Hoe gebruik je ChatGPT voor vergaderingen?

Vergaderingen leveren veel informatie op. Voor sommige mensen is veel een understatement.

Uit recent onderzoek blijkt dat 18% van de professionals meer dan 10 uur per week vergadert, en bijna één op de 10 zelfs meer dan 15. Dat is een enorme hoeveelheid gespreksstof om te onthouden en later terug te vinden.

Misschien weet je dat er vorige week een besluit is genomen, maar niet wanneer. Of een vraag komt opnieuw op tafel en zit je in je notulen te graven om te achterhalen wat er precies is gezegd.

ChatGPT kan helpen. Op ondersteunde Macs kan ChatGPT Record een vergadering opnemen en er een transcriptie met notities van maken waarmee je verder kunt werken. Je kunt ook een bestaande transcriptie uploaden en ChatGPT vragen om besluiten te vinden of follow-ups voor te bereiden.

Maar wat als je meerdere vergaderingen tegelijk wilt doorzoeken?

Dan wordt het interessant om ChatGPT te koppelen aan een tool die speciaal voor vergaderingen is gemaakt, zoals HappyScribe. Dit platform voor AI-notuleren en transcriptie bewaart je vergaderingen in een doorzoekbare bibliotheek, zodat ChatGPT discussies kan terugvinden of onderwerpen door eerdere gesprekken heen kan volgen zonder dat jij transcripties één voor één hoeft te uploaden.

Laten we bekijken hoe je ChatGPT in je hele vergaderproces gebruikt, en waar HappyScribe daarin past.

Kun je ChatGPT gebruiken voor vergaderingen?

Ja. ChatGPT kan helpen bij de voorbereiding van een vergadering en bij het werk erna. Op ondersteunde Macs kan het ook het gesprek zelf opnemen.

ChatGPT Record transcribeert de audio live terwijl je vergadering bezig is. Zodra je de sessie afsluit, uploadt ChatGPT de transcriptie en genereert het notities waarmee je in hetzelfde gesprek verder kunt werken.

De Record-modus kan verschillende sprekers van elkaar onderscheiden. Kent ChatGPT iemands naam niet, dan gebruikt het een algemeen label zoals Speaker 1. Na de opname kun je de spreker hernoemen.

Er zijn een paar beperkingen:

• ChatGPT Record werkt momenteel alleen in de macOS-desktopapp
• Het is beschikbaar voor Plus- en Pro-gebruikers en voor Business-, Enterprise- en Edu-workspaces. Gebruikers van Free/Go kunnen deze functie niet gebruiken
• Een opnamesessie kan maximaal vier uur duren

Record presteert op dit moment het best in het Engels. In andere talen kan de nauwkeurigheid wisselen, dus controleer belangrijke details altijd aan de hand van het gesprek.

ChatGPT is niet beperkt tot de vergadering die je zojuist hebt opgenomen. Zet Reference record history aan en het kan gegenereerde notities of transcripties uit eerdere Record-sessies gebruiken om vragen in een nieuw gesprek te beantwoorden.

Je kunt ook transcripties gebruiken die ergens anders zijn gemaakt. ChatGPT ondersteunt het uploaden van bestanden, dus je kunt een bestaande transcriptie aanleveren en vragen stellen over de inhoud.

Staat je vergaderarchief al in HappyScribe, dan hoef je die transcripties na het koppelen van je account niet meer stuk voor stuk te uploaden. Je doorzoekt de bibliotheek op trefwoord of spreker, en zoeken op datum kan ook. De integratie geeft exacte citaten met tijdcodes terug.

Hoe gebruik je ChatGPT vóór een vergadering

Voorbereiden wordt pas echt nuttig als ChatGPT weet wat er eerder is gebeurd.

Bij een nieuw gesprek geef je het bijvoorbeeld een accountbriefing of je eigen notities mee. Vóór een terugkerende vergadering geef je context uit het vorige gesprek en vertel je wat je deze keer wilt bereiken.

Bijvoorbeeld:

Zo geef je ChatGPT een duidelijke opdracht in plaats van te vragen om een algemene lijst met vergadervragen.

Je kunt ruwe voorbereidingsnotities ook omzetten in een agenda:

Maak een agenda van 30 minuten op basis van deze notities. Geef de onderwerpen waarover een besluit nodig is de meeste tijd. Houd informatieve updates kort, zodat ze het gesprek niet overnemen.

Bereid je voor met vergaderingen die in HappyScribe staan

Als je vergadergeschiedenis in HappyScribe staat, hoef je niet te onthouden in welke transcriptie de relevante context staat.

De ChatGPT-integratie kan je HappyScribe-bibliotheek rechtstreeks doorzoeken. Je zoekt op onderwerp of spreker en verfijnt de resultaten indien nodig op datum.

Bijvoorbeeld:

Dat werkt goed als er lange tijd tussen twee vergaderingen zit. ChatGPT werkt dan vanuit de oorspronkelijke gespreksgeschiedenis in plaats van vanuit wat jij je toevallig herinnert.

Hoe gebruik je ChatGPT tijdens een vergadering

Je kunt ChatGPT het gesprek zelf laten vastleggen of gebruikmaken van een gespecialiseerde AI-tool om te notuleren.

Een vergadering opnemen met ChatGPT Record

Op een ondersteunde Mac:

1. Open de ChatGPT-desktopapp.
2. Klik op Record onderaan de chat.
3. Geef toegang tot de microfoon of systeemaudio als daarom wordt gevraagd.
4. Start je vergadering.
5. Klik op Stop als je klaar bent.
6. Klik op Send om de transcriptie te uploaden en notities te genereren.

ChatGPT transcribeert het gesprek terwijl de opname loopt. Je kunt de sessie pauzeren en hervatten voordat je de opname verstuurt.

Nadat je op Send hebt geklikt, opent ChatGPT de gegenereerde notities. Je kunt ze bewerken of de inhoud omzetten naar een andere vorm, zoals een e-mail of een projectplan.

ChatGPT Record kan ook aankomende vergaderingen synchroniseren als Google Calendar is gekoppeld. Automatisch aanschuiven via de agenda werkt momenteel voor afspraken met Google Meet-links. Voor Zoom of Microsoft Teams-vergaderingen moet je Record handmatig starten in de macOS-app.

Zorg dat je vóór het opnemen van anderen de benodigde toestemming hebt en dat je je houdt aan de opnameregels die voor alle betrokkenen gelden.

Vergaderingen vastleggen met HappyScribe

ChatGPT Record past niet bij elke situatie, zeker niet als je geen Mac gebruikt of als je je vergaderarchief liever bewaart in een specifiek transcriptieplatform.

De AI-notulist van HappyScribe kan automatisch aanschuiven bij geplande Zoom-, Google Meet- en Microsoft Teams-gesprekken zodra je je agenda koppelt. De tool neemt het gesprek op en maakt daarna een transcriptie met notulen.

HappyScribe ondersteunt ook bot-vrij opnemen via de browserrecorder. Voor fysieke vergaderingen neem je in plaats daarvan op met de mobiele app.

Zodra die gesprekken in HappyScribe staan, kun je ze via de integratie benaderen vanuit ChatGPT.

Hoe gebruik je ChatGPT na een vergadering

De transcriptie geeft ChatGPT de context die het nodig heeft. Vanaf daar maak je iets nuttigers dan een algemene samenvatting.

1. Maak notulen voor een specifieke lezer

Dezelfde vergadering kan om verschillende notulen vragen, afhankelijk van wie ze leest.

Iemand die er niet bij was, heeft context nodig. Je manager wil misschien alleen de besluiten weten die het project raken.

Vertel ChatGPT voor wie de notulen bedoeld zijn:

ChatGPT Record maakt al notities zodra de sessie eindigt, maar je kunt ze daarna nog bijschaven.

2. Scheid echte afspraken van losse discussie

Vergaderingen bevatten vaak vage suggesties die in een samenvatting ineens veel stelliger klinken.

Vraag ChatGPT om die twee te onderscheiden:

Dat verkleint de kans dat een AI-samenvatting van een suggestie een opdracht maakt.

3. Controleer wat de groep heeft besloten

Een gesprek kan tien minuten over een optie gaan zonder dat iemand er formeel mee instemt.

Je kunt vragen:

Controleer bij een belangrijke afspraak de bron in plaats van alleen af te gaan op het gegenereerde antwoord.

Met HappyScribe gekoppeld kan ChatGPT exacte citaten uit de transcriptie met tijdcodes ophalen. Elk citaat verwijst terug naar het moment waarop het is uitgesproken.

Bijvoorbeeld:

Zo heb je bewijs dat je kunt controleren aan de hand van de opname.

4. Zet de vergadering om in een nuttige follow-up

Omdat ChatGPT de context van de vergadering al heeft, hoef je het gesprek niet opnieuw uit te leggen voordat je om een follow-up vraagt.

Probeer dit:

ChatGPT Record kan de gegenereerde notities omzetten naar andere formats, zoals e-mails. Je kunt hetzelfde gesprek daarna gebruiken om een interne update te maken.

5. Zoek patronen over meerdere vergaderingen heen

Één vergadering vertelt je wat er bij één klant is gebeurd. Een grotere set laat zien of hetzelfde probleem steeds terugkomt.

Bijvoorbeeld:

Gebruik je ChatGPT Record, dan laat Reference record history ChatGPT putten uit eerdere Record-sessies, mits die instelling aanstaat.

HappyScribe biedt een explicietere workflow over meerdere transcripties heen. De MCP-server kan één vraag beantwoorden met inhoud uit maximaal 50 transcripties tegelijk.

Dat is handig als het antwoord verspreid zit over weken of maanden aan gesprekken.

Hoe koppel je ChatGPT aan je vergaderingen met HappyScribe

Je kunt een HappyScribe-transcriptie exporteren en handmatig uploaden naar ChatGPT.

Dat werkt prima als je maar één bestand nodig hebt. Maar het wordt omslachtig zodra je regelmatig context uit oudere vergaderingen nodig hebt.

De HappyScribe-app voor ChatGPT koppelt je transcriptiebibliotheek rechtstreeks aan ChatGPT via MCP. Zodra de koppeling staat, kun je @HappyScribe in een gesprek noemen en direct met je opnames werken.

HappyScribe koppelen aan ChatGPT

Stap 1: Installeer de HappyScribe-plugin in ChatGPT.

Volg deze link en klik op Install plugin.

Stap 2: Autoriseer je HappyScribe-account

Klik op Sign in with HappyScribe, log daarna in op je bestaande HappyScribe-account en keur de toegang goed. ChatGPT heeft alleen toegang tot je transcriptiegegevens in HappyScribe wanneer je daar in een prompt om vraagt.

Stap 3: Stel vragen over je transcripties

Zodra de plugin is gekoppeld, kun je ChatGPT vragen stellen zoals:

• "Laat me mijn recente transcripties zien"
• "Vat mijn laatste 3 vergaderingen samen"
• "Doorzoek al mijn transcripties op vermeldingen van kwartaalomzet"

ChatGPT kan alleen bij HappyScribe-workspaces en -mappen waar je account al toegang toe heeft. Je kunt de koppeling weer verwijderen in de instellingen van ChatGPT.

Liever een handmatige MCP-koppeling?

HappyScribe biedt ook een standaard MCP-server, wat handig is als apps beperkt zijn in je ChatGPT-workspace.

Voor het koppelen van een eigen MCP-server heb je de ontwikkelaarsmodus nodig, die in bèta beschikbaar is op de Plus-, Pro-, Business-, Enterprise- en Edu-accounts van ChatGPT op het web. Gratis accounts kunnen geen eigen connectors toevoegen. In Business-, Enterprise- en Edu-workspaces moet een beheerder de toegang mogelijk eerst inschakelen.

Ga eerst naar Settings >Security and login en schakel Developer Mode in. Klik daarna op Create en voeg HappyScribe toe met de server-URL.

Wat kan ChatGPT als HappyScribe is gekoppeld?

1. Een vergadering vinden zonder de bestandsnaam te kennen

Je kunt de HappyScribe-bibliotheek doorzoeken op trefwoord of spreker. Zoeken op datum kan ook.

Bijvoorbeeld:

Je begint gewoon met wat je nog van het gesprek weet, in plaats van zelf door mappen te spitten.

2. De bron achter een antwoord ophalen

HappyScribe kan exacte citaten uit de transcriptie met tijdcodes teruggeven.

Probeer dit:

3. Eén vraag stellen over veel transcripties

De MCP-server van HappyScribe kan één vraag verwerken over maximaal 50 transcripties tegelijk.

Bijvoorbeeld:

Zo ga je van het terugvinden van één vergadering naar het analyseren van je hele vergaderarchief.

4. Personen en bedrijven verkennen in al je opnames

De MCP-server van HappyScribe bevat een knowledge graph die personen en bedrijven bijhoudt die in je opnames worden genoemd.

Daardoor zijn vragen als deze mogelijk:

Je hoeft de betreffende transcriptie niet eerst zelf te identificeren.

5. Een nieuwe transcriptie starten vanuit ChatGPT

De integratie kan ook een nieuwe transcriptie maken vanaf een URL.

Bijvoorbeeld:

@HappyScribe Transcribeer deze opname. Zoek zodra die klaar is het deel op waarin de spreker uitlegt waarom het project vertraging opliep.

ChatGPT Record vs. ChatGPT met HappyScribe

Met beide aanpakken werk je in ChatGPT met je vergadergesprekken, maar de workflows verschillen.

ChatGPT Record is logisch als je toch al vanuit de macOS-app werkt en de opname in ChatGPT wilt starten.

HappyScribe wordt interessanter zodra je al een groter vergaderarchief hebt of moet opnemen buiten de ChatGPT Mac-app om. De integratie geeft ChatGPT bovendien een gestructureerde manier om dat archief te doorzoeken en bewijs met tijdcodes terug te geven.

Voorbeelden van een vergaderworkflow met ChatGPT

Sales- en klantgesprekken

Een salesgesprek of klantgesprek bevat meestal meer context dan wat er uiteindelijk in een CRM-notitie belandt.

Met je HappyScribe-bibliotheek gekoppeld kun je bijvoorbeeld vragen:

@HappyScribe Bekijk onze verlengingsgesprekken van dit kwartaal. Welke accounts werden terughoudend nadat we het over de implementatie-inspanning hadden? Laat me zien wat elke klant zei.

Je kunt daarna de brontranscriptie openen als een bepaalde reactie meer context nodig heeft.

Zo wordt je vergaderarchief bruikbaar om te begrijpen waarom deals lopen zoals ze lopen, in plaats van elke transcriptie als losstaande samenvatting te behandelen.

Gebruikersonderzoek en interviews

Onderzoek wordt lastiger als meerdere mensen hetzelfde onderliggende probleem in totaal andere woorden beschrijven.

Je zou kunnen vragen:

@HappyScribe Zoek in deze interviews naar plekken waar deelnemers moeite hadden met de installatie. Groepeer opmerkingen die hetzelfde onderliggende probleem beschrijven. Voeg bij elk thema het bewijs uit de transcriptie toe.

Omdat HappyScribe maximaal 50 transcripties tegelijk kan bevragen, kun je patronen in je kwalitatieve onderzoek onderzoeken zonder eerst elke transcriptie handmatig samen te voegen.

De tijdcodes geven je bovendien een manier om de bron te controleren voordat een conclusie in een onderzoeksrapport belandt.

Beperkingen van ChatGPT voor vergaderingen

ChatGPT kan veel vergaderadministratie wegnemen, maar er zijn een paar beperkingen om rekening mee te houden.

1. ChatGPT Record werkt momenteel alleen op Mac

De Record-modus werkt momenteel via de ChatGPT-desktopapp voor macOS. De web- en Windows-apps bieden diezelfde Record-modus op dit moment niet.

Wil je een gesprek vanaf een ander apparaat vastleggen, dan heb je een andere opnameworkflow nodig.

2. Belangrijke details in de transcriptie moet je blijven controleren

ChatGPT Record kan fouten maken in de transcriptie en presteert op dit moment het best in het Engels.

Een verkeerde naam of een verkeerd getal kan de betekenis van je notulen compleet veranderen.

Gaat het om een klanttoezegging of een belangrijk intern besluit, controleer dan de bron voordat je handelt op basis van het AI-antwoord.

3. Bekijk hoe er met je vergadergegevens wordt omgegaan

Audio die via Record wordt opgenomen, wordt gebruikt voor de transcriptie en daarna verwijderd. De resulterende transcriptie en gegenereerde notities volgen de bewaarinstellingen van het gesprek.

Bij Plus- en Pro-gebruikers kunnen transcripties of gegenereerde notities worden gebruikt om de modellen van OpenAI te verbeteren als Improve the model for everyone aanstaat. Content uit Business-, Enterprise- en Edu-workspaces wordt standaard uitgesloten van modeltraining.

Controleer die instellingen voordat je Record gebruikt voor gevoelige gesprekken.

Maak je vergadergeschiedenis bruikbaar in ChatGPT

ChatGPT kan inmiddels een veel groter deel van het vergaderproces zelf afhandelen. De Record-modus geeft Mac-gebruikers een directe manier om een gesprek vast te leggen, en met geüploade transcripties werk je met opnames die ergens anders zijn gemaakt.

De grotere uitdaging ontstaat wanneer het antwoord dat je zoekt ergens in je vergadergeschiedenis verstopt zit.

Daar kan HappyScribe de workflow uitbreiden. Als AI-notulist en transcriptieplatform geeft het je een vaste plek om vergaderingen vast te leggen en de transcripties doorzoekbaar te houden. Koppel die bibliotheek aan ChatGPT en je vindt het juiste gesprek zonder bestanden stuk voor stuk te exporteren.

Je kunt ook met citaten met tijdcodes verifiëren wat er precies is gezegd. Loopt een vraag over meerdere gesprekken heen, dan kan ChatGPT via HappyScribe maximaal 50 transcripties samen analyseren.

Voor teams die met gevoelige vergadergegevens werken: HappyScribe slaat data op in de EU en is AVG-conform. Daarnaast is het SOC 2 Type II-gecertificeerd, met versleuteling tijdens verzending en bij opslag.

Koppel HappyScribe aan ChatGPT en besteed minder tijd aan zoeken in vergadertranscripties en meer tijd aan wat die gesprekken je opleveren.