Esta es la versión corta: las leyes de consentimiento de grabación en EE. UU. se dividen en dos bandos. Los estados de consentimiento de una parte (one-party consent) permiten que un único participante grabe una conversación sin avisar a nadie más. Los estados de consentimiento de todas las partes (all-party consent, a veces llamados de dos partes) exigen que todos estén de acuerdo primero. 38 estados y el Distrito de Columbia están en el grupo de una parte, y alrededor de una docena exige el consentimiento de todas las partes.
La cifra exacta se debate, porque varios estados aplican reglas distintas a las llamadas telefónicas que a las conversaciones presenciales. Sin embargo, si grabas entrevistas de investigación, esa distinción es casi irrelevante.
He visto suficientes protocolos de ética como para decirte que, en la práctica, los requisitos institucionales prevalecen sobre la ley estatal. Tu IRB (comité de ética de la investigación) casi siempre exigirá el consentimiento informado explícito de cada participante antes de que grabes nada, por muy permisivo que sea tu estado. Así que la cuestión tiene más que ver con lo que exige tu protocolo que con lo que permite tu estado.
Te voy a guiar por todo el proceso para que tu trabajo de investigación se mantenga siempre del lado correcto de la ley.
Este artículo tiene fines exclusivamente informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes de consentimiento de grabación, las normas de protección de datos y los requisitos de ética de la investigación varían según la jurisdicción y la institución. Consulta al equipo de cumplimiento de la investigación de tu institución para obtener orientación específica para tu protocolo.
Para los investigadores, las leyes estatales de grabación son solo la mitad de la película
Imagina esto: eres investigador cualitativo en una universidad de Nueva York y entrevistas por Zoom a un participante que está en California. Nueva York es un estado de consentimiento de una parte, así que das por hecho que estás cubierto. Eres parte de la conversación, das tu consentimiento y listo.
Salvo que no estás cubierto. California es un estado de consentimiento de todas las partes y, cuando una llamada cruza fronteras estatales, suele imponerse la ley más estricta. Aquí es donde a la mayoría de los investigadores los pillan desprevenidos.
El estándar federal proviene de la Wiretap Act (18 U.S.C. § 2511), que exige el consentimiento de una parte. Si formas parte de la conversación, la ley federal te permite grabarla. Pero los estados pueden ser más estrictos, y muchos lo son. Los comités de ética de la investigación lo son aún más, y ese es el organismo que rige tu trabajo.
Así funcionan los dos modelos para un investigador:
| Factores | Consentimiento de una parte | Consentimiento de todas las partes |
|---|---|---|
| Qué significa | Un participante puede grabar sin avisar a los demás | Todos los participantes deben estar de acuerdo antes de grabar |
| Qué significa para ti | Es legal grabar tu propia entrevista sin previo aviso, pero tu IRB sigue queriendo un consentimiento documentado | No puedes grabar hasta que todos los participantes hayan dado su consentimiento, sin excepciones |
| Dónde se aplica | 38 estados y DC, incluidos Nueva York, Texas y Ohio | California, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pensilvania y Washington. Algunas fuentes también cuentan Connecticut, Michigan y Oregón, que exigen el consentimiento de todas las partes para ciertos tipos de conversación |
Unos cuantos estados se niegan a encajar limpiamente en cualquiera de las dos columnas.
- Connecticut, Michigan, Oregón y Nevada cambian de reglas según si la conversación ocurre por teléfono o en persona
- Delaware tiene dos leyes que se contradicen abiertamente, así que la lectura segura allí es todas las partes
- Hawái y Maine funcionan con consentimiento de una parte, pero tienden a prohibir o restringir las grabaciones en entornos privados como baños o vestuarios
El recuento exacto de estados de todas las partes oscila entre 11 y 13, según cómo trate cada fuente estos casos mixtos. Por eso no debes fiarte solo de la cifra.
Para un investigador, la conclusión es que, incluso en un estado de una parte, grabar a un participante sin su conocimiento casi con toda seguridad incumplirá tu protocolo del IRB y podría llegar a considerarse mala conducta científica.
La capa del IRB: por qué los requisitos institucionales prevalecen sobre la ley estatal
Si tu trabajo cuenta como investigación con seres humanos, la autoridad que te rige es tu Institutional Review Board (IRB). La Common Rule (45 CFR 46) exige la revisión del IRB y el consentimiento informado antes de recopilar datos, y la mayoría de las universidades aplican ese estándar a toda investigación de este tipo, no solo a la financiada con fondos federales. Da por hecho que te cubre.
Para grabar, ese consentimiento tiene que ser explícito. Tu protocolo y tu formulario de consentimiento deben indicar a los participantes que vas a grabar, por qué y qué ocurre con el archivo, y todos los participantes deben estar de acuerdo antes de que empieces.
El IRB suele prevalecer sobre la ley estatal porque el listón está más alto. Espera el consentimiento informado de todos, así que, si cumples el requisito del IRB, lo más probable es que también cumplas la ley estatal.
¿Cuándo tienes que cumplir los requisitos de la HIPAA?
La buena noticia es que la HIPAA no se aplica a todos los estudios. Es relevante cuando tu investigación maneja información médica protegida (PHI) vinculada a una entidad cubierta (covered entity).
Eso incluye la investigación realizada por o para un hospital, una clínica o un plan de salud, y la investigación que utiliza datos de salud obtenidos de cualquiera de ellos. Si ninguna entidad cubierta forma parte de ese proceso, es probable que la HIPAA no alcance tu trabajo, aunque las normas de datos de tu IRB sí lo harán.
Cuando sí se aplica, las grabaciones desempeñan un papel importante. Un archivo de audio que contiene datos de salud identificables es PHI, y la transcripción que generas a partir de él también lo es.
Aquí es donde tu herramienta de transcripción se convierte en una decisión de cumplimiento. Según la HIPAA, cualquier servicio de terceros que procese PHI en nombre de una entidad cubierta es un business associate, y la entidad cubierta debe tener firmado un Business Associate Agreement (BAA) con ese servicio antes de que se transfiera cualquier PHI. Sin BAA, no hay carga de archivos.
Por ejemplo, HappyScribe no cumple actualmente la HIPAA, lo que significa que no puede actuar como business associate ni firmar un BAA para datos de salud protegidos. Si tu investigación requiere el cumplimiento de la HIPAA, comprueba que tu plataforma de transcripción pueda firmar un BAA antes de subir una sola grabación.
Muchos equipos académicos manejan flujos de trabajo separados precisamente por esto: un servicio que cumple la HIPAA para todo lo que contiene PHI, y herramientas más generales como HappyScribe para el material sin PHI.
Grabar a través de fronteras estatales: cumplimiento en entrevistas remotas
Las entrevistas remotas son otra historia, porque de repente ya no hablas solo de grabaciones a través del estado, sino también a través del Atlántico.
Qué ley se impone en una llamada interestatal
La ley federal no lo zanja de un plumazo. La Wiretap Act ofrece una base de una parte, pero no desplaza la ley estatal más estricta, y los tribunales no se han puesto de acuerdo sobre qué estado rige una llamada transfronteriza.
La tendencia favorece al estado donde se encuentra la persona grabada. En Kearney v. Salomon Smith Barney, el Tribunal Supremo de California aplicó su regla de todas las partes a una empresa de Georgia que grababa llamadas con clientes de California. Así que sigue la ley más estricta que pudiera aplicarse y obtén el consentimiento de todos.
Dónde sigue saliendo mal para los investigadores
Para la mayoría de los estudios, esto apenas cambia tu día a día, porque tu IRB ya convierte el consentimiento de todas las partes en tu opción por defecto. La ley estatal solo vuelve a entrar en juego cuando todavía no tienes ese consentimiento firmado:
- Las llamadas de captación o preselección que haces antes de que exista un consentimiento formal
- Estudios que se realizan bajo una exención del IRB de consentimiento documentado
Cruzar a la UE o al Reino Unido
Cuando las grabaciones cruzan fronteras, puede entrar en juego un nuevo régimen. Si tu participante se encuentra físicamente en la UE o el Reino Unido, el RGPD o el RGPD del Reino Unido pueden aplicarse a ti, porque depende de dónde esté, no de su nacionalidad.
El listón del consentimiento está más alto que las normas de EE. UU.: tiene que ser explícito y plenamente informado, y los datos de salud son una categoría especial que requiere su propio consentimiento explícito. El almacenamiento también forma parte de ello, porque trasladar datos de la UE a servidores de EE. UU. activa las reglas de transferencia, motivo por el cual muchas herramientas de transcripción mantienen las grabaciones en infraestructura de la UE.
Cubro la parte del Reino Unido en nuestra guía sobre el consentimiento de grabación para investigadores en el Reino Unido.
Qué incluir en tu formulario de consentimiento sobre grabación y transcripción
Tu formulario de consentimiento es donde pones en práctica toda esta información. La ley estatal, tu IRB, el RGPD, las herramientas que elijas: todo aterriza en el único documento que un participante realmente lee y firma. Explica la grabación y la transcripción con claridad y cubre estos puntos:
- Si la entrevista se grabará y si será en audio o en vídeo
- Por qué la grabas, por ejemplo, para transcripción y análisis en lugar de para publicar el audio
- Si la grabación es obligatoria para participar o es opcional
- Cómo se transcribirá la grabación: con IA, con personas o con ambas
- Si un servicio de terceros procesará la grabación
- Dónde se almacenarán las grabaciones y las transcripciones, y durante cuánto tiempo
- Quién tendrá acceso a ellas
- Cuándo y cómo se destruirán las grabaciones
- Cómo y cuándo anonimizarás los datos
- El derecho del participante a rechazar la grabación o a retirarse más adelante
Si usas transcripción con IA, tienes que mencionarlo. Explica a los participantes que el audio se procesará mediante reconocimiento automático del habla, y describe cómo gestiona la plataforma sus datos: cifrado, dónde residen los datos y durante cuánto tiempo se conservan.
Esa última parte merece más atención de la que suele recibir. Antes de subir una sola entrevista, consigue respuestas claras sobre tres cosas de tu proveedor: si utiliza tus grabaciones para entrenar sus modelos, cuánto tiempo conserva tus archivos y quién puede verlos.
Mantén tus grabaciones de investigación conformes con HappyScribe
Cada capa que hemos cubierto acaba pidiéndole lo mismo a tu herramienta de transcripción: ¿puede demostrar cómo gestiona los datos de los participantes? HappyScribe publica sus estándares en sus páginas de seguridad y privacidad, así que puedes citarlos directamente en una solicitud al IRB o en un formulario de consentimiento.
Así te ayuda HappyScribe a grabar conversaciones para tu investigación:
Cumplimiento del RGPD y SOC 2 Type II para mayor seguridad
¿Recuerdas el paralelismo entre el RGPD y el punto sobre la HIPAA de antes? Si los datos de tu participante quedan bajo el RGPD, tu proveedor de transcripción actúa como tu encargado del tratamiento, y el artículo 28 espera un contrato de encargo del tratamiento (DPA) entre ambos. HappyScribe proporciona ese DPA y enumera a sus subencargados con cláusulas contractuales tipo en su centro de confianza.
Respalda sus afirmaciones con la certificación SOC 2 Type II, lo que significa que una firma de auditoría independiente ha revisado los procesos de seguridad de HappyScribe. Estos son los parámetros que un comité de ética quiere ver.
Residencia de datos solo en la UE para una gestión de datos más sencilla
Todos los archivos se procesan y almacenan en centros de datos de la UE, en una instalación conforme con Tier IV, PCI DSS e ISO 27001. Para las entrevistas con participantes de la UE o el Reino Unido, esto mantiene los datos dentro de su jurisdicción de origen, así que evitas las reglas de transferencia transfronteriza que vimos en la sección de entrevistas remotas.
Para los estudios solo de EE. UU., aun así le da a tu formulario de consentimiento una respuesta clara de una línea a la pregunta «¿dónde se almacenará mi grabación?».
IA más transcripción humana para mayor fiabilidad
Eliges el flujo de trabajo según el alcance de tu proyecto. La transcripción con IA de HappyScribe genera borradores con un 95 % de precisión en más de 150 idiomas y dialectos, de modo que los proyectos multilingües pueden avanzar sin fricciones.
Cuando necesitas estar totalmente seguro de la precisión, el servicio de revisión humana incorpora a un profesional verificado que revisa y corrige tus transcripciones con un 99 % de precisión en más de 60 idiomas. Es ideal para la codificación cualitativa y el análisis verbatim.
Una nota de divulgación de tu lista de consentimiento: la revisión humana implica que un lingüista accede a la grabación bajo confidencialidad, así que menciónalo en tu formulario cuando la utilices.
Controles de entrenamiento de IA que decides tú
«¿Mi voz entrenará a una IA?» es una pregunta que ahora hacen los participantes, y la mayoría de las plataformas dan una respuesta vaga. HappyScribe es transparente al respecto. El entrenamiento de modelos es un ajuste que tú controlas desde tu panel, y en las cuentas Enterprise está desactivado por defecto.
Tus archivos se eliminan de HappyScribe cuando los quitas de tu cuenta. Eso te da algo concreto que poner delante de un participante.
Mantén el cumplimiento cuando grabes entrevistas de investigación
El consentimiento de grabación para los investigadores de EE. UU. se reduce a una jerarquía. La ley estatal es el suelo, y tu IRB se sitúa por encima y exige el consentimiento informado de todos. La HIPAA añade sus propias reglas cuando entran en juego los datos de salud, y el RGPD toma el relevo cuando tu participante se encuentra en la UE.
La buena noticia es que la mayor parte del trabajo ocurre en un solo documento. Un formulario de consentimiento que nombre la grabación, el método de transcripción y la gestión de datos que hay detrás satisface a tu comité de ética y a tus participantes a la vez. Lo único que queda es un proveedor de transcripción cuya documentación te respalde.
HappyScribe te da ese rastro documental para la transcripción de investigación. Residencia de datos en la UE, SOC 2 Type II, cumplimiento del RGPD y controles de entrenamiento de IA que puedes citar palabra por palabra en tu solicitud al IRB.
Puedes hablar con el equipo sobre la configuración de investigación y seguridad que tu comité necesita ver.
Preguntas frecuentes sobre las leyes de consentimiento de grabación en EE. UU. para investigadores
¿Se puede grabar a alguien sin consentimiento en EE. UU.?
A menudo, sí. La ley federal aplica una regla de consentimiento de una parte conforme a la Electronic Communications Privacy Act. Grabar es legal cuando al menos una parte está de acuerdo, así que, si solo una parte consiente y esa es la persona que graba, es lícito. No obstante, las leyes estatales de grabación de llamadas pueden ser más estrictas. Los estados de consentimiento de dos partes como California y Florida exigen el acuerdo de todos antes de grabar llamadas telefónicas o conversaciones privadas.
¿Puedo demandar a alguien por grabarme sin mi permiso en EE. UU.?
Posiblemente. Tanto la Wiretap Act federal como varias leyes estatales permiten reclamaciones civiles por grabación ilegal. Tu caso suele depender de dos cosas: si la conversación tenía una expectativa razonable de privacidad y si la parte que grababa participaba en ella. Si la persona que grababa era participante en un estado de una parte, una demanda rara vez prospera. Estas reclamaciones dependen de tu estado, y las leyes que rigen las grabaciones varían mucho, así que busca asesoramiento profesional para tu situación concreta.
¿Se necesita consentimiento para grabar entrevistas de investigación en EE. UU.?
Sí, prácticamente siempre. Incluso cuando eres un participante activo y, según la ley estatal, solo una parte tiene que estar de acuerdo, tu IRB te exige obtener el consentimiento y avisar a los participantes antes de grabar. El consentimiento previo debe cubrir la grabación en sí y cómo se transcribirá. Si usas una plataforma como HappyScribe, tu formulario de consentimiento puede citar directamente sus estándares publicados de seguridad y gestión de datos.
¿Cuáles son los requisitos de consentimiento del IRB para grabar audio?
Los IRB exigen un consentimiento explícito y documentado antes de grabar audio o vídeo. El consentimiento implícito y el pasivo no superan el listón. Los participantes deben aceptar activamente, normalmente mediante una línea específica del formulario de consentimiento. El formulario debe indicar qué captan las grabaciones electrónicas, quién las transcribe, dónde se almacenan y cuándo se destruyen. Muchos comités esperan, además, que nombres a los servicios de terceros como HappyScribe en el propio formulario.
¿Se puede grabar una llamada de preselección antes de que el participante firme el formulario de consentimiento?
Legalmente, a veces, pero pregunta de todos modos. Antes de que exista un consentimiento formal, solo la ley estatal rige la llamada, así que sigue la regla más estricta que pudiera aplicarse y obtén el permiso de la persona antes de encender un dispositivo de grabación. La mejor práctica es preguntar al inicio de la llamada, lo que os mantiene a ti y al participante en la misma página y satisface a los estados de todas las partes. Comprueba también si tu IRB considera la preselección como parte del estudio, porque muchos lo hacen.
¿Se necesita el consentimiento de los padres para grabar entrevistas de investigación con menores?
Sí. Conforme a la Common Rule (45 CFR 46, Subpart D), la investigación con niños requiere el permiso de un padre o tutor además del propio asentimiento del niño, y eso se extiende a la grabación de audio y vídeo. Documenta ambos por separado en tu protocolo. La ley estatal de grabación no cambia esto. Incluso en los estados de una parte, grabar a un menor para una investigación sin permiso parental incumpliría la aprobación de tu IRB.
¿Qué estados no permiten grabar?
Ningún estado prohíbe grabar por completo, pero alrededor de una docena exige el consentimiento de todos los implicados. Entre los estados de consentimiento de dos partes están California, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pensilvania y Washington, mientras que Connecticut, Michigan y Oregón aplican reglas mixtas. Estas leyes protegen las conversaciones privadas en las que hay expectativa de privacidad, ya sean llamadas telefónicas o conversaciones presenciales. Los entornos públicos sin expectativa de privacidad suelen estar permitidos.
Biplab Mazumder
Biplab is a content marketer and writer who helps high-growth brands scale content visibility across AI search channels. His works have been published in HubSpot, Freshworks, Atlassian, SurferSEO, etc. When he's not planning content strategy, he's testing AI content workflows and use cases.
