Los 5 mejores tomadores de notas con IA para reuniones de equipo y llamadas con clientes — transcripción automática

Después de comparar lado a lado las 5 mejores herramientas con IA para tomar notas en Teams y en llamadas con clientes, estas son nuestras recomendaciones:

• HappyScribe - La mejor opción
• Jamie
• Tactiq: transcripción y notas automáticas
• Luciérnagas: transcripción y subtítulos para vídeo
• Otter

Intentar teclear frenéticamente cada palabra durante una llamada con un cliente es la forma segura de perder el verdadero sentido de la conversación; no puedes escuchar de forma efectiva y hacer de taquígrafo a la vez. Una herramienta de IA para tomar notas de reuniones soluciona esto grabando la llamada y generando la transcripción por ti.

Estas herramientas capturan cada detalle con sorprendente precisión y rapidez en la transcripción, liberándote para que realmente participes. simplifica la colaboración del equipo: nadie tendrá que enviar ese temido correo de «¿quién tomó notas?»

Veamos el mejor software para usar como tomador de notas con IA en reuniones.

Cómo funcionan los asistentes de notas de reuniones con IA: transcripción y resumen automáticos

Aquí está la receta secreta detrás de tu tomador de notas IA favorito. Empieza cuando el bot se une a tu llamada, actuando como una sofisticada grabadora de voz IA que captura audio de alta calidad para generar una transcripción precisa.

No solo guarda archivos como una app básica de grabación del móvil: realiza transcripción en tiempo real, convirtiendo la voz en texto al instante. La verdadera magia ocurre durante el procesamiento: los algoritmos del tomador de notas con IA analizan ese texto para generar resúmenes automáticos y acciones concretas, para que sepas exactamente quién tiene que hacer qué.

Finalmente, el tomador de notas con IA sincroniza todo directamente con tu software de gestión de reuniones. Es, esencialmente, un grabador de llamadas con cerebro, que garantiza que tus notas y transcripciones de reuniones generadas por IA estén organizadas y listas antes de que cierres la pestaña.

Con un buen tomador de notas de reuniones con IA, estos procesos suelen ocurrir en un abrir y cerrar de ojos.

Mejores asistentes con IA para tomar notas de reuniones en 2025

1. HappyScribe: transcripción y subtitulado online

Surgiendo como la mejor herramienta para tomar notas de reuniones con IA, HappyScribe aporta un refrescante estándar europeo y destaca como software de transcripción con IA que realmente prioriza la privacidad y la seguridad de tus datos.

Con sede en Barcelona, esta herramienta admite más de 120 idiomas que nos encantó explorar y ofrece un acabado que muchos competidores de software de transcripción de audio no alcanzan. Para equipos que necesitan un software de transcripción automática fiable que valore la seguridad tanto como la velocidad, es la mejor opción para transcripción con IA.

Características clave de transcripción y subtítulos:

• Más de 120 idiomasHappyScribe ofrece una de las coberturas de idiomas más amplias hoy en día, ideal para podcasts, vídeos y equipos globales.
• SOC 2 Type II / GDPREstá en Europa, así que tiene un enfoque centrado en el cumplimiento en seguridad, algo clave para trabajar con clientes y contratos empresariales.
• Tomador de notas con IAResúmenes automáticos y destacados que agilizan la revisión de transcripciones
• AskIA: Puedes crear tareas, artículos, cuestionarios y más a partir de tu transcripción
• Editor interactivointerfaz limpia para corregir errores, añadir marcas de tiempo, exportar subtítulos y mejorar transcripciones
• Opción hecha por humanos: puedes optar por transcripciones revisadas por humanos cuando necesites máxima precisión

Transcripción de reuniones

No fue difícil integrar HappyScribe en nuestro flujo de trabajo diario. Solo invitas a su IA Notetaker dedicada a tu llamada de Zoom o Teams, y se encarga de la transcripción en tiempo real mientras tú te concentras en la conversación.

Una vez que termina la reunión, no tienes que leer un enorme muro de texto: usa la función "Ask IA" para chatear con tu transcripción y extraer al instante los detalles clave. Si necesitas pulirla, el editor interactivo te permite ajustar el texto manualmente hasta dejar la transcripción perfecta.

Espacios de trabajo en equipo colaborativos

Deja de enviar por correo archivos de vídeo enormes a tus compañeros. HappyScribe lo soluciona con espacios de trabajo compartidos: crea un hub central donde todo el equipo inicia sesión para ver, editar y exportar transcripciones y subtítulos juntos.

Nos encanta poder ordenar todo por cliente y nombre de proyecto, manteniendo el caos del control de versiones fuera de tus mensajes directos en Slack.

Ventajas de HappyScribe

• Más de 120 idiomas y dialectos para transcripción y subtitulado
• Diarización precisa de hablantes para transcripciones
• Cumplimiento GDPR y certificación SOC II Type 2 para una seguridad sólida
• Marcas de tiempo fáciles para transcripciones
• Editor interactivo de transcripción
• Pídele a la IA que te ayude a resumir, crear puntos de acción y mucho más
• Admite todos los tipos de archivo que realmente usas y te permite descargar transcripciones como documentos Word, PDFs o incluso archivos de subtítulos (SRT, VTT) con códigos de tiempo, sin complicaciones.

Contras

• Esta es estrictamente una herramienta de documentación, no un coach de ventas. No te dará gráficos complejos sobre «análisis de sentimiento», lo que, sinceramente, mantiene la interfaz mucho más limpia.
• La versión gratis es ideal para probar. sin embargo, cuando veas cuánto tiempo te ahorra, probablemente agotes los minutos gratis y necesitarás pasarte a un plan de pago.

2. Jamie

¿Alguna vez has sentido esa vergüenza ajena tan particular cuando un bot torpe se une sin ser invitado a una llamada con un cliente? puede que te guste Jamie.

Esta herramienta adopta un enfoque distinto: se instala directamente en tu escritorio en lugar de integrarse en el software de reuniones. Escucha el audio del sistema para crear transcripciones y notas, así que no hay anuncios incómodos de "grabación en curso" que rompan el ambiente.

Características clave de transcripción, subtitulado y localización:

• Aplicación de escritorio nativa para transcripción (macOS y Windows)
• Captura de audio del sistema para transcripción
• Transcripción multilingüe (más de 15 idiomas para empresas)
• Resúmenes automáticos de reuniones con IA
• Extracción automática de tareas
• Plantillas de resumen personalizadas para transcripciones
• "Ask Jamie" asistente de chat IA para transcripción
• Modo de grabación sin conexión y en persona
• Cumplimiento del GDPR con HappyScribe

Resúmenes inteligentes de vídeo y audio

Jamie procesa la conversación en un resumen ejecutivo estructurado que señala exactamente quién prometió hacer qué, para que no tengas una pila de archivos desorganizados en tu escritorio. En su lugar, recibes un plan de acción limpio y ordenado en vez de un caótico muro de texto, haciendo que todos realmente rindan cuentas sin que tengas que escribir una sola palabra.

Tareas pendientes

Jamie fija responsabilidades al escuchar compromisos específicos y convertirlos en una lista de tareas concreta. Detecta exactamente quién aceptó cada punto y da a todos instrucciones claras al instante. Obtienes una lista de tareas con responsables asignados de inmediato, manteniendo tus proyectos en marcha sin el típico caos administrativo.

Ventajas de HappyScribe

• Sin bots incómodos en tus llamadas
• Funciona con cualquier plataforma para transcripción y subtítulos (Zoom, Teams y muchas más)
• Modo sin conexión para transcripción de reuniones presenciales
• Cumplimiento estricto de la protección de datos europea (GDPR)
• Plantillas de resumen personalizables para transcripciones
• Experiencia de aplicación de escritorio nativa para transcripción

Contras

• Solo audio (no se graba vídeo)
• El plan gratuito tiene algunas limitaciones
• Necesita instalar software de escritorio
• No hay aplicación para Android disponible

3. Tactiq

Tactiq vive donde la mayoría de nosotros trabajamos: directamente en el navegador. Esta extensión para navegador se integra a la perfección con Google Meet, Zoom y Microsoft Teams para ofrecer transcripción en tiempo real y subtitulado automático.

Ves literalmente cómo la conversación se convierte en transcripción al lado de tu pantalla mientras la gente habla. Utiliza potentes modelos de IA GPT-4 para capturar ideas clave y generar resúmenes al instante. Deja de hacer multitarea y permite que cada detalle se envíe automáticamente a Notion o Slack.

Características clave de la transcripción y subtítulos

• Extensión de navegador para Chrome y Edge (sin instalar la app)
• Transcripción en tiempo real para reuniones en Google Meet, Zoom y Microsoft Teams
• "Ask Tactiq": asistente de IA para transcripción
• Identificación de hablantes en transcripciones
• Correos de seguimiento automatizados por email
• Integraciones directas con Notion, Slack, HubSpot y Salesforce para transcripciones y subtítulos

Extensión del navegador para transcripción

Tactiq mantiene todo ligero porque funciona directamente en tu navegador. Fija la extensión en Chrome y se queda ahí en silencio hasta que realmente la necesitas.

En cuanto te unes a una llamada, aparece una barra lateral y empieza la transcripción en vivo sin que tengas que cambiar de ventana ni tocar ajustes. Si un cliente menciona un número crucial, haz clic en esa frase para resaltarla al instante.

En realidad, es la forma más perezosa de parecer hiperorganizado, que es exactamente mi rollo.

Ventajas de HappyScribe

• Extensión ligera para navegadores
• Transcripción en vivo en tiempo real
• Resúmenes automáticos con IA (GPT-4)
• Exportar transcripción a Notion y Google Docs con un clic

Contras y limitaciones

• Solo en navegador (no compatible con aplicaciones de escritorio)
• No hay opción para grabar vídeo
• Identificación de hablantes poco fiable en transcripciones

4. Fireflies (transcripción de reuniones)

De hecho, usé Fireflies mucho antes de empezar a probar cualquiera de las otras herramientas hoy. Era mi herramienta principal porque estaba construida como un tanque. No intenta deslumbrarte con un millón de botones innecesarios; solo captura el audio, hace una transcripción fiable y lo sincroniza perfectamente con tu CRM.

Esa es la función estrella: si gestionas un equipo de ventas y estás harto de perseguir al equipo para que actualice HubSpot o Salesforce, Fireflies lo hace por ti. automatiza los registros en el CRM y el trabajo administrativo tedioso que todos odiamos.

Características clave de la transcripción:

• Grabación y transcripción automáticas de reuniones (Zoom, Google Meet, Teams, Webex)
• Resúmenes generados por IA con acciones claras a realizar
• Asistente IA "AskFred" para consultas de reuniones
• Integraciones nativas de CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) para transcripción
• Integraciones para colaboración en equipo (Slack, Notion y Asana)
• Grabación de vídeo y captura de pantalla
• Soporte multilingüe: más de 60 idiomas compatibles

Grabación de llamadas telefónicas

Grabar una llamada con Fireflies es deliciosamente sencillo porque simplemente funciona: se encarga de la grabación y la transcripción automática. Puedes configurarlo para que se una automáticamente a eventos del calendario o invitar manualmente al bot a reuniones específicas si prefieres control.

Captura audio y vídeo nítidos y guarda todo en la nube como una bóveda personal. No tendrás que preocuparte por pulsar "grabar" en Zoom ni suplicar al anfitrión por el archivo después. Gestiona todo el proceso de captura en piloto automático para que puedas centrarte en la conversación.

Ventajas de HappyScribe

• Funciona en todas las principales plataformas de videoconferencia (Zoom, Teams, Meet, Webex)
• Integraciones CRM nativas y profundas con Salesforce y HubSpot
• Asistente conversacional de IA "Ask Fred"
• Más de 60 idiomas compatibles con HappyScribe
• Aplicación móvil para transcripción en iOS y Android
• Métricas robustas para IA conversacional
• Crea "Soundbites": clips de audio para compartir

Desventajas

• Grabación de vídeo disponible únicamente en planes de pago
• La identificación de hablantes en la transcripción presenta problemas con el solapamiento de voces
• La interfaz de usuario tiene una curva de aprendizaje más pronunciada
• Sin vista de transcripción en tiempo real (disponible solo después de la llamada)

5. Otter AI

Otter Es prácticamente un nombre familiar en este ámbito por una razón. Destaca en transcripción en tiempo real, perfecta para reuniones, entrevistas y clases, y se siente como un guion en vivo apareciendo ante tus ojos.

Otter se integra con tus sesiones de Zoom y Google Meet y genera una transcripción buscable al instante. A nuestro equipo le encantó el aspecto colaborativo: puedes resaltar puntos clave y etiquetar a colegas directamente en las notas en vivo. Es ideal si la precisión y la rapidez son tus prioridades, y la identificación de hablantes suele ser muy acertada.

Principales características:

• Transcripción en vivo y en tiempo real
• OtterPilot (bot de unión automática para reuniones)
• Resúmenes automáticos de reuniones online
• Asistente de IA "Otter Chat"
• Identificación de oradores automática
• Apps móviles de HappyScribe para iOS y Android
• Resaltado en vivo de palabras clave en transcripciones
• Integración con Zoom, Google Meet y MS Teams para transcripción de reuniones

Colaboración en equipo para transcripciones

Otter gestiona las actualizaciones del equipo, permitiéndote crear grupos permanentes. Añades a tu equipo una vez y cada conversación o transcripción se muestra automáticamente en un feed compartido; se siente menos como gestión de archivos y más como un chat de grupo.

Puedes etiquetar a colegas específicos o resaltar texto durante la llamada para que todos sepan exactamente qué requiere atención sin enviar un solo correo de seguimiento.

Ventajas de HappyScribe

• Vista de transcripción en vivo y en tiempo real
• OtterPilot: unirse automáticamente a reuniones en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams
• resaltado colaborativo en llamadas
• base de audio indexada y buscable
• Generación de resúmenes por palabras clave

Desventajas

• Grabación solo de audio (sin vídeo)
• Puedes tener problemas con acentos marcados o con habla superpuesta
• La identificación de hablantes (diarización) requiere entrenamiento manual

Beneficios de la toma de notas con IA para equipos de trabajo

Confiar en la memoria humana tras una semana de llamadas seguidas es arriesgado y suele acabar en tareas olvidadas. Pasarle el portapapeles a un asistente de IA te garantiza captar cada detalle, facilita la transcripción y los subtítulos y libera a tu equipo para que haga el trabajo para el que fue contratado.

Precisión de la transcripción

Todos tenemos ese momento en que nos desconectamos pensando en la comida. Una IA no se cansa ni tiene hambre. Captura la conversación literal sin filtrarla por la fatiga o los sesgos humanos. Obtienes una transcripción perfecta de lo que realmente se dijo, no solo lo que alguien pensó oyó.

responsabilidad

Es sorprendentemente fácil olvidar una fecha límite cuando nunca se anotó. la IA elimina esa zona gris al etiquetar a los hablantes con sus tareas. cuando la transcripción registra que Dave prometió el informe para el martes, no hay lugar para debate: todos tienen claras sus responsabilidades.

Actas de reuniones organizadas

Los garabatos en un bloc de notas suelen ser inútiles para el resto del equipo. estas herramientas convierten automáticamente el caos de la conversación y la transcripción en resúmenes estructurados y legibles con encabezados y viñetas. transforman una sesión de lluvia de ideas dispersa de una hora en un documento limpio y fácil de revisar en segundos, ideal para actas y resúmenes de reuniones.

Seguimientos más rápidos y precisos

La peor parte de cualquier reunión es escribir el correo resumen después. La IA lo hace al instante: genera un resumen de la reunión y lo envía en cuanto cuelgas. Mantén el impulso porque el equipo recibe la información de inmediato en vez de esperar tres días a que lo escribas.

Cómo elegir el tomador de notas con IA ideal para tus reuniones

Tamaño del equipo

Si eres freelancer o tienes un equipo pequeño, probablemente no necesitas una plataforma empresarial pesada; una extensión de navegador para transcripción y subtitulado suele ser suficiente.

Sin embargo, las grandes organizaciones con cientos de empleados requieren herramientas de toma de notas con IA robustas que ofrezcan paneles de administración centralizados. Necesitas un sistema que gestione permisos de usuario y espacios de trabajo compartidos para que la colaboración del equipo no se convierta en un caos digital.

Integraciones del flujo de trabajo para transcripción y subtitulado

Las funciones llamativas no importan si el software no respeta tu stack tecnológico existente. La IA que elijas para las notas de reuniones debe integrarse bien con las herramientas que ya usas a diario, como Slack, HubSpot o Asana.

El objetivo es la automatización: si estás copiando y pegando transcripciones manualmente entre pestañas, elegiste un software de transcripción equivocado. Busca conexiones nativas que sincronicen los datos sin que tengas que mover un dedo.

Presupuesto de transcripción

Los planes gratis son ideales para probar, pero casi siempre incluyen límites de tiempo estrictos o almacenamiento reducido.

Sé realista sobre el volumen de llamadas: si tu equipo de ventas pasa seis horas diarias al teléfono, esos minutos “gratis” se esfuman en pocos días. calcula el coste por usuario del acceso ilimitado para confirmar que la herramienta de transcripción escala sin comprometer tu informe financiero trimestral.

Seguridad y cumplimiento normativo

Estás literalmente grabando estrategias confidenciales de negocio y secretos comerciales y de clientes, así que no puedes escatimar en seguridad. las empresas europeas necesitan cumplimiento del GDPR, mientras que las empresas de EE. UU. deberían buscar la certificación SOC 2 Type II.

Comprueba si las herramientas de toma de notas con IA usan tus datos para entrenar modelos públicos. Si es así, tu reunión privada sobre el lanzamiento del producto del próximo año podría, sin querer, enseñar a un chatbot a dirigir tu negocio.

Reflexiones finales y próximos pasos

Está claro que ya estás listo para despedirte del papel de encargado designado de tomar notas. buena decisión. ahora la elección depende de tu flujo de trabajo específico.

Para un todoterreno de transcripción, HappyScribe Resultó ser la mejor opción para la mayoría de las necesidades en reuniones y transcripciones, ya seas un autónomo, un pequeño equipo o una gran empresa. Nos encanta sobre todo por su fuerte protección de los datos sensibles de los clientes y sus estrictos estándares de privacidad.

Otter.ai Es la solución ideal para equipos internos que necesitan colaborar y etiquetarse dentro de la transcripción. Por último, para equipos ágiles que no quieren instalar software pesado y solo buscan resultados, Tactiq Es la forma más fácil de empezar directamente desde tu navegador, sin instalar nada.