y aura accès, indiquez-le également.

3. Le processus de retranscription

Si l'enregistrement doit être retranscrit, vous devez en informer le participant. Si la retranscription est confiée à un service tiers ou à un outil d'IA dans le cloud, cela doit être divulgué.

Les chercheurs peuvent suivre une formulation claire de ce type :

« L'enregistrement sera retranscrit à l'aide de [outil/service], qui respecte les normes de conformité [RGPD/SOC 2 Type II/cadre pertinent]. La transcription ne sera accessible qu'à [personnes nommées]. »

4. Lieu de stockage, pays et durée de conservation

L'endroit où résident les données a une importance juridique, en particulier pour les résidents de l'UE. Précisez le pays, la plateforme et la durée de conservation des données. Ce n'est pas tenu d'être un document technique, mais cela doit être honnête et précis.

5. La méthode d'anonymisation

Les noms seront-ils remplacés par des codes ou des pseudonymes dans la transcription ? L'enregistrement sera-t-il supprimé une fois la transcription vérifiée ? Les participants doivent connaître les mesures prises pour protéger leur identifiabilité.

6. Le droit de retrait

Les participants doivent être informés qu'ils peuvent retirer leur consentement à tout moment, y compris après l'entretien, et de ce que cela signifie concrètement : peuvent-ils demander la suppression de l'enregistrement, de la transcription, ou des deux.

7. Publication et citation

Si des citations textuelles de la transcription sont susceptibles de figurer dans des publications, des rapports ou des présentations, cela doit être indiqué dans le formulaire de consentement, en précisant si ces citations seront attribuées ou anonymisées.

8. Un contact pour les questions

Indiquez une personne nommée ou un contact institutionnel par l'intermédiaire duquel les participants peuvent exercer leurs droits de personnes concernées (accès, rectification, suppression) ou faire part de leurs préoccupations.

Les lois sur le consentement à l'enregistrement par région : ce que les chercheurs doivent savoir

L'UE et le RGPD

Le RGPD est le cadre de protection des données dominant pour les chercheurs travaillant avec des participants de l'UE ou de l'EEE, quel que soit le lieu où se trouve le chercheur. Si le participant est en Allemagne, en France ou dans tout autre pays de l'EEE, le RGPD régit la manière dont ses données sont traitées, même si le chercheur se trouve aux États-Unis ou en Australie.

La base légale que la plupart des chercheurs utilisent est le consentement au titre de l'article 6(1)(a), complété par le consentement explicite au titre de l'article 9(2)(a) pour les données de catégorie particulière.

Certaines institutions s'appuient sur l'intérêt légitime ou sur l'exemption pour la recherche prévue à l'article 89, mais les deux requièrent une documentation et une justification continue. L'approche la plus sûre consiste à obtenir un consentement clair et éclairé, puis à le documenter.

Depuis l'entrée en vigueur du RGPD en 2018, les autorités de régulation ont infligé plus de 7,1 milliards d'euros d'amendes cumulées, dont environ 1,2 milliard d'euros pour la seule année 2025, soit un montant globalement comparable au total de 2024, selon la DLA Piper GDPR Fines and Data Breach Survey (janvier 2026).

L'application du règlement reste active dans toute l'Europe, les autorités de régulation continuant d'infliger des sanctions substantielles d'année en année.

Les États-Unis

En matière de consentement à l'enregistrement aux États-Unis, le droit fédéral fixe une norme de base du consentement d'une seule partie au titre de l'Electronic Communications Privacy Act. Cela signifie qu'un chercheur peut légalement enregistrer une conversation à laquelle il participe sans en informer le participant.

Toutefois, l'approbation par un comité d'éthique pour la plupart des recherches financées par des fonds fédéraux exige un consentement éclairé qui couvre l'enregistrement, et 12 États imposent des exigences de consentement de toutes les parties.

L'Oregon applique à part les règles du consentement de toutes les parties aux seules conversations en présentiel, tout en traitant les enregistrements électroniques selon la norme du consentement d'une seule partie.

Entretiens transfrontaliers et en ligne

Lorsque le chercheur et le participant se trouvent dans des pays ou des États différents, la pratique la plus sûre consiste à suivre la règle la plus stricte, même si aucune loi unique ne tranche systématiquement la question.

Par exemple, un chercheur basé à New York qui interroge un participant en Californie devrait suivre l'exigence californienne de consentement de toutes les parties.

La même logique s'applique à l'international : un chercheur où qu'il soit dans le monde qui interroge un résident de l'UE doit se conformer au RGPD, car les protections du RGPD suivent le lieu où se trouve le participant, et non celui du chercheur.

Entretiens de recherche en ligne et à distance : considérations supplémentaires

Le passage à la recherche qualitative à distance au cours des dernières années a créé des complexités de consentement que la recherche en présentiel ne connaissait pas. Trois d'entre elles méritent une attention particulière.

Enregistrement au niveau de la plateforme ou contrôlé par le chercheur

Lorsqu'un chercheur utilise l'enregistreur intégré d'une plateforme (comme l'enregistrement local de Zoom ou l'enregistrement en réunion de Teams), les participants voient généralement une notification visuelle à l'écran.

Lorsqu'un chercheur enregistre à l'aide d'un outil distinct ou d'un enregistreur sans bot, aucune notification de ce type n'apparaît.

Le consentement doit couvrir explicitement la méthode d'enregistrement utilisée, et pas seulement le fait qu'un enregistrement aura lieu.

Les outils de prise de notes IA reposant sur un bot

Si un bot rejoint la réunion en tant que participant pour assurer l'enregistrement et la retranscription, cela doit être divulgué dans le formulaire de consentement et expliqué dans la demande adressée au comité d'éthique.

Certains participants s'opposent aux bots visibles, en particulier dans des contextes de recherche sensibles.

Les options d'enregistrement sans bot permettent aux chercheurs de capter l'audio sans ajouter de participant visible à l'appel.

Mais le recours à tout outil d'enregistrement doit malgré tout être divulgué aux participants avant le début de l'entretien.

Entretiens en ligne transfrontaliers

Un chercheur au Royaume-Uni menant des entretiens Zoom avec des participants répartis dans l'UE, en Amérique du Nord et en Australie au sein d'une même étude gère potentiellement quatre ou cinq cadres de consentement différents en même temps.

L'approche pratique consiste à identifier la règle applicable la plus stricte pour chaque juridiction et à concevoir un formulaire de consentement qui les satisfasse toutes.

Pour la plupart des équipes de recherche internationales, cela revient à concevoir selon les normes du RGPD comme socle de référence.

Envoyer des enregistrements à un service de retranscription : quelles sont vos obligations de conformité ?

Téléverser un enregistrement vers un service de retranscription dans le cloud constitue un traitement de données distinct, et cela doit avoir été couvert par le consentement initial.

En vertu de l'article 4(8) du RGPD, toute organisation qui traite des données personnelles pour le compte d'un responsable du traitement est un sous-traitant. Un service de retranscription qui reçoit, stocke et traite un enregistrement de recherche agit en tant que sous-traitant.

Deux obligations de conformité en découlent :

1. Le chercheur (en tant que responsable du traitement) doit conclure un accord de traitement des données (DPA) avec le service de retranscription. Les comités d'éthique des institutions affiliées à l'UE exigent la preuve de cet accord dans les demandes d'éthique de la recherche. Les chercheurs devraient vérifier si leur service de retranscription peut fournir un DPA avant de soumettre une demande d'éthique qui le nomme.

2. Le formulaire de consentement du participant doit couvrir explicitement la retranscription par un tiers. Si le formulaire indique uniquement que « l'enregistrement sera écouté par l'équipe de recherche », le recours à un service cloud sans divulgation supplémentaire peut enfreindre les termes du consentement, que les lois locales sur l'enregistrement aient été respectées ou non.

Les transcriptions générées par IA sont également des données personnelles si elles contiennent des informations identifiables, ce qui est le cas de la plupart des transcriptions d'entretiens de recherche.

Les mêmes obligations de protection qui s'appliquent à l'enregistrement s'appliquent à la transcription, notamment le lieu de stockage, les contrôles d'accès et les limites de conservation.

Qu'en est-il du lieu de stockage ?

Le lieu de stockage est une question distincte au titre du RGPD. Les transferts de données de participants de l'UE en dehors de l'EEE requièrent un mécanisme de transfert valide, comme une décision d'adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types.

Les chercheurs devraient vérifier sur quel mécanisme de transfert s'appuie leur service de retranscription avant de l'utiliser pour des entretiens avec des participants de l'UE.

Cas particuliers qui modifient vos obligations de consentement

Les contextes de recherche suivants exigent davantage qu'un consentement standard.

Populations vulnérables

Les recherches impliquant des enfants, des personnes détenues ou des personnes souffrant de troubles cognitifs nécessitent des niveaux de consentement supplémentaires.

Le critère applicable aux entretiens de recherche en présentiel est de savoir si le participant dispose d'une capacité suffisante pour comprendre et consentir librement, une appréciation que les comités d'éthique évaluent dans leurs critères d'approbation.

Lorsque la capacité est douteuse, ou que le participant est manifestement mineur, le consentement d'un tuteur ou d'un proche est requis.

L'article 8 du RGPD fixe des seuils d'âge pour le consentement autonome, mais uniquement pour les services de la société de l'information (plateformes et applications en ligne), et non pour les entretiens de recherche. À titre de repère, l'Allemagne fixe le seuil à 16 ans ; le Royaume-Uni, le Danemark et plusieurs autres pays l'ont fixé à 13 ans.

Données de catégorie particulière

Si l'entretien porte sur la santé, l'origine ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, les opinions politiques ou des données biométriques, l'article 9 du RGPD exige un consentement explicite, une norme plus élevée que le consentement standard au titre de l'article 6.

Les casiers et condamnations pénales relèvent du régime distinct de l'article 10, qui exige lui aussi des garanties supplémentaires.

Le consentement explicite signifie que le participant a été spécifiquement informé du caractère sensible des données et a donné un accord affirmatif clair à leur traitement. Un formulaire de consentement générique qui couvre l'étude dans ses grandes lignes ne suffit pas.

Groupes de discussion et entretiens à plusieurs participants

Chaque participant doit donner un consentement individuel. La confidentialité au sein du groupe ne peut être garantie par le chercheur, car d'autres participants peuvent divulguer ce qui a été discuté.

Les formulaires de consentement pour les groupes de discussion devraient le reconnaître explicitement et inviter les participants à réfléchir en conséquence à ce qu'ils partagent.

Recherche longitudinale et en plusieurs étapes

Les participants qui consentent au début d'une étude doivent à nouveau donner leur consentement si la portée de l'utilisation des données change, si de nouveaux chercheurs ayant accès aux enregistrements rejoignent l'équipe, ou si la durée de conservation initialement annoncée doit être prolongée.

Comblez les failles de consentement avant le début de la collecte des données

Les exigences de consentement pour les enregistrements de recherche varient selon la juridiction, mais la structure est partout la même : le droit local de l'enregistrement fixe le plancher, la réglementation sur la protection des données régit ce qu'il advient du fichier par la suite, et votre comité d'éthique relie les deux par l'intermédiaire du formulaire de consentement.

Les détails qui créent des problèmes de conformité tendent à être d'ordre opérationnel, et non juridictionnel : un service de retranscription incapable de fournir un DPA, un formulaire de consentement qui couvre l'enregistrement mais pas le stockage, ou une durée de conservation jamais précisée.

Ce sont des points faciles à régler au stade de la planification, mais coûteux à corriger une fois la collecte des données entamée.

Cartographiez l'intégralité du cycle de vie de votre enregistrement avant de rédiger votre formulaire de consentement. Tout le reste en découle.