Hier die Kurzfassung: Das US-Einwilligungsrecht für Aufnahmen teilt sich in zwei Lager. Bundesstaaten mit Einwilligung einer Partei (One-Party-Consent) erlauben es einer einzigen beteiligten Person, ein Gespräch aufzuzeichnen, ohne die anderen zu informieren. Bundesstaaten mit Einwilligung aller Parteien (All-Party-Consent, manchmal Two-Party-Staaten genannt) verlangen, dass zuerst alle zustimmen. 38 Bundesstaaten und der District of Columbia gehören zur One-Party-Gruppe, und etwa ein Dutzend verlangt die Einwilligung aller Parteien.

Die genaue Zahl ist umstritten, weil mehrere Bundesstaaten für Telefonate andere Regeln anwenden als für Gespräche vor Ort. Wenn Sie aber Forschungsinterviews aufzeichnen, ist diese Unterscheidung fast nebensächlich.

Ich habe genug Ethikprotokolle gesehen, um Ihnen zu sagen: In der Praxis überwiegen institutionelle Anforderungen das Recht des Bundesstaats. Ihr IRB (Institutional Review Board) verlangt fast immer die ausdrückliche, informierte Einwilligung jeder teilnehmenden Person, bevor Sie überhaupt etwas aufzeichnen – egal, wie freizügig Ihr Bundesstaat sein mag. Die Frage dreht sich also eher darum, was Ihr Protokoll verlangt, als darum, was Ihr Bundesstaat zulässt.

Ich führe Sie durch den gesamten Ablauf, damit Ihre Forschungsarbeit immer auf der rechtssicheren Seite bleibt.

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Das Einwilligungsrecht für Aufnahmen, Datenschutzvorschriften und forschungsethische Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsraum und Einrichtung. Wenden Sie sich für eine auf Ihr Protokoll zugeschnittene Beratung an das Compliance-Team Ihrer Einrichtung.

Für Forschende sind die Aufnahmegesetze der Bundesstaaten nur die halbe Wahrheit

Stellen Sie sich vor: Sie sind qualitativ Forschende an einer Universität in New York und interviewen über Zoom eine teilnehmende Person in Kalifornien. New York ist ein One-Party-Consent-Staat, also gehen Sie davon aus, dass Sie abgesichert sind. Sie sind Partei des Gesprächs, Sie willigen ein, und das war's.

Nur sind Sie eben nicht abgesichert. Kalifornien ist ein All-Party-Consent-Staat, und wenn ein Gespräch Staatsgrenzen überschreitet, setzt sich meist das strengere Recht durch. Genau hier werden die meisten Forschenden überrumpelt.

Der bundesrechtliche Maßstab ergibt sich aus dem Wiretap Act (18 U.S.C. § 2511), der die Einwilligung einer Partei verlangt. Wenn Sie am Gespräch beteiligt sind, erlaubt Ihnen das Bundesrecht die Aufnahme. Doch Bundesstaaten dürfen strenger sein, und viele sind es. Forschungsethik-Kommissionen sind noch strenger – und genau diese Instanz regelt Ihre Arbeit.

So funktionieren die beiden Modelle für Forschende:

Kriterien Einwilligung einer Partei (One-Party) Einwilligung aller Parteien (All-Party)
Was es bedeutet Eine beteiligte Person darf aufzeichnen, ohne die anderen zu informieren Jede beteiligte Person muss vor der Aufnahme zustimmen
Was es für Sie bedeutet Es ist zulässig, Ihr eigenes Interview ohne Hinweis aufzuzeichnen, doch Ihr IRB verlangt trotzdem eine dokumentierte Einwilligung Sie dürfen erst aufzeichnen, wenn alle Beteiligten eingewilligt haben – ohne Ausnahmen
Wo es gilt 38 Bundesstaaten und DC, darunter New York, Texas und Ohio California, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania und Washington. Manche Quellen zählen auch Connecticut, Michigan und Oregon dazu, die für bestimmte Gesprächsarten die Einwilligung aller Parteien verlangen

Einige Bundesstaaten lassen sich nicht sauber in eine der beiden Spalten einordnen.

  • Connecticut, Michigan, Oregon und Nevada wechseln die Regeln je nachdem, ob das Gespräch per Telefon oder vor Ort stattfindet
  • Delaware hat zwei Gesetze, die sich offen widersprechen, sodass dort die sichere Auslegung All-Party lautet
  • Hawaii und Maine gelten als One-Party-Staaten, neigen aber dazu, Aufnahmen in privaten Bereichen wie Toiletten oder Umkleiden zu verbieten oder einzuschränken

Die genaue Zahl der All-Party-Staaten reicht je nach Quelle von 11 bis 13, abhängig davon, wie diese Mischfälle behandelt werden. Deshalb sollten Sie sich nicht allein auf die Zahl verlassen.

Für Forschende lautet die Lehre daraus: Selbst in einem One-Party-Staat verstößt es fast sicher gegen Ihr IRB-Protokoll, eine teilnehmende Person ohne ihr Wissen aufzuzeichnen, und es könnte sogar als wissenschaftliches Fehlverhalten gewertet werden.

Die IRB-Ebene: Warum institutionelle Anforderungen das Recht des Bundesstaats überwiegen

Wenn Ihre Arbeit als Forschung am Menschen gilt, ist die zuständige Instanz Ihr Institutional Review Board (IRB). Die Common Rule (45 CFR 46) verlangt eine IRB-Prüfung und eine informierte Einwilligung, bevor Sie Daten erheben, und die meisten Universitäten wenden diesen Maßstab auf jede solche Forschung an, nicht nur auf bundesfinanzierte. Gehen Sie davon aus, dass sie auch für Sie gilt.

Bei Aufnahmen muss diese Einwilligung ausdrücklich sein. Ihr Protokoll und Ihre Einwilligungserklärung müssen den Teilnehmenden mitteilen, dass Sie aufzeichnen, warum und was mit der Datei geschieht – und alle müssen zustimmen, bevor Sie beginnen.

Das IRB überwiegt das Recht des Bundesstaats meist deshalb, weil die Latte höher liegt. Es erwartet die informierte Einwilligung aller, sodass Sie mit der Erfüllung der IRB-Anforderung höchstwahrscheinlich auch das Recht des Bundesstaats erfüllen.

Wann müssen Sie die HIPAA-Anforderungen einhalten?

Die gute Nachricht ist, dass HIPAA nicht für jede Studie gilt. Es wird relevant, wenn Ihre Forschung geschützte Gesundheitsdaten (PHI) verarbeitet, die mit einer abgedeckten Einrichtung (Covered Entity) verbunden sind.

Dazu zählt Forschung, die von oder für ein Krankenhaus, eine Klinik oder einen Krankenversicherer durchgeführt wird, sowie Forschung, die Gesundheitsdaten aus einer dieser Quellen nutzt. Ist keine abgedeckte Einrichtung Teil dieses Prozesses, greift HIPAA wahrscheinlich nicht für Ihre Arbeit – die Datenregeln Ihres IRB aber sehr wohl.

Wenn es doch gilt, spielen Aufnahmen eine große Rolle. Eine Audiodatei, die identifizierbare Gesundheitsdaten enthält, ist PHI – und das daraus erstellte Transkript ebenfalls.

An dieser Stelle wird Ihr Transkriptionstool zu einer Compliance-Entscheidung. Nach HIPAA ist jeder Drittanbieterdienst, der PHI im Auftrag einer abgedeckten Einrichtung verarbeitet, ein Business Associate, und die abgedeckte Einrichtung muss mit diesem Dienst eine unterzeichnete Business Associate Agreement (BAA) haben, bevor PHI überhaupt den Besitzer wechseln. Keine BAA, kein Upload.

HappyScribe ist beispielsweise derzeit nicht HIPAA-konform, kann also nicht als Business Associate auftreten oder eine BAA für geschützte Gesundheitsdaten unterzeichnen. Wenn Ihre Forschung HIPAA-Konformität erfordert, prüfen Sie, ob Ihre Transkriptionsplattform eine BAA unterzeichnen kann, bevor Sie auch nur eine einzige Aufnahme hochladen.

Viele akademische Teams arbeiten genau aus diesem Grund mit getrennten Abläufen: ein HIPAA-konformer Dienst für alles, was PHI enthält, und breiter aufgestellte Tools wie HappyScribe für Material ohne PHI.

Aufnahmen über Staatsgrenzen hinweg: Compliance bei Remote-Interviews

Remote-Interviews sind ein ganz eigenes Kaliber, denn plötzlich geht es nicht mehr nur um Aufnahmen über Bundesstaaten hinweg, sondern auch über den Atlantik.

Welches Recht bei einem zwischenstaatlichen Anruf gilt

Das Bundesrecht klärt das nicht in einem Aufwasch. Der Wiretap Act gibt eine One-Party-Grundlinie vor, verdrängt aber strengeres Recht der Bundesstaaten nicht, und die Gerichte sind sich uneins, welcher Bundesstaat ein grenzüberschreitendes Gespräch regelt.

Der Trend bevorzugt den Bundesstaat, in dem sich die aufgezeichnete Person befindet. Im Fall Kearney v. Salomon Smith Barney wandte das Oberste Gericht Kaliforniens seine All-Party-Regel auf ein Unternehmen aus Georgia an, das Anrufe mit kalifornischen Kund:innen aufgezeichnet hatte. Befolgen Sie also das strengste Recht, das in Betracht kommt, und holen Sie die Einwilligung aller ein.

Wo das für Forschende trotzdem nach hinten losgeht

Für die meisten Studien ändert das kaum etwas an Ihrem Alltag, weil Ihr IRB die All-Party-Einwilligung ohnehin zum Standard macht. Das Recht des Bundesstaats kommt nur dann wieder ins Spiel, wenn Sie diese unterschriebene Einwilligung noch nicht haben:

Wenn es in die EU oder ins Vereinigte Königreich geht

Wenn Aufnahmen Grenzen überschreiten, kann ein neues Regelwerk greifen. Befindet sich Ihre teilnehmende Person physisch in der EU oder im Vereinigten Königreich, kann die DSGVO bzw. die UK-GDPR für Sie gelten, denn es kommt darauf an, wo sie sich aufhält, nicht auf ihre Staatsangehörigkeit.

Die Hürde für die Einwilligung liegt höher als nach US-Maßstäben: Sie muss ausdrücklich und vollständig informiert sein, und Gesundheitsdaten sind eine besondere Kategorie, die ihre eigene ausdrückliche Einwilligung erfordert. Auch die Speicherung gehört dazu, denn das Verschieben von EU-Daten auf US-Server löst Übermittlungsregeln aus – weshalb viele Transkriptionstools Aufnahmen auf EU-Infrastruktur halten.

Die Seite des Vereinigten Königreichs behandle ich in unserem Leitfaden zum britischen Aufnahme-Einwilligungsrecht für Forschende.

Was in Ihrer Einwilligungserklärung zu Aufnahme und Transkription stehen sollte

In Ihrer Einwilligungserklärung setzen Sie all diese Informationen in die Praxis um. Das Recht des Bundesstaats, Ihr IRB, die DSGVO, die von Ihnen gewählten Tools – all das landet in dem einen Dokument, das eine teilnehmende Person tatsächlich liest und unterschreibt. Erläutern Sie Aufnahme und Transkription klar und gehen Sie auf diese Punkte ein:

  • Ob das Interview aufgezeichnet wird, und ob als Audio oder Video
  • Warum Sie es aufzeichnen, zum Beispiel zur Transkription und Analyse statt zur Veröffentlichung des Audios
  • Ob die Aufnahme für die Teilnahme erforderlich oder freiwillig ist
  • Wie die Aufnahme transkribiert wird: durch KI, durch Menschen oder durch beides
  • Ob ein Drittanbieterdienst die Aufnahme verarbeitet
  • Wo Aufnahmen und Transkripte gespeichert werden und wie lange
  • Wer Zugriff darauf hat
  • Wann und wie Aufnahmen gelöscht werden
  • Wie und wann Sie die Daten anonymisieren
  • Das Recht der teilnehmenden Person, die Aufnahme abzulehnen oder später zurückzuziehen

Wenn Sie KI-Transkription nutzen, müssen Sie das benennen. Erklären Sie den Teilnehmenden, dass das Audio durch automatische Spracherkennung verarbeitet wird, und beschreiben Sie, wie die Plattform mit ihren Daten umgeht: Verschlüsselung, Speicherort der Daten und Aufbewahrungsdauer.

Dieser letzte Teil verdient mehr Aufmerksamkeit, als er meist bekommt. Bevor Sie auch nur ein einziges Interview hochladen, holen Sie sich klare Antworten zu drei Dingen über Ihren Anbieter ein: ob er Ihre Aufnahmen zum Training seiner Modelle nutzt, wie lange er Ihre Dateien aufbewahrt und wer sie einsehen kann.

Halten Sie Ihre Forschungsaufnahmen mit HappyScribe konform

HappyScribe ist das beste Transkriptionstool für Forschende

Jede Ebene, die wir behandelt haben, stellt am Ende dieselbe Frage an Ihr Transkriptionstool: Kann es nachweisen, wie es mit Teilnehmerdaten umgeht? HappyScribe veröffentlicht seine Standards auf den Seiten zu Sicherheit und Datenschutz, sodass Sie sie in einem IRB-Antrag oder einer Einwilligungserklärung direkt zitieren können.

So hilft Ihnen HappyScribe, Gespräche für die Forschung aufzuzeichnen:

DSGVO- und SOC 2 Type II-Konformität für zusätzliche Sicherheit

Erinnern Sie sich an die DSGVO-Parallele zum HIPAA-Punkt von vorhin? Fallen die Daten Ihrer teilnehmenden Person unter die DSGVO, agiert Ihr Transkriptionsanbieter als Ihr Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 erwartet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ihnen. HappyScribe stellt diesen AVV bereit und listet seine Unterauftragsverarbeiter samt Standardvertragsklauseln in seinem Trust Center.

Untermauert werden die Angaben durch eine SOC 2 Type II-Zertifizierung, was bedeutet, dass eine unabhängige Prüfgesellschaft die Sicherheitsprozesse von HappyScribe geprüft hat. Genau das sind die Parameter, die eine Ethikprüfung sehen will.

Datenhaltung ausschließlich in der EU für einfacheres Datenmanagement

Alle Dateien werden in EU-Rechenzentren verarbeitet und gespeichert, in einer Tier-IV-, PCI-DSS- und ISO-27001-konformen Anlage. Bei Interviews mit Teilnehmenden aus der EU oder dem Vereinigten Königreich bleiben die Daten so in ihrem Ursprungsrechtsraum, womit Sie die grenzüberschreitenden Übermittlungsregeln umgehen, die wir im Abschnitt zu Remote-Interviews behandelt haben.

Für rein US-amerikanische Studien gibt es Ihrer Einwilligungserklärung trotzdem eine saubere Ein-Satz-Antwort auf die Frage „Wo wird meine Aufnahme gespeichert?“.

KI plus menschliche Transkription für Zuverlässigkeit

Nutzen Sie KI-Transkription oder menschliche Transkription mit HappyScribe

Sie wählen den Ablauf je nach Umfang Ihres Projekts. Die KI-Transkription von HappyScribe erstellt zu 95 % genaue Entwürfe in über 150 Sprachen und Dialekten, sodass mehrsprachige Projekte reibungslos laufen.

Wenn Sie bei der Genauigkeit ganz sichergehen müssen, holt der menschliche Korrekturservice eine geprüfte Fachkraft hinzu, die Ihre Transkripte mit 99 % Genauigkeit in über 60 Sprachen überprüft und korrigiert. Ideal für qualitative Kodierung und wortgetreue Analyse.

Ein Offenlegungshinweis aus Ihrer Einwilligungs-Checkliste: Menschliche Prüfung bedeutet, dass eine sprachkundige Fachkraft unter Vertraulichkeit auf die Aufnahme zugreift – erwähnen Sie das in Ihrem Formular, wenn Sie sie nutzen.

KI-Trainingseinstellungen, die Sie selbst bestimmen

„Trainiert meine Stimme eine KI?“ ist eine Frage, die Teilnehmende heute stellen, und die meisten Plattformen geben eine vage Antwort. HappyScribe ist hier offen. Das Modelltraining ist eine Einstellung, die Sie steuern – von Ihrem Dashboard aus, und bei Enterprise-Konten ist es standardmäßig deaktiviert.

Ihre Dateien werden bei HappyScribe gelöscht, sobald Sie sie aus Ihrem Konto entfernen. Das gibt Ihnen etwas Konkretes, das Sie einer teilnehmenden Person vorlegen können.

Bleiben Sie konform, wenn Sie Forschungsinterviews aufzeichnen

Die Aufnahme-Einwilligung für US-Forschende lässt sich auf eine Hierarchie herunterbrechen. Das Recht des Bundesstaats ist die Untergrenze, Ihr IRB steht darüber und verlangt die informierte Einwilligung aller. HIPAA fügt eigene Regeln hinzu, sobald Gesundheitsdaten ins Spiel kommen, und die DSGVO übernimmt, wenn Ihre teilnehmende Person in der EU sitzt.

Die gute Nachricht: Der Großteil der Arbeit passiert in einem einzigen Dokument. Eine Einwilligungserklärung, die die Aufnahme, die Transkriptionsmethode und den dahinterstehenden Datenumgang benennt, stellt Ihre Ethikkommission und Ihre Teilnehmenden zugleich zufrieden. Bleibt nur noch ein Transkriptionsanbieter, dessen Unterlagen Ihnen den Rücken freihalten.

HappyScribe liefert Ihnen diesen Nachweis für die Forschungstranskription. EU-Datenhaltung, SOC 2 Type II, DSGVO-Konformität und KI-Trainingseinstellungen, die Sie in Ihrem IRB-Antrag wortwörtlich zitieren können.

Sie können mit dem Team über das Forschungs- und Sicherheits-Setup sprechen, das Ihre Kommission sehen muss.

HappyScribe kostenlos testen und Ihre Forschungsinterviews aufzeichnen →

Häufige Fragen zum Aufnahme-Einwilligungsrecht in den USA für Forschende

Darf man in den USA jemanden ohne Einwilligung aufzeichnen?

Oft ja. Das Bundesrecht wendet nach dem Electronic Communications Privacy Act die Regel der Einwilligung einer Partei an. Eine Aufnahme ist zulässig, wenn mindestens eine Partei zustimmt – willigt also nur eine Partei ein und ist das die aufzeichnende Person, ist es rechtmäßig. Die Aufnahmegesetze der Bundesstaaten können jedoch strenger sein. Two-Party-Consent-Staaten wie California und Florida verlangen die Zustimmung aller, bevor Telefonate oder private Gespräche aufgezeichnet werden.

Kann ich in den USA jemanden verklagen, der mich ohne meine Erlaubnis aufgezeichnet hat?

Möglicherweise. Sowohl der bundesrechtliche Wiretap Act als auch mehrere Gesetze der Bundesstaaten erlauben zivilrechtliche Ansprüche bei unzulässigen Aufnahmen. Ihr Fall hängt meist von zwei Dingen ab: ob das Gespräch eine vernünftige Privatsphäreerwartung hatte und ob die aufzeichnende Partei daran beteiligt war. War die aufzeichnende Person in einem One-Party-Staat beteiligt, hat eine Klage selten Erfolg. Solche Ansprüche hängen von Ihrem Bundesstaat ab, und die Gesetze zu Aufnahmen unterscheiden sich stark – holen Sie also für Ihre konkrete Situation fachlichen Rat ein.

Braucht man in den USA eine Einwilligung, um Forschungsinterviews aufzuzeichnen?

Ja, praktisch immer. Selbst wenn Sie aktiv beteiligt sind und nach dem Recht des Bundesstaats nur eine Partei zustimmen muss, verlangt Ihr IRB, dass Sie die Einwilligung einholen und die Teilnehmenden informieren, bevor Sie aufzeichnen. Die vorherige Einwilligung sollte die Aufnahme selbst und die Art der Transkription abdecken. Wenn Sie eine Plattform wie HappyScribe nutzen, kann Ihre Einwilligungserklärung deren veröffentlichte Sicherheits- und Datenstandards direkt zitieren.

Welche IRB-Einwilligungsanforderungen gelten für Audioaufnahmen?

IRBs verlangen eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung, bevor Sie Audio oder Video aufzeichnen. Stillschweigende oder passive Einwilligung reicht nicht aus. Teilnehmende müssen aktiv zustimmen, üblicherweise über eine eigene Zeile in der Einwilligungserklärung. Das Formular sollte angeben, was die elektronischen Aufnahmen erfassen, wer sie transkribiert, wo sie gespeichert und wann sie gelöscht werden. Viele Kommissionen erwarten außerdem, dass Sie Drittanbieterdienste wie HappyScribe im Formular selbst benennen.

Darf man ein Vorgespräch zur Auswahl aufzeichnen, bevor die teilnehmende Person eine Einwilligungserklärung unterschrieben hat?

Rechtlich manchmal, aber fragen Sie trotzdem. Bevor eine formelle Einwilligung vorliegt, regelt nur das Recht des Bundesstaats das Gespräch – befolgen Sie also die strengste in Betracht kommende Regel und holen Sie die Erlaubnis der Person ein, bevor Sie ein Aufnahmegerät einschalten. Am besten fragen Sie gleich zu Beginn des Gesprächs; das hält Sie und die teilnehmende Person auf einer Linie und genügt den All-Party-Staaten. Prüfen Sie zudem, ob Ihr IRB die Auswahlphase als Teil der Studie behandelt, denn viele tun das.

Braucht man für Forschungsinterviews mit Minderjährigen die Einwilligung der Eltern?

Ja. Nach der Common Rule (45 CFR 46, Subpart D) erfordert Forschung mit Kindern die Erlaubnis eines Elternteils oder Vormunds plus die Zustimmung des Kindes selbst, und das gilt auch für Audio- und Videoaufnahmen. Dokumentieren Sie beides getrennt in Ihrem Protokoll. Das Aufnahmegesetz des Bundesstaats ändert daran nichts. Selbst in One-Party-Staaten würde die Aufnahme einer minderjährigen Person für Forschungszwecke ohne elterliche Erlaubnis gegen Ihre IRB-Genehmigung verstoßen.

In welchen Bundesstaaten sind Aufnahmen nicht erlaubt?

Kein Bundesstaat verbietet Aufnahmen vollständig, aber rund ein Dutzend verlangt die Einwilligung aller Beteiligten. Zu den Two-Party-Consent-Staaten zählen California, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania und Washington, wobei Connecticut, Michigan und Oregon Mischregeln anwenden. Diese Gesetze schützen private Gespräche, bei denen eine Privatsphäreerwartung besteht – ob Telefonate oder Gespräche vor Ort. Öffentliche Situationen ohne Privatsphäreerwartung sind in der Regel zulässig.

Biplab Mazumder
Geschrieben von

Biplab Mazumder

Biplab is a content marketer and writer who helps high-growth brands scale content visibility across AI search channels. His works have been published in HubSpot, Freshworks, Atlassian, SurferSEO, etc. When he's not planning content strategy, he's testing AI content workflows and use cases.