Voici la version courte : les lois américaines sur le consentement à l'enregistrement se répartissent en deux camps. Les États à consentement d'une seule partie (one-party consent) permettent à un seul participant d'enregistrer une conversation sans en avertir les autres. Les États à consentement de toutes les parties (all-party consent, parfois appelés États « two-party ») exigent que tout le monde donne d'abord son accord. 38 États et le District de Columbia relèvent du groupe « une partie », et une douzaine environ exigent le consentement de toutes les parties.
Le décompte exact fait débat, car plusieurs États appliquent aux appels téléphoniques des règles différentes de celles qui régissent les conversations en personne. Cela dit, si vous enregistrez des entretiens de recherche, cette distinction est presque secondaire.
J'ai vu assez de protocoles d'éthique pour vous dire qu'en pratique, les exigences institutionnelles l'emportent sur la loi de l'État. Votre IRB (comité d'éthique de la recherche) exigera presque toujours le consentement éclairé explicite de chaque participant avant que vous n'enregistriez quoi que ce soit, aussi permissif que soit votre État. La vraie question porte donc davantage sur ce qu'exige votre protocole que sur ce qu'autorise votre État.
Je vais vous guider à travers tout le processus pour que votre travail de recherche reste toujours du bon côté de la loi.
Cet article est fourni à titre purement informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les lois sur le consentement à l'enregistrement, les réglementations sur la protection des données et les exigences en matière d'éthique de la recherche varient selon la juridiction et l'établissement. Adressez-vous à l'équipe de conformité de la recherche de votre établissement pour des conseils adaptés à votre protocole.
Pour les chercheurs, les lois d'État sur l'enregistrement ne sont que la moitié du tableau
Imaginez : vous êtes chercheur en méthodes qualitatives dans une université de New York et vous interviewez par Zoom un participant qui se trouve en Californie. New York est un État à consentement d'une seule partie, vous pensez donc être couvert. Vous êtes partie à la conversation, vous donnez votre consentement, et le tour est joué.
Sauf que vous n'êtes pas couvert. La Californie est un État à consentement de toutes les parties, et lorsqu'un appel franchit les frontières entre États, c'est en général la loi la plus stricte qui l'emporte. C'est là que la plupart des chercheurs se font surprendre.
La norme fédérale découle du Wiretap Act (18 U.S.C. § 2511), qui exige le consentement d'une seule partie. Si vous faites partie de la conversation, la loi fédérale vous autorise à l'enregistrer. Mais les États peuvent être plus stricts, et beaucoup le sont. Les comités d'éthique de la recherche le sont encore davantage : c'est l'instance qui régit votre travail.
Voici comment fonctionnent les deux modèles pour un chercheur :
| Critères | Consentement d'une seule partie | Consentement de toutes les parties |
|---|---|---|
| Ce que cela signifie | Un participant peut enregistrer sans en avertir les autres | Chaque participant doit donner son accord avant l'enregistrement |
| Ce que cela signifie pour vous | Il est légal d'enregistrer votre propre entretien sans préavis, mais votre IRB exige tout de même un consentement documenté | Vous ne pouvez pas enregistrer tant que chaque participant n'a pas consenti, sans exception |
| Où cela s'applique | 38 États et DC, dont New York, le Texas et l'Ohio | Californie, Delaware, Floride, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvanie et Washington. Certaines sources comptent aussi le Connecticut, le Michigan et l'Oregon, qui exigent le consentement de toutes les parties pour certains types de conversation |
Quelques États refusent de se ranger proprement dans l'une ou l'autre colonne.
- Le Connecticut, le Michigan, l'Oregon et le Nevada changent de règles selon que la conversation se déroule par téléphone ou en personne
- Le Delaware possède deux lois ouvertement contradictoires : la lecture prudente y est donc « toutes les parties »
- Hawaï et le Maine fonctionnent au consentement d'une seule partie, mais tendent à interdire ou restreindre les enregistrements dans les lieux privés comme les toilettes ou les cabines d'essayage
Le nombre exact d'États « toutes les parties » varie de 11 à 13 selon la manière dont chaque source traite ces cas mixtes. C'est pourquoi vous ne devez pas vous fier au seul chiffre.
Pour un chercheur, la leçon est que, même dans un État à une seule partie, enregistrer un participant à son insu enfreindra presque à coup sûr votre protocole IRB et pourrait être qualifié de manquement à l'intégrité scientifique.
La couche IRB : pourquoi les exigences institutionnelles l'emportent sur la loi de l'État
Si votre travail relève de la recherche sur des sujets humains, l'autorité qui vous régit est votre Institutional Review Board (IRB). La Common Rule (45 CFR 46) exige un examen par l'IRB et un consentement éclairé avant toute collecte de données, et la plupart des universités appliquent cette norme à toute recherche de ce type, pas seulement à celle financée par des fonds fédéraux. Partez du principe qu'elle vous concerne.
Pour l'enregistrement, ce consentement doit être explicite. Votre protocole et votre formulaire de consentement doivent indiquer aux participants que vous enregistrez, pourquoi et ce qu'il advient du fichier, et chaque participant doit donner son accord avant que vous ne commenciez.
Si l'IRB l'emporte généralement sur la loi de l'État, c'est parce que la barre est placée plus haut. Il attend le consentement éclairé de tous : ainsi, en satisfaisant à l'exigence de l'IRB, vous satisferez très probablement aussi à la loi de l'État.
Quand devez-vous respecter les exigences de la HIPAA ?
La bonne nouvelle, c'est que la HIPAA ne s'applique pas à toutes les études. Elle entre en jeu lorsque votre recherche traite des informations de santé protégées (PHI) liées à une entité couverte (covered entity).
Cela inclut la recherche menée par ou pour un hôpital, une clinique ou un régime d'assurance maladie, ainsi que la recherche qui utilise des données de santé obtenues auprès de l'un d'eux. Si aucune entité couverte ne fait partie du processus, la HIPAA n'atteindra probablement pas votre travail, même si les règles de données de votre IRB, elles, s'appliqueront toujours.
Lorsqu'elle s'applique, les enregistrements jouent un rôle majeur. Un fichier audio qui contient des données de santé identifiables est une PHI, et la transcription que vous en tirez l'est tout autant.
C'est ici que votre outil de transcription devient une décision de conformité. En vertu de la HIPAA, tout service tiers qui traite des PHI pour le compte d'une entité couverte est un business associate, et l'entité couverte doit avoir signé un Business Associate Agreement (BAA) avec ce service avant tout transfert de PHI. Pas de BAA, pas de téléversement.
Par exemple, HappyScribe n'est pas actuellement conforme à la HIPAA, ce qui signifie qu'il ne peut pas faire office de business associate ni signer de BAA pour des données de santé protégées. Si votre recherche exige la conformité HIPAA, vérifiez que votre plateforme de transcription peut signer un BAA avant de téléverser le moindre enregistrement.
De nombreuses équipes universitaires cloisonnent leurs flux de travail précisément pour cette raison : un service conforme à la HIPAA pour tout ce qui contient des PHI, et des outils plus généraux comme HappyScribe pour le matériel sans PHI.
Enregistrer d'un État à l'autre : la conformité pour les entretiens à distance
Les entretiens à distance sont une tout autre affaire, car soudain vous ne parlez plus seulement d'enregistrements d'un État à l'autre, mais aussi de part et d'autre de l'Atlantique.
Quelle loi l'emporte sur un appel interétatique
La loi fédérale ne tranche pas la question d'un coup. Le Wiretap Act pose une base « une seule partie » mais n'écarte pas la loi d'État plus stricte, et les tribunaux ne s'accordent pas sur l'État qui régit un appel transfrontalier.
La tendance privilégie l'État où se trouve la personne enregistrée. Dans l'affaire Kearney v. Salomon Smith Barney, la Cour suprême de Californie a appliqué sa règle « toutes les parties » à une entreprise de Géorgie qui enregistrait des appels avec des clients californiens. Suivez donc la loi la plus stricte susceptible de s'appliquer, et obtenez le consentement de tout le monde.
Là où cela se retourne tout de même contre les chercheurs
Pour la plupart des études, cela ne change pas grand-chose à votre quotidien, car votre IRB fait déjà du consentement de toutes les parties votre option par défaut. La loi de l'État ne revient en jeu que lorsque vous n'avez pas encore ce consentement signé :
- Les appels de recrutement ou de présélection que vous passez avant qu'un consentement formel soit en place
- Les études menées sous une dérogation de l'IRB à la documentation du consentement
Franchir la frontière vers l'UE ou le Royaume-Uni
Lorsque les enregistrements franchissent les frontières, un nouveau régime peut prendre le relais. Si votre participant se trouve physiquement dans l'UE ou au Royaume-Uni, le RGPD ou le RGPD britannique peut s'appliquer à vous, car cela dépend de l'endroit où il se trouve, pas de sa nationalité.
La barre du consentement est plus haute que les normes américaines : il doit être explicite et pleinement éclairé, et les données de santé constituent une catégorie particulière qui exige son propre consentement explicite. Le stockage en fait aussi partie, car déplacer des données de l'UE vers des serveurs américains déclenche les règles de transfert, raison pour laquelle de nombreux outils de transcription conservent les enregistrements sur une infrastructure de l'UE.
Je traite le volet britannique dans notre guide du consentement à l'enregistrement pour les chercheurs au Royaume-Uni.
Ce qu'il faut indiquer dans votre formulaire de consentement sur l'enregistrement et la transcription
Votre formulaire de consentement est l'endroit où vous mettez en pratique toutes ces informations. La loi de l'État, votre IRB, le RGPD, les outils que vous choisissez : tout atterrit dans le seul document qu'un participant lit et signe réellement. Décrivez clairement l'enregistrement et la transcription, et abordez ces points :
- Si l'entretien sera enregistré, et s'il s'agira d'audio ou de vidéo
- Pourquoi vous l'enregistrez, par exemple pour la transcription et l'analyse plutôt que pour la publication de l'audio
- Si l'enregistrement est obligatoire pour participer ou facultatif
- Comment l'enregistrement sera transcrit : par IA, par des humains, ou les deux
- Si un service tiers traitera l'enregistrement
- Où les enregistrements et les transcriptions seront stockés, et pendant combien de temps
- Qui y aura accès
- Quand et comment les enregistrements seront détruits
- Comment et quand vous anonymiserez les données
- Le droit du participant de refuser l'enregistrement ou de se retirer plus tard
Si vous utilisez la transcription par IA, vous devez la nommer. Expliquez aux participants que l'audio sera traité par reconnaissance vocale automatique, et décrivez comment la plateforme gère leurs données : chiffrement, lieu où résident les données et durée de conservation.
Cette dernière partie mérite plus d'attention qu'on ne lui en accorde d'ordinaire. Avant de téléverser le moindre entretien, obtenez des réponses claires sur trois points concernant votre prestataire : utilise-t-il vos enregistrements pour entraîner ses modèles, combien de temps conserve-t-il vos fichiers, et qui peut les consulter.
Gardez vos enregistrements de recherche conformes avec HappyScribe
Chaque couche que nous avons abordée finit par poser la même question à votre outil de transcription : peut-il prouver comment il traite les données des participants ? HappyScribe publie ses normes sur ses pages sécurité et confidentialité, de sorte que vous pouvez les citer directement dans une demande à l'IRB ou un formulaire de consentement.
Voici comment HappyScribe vous aide à enregistrer des conversations pour la recherche :
Conformité au RGPD et à SOC 2 Type II pour plus de sécurité
Vous vous souvenez du parallèle entre le RGPD et le point sur la HIPAA évoqué plus haut ? Si les données de votre participant relèvent du RGPD, votre prestataire de transcription agit comme votre sous-traitant, et l'article 28 attend un contrat de sous-traitance (DPA) entre vous. HappyScribe fournit ce DPA et répertorie ses sous-traitants ultérieurs avec des clauses contractuelles types dans son centre de confiance.
Il étaye ces affirmations par une certification SOC 2 Type II, ce qui signifie qu'un cabinet d'audit indépendant a examiné les processus de sécurité de HappyScribe. Ce sont exactement les paramètres qu'un comité d'éthique veut voir.
Hébergement des données exclusivement dans l'UE pour une gestion simplifiée
Tous les fichiers sont traités et stockés dans des centres de données de l'UE, dans une installation conforme Tier IV, PCI DSS et ISO 27001. Pour les entretiens avec des participants de l'UE ou du Royaume-Uni, cela maintient les données dans leur juridiction d'origine : vous contournez ainsi les règles de transfert transfrontalier que nous avons vues dans la section sur les entretiens à distance.
Pour les études uniquement américaines, cela donne tout de même à votre formulaire de consentement une réponse claire d'une ligne à la question « où mon enregistrement sera-t-il stocké ? ».
IA plus transcription humaine pour la fiabilité
Vous choisissez le flux de travail selon l'ampleur de votre projet. La transcription par IA de HappyScribe génère des brouillons précis à 95 % dans plus de 150 langues et dialectes, de sorte que les projets multilingues avancent sans accroc.
Lorsque vous devez être absolument sûr de la précision, le service de relecture humaine fait intervenir un professionnel vérifié qui relit et corrige vos transcriptions avec 99 % de précision dans plus de 60 langues. Idéal pour le codage qualitatif et l'analyse verbatim.
Une mention à divulguer issue de votre liste de consentement : la relecture humaine signifie qu'un linguiste accède à l'enregistrement sous confidentialité, alors indiquez-le dans votre formulaire lorsque vous y avez recours.
Des réglages d'entraînement de l'IA que vous décidez
« Ma voix va-t-elle entraîner une IA ? » est une question que les participants posent désormais, et la plupart des plateformes y répondent de façon vague. HappyScribe est transparent à ce sujet. L'entraînement des modèles est un réglage que vous contrôlez depuis votre tableau de bord, et pour les comptes Enterprise, il est désactivé par défaut.
Vos fichiers sont supprimés de HappyScribe dès que vous les retirez de votre compte. Cela vous donne un élément concret à présenter à un participant.
Restez conforme lorsque vous enregistrez des entretiens de recherche
Le consentement à l'enregistrement pour les chercheurs américains se résume à une hiérarchie. La loi de l'État est le plancher, et votre IRB se situe au-dessus en exigeant le consentement éclairé de tous. La HIPAA ajoute ses propres règles dès que des données de santé entrent en jeu, et le RGPD prend le relais lorsque votre participant se trouve dans l'UE.
La bonne nouvelle, c'est que l'essentiel du travail se concentre dans un seul document. Un formulaire de consentement qui nomme l'enregistrement, la méthode de transcription et la gestion des données qui les sous-tend satisfait à la fois votre comité d'éthique et vos participants. Il ne reste plus qu'à trouver un prestataire de transcription dont les documents vous couvrent.
HappyScribe vous fournit cette traçabilité documentaire pour la transcription de recherche. Hébergement des données dans l'UE, SOC 2 Type II, conformité au RGPD et réglages d'entraînement de l'IA que vous pouvez citer mot pour mot dans votre demande à l'IRB.
Vous pouvez échanger avec l'équipe au sujet de la configuration de recherche et de sécurité que votre comité a besoin de voir.
FAQ sur les lois de consentement à l'enregistrement aux États-Unis pour les chercheurs
Peut-on enregistrer quelqu'un sans son consentement aux États-Unis ?
Souvent, oui. La loi fédérale applique une règle de consentement d'une seule partie en vertu de l'Electronic Communications Privacy Act. L'enregistrement est légal dès qu'au moins une partie y consent : si une seule partie consent et qu'il s'agit de la personne qui enregistre, c'est licite. Les lois d'État sur l'enregistrement des appels peuvent toutefois être plus strictes. Les États à consentement de deux parties comme la Californie et la Floride exigent l'accord de tous avant d'enregistrer des appels téléphoniques ou des conversations privées.
Puis-je poursuivre quelqu'un qui m'a enregistré sans ma permission aux États-Unis ?
Peut-être. Le Wiretap Act fédéral comme plusieurs lois d'État autorisent des actions civiles pour enregistrement illégal. Votre dossier dépend généralement de deux éléments : la conversation présentait-elle une attente raisonnable de confidentialité, et la partie qui enregistrait y prenait-elle part. Si la personne qui enregistrait était participante dans un État à une seule partie, une action en justice aboutit rarement. Ces actions dépendent de votre État, et les lois qui régissent les enregistrements varient considérablement : demandez donc un avis professionnel sur votre situation précise.
Faut-il un consentement pour enregistrer des entretiens de recherche aux États-Unis ?
Oui, pratiquement toujours. Même lorsque vous êtes un participant actif et qu'en vertu de la loi de l'État une seule partie doit donner son accord, votre IRB vous impose d'obtenir le consentement et d'informer les participants avant d'enregistrer. Le consentement préalable doit couvrir l'enregistrement lui-même et la manière dont il sera transcrit. Si vous utilisez une plateforme comme HappyScribe, votre formulaire de consentement peut citer directement ses normes publiées de sécurité et de gestion des données.
Quelles sont les exigences de consentement de l'IRB pour l'enregistrement audio ?
Les IRB exigent un consentement explicite et documenté avant que vous n'enregistriez de l'audio ou de la vidéo. Le consentement implicite et le consentement passif ne suffisent pas. Les participants doivent accepter activement, généralement via une ligne dédiée du formulaire de consentement. Le formulaire doit préciser ce que captent les enregistrements électroniques, qui les transcrit, où ils sont stockés et quand ils sont détruits. De nombreux comités attendent aussi que vous nommiez les services tiers comme HappyScribe dans le formulaire lui-même.
Peut-on enregistrer un appel de présélection avant que le participant ne signe le formulaire de consentement ?
Légalement, parfois, mais demandez quand même. Avant qu'un consentement formel n'existe, seule la loi de l'État régit l'appel : suivez donc la règle la plus stricte susceptible de s'appliquer et obtenez la permission de la personne avant d'allumer un appareil d'enregistrement. La meilleure pratique consiste à demander dès le début de l'appel, ce qui vous met, vous et le participant, sur la même longueur d'onde et satisfait les États à toutes les parties. Vérifiez aussi si votre IRB considère la présélection comme faisant partie de l'étude, car c'est souvent le cas.
Faut-il le consentement des parents pour enregistrer des entretiens de recherche avec des mineurs ?
Oui. En vertu de la Common Rule (45 CFR 46, Subpart D), la recherche avec des enfants requiert l'autorisation d'un parent ou tuteur ainsi que l'assentiment de l'enfant lui-même, et cela s'étend à l'enregistrement audio et vidéo. Documentez les deux séparément dans votre protocole. La loi d'État sur l'enregistrement n'y change rien. Même dans les États à une seule partie, enregistrer un mineur à des fins de recherche sans l'autorisation parentale enfreindrait l'approbation de votre IRB.
Quels États n'autorisent pas l'enregistrement ?
Aucun État n'interdit purement et simplement l'enregistrement, mais une douzaine environ exigent le consentement de toutes les personnes concernées. Les États à consentement de deux parties comprennent la Californie, le Delaware, la Floride, l'Illinois, le Maryland, le Massachusetts, le Montana, le Nevada, le New Hampshire, la Pennsylvanie et Washington, tandis que le Connecticut, le Michigan et l'Oregon appliquent des règles mixtes. Ces lois protègent les conversations privées où il existe une attente de confidentialité, qu'il s'agisse d'appels téléphoniques ou de conversations en personne. Les lieux publics sans attente de confidentialité sont en général permis.
Biplab Mazumder
Biplab is a content marketer and writer who helps high-growth brands scale content visibility across AI search channels. His works have been published in HubSpot, Freshworks, Atlassian, SurferSEO, etc. When he's not planning content strategy, he's testing AI content workflows and use cases.
