Hej og velkommen til Virtual Frontier, podcasten om virtuelle teams, som er skabt af et virtuelt team. Ansvarsfraskrivelse, alle vores interviews foregår virtuelt, jeg er Daniel din vært, og jeg er en del af holdet her på Virtual Frontier. Dagens emne i vores Q&A session er hvordan man undgår Zoom træthed. Mange af os har brugt de sidste par måneder, en enorm mængde tid i Online videoopkald og dette af meget trættende. Selv Eric Yuan, administrerende direktør for Zoom, har indrømmet, at han nogle gange føler sig træt efter et års omfattende brug af sit eget værktøj.

Så hvad kan man gøre ved det? Hvilken form for mødekultur og mødeindstilling har vi brug for for at undgå denne mødetræthed, og har vi virkelig brug for alle disse maratonmøder? Lad os finde ud af det i vores anden Q&A-session. Hvis du kan lide at vise abonnere på YouTube, anmeldt på vores podcast, følg os på Spotify, Stitcher, Amazon music eller enhver anden platform du kan lide til podcasting eller links du kan finde nedenfor i beskrivelsen. Så lad os uden videre dykke ned i det andet hav eller Q&A session på Virtual Frontier.

God fornøjelse med samtalen.

Hej Manuel. Mange tak, fordi du er med i dag til vores anden Q&A-runde her på Virtual Frontier. Jeg er meget glad for at have dig med igen. I dag vil jeg gerne tale med dig om et interessant og presserende og stigende emne om Zoom-træthed, som så mange mennesker konfronteres med lige nu, hvor de bare bliver trætte af en masse videomøder og hopper fra det ene møde til det næste. Og jeg vil gerne tale lidt om, hvordan man håndterer det, og hvad der er mulige løsninger til ikke at være i videoopkald måske hele tiden, eller hvordan man håndterer disse videoopkald og synkronmøder, hvis man overhovedet har dem.

Første spørgsmål: Hvor mange timer brugte du i sidste uge på videomøder, Manuel?

Ja. Hej, godt at have dig her. Jeg er spændt på dette emne, fordi jeg kan se, at mange mennesker er bekymrede over den stigende kommunikationstid og udmattende videoopkald. Hvor meget tid brugte jeg i sidste uge på videoopkald. Jeg vil sige to timer om dagen, så i alt 10 timer, ja.

Følte du dig træt efter ti timer?

Nej, jeg mener, to timer om dagen er helt fint. Jeg kommer fra en tid, hvor jeg brugte otte til nogle gange 12 timer om dagen på videoopkald. Jeg er absolut glad og taknemmelig for, at jeg kun bruger to timer om dagen på videoopkald. For det gør mig ikke træt. Men hvis jeg skulle bruge mere, ja, helt sikkert. Jeg ville sidde ved middagsbordet, og mine ører og kinder bliver røde. Min kone vil spørge mig, åh, hvad har du lavet i dag?

Og jeg bliver typisk nødt til at sige, at jeg ikke aner det. Jeg brugte bare hele min tid på videoopkald. Jeg er glad for, at det ikke længere er sådan.

Jeg vil senere spørge dig, hvordan du har formået at reducere dette så drastisk, bare når vi taler om antallet af timer pr. dag eller pr. uge. Når vi holder disse møder, og jeg tror, at dette allerede er en nøgle til at reducere antallet af timer, som man bruger på videomøder om dagen. Hvad skal du gøre, før du starter et møde eller før du går ind i et møde i et videoopkald, eller hvordan forbereder du dig i første omgang eller beslutter, om du vil foretage et videoopkald eller måske har en anden løsning til at få løst noget?

Ja, det er bestemt et godt spørgsmål. Når jeg ser tilbage på, hvorfor jeg havde så mange videoopkald tidligere, er det fordi, du ved, når folk har et problem, er den første hensigt, at vi har brug for et møde. I stedet for at sætte sig ned og forsøge at forstå, hvad problemet præcist er, og hvilke spørgsmål de har i forbindelse med problemet. Det gør folk typisk ikke. De beder bare om et møde, eller de opretter en e-mail med 10 personer i karbonkopien, bare for at holde alle informeret.

Men det skaber bare støj. Det skaber støj, det skaber stress, det skaber mere kommunikationsbyrde. Og hvis man ser på de fleste møder, er resultatet af et møde bare endnu et møde, fordi tingene stadig ikke er klare. Så når jeg deltager i et møde, skal jeg først og fremmest sørge for, at jeg virkelig kan bidrage med noget, noget af værdi til mødet. For at forstå, om jeg kan gøre det, har jeg brug for en dagsorden.

Hvis jeg ikke har en dagsorden, afviser jeg mødet. Og dagsordenen bør være sådan, at der er spørgsmål på dagsordenen. For det er derfor, vi har brug for et møde. Hvis nogen bare skriver i kalenderinvitationen, at vi skal tale om hvad som helst. Det gør jeg ikke, fordi det kan være meningen at tale for at skabe en menneskelig kontakt med folk, så kan vi tale sammen, hvis du vil møde mig. Lad os gøre det om aftenen, drikke øl, hygge os, bare snakke.

Det er helt i orden. Men at mødes bare for at tale om noget er den forkerte hensigt. Du ønsker at holde et møde med et klart formål for at løse et specifikt problem eller få svar på specifikke spørgsmål. Og for at kunne opnå dette formål skal du forberede dine spørgsmål. Og så er det gode ved det, og det er sådan jeg reducerer mine møder, når nogen skriver spørgsmålene i dagsordenen, så kan jeg simpelthen besvare disse spørgsmål. Enten sender jeg en videomeddelelse eller en talemeddelelse, eller jeg sender svaret i Slack.

Denne form for struktureret kommunikation kombineret med asynkron kommunikation, der understøttes af teknologi, gør hele mødekulturen meget mere effektiv. Og det gode er, at folk får deres svar hurtigere. Så at have en god forberedelse før et møde er afgørende for, at jeg kan deltage. Og hvis det bare er et statusmøde, hvor folk rapporterer en status, kan man gøre det med et asynkront Check in. Simpelthen at give enten kan være en Google Form , kan være Microsoft fra enhver form for forum, hvor du blot spørger til KPI'er og de fakta, der betyder noget.

Og så kan du beslutte, om du stadig ønsker at holde et møde og have en samtale omkring disse fakta. Det, der sker på de fleste møder, er, at folk kommer helt uforberedt. Og det er spild af tid.

Ja, det er det værste, der findes. Og jeg kan huske det fra vores egen fortid, for et par år siden, det var det samme som: "Jeg vil gerne have et møde med dig, hvis jeg bare bookede et møde i min kalender og bad dig om det, og du ville sikkert sige ja, hvis du havde tid til det. Og det, der har ændret sig med tiden, er, at jeg kan se, at lige nu, hvis jeg virkelig ønsker et møde med dig, sætter jeg mig ned og tænker først over dagsordenen, skriver spørgsmålene ned og har sandsynligvis allerede besvaret mine egne spørgsmål, inden jeg går til mødet, fordi jeg har taget mig tid til at få klarhed over, hvad jeg ønsker at tale med dig om.

Og det behøver jeg sandsynligvis ikke, eller vi gør det asynkront, som du lige har nævnt, ved at besvare spørgsmålene hurtigt i en Slack-kanal eller hvor det nu passer ind, ikke sandt?

Præcis. Og forestil dig bare hvilken effekt dette har på en hel organisation, for det er det, du oplever, det er virkeligheden. Hvis du sætter dig ned og virkelig prøver at få klarhed over, hvad dit spørgsmål er, begynder din hjerne at finde et svar. Og meget ofte får du svaret med det samme, når du skriver dit spørgsmål ned. Og det kan reducere så mange møder, hvis man simpelthen tvinger folk til først at tænke over deres spørgsmål, som de har.

Og hvis de ikke kan finde løsningen, er det helt i orden at holde et møde. Men det er ikke i orden at holde et møde, fordi man er for doven til at tænke over sit problem. Det er ikke respektfuldt over for min tid.

Jeg tror, at det er nøgleordet, at have respekt for tiden for hinanden, ikke? Og når man mødes, skal tingene gøres på den rigtige måde og ikke bare sidde i det samme mødelokale eller i det samme Zoom-rum og diskutere et emne X Y. Helt enig i det. Hvordan sætter du dine egne grænser, når det gælder længden af et møde eller mødets varighed? Formentlig kan man oftest finde møder, der varer to timer, to og en halv time, maratonmøder, hvor folk er i samme rum, men hvordan styrer du dine egne møder og tidsplaner?

Jeg mener, sidst jeg tror, det var for to måneder siden. Og jeg mener, du er også en del af et stort virtuelt team. Vi har over 130 eller 150 freelancere i 67 lande. Og for tre eller fire måneder siden havde jeg et møde, som faktisk var over fire timer, men det var ikke relateret til arbejdet. Det var bare for at komme sammen. Og så begyndte folk pludselig at drikke øl sammen osv. Jeg mener, det var en virtuel fest, ikke?

Det var et møde, der tog, tror jeg, fire og en halv time. Men forretningsmøder forsøger jeg at tage højst en time. Jeg deltager aldrig i et møde, der er længere end en time. Jeg får invitationer til møder, der varer tre timer, og endnu værre, tre timer med seks personer. Det viser, at ingen virkelig tager ejerskab over emnet. For hvis én person tager ejerskabet af emnet, kan denne person forberede noget. Denne person kan begynde at komme med forslag og arbejde på emnet og derefter specifikt henvende sig til de personer, der skal give input og bidrage til emnet, og derefter holde et møde på bare 30 minutter, så alle kan se det og præsentere det for alle, og de kan få feedback live.

Men hvis alle sidder på et møde i to timer, betyder det bare, at ingen tager ejerskab, og det bliver bare et bla, bla, bla, bla-møde uden resultat. Så, ja, forberedte møder. Så har én person, der tager ejerskab over emnet, stiller specifikke spørgsmål til de personer, der skal bidrage, og holder derefter et møde på 30 til højst 60 minutter for at afslutte tingene. Og jeg er helt enig i, at når du har komplekse ting, hvor du har brug for forskellige eksperter med forskellige ekspertiser til at bidrage fra forskellige vinkler til en løsning, så er det nemmere at gøre det i en live-samtale, fordi det simpelthen er hurtigere.

Men det betyder ikke, at man for enhver form for arbejde har brug for et livemøde, for enhver form for problem har man brug for et livemøde. Det er bestemt ikke nødvendigt.

Du ved, og sandsynligvis hvis du har den slags komplekse spørgsmål, som du har brug for at tale i live, kunne det være en løsning, der kunne få dig til at opdele disse møder i mindre stykker, så du ikke har disse maratonmøder med snesevis af mennesker i et rum og ikke får et resultat. Jeg tror, at selv i den virkelige fysiske verden, hvis man har møder med 20 personer i et rum, er det ikke alle, der arbejder og på det tidspunkt er virkelig effektive og får tingene gjort.

Det er mere som om, at jeg er der, og jeg ser, hvad der sker. Men det bringer mig til mit næste spørgsmål, nemlig hvilken slags møder man bør deltage i, og hvornår det sandsynligvis er på tide at forlade et møde.

Ja, jeg har lige en kommentar fra Elon Musk i tankerne, hvor han siger, at når der er et møde her, og han er til stede, og han ikke kan se noget godt, forlader han bare mødet. Jeg ved ikke, hvordan han håndterer det teknisk set, men det er der, jeg gerne vil hen.

Ja. Så er det hele så. Så hvilke møder skal jeg deltage i. Jeg har allerede sagt, at hvis jeg ser spørgsmålene og dagsordenen, og jeg føler, at jeg kan bidrage til det, så deltager jeg gerne i det. Hvis jeg ser et møde, hvor folk er inviteret, og der ikke er nogen dagsorden, deltager jeg ikke i det. Men hvor længe jeg vil blive på mødet, vil jeg helt sikkert efter 15 minutter spørge, om der er nogen, der har brug for mig, hvis jeg ikke bidrager med noget, og så går jeg.

Jeg mener, det er endda muligt, at du optager mødet, så jeg kan gense det senere, hvis det er online. Men på de fleste møder er det kun resultatet, der betyder noget. Så jeg tror ikke, at så mange mennesker behøver at deltage i mødet, hvis de, der virkelig skal deltage i mødet, arbejder hen imod et specifikt resultat, som kan overdrages til andre mennesker, der har brug for dette resultat. Men det betyder ikke, at alle behøver at deltage i mødet.

Det handler bare om struktureret og præcis kommunikation i stedet for lang, bla, bla, bla, bla, bla, uden nogen intention om at skabe en løsning på noget.

Jeg tror også, at dette er et spørgsmål om, at mange ledere eller ejere sandsynligvis ser den slags møder som en erstatning for at se, hvad deres medarbejdere eller kolleger laver, hvad ville du svare på det? Som at tage kontrollen fra den virkelige fysiske verden til den virtuelle verden.

Det er noget, jeg aldrig rigtig har tænkt over. Men jeg har hørt det ret ofte. Og jeg er helt enig, for da alle arbejdede på et kontor, var den typiske ledelse ved at gå rundt den stil, som de fleste ledere anvendte. Man kontrollerede bare, at personen, der sidder ved skrivebordet og skriver på sin computer, må være produktiv. Men det er noget pis. Jeg mener, det betyder ikke, at hvis nogen sidder foran en computer og skriver noget, at denne person udfører arbejdet, og det betyder heller ikke, at det er effektivt eller virkningsfuldt.

Så det er helt klart ikke en indikator, som man bør måle fremskridt og effektivitet ud fra resultater, OK ud fra de resultater, som personen skaber. Men jeg er enig i, ja, at de fleste ledere er vant til at kontrollere deres ting ved ledelse, ved at gå rundt. Jeg tror, at de havde en følelse af manglende kontrol, da de begyndte at arbejde eksternt, og derfor deltog de i mange videosamtaler. Så ja, det kunne være en hensigt om at kontrollere, hvad folk laver, og at tilfredsstille behovet for kontrol.

For en masse kontrol er en rigtig dårlig følelse, især for ledere, hvis man er ansvarlig og ansvarlig for et team, og nu sidder man pludselig derhjemme og spekulerer på, OK, hvad laver alle sammen? Er du i gang med noget? Jeg er ansvarlig for alting. Hvis de ikke gør arbejdet, er det mig, der ruller i hovedet. Så ja, det er derfor, jeg tror, at de kompenserer for det. Og det tror jeg, at vi ser nu.

Jeg tror, at mange tilpasser sig en anden ledelsesstil i stedet for at lede efter tilgængelighed, at verden skifter til at lede efter resultater, og så er færre møder nødvendige.

Ja, og selv hvis du stadig er kontroltypen, bør du virkelig overveje, at de lange møder, hvor du stadig forsøger at få dette fremmøde niveau målt ved fremmøde i stedet for med resultater, du virkelig stresser dine kolleger eller arbejdsgivere, fordi disse lange møder i et virtuelt møde virkelig er som for fysisk for øjet og for sindet som stressende, fordi det er noget unaturligt. Så du ved, du bør virkelig forsøge at holde det på det nødvendige niveau og få tingene gjort i stedet for bare at sidde og se på, hvad dine kolleger eller medarbejdere eller underordnede laver.

Ja, der er endda en meget interessant indsigt i, at antallet af møder giver dig en meget interessant indsigt. Fordi du kan se mængden af møder som en indikator for, hvor meget klarhed der mangler i din organisation. Og hvor ineffektivt det hele fungerer. For hvis alt var klart, hvis alle har brug for, hvis alle ved, hvad de skal gøre, eller endnu vigtigere, hvilke resultater de arbejder for, ville det ikke være nødvendigt med møder. Så hvis du sidder i møder otte timer om dagen, tror jeg, at det er en bedre investering ikke at deltage i et møde, men at analysere, hvor al denne klarhed er efterladt på vejen, hvor folk savner denne klarhed, og hvad du kan gøre for at skabe mere klarhed.

Og typisk kommer det ned til første vigtige ting er. Få en klar rollebeskrivelse, så folk ved, hvilke resultater de skal arbejde for, hvilket ansvar de skal have og hvilket ansvar de skal have, og så skal de give klarhed om rollen. Dette er en vigtig del af lederskabet. Det er kernen i dit ledelsessystem, at der findes klare roller, og at hver rolle er i overensstemmelse med teamets formål, som er i overensstemmelse med virksomhedens formål. Når man først har skabt denne klarhed, tror jeg, at hele organisationen kan arbejde mere effektivt.

Og vigtigst af alt, hele teamet og de enkelte teammedlemmer kan arbejde meget mere uafhængigt og selvbestemmende, og det er starten på opbygningen af selvledende teams. Men uden klarhed er der ingen sikre ledende teams. Man har altid brug for en leder, der fortæller de andre i virksomheden, hvad de skal gøre. Og det er mest stressende for lederen, for uden lederen, der fortæller folk, hvad de skal gøre, er der ingen, der gør noget. Jeg mener, at møder er et godt et godt spejl af, hvor effektivt din organisation fungerer, og hvor du kan forbedre effektiviteten med mere klarhed.

Ja, det er jeg helt enig i. Jeg tror, vi har dækket dette emne i dag, ret godt med nogle meget interessante indsigter, en om, hvordan vi kan blive bedre organiseret eller bedre til at organisere online mødestrukturer og få mere ud af disse møder, når vi mødes personligt og i det virtuelle miljø. Mange tak, fordi De tog Dem tid. Og vi ses i næste uge med et nyt emne og nye spørgsmål.

Ja, mange tak. Vi ses næste gang. Pas på dig selv og få færre møder.

Jeg vil gerne takke Manuel for at deltage i denne Q&A-session i dag og for at dele sin indsigt i dette meget aktuelle emne med os. Jeg fik nogle nye idéer til, hvordan man kan undgå mødetræthed. Hvad er årsagerne til denne træthed og online-møder og mulige måder at komme ud af det på? Jeg håber virkelig, at du også kan få nogle nye perspektiver. Hvis du ønsker at lære mere om, hvordan du kan skalere din virksomhed til enhver tid og gøre arbejdet bedre.

Besøg FlashHub.io/start for at få gratis adgang til forretningen af træning. Lær i denne gratis træning, hvordan du kan opbygge, vokse og skalere din virksomhed med virtuelle teams og globale freelancere. Du kan abonnere på Virtual Frontier på Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube eller hvor podcast kan findes. Og mens du er der, kan du efterlade os en anmeldelse. Støt os og Pateron, så vi kan blive ved med at forbedre showet og din oplevelse.

På vegne af holdet her på Virtual Frontier vil jeg gerne takke dig for at lytte. Så indtil næste episode, fortsæt med at udforske nye grænser.