Dobrý den, vítejte u Virtual Frontier, podcastu o virtuálních týmech, který vytvořil virtuální tým. Odmítám odpovědnost, všechny naše rozhovory jsou vedeny virtuálně, jsem Daniel, váš hostitel, a jsem součástí týmu zde ve Virtual Frontier. Dnešním tématem našich otázek a odpovědí je, jak se vyhnout únavě ze Zoomu. Mnozí z nás strávili v posledních několika měsících obrovské množství času v online videohovorech a to velmi unavuje. Dokonce i Eric Yuan, generální ředitel společnosti Zoom, přiznal, že se po roce intenzivního používání svého vlastního nástroje cítí občas unavený.

Co by se s tím tedy dalo dělat? Jakou kulturu a nastavení schůzek potřebujeme, abychom se vyhnuli této únavě ze schůzek, a opravdu potřebujeme všechny tyto maratony schůzek? Pojďme to zjistit v našem druhém sezení otázek a odpovědí. Pokud rádi ukazujete, přihlaste se k odběru na YouTube, recenzujte náš podcast, sledujte nás na Spotify, Stitcheru, Amazon music nebo na jiné platformě, kterou máte rádi pro podcast, nebo odkazy najdete níže v popisu. Takže bez dalších okolků se vrhněme na druhé moře neboli sezení otázek a odpovědí na Virtuální hranici.

Užijte si konverzaci.

Dobrý den, Manueli. Děkujeme, že jste se dnes připojil k našemu druhému kolu otázek a odpovědí zde na Virtuální hranici. Jsem velmi rád, že jste opět přišel. Dnes s vámi chci mluvit o zajímavém a naléhavém a stále častějším tématu o únavě ze Zoomu, se kterou se právě teď potýká tolik lidí, kteří jsou prostě unavení z mnoha videokonferencí a přeskakování z jedné schůzky na druhou. A chci si s vámi trochu popovídat o tom, jak to zvládnout a jaká jsou možná řešení, abyste nemuseli být ve videohovorech třeba pořád, nebo jak zvládnout ty videohovory a synchronní schůzky, pokud je vůbec máte.

Takže první otázka, kolik hodin jste minulý týden strávil na videokonferencích, Manueli?

Jo. Ahoj, jsem rád, že jsi tady. Toto téma mě nadchlo, protože vidím, že mnoho lidí trápí prodlužující se doba komunikace a vyčerpávající videohovory. Kolik času jsem minulý týden strávil videohovory. Řekl bych, že dvě hodiny denně, takže celkem 10 hodin, ano.

Cítili jste se po deseti hodinách unavení?

Ne, myslím tím, že dvě hodiny denně jsou naprosto v pořádku. Pocházím z doby, kdy jsem byl osm až někdy dvanáct hodin denně ve videohovorech. Jsem naprosto šťastný a vděčný, že ve videohovorech trávím jen dvě hodiny denně. Protože mě to neunavuje. Ale kdybych měl trávit víc, tak určitě ano. Seděl bych u stolu u večeře a zrudly by mi uši a tváře. Manželka by se mě zeptala: Aha, co jsi dneska dělal? A já obvykle musím říct, že nemám ponětí.

Prostě jsem celý čas strávil videohovory. Jsem rád, že už to tak není.

Později se vás zeptám, jak se vám to podařilo tak drasticky snížit, jen mluvím o počtu hodin denně nebo týdně. Když máme, jako ty schůzky, a myslím, že to už je jako klíč ke snížení toho množství hodin, které strávíte denně na videokonferencích. Na co dbáte, než začnete schůzku nebo než vstoupíte do schůzky ve videohovoru, nebo jak se asi v první řadě připravujete nebo rozhodujete, jestli budete dělat videohovor, nebo máte asi jiné řešení, jak něco vyřešit?

Ano, to je rozhodně dobrá otázka. Když se podívám zpět, proč jsem měl v minulosti tolik videohovorů, je to, že když mají lidé problém, první záměr je, že potřebujeme schůzku. Místo toho, abychom si sedli a snažili se pochopit, jaký je přesně problém a jaké otázky mají v souvislosti s problémem. Obvykle to lidé nedělají. Prostě požádají o schůzku nebo vytvoří e-mail, který má v kopii třeba 10 lidí, jen aby byli všichni informováni. Ale to jen vytváří šum.

To vytváří šum, to vytváří stres, to vytváří další komunikační zátěž. A když se podíváte na většinu schůzek, výsledkem schůzky je jen další schůzka, protože stále nejsou věci jasné. Takže to, o co se starám, když se připojím ke schůzce, je, abych nejprve mohl opravdu něčím přispět, nějakou hodnotou k této schůzce. Abych pochopil, zda to mohu udělat, potřebuji program jednání. Pokud nemám program, schůzku odmítám. A program by měl být takový, aby v něm byly otázky.

Protože právě proto potřebujeme schůzi. Pokud někdo jen napíše do kalendáře pozvánku a potřebujeme se bavit o čemkoli. To nedělám, protože mluvení může být záměrem, abychom se s lidmi spojili na lidské úrovni, pak si můžeme promluvit, pokud se se mnou chcete setkat. Uděláme to večer, dáme si pivo, sejdeme se, prostě si popovídáme. To je naprosto v pořádku. Ale jen tak se sejít, abychom si o něčem popovídali, to je špatný záměr. Chcete mít schůzku s jasným cílem, abyste vyřešili konkrétní problém nebo dostali odpovědi na konkrétní otázky.

A abyste tento účel měli, musíte si připravit otázky. A pak je dobré, a to je způsob, jak tento most, jak jsem omezil své schůzky, je, když někdo napíše otázky do programu, mohu na tyto otázky jednoduše odpovědět. Buď pošlu videozprávu, nebo hlasovou zprávu, nebo odpověď pošlu ve Slacku. Tento typ strukturované komunikace v kombinaci s asynchronní komunikací, která je podporována technologiemi, činí celou kulturu schůzek mnohem efektivnější. A dobré je, že lidé dostávají odpovědi rychleji.

Takže mít dobrou přípravu před schůzkou je pro mě zásadní, abych se mohl zapojit. A pokud se jedná pouze o stavovou schůzku, kde lidé hlásí stav, můžete to udělat pomocí asynchronního Check inu. Jednoduše poskytnout buď může být formulář Google , může být Microsoft z jakéhokoli druhu fóra, kde se jednoduše zeptáte na KPI a fakta, která jsou důležitá. A pak se můžete rozhodnout, zda chcete ještě uspořádat schůzku a vést rozhovor kolem těchto skutečností. Na většině schůzek se stává, že lidé přicházejí naprosto nepřipraveni.

A to je ztráta času.

Jo, to je to nejhorší. A vzpomínám si, že z naší vlastní minulosti, třeba před pár lety, to bylo stejné jako, chci se s tebou sejít si prostě zarezervoval schůzku ve svém kalendáři a požádal tě, a pravděpodobně bys souhlasil, kdybys měl volný čas. A co se za tu dobu změnilo, vidím, že právě teď, když se s vámi chci opravdu sejít, sednu si a nejdřív si promyslím program, napíšu si otázky a pravděpodobně ještě předtím, než na tu schůzku půjdu, jsem si odpověděl na své vlastní otázky, protože jsem si udělal čas na to, abych si ujasnil, o čem s vámi chci mluvit.

A pravděpodobně ani nemusím, nebo my, jak jste právě zmínil, to děláme asynchronně tak, že na ty otázky rychle odpovídáme v kanálu na Slacku nebo kdekoli, kde se to hodí, že jo.

Přesně tak. A jen si představte, jaký vliv to má na celou organizaci, Protože to, co zažíváte, je realita. Pokud si sednete a opravdu se pokusíte ujasnit si, co je vaší otázkou, váš mozek začne hledat odpověď. A velmi často dostanete odpověď okamžitě, když si svou otázku zapíšete. A to může zkrátit tolik schůzek, pokud lidi jednoduše donutíte, aby se nejprve zamysleli nad svými otázkami, které mají. A pokud nemohou najít řešení, naprosto v pořádku, aby se konala schůzka.

Ale není v pořádku mít schůzku, protože jste příliš líní přemýšlet o tom, co je váš problém. To není úcta k mému času.

Víte, myslím, že to je to klíčové slovo, jako mít respekt k času pro druhého, že ano. A když se setkáváte, abyste dělali věci správným způsobem, a ne jen seděli ve stejné zasedací místnosti nebo ve stejné místnosti Zoom a diskutovali o tématu X Y. S tím naprosto souhlasím. Jak si stanovujete vlastní limity, pokud jde o délku schůzky nebo trvání schůzky? Asi nejčastěji se setkáte se schůzkami, které trvají dvě hodiny, dvě a půl hodiny, s maratonskými schůzkami, kde jsou lidé v jedné místnosti, ale jak řídíte své vlastní schůzky a rozvrhy?

Myslím, že naposledy to bylo před dvěma měsíci. A chci říct, že jste také součástí velkého virtuálního týmu. Máme přes 130 nebo 150 externích spolupracovníků v šedesáti sedmi zemích. A před třemi nebo čtyřmi měsíci se mi stalo, že jsem měl schůzku, která by se vyskytla vlastně přes čtyři hodiny, ale nesouvisela s prací. Bylo to jen proto, abychom se sešli. A pak lidé najednou začali jako pít společně pivo a tak dále. To byl přece virtuální večírek, ne?

To bylo setkání, které trvalo, myslím, čtyři a půl hodiny. Ale obchodní schůzky se snažím pořádat maximálně hodinu. Nikdy se nepřipojím ke schůzce, která je delší než hodina. Dostávám pozvánky na schůzky, které trvají tři hodiny, a ještě hůř, tři hodiny se šesti lidmi. Ukazuje to, že nikdo si téma skutečně neosvojí. Protože pokud jeden člověk převezme vlastnictví od tématu, může tento člověk něco připravit. Tato osoba může začít navrhovat a pracovat na tématu a pak se konkrétně dostat k lidem, kteří by měli poskytnout podněty a přispět k tématu, a pak uspořádat jen 30minutovou schůzku, aby to všichni viděli a mohli to všem představit a mohli získat živou zpětnou vazbu.

Ale pokud jsou všichni, pokud jsou lidé na schůzce dvě hodiny, znamená to jen to, že nikdo nepřebírá Vlastnictví a bude to jen bla, bla, bla schůzka bez výsledku. Takže ano, připravené schůzky. Pak ať se jeden člověk ujme vlastnictví nad tématem, položí lidem, kteří by měli přispět, konkrétní otázky a pak ať je tak 30 až maximálně 60minutová schůzka jen na dokončení věcí. A naprosto souhlasím s tím, že když máte složité věci, kde potřebujete, aby různí odborníci s různými znalostmi přispěli z různých úhlů pohledu k řešení, pak je jednodušší to udělat v živém rozhovoru, protože je to prostě rychlejší.

Ale to neznamená, že na jakoukoli práci potřebujete živou schůzku, na jakýkoli problém potřebujete živou schůzku. To rozhodně není nutné.

Víte, a pravděpodobně pokud máte takové složité problémy, které potřebujete probrat naživo, mohlo by to být řešení, které by vám mohlo pomoci rozdělit tyto schůzky na menší části a nemusíte mít tyto maratonské schůzky s desítkami lidí v jedné místnosti a nemít výsledek. Myslím, že i v reálném fyzickém světě, pokud máte jako ty schůzky, kdy je 20 lidí v jedné místnosti, není to tak, že by všichni pracovali a v té době byli opravdu efektivní a dělali věci. Je to spíš tak, že jsem tam a sleduji, co se děje.

Ale to mě přivádí k další otázce, jakých schůzek byste se měli účastnit a kdy je asi čas schůzku opustit.

Jo, jen mám na mysli komentář Elona Muska, který říká, že když je tady schůzka, on je na ní a nevidí nic dobrého, tak prostě ze schůzky odejde. Nevím, jak to řeší technicky, ale tam bych chtěl jít.

Jo. To je tedy celkem. Takže na které schůzky se připojím. Už jsem říkal, že pokud uvidím otázky, program a budu mít pocit, že k němu mohu přispět, rád se k němu připojím. Pokud vidím schůzku, na kterou jsou pozváni lidé a není tam žádný program, nepřipojím se k ní. Ale jak dlouho bych na schůzi zůstal, rozhodně se po 15 minutách zeptám, jestli mě někdo nepotřebuje, jestli nikdy ničím nepřispěji, a pak odcházím. Tedy, je dokonce možné, že si schůzku nahrajete, abych se na ni mohl později znovu podívat, pokud je online.

Ale na většině schůzek záleží jen na výsledku. Takže si myslím, že se k jednání nemusí připojit tolik lidí, pokud ti, kteří se k jednání opravdu připojit musí, pracují na konkrétním výsledku, který lze předat dalším lidem, kteří tento výsledek potřebují. To ale neznamená, že se schůzky musí účastnit všichni. Jde jen o strukturovanou a přesnou komunikaci namísto dlouhého bla, bla, bla, bla, bez jakéhokoli záměru vytvořit pro něco řešení.

Myslím, že to také souvisí s tím, že mnoho vedoucích pracovníků nebo majitelů pravděpodobně vnímá tento druh schůzek jako určitou náhradu za to, aby viděli, co dělají jejich zaměstnanci nebo spolupracovníci, co byste na to odpověděl? Jako přenesení kontroly z reálného fyzického světa do světa virtuálního.

O tom jsem nikdy nepřemýšlel. Ale slyšel jsem to docela často. A naprosto s tím souhlasím, protože když všichni pracovali v kanceláři, většina vedoucích uplatňovala typický styl Management by walking around. Stačilo zkontrolovat, OK, člověk sedí na stole a píše na počítači, musí být produktivní. Ale to je nesmysl. Chci říct, že to neznamená, že když někdo sedí u počítače a něco píše, že ten člověk dělá práci, a ani to neznamená, že je to efektivní nebo účinné.

Takže to zjevně není ukazatel, který byste měli měřit pokrok a efektivitu podle výsledků, OK podle výsledků, které člověk vytvoří. Ale souhlasím, ano, že většina manažerů je zvyklá kontrolovat své věci řízením, chozením kolem horké kaše. Myslím, že když začali pracovat na dálku, měli pocit nedostatku kontroly, a proto se účastnili mnoha videohovorů. Takže ano, může to být záměr kontrolovat, co lidé dělají, a uspokojit potřebu kontroly. Protože hodně kontroly je opravdu špatný pocit, zejména pro manažery, když jste zodpovědní a zodpovídáte za tým a teď najednou sedíte doma a přemýšlíte: OK, co všichni dělají?

Děláte něco vy? Jsem zodpovědný za všechno. Když nedělají práci, tak se mi to rozleží v hlavě. Takže ano, proto si myslím, že to kompenzují. A myslím, že teď to vidíme. Myslím, že mnozí se přizpůsobují jinému stylu vedení, místo aby vedli podle dostupnosti, že se svět posouvá k vedení podle výsledků a pak je potřeba méně schůzek.

Správně, a i když jste stále ještě kontrolní typ, opravdu byste měli zvážit, že tyto dlouhé schůzky, kde se stále snažíte dosáhnout úrovně účasti měřené spíše podle docházky než podle výsledků, opravdu stresují vaše spolupracovníky nebo zaměstnavatele, protože tyto dlouhé schůzky ve virtuální schůzce jsou opravdu jako pro fyzicky pro oko a pro mysl jako stresující, protože je to něco nepřirozeného. Takže, víte, opravdu byste se měli snažit udržet to na potřebné úrovni a dělat věci spíše než jen sedět a sledovat, co dělají vaši spolupracovníci nebo zaměstnanci nebo podřízení.

Ano, je zde dokonce velmi zajímavý pohled, který vám množství schůzek dává,. Protože množství schůzek můžete považovat za ukazatel toho, jak moc vám v organizaci chybí přehlednost. A jak neefektivně vše funguje. Protože kdyby bylo všechno jasné, kdyby všichni potřebovali, kdyby všichni věděli, co mají dělat, nebo ještě důležitěji, pro jaké výsledky pracují, žádné schůzky by nebyly potřeba. Takže pokud sedíte na poradách osm hodin denně, myslím, že je lepší investicí nechodit na porady, ale analyzovat, kde všude ta přehlednost zůstává na cestě, kde lidem tato přehlednost chybí a co můžete udělat pro to, abyste jí zajistili více.

A typicky se jedná o první důležitou věc. Získejte jasný popis rolí, aby lidé věděli, na základě jakých výsledků mají pracovat, na základě své odpovědnosti a povinností, a pak poskytněte jasnost této role. To je důležitá součást vedení. To je jádro vašeho systému vedení, aby existovaly jasné role a aby každá role byla v souladu s cílem týmu, který je v souladu s cílem podniku. Jakmile zajistíte tuto jasnost, myslím, že celá organizace může pracovat efektivněji. A co je nejdůležitější, celý tým i jednotliví členové týmu mohou pracovat mnohem samostatněji, samostatněji, a to je začátek budování samořídících týmů.

Ale bez jasnosti neexistují bezpečně řídící týmy. Vždy potřebujete manažera, který ostatním lidem ve firmě říká, co mají dělat. A to je pro manažera nejvíce stresující, protože bez toho, aby manažer říkal lidem, co mají dělat, nikdo nic nedělá. Myslím, že porady jsou dobrým zrcadlem toho, jak efektivně vaše organizace funguje a kde můžete efektivitu zlepšit větší srozumitelností.

Ano, s tím naprosto souhlasím. Myslím, že jsme toto téma pro dnešek docela dobře pokryli několika velmi zajímavými postřehy, z nichž jeden se týkal toho, jak můžeme být lépe organizovaní nebo struktury online schůzek a jak z těchto schůzek získat více, když se setkáváme osobně a ve virtuálním prostředí. Moc vám děkuji za váš čas. A uvidíme se příští týden s novým tématem a novými otázkami.

Ano, moc vám děkuji. Uvidíme se příště. Opatrujte se a mějte méně schůzek.

Chtěl bych poděkovat Manuelovi, že se k nám dnes připojil a podělil se s námi o své postřehy k tomuto velmi aktuálnímu tématu. Získal jsem několik nových nápadů, jak se vyhnout únavě ze schůzek. Jaké jsou důvody, které mohou způsobit takovou únavu a Online schůzky a možné cesty, jak z ní ven. Pevně doufám, že jste mohli získat také nějaké nové pohledy. Pokud se chcete dozvědět více o tom, jak kdykoli škálovat své podnikání a zlepšit práci. Navštivte FlashHub.

io/start a získejte bezplatný přístup ke školení o podnikání. V tomto bezplatném školení se dozvíte, jak můžete budovat, rozvíjet a škálovat své podnikání pomocí virtuálních týmů a globálních freelancerů. Virtuální hranici můžete odebírat na Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube nebo kdekoli jinde, kde podcast najdete. A když už tam budete, můžete nám zanechat recenzi. Podpořte nás a společnost Pateron, abychom mohli pořad i vaše zážitky neustále zlepšovat. Jménem týmu Virtual Frontier vám chci poděkovat za poslech.

Takže do příštího dílu pokračujte v objevování nových hranic.