Hallo und willkommen beim Virtual Frontier, dem Podcast über virtuelle Teams, erstellt von einem virtuellen Team. Disclaimer, alle unsere Interviews werden virtuell geführt, ich bin Daniel, Ihr Host, und ich bin Teil des Teams hier bei Virtual Frontier. Das heutige Thema unserer Q&A-Session ist, wie man Zoom-Müdigkeit vermeiden kann. Viele von uns haben in den letzten Monaten sehr viel Zeit in Online-Videoanrufen verbracht, und das ist sehr ermüdend. Selbst Eric Yuan, der CEO von Zoom, hat zugegeben, dass er sich nach einem Jahr intensiver Nutzung seines eigenen Tools manchmal müde fühlt.

Was könnte man also dagegen tun? Welche Art von Meeting-Kultur und -Einstellung brauchen wir, um diese Meeting-Müdigkeit zu vermeiden und brauchen wir wirklich diese ganzen Marathon-Meetings? Lassen Sie es uns in unserer zweiten Q&A-Session herausfinden. Wenn Sie gerne zeigen möchten, abonnieren Sie unseren Podcast auf YouTube, folgen Sie uns auf Spotify, Stitcher, Amazon Music oder jeder anderen Plattform, die Sie für Podcasts mögen, oder Sie finden die Links unten in der Beschreibung. Also, ohne weiteres, lassen Sie uns in die zweite See oder Q&A-Session auf der Virtual Frontier eintauchen. Genießen Sie das Gespräch.

Hallo Manuel. Vielen Dank, dass Sie heute zu unserer zweiten Frage-und-Antwort-Runde hier beim Virtual Frontier gekommen bist. Ich freue mich sehr, dass du wieder dabei bist. Heute möchte ich mit Ihnen über ein interessantes und dringendes und zunehmendes Thema sprechen, nämlich über die Zoom-Müdigkeit, mit der so viele Menschen im Moment konfrontiert sind, die einfach müde sind von den vielen Video-Meetings und von einem Meeting zum nächsten springen. Und ich möchte mit Ihnen ein wenig darüber sprechen, wie man damit umgeht und was mögliche Lösungen sind, um vielleicht nicht ständig in Videoanrufen zu sein oder wie man diese Videoanrufe und synchronen Meetings verwaltet, wenn man sie überhaupt hat.

Also, erste Frage, wie viele Stunden haben Sie letzte Woche in Video-Meetings verbracht, Manuel?

Ja. Hallo, schön, dass Sie hier sind. Ich bin gespannt auf dieses Thema, weil ich sehe, dass sich viele Menschen Gedanken über die zunehmende Kommunikationszeit und die anstrengenden Videoanrufe machen. Wie viel Zeit habe ich letzte Woche in Videoanrufen verbracht. Ich würde sagen, zwei Stunden pro Tag, also insgesamt 10 Stunden, ja.

Haben Sie sich nach den zehn Stunden müde gefühlt?

Nein, ich meine, zwei Stunden pro Tag sind völlig in Ordnung. Ich komme aus der Zeit, in der ich acht bis manchmal 12 Stunden pro Tag in Videoanrufen war. Ich bin absolut froh und dankbar, dass ich nur zwei Stunden pro Tag in Videoanrufen verbringe. Denn das macht mich nicht müde. Aber wenn ich mehr verbringen müsste, ja, definitiv. Ich würde am Esstisch sitzen und meine Ohren und Wangen würden rot werden. Meine Frau wird mich fragen, oh, was hast du heute gemacht?

Und ich muss typischerweise sagen, ich habe keine Ahnung. Ich habe einfach meine ganze Zeit mit Videoanrufen verbracht. Ich bin froh, dass es nicht mehr so ist.

Ich werde Sie später fragen, wie Sie es geschafft haben, die Anzahl der Stunden pro Tag oder pro Woche so drastisch zu reduzieren. Wenn wir diese Meetings haben, und ich denke, das ist bereits ein Schlüssel zur Reduzierung der Stundenzahl, die Sie pro Tag in Video-Meetings verbringen. Worauf achten Sie, bevor Sie ein Meeting beginnen oder bevor Sie in ein Meeting in einem Videoanruf einsteigen, oder wie bereiten Sie sich überhaupt vor oder entscheiden, ob Sie einen Videoanruf machen oder vielleicht eine andere Lösung haben, um etwas zu lösen?

Ja, das ist definitiv eine gute Frage. Wenn ich zurückblicke, warum ich in der Vergangenheit so viele Videoanrufe hatte, liegt das daran, dass, wissen Sie, wenn die Leute ein Problem haben, die erste Absicht ist, wir brauchen ein wir brauchen ein Treffen. Anstatt sich hinzusetzen und zu versuchen zu verstehen, was genau das Problem ist und welche Fragen sie in Bezug auf das Problem haben. Typischerweise tun die Leute das nicht. Sie bitten einfach um ein Treffen oder sie erstellen eine E-Mail mit etwa 10 Leuten im Durchschlag, nur um alle auf dem Laufenden zu halten.

Aber das erzeugt nur Lärm. Das erzeugt Lärm, das erzeugt Stress, das erzeugt mehr Kommunikationsaufwand. Und wenn man sich die meisten Meetings ansieht, ist das Ergebnis eines Meetings nur ein weiteres Meeting, weil die Dinge immer noch nicht klar sind. Worauf ich also achte, wenn ich an einem Meeting teilnehme, ist, dass ich zuerst wirklich etwas beitragen kann, einen Wert zu diesem Meeting. Um zu verstehen, ob ich das tun kann, brauche ich eine Agenda.

Wenn ich keine Tagesordnung habe, lehne ich das Meeting ab. Und die Tagesordnung sollte so sein, dass es Fragen in der Tagesordnung gibt. Denn dafür brauchen wir ein Meeting. Wenn jemand einfach in den Kalender Einladung schreibt und wir müssen über was auch immer reden. Das mache ich nicht, denn das Reden könnte eine Absicht sein, um sich auf einer menschlichen Ebene mit Menschen zu verbinden, dann können wir reden, wenn Sie mich treffen wollen. Lass uns das am Abend machen, Bier trinken, Kontakte knüpfen, einfach reden.

Das ist völlig in Ordnung. Aber nur ein Treffen zu haben, um über etwas zu reden, das ist die falsche Intention. Sie wollen ein Meeting mit einem klaren Zweck haben, um ein bestimmtes Problem zu lösen oder um bestimmte Fragen beantwortet zu bekommen. Und um diesen Zweck zu erreichen, müssen Sie Ihre Fragen vorbereiten. Und das Gute daran ist, und das ist die Art und Weise, wie ich diese Brücke schlage, wie ich meine Meetings reduziere, ist, wenn jemand die Fragen in die Agenda schreibt, kann ich diese Fragen einfach beantworten.

Entweder ich schicke eine Videonachricht oder eine Sprachnachricht oder ich schicke die Antwort in Slack. Diese Art der strukturierten Kommunikation, kombiniert mit der asynchronen Kommunikation, die durch die Technologie unterstützt wird, macht die ganze Meeting-Kultur viel effizienter. Und das Gute daran ist, dass die Leute ihre Antworten schneller bekommen. Eine gute Vorbereitung vor einem Meeting ist für mich also entscheidend, um teilzunehmen. Und wenn es nur ein Status-Meeting ist, bei dem die Leute einen Status melden, kann man das mit einem asynchronen Check in machen.

Das kann ein Google-Formular sein, das kann Microsoft aus irgendeinem Forum sein, wo man einfach nach den KPIs und den Fakten fragt, die wichtig sind. Und dann können Sie entscheiden, ob Sie noch ein Meeting haben wollen und ein Gespräch über diese Fakten führen. Was in den meisten Meetings passiert, ist, dass die Leute völlig unvorbereitet kommen. Und das ist eine Zeitverschwendung.

Ja, das ist wirklich das Schlimmste. Und ich kann mich daran erinnern, dass es in unserer eigenen Vergangenheit, also vor ein paar Jahren, genauso war: Ich möchte ein Treffen mit dir haben, also habe ich einfach ein Treffen in meinem Kalender eingetragen und dich angefragt, und du würdest wahrscheinlich ja sagen, wenn du gerade Zeit hättest. Und was sich im Laufe der Zeit geändert hat, ich kann sehen, dass ich mich jetzt, wenn ich wirklich ein Treffen mit Ihnen möchte, hinsetze und zuerst über die Agenda nachdenke, die Fragen aufschreibe und wahrscheinlich, bevor ich zum Treffen gehe, schon meine eigenen Fragen vorher beantwortet habe, weil ich mir die Zeit genommen habe, um Klarheit darüber zu bekommen, worüber ich mit Ihnen sprechen möchte.

Und wahrscheinlich brauche ich das auch nicht, oder wir machen es, wie Sie gerade erwähnt haben, asynchron, indem wir diese Fragen schnell in einem Slack-Kanal oder wo auch immer es passt, beantworten, richtig.

Ganz genau. Und stellen Sie sich nur einmal vor, welchen Effekt das auf eine ganze Organisation hat, denn es ist das, was Sie erleben, es ist die Realität. Wenn Sie sich hinsetzen und wirklich versuchen, Klarheit darüber zu bekommen, was Ihre Frage ist, beginnt Ihr Gehirn, eine Antwort zu finden. Und sehr oft bekommen Sie die Antwort sofort, wenn Sie Ihre Frage aufschreiben. Und das kann so viele Meetings reduzieren, wenn man die Leute einfach dazu zwingt, zuerst über ihre Fragen nachzudenken, die sie haben.

Und wenn sie die Lösung nicht finden können, ist es völlig OK, ein Meeting zu haben. Aber es ist nicht in Ordnung, ein Meeting zu haben, weil man zu faul ist, darüber nachzudenken, was das Problem ist. Das ist nicht respektvoll für meine Zeit.

Wissen Sie, ich denke, das ist das Schlüsselwort, wie man die Zeit füreinander respektiert, richtig. Und wenn man sich trifft, die Dinge auf die richtige Art und Weise zu erledigen und nicht nur im gleichen Besprechungsraum oder im gleichen Zoom-Raum zu sitzen und über ein Thema X Y zu diskutieren. Dem stimme ich voll und ganz zu. Wie setzen Sie sich selbst Grenzen, wenn es um die Länge eines Meetings oder die Dauer des Meetings geht? Wahrscheinlich findet man am häufigsten Meetings, die zwei Stunden, zweieinhalb Stunden dauern, Marathon-Meetings, bei denen die Leute im selben Raum sind, aber wie managen Sie Ihre eigenen Meetings und Zeitpläne?

Ich meine, das letzte Mal war es, glaube ich, vor zwei Monaten. Und ich meine, Sie sind auch Teil eines großen virtuellen Teams. Wir haben mit über 130 oder 150 Freiberuflern in siebenundsechzig Ländern. Und vor drei oder vier Monaten war es so, dass ich ein Treffen hatte, das tatsächlich über vier Stunden dauerte, aber es hatte nichts mit der Arbeit zu tun. Es ging nur darum, zusammenzukommen. Und dann fingen die Leute plötzlich an, zusammen Bier zu trinken und so weiter und so fort.

Ich meine, das war eine virtuelle Party, oder? Das war ein Meeting, das, glaube ich, viereinhalb Stunden dauerte. Aber bei geschäftlichen Meetings versuche ich maximal eine Stunde. Ich nehme nie an einem Meeting teil, das länger als eine Stunde dauert. Ich bekomme Einladungen zu Meetings, die drei Stunden dauern und noch schlimmer, drei Stunden mit sechs Leuten. Was das zeigt, ist, dass niemand wirklich Ownership über das Thema übernimmt. Denn wenn eine Person die Ownership für das Thema übernimmt, kann diese Person etwas vorbereiten.

Diese Person kann anfangen, Vorschläge zu machen und an dem Thema zu arbeiten und dann gezielt Leute ansprechen, die Input geben und zum Thema beitragen sollen, und dann nur ein 30-minütiges Meeting haben, damit alle es sehen und allen präsentieren können und sie live Feedback bekommen können. Aber wenn alle Leute zwei Stunden lang in einem Meeting sind, bedeutet das nur, dass niemand Eigenverantwortung übernimmt und wird nur ein Blabla-Meeting ohne Ergebnis sein. Also, ja, vorbereitete Meetings. Dann haben Sie eine Person, die die Verantwortung für das Thema übernimmt, stellen Sie den Leuten, die etwas beitragen sollen, spezifische Fragen und haben Sie dann ein 30- bis maximal 60-minütiges Meeting, um die Dinge abzuschließen.

Und ich stimme voll und ganz zu, dass es bei komplexen Dingen, bei denen man verschiedene Experten mit unterschiedlichem Fachwissen benötigt, die aus verschiedenen Blickwinkeln zu einer Lösung beitragen, einfacher ist, dies in einem Live-Gespräch zu tun, weil es einfach schneller ist. Das heißt aber nicht, dass man für jede Art von Arbeit, für jedes Problem ein Life-Meeting braucht. Das ist definitiv nicht notwendig.

Wissen Sie, und wahrscheinlich, wenn Sie diese Art von komplexen Themen haben, die Sie in live sprechen müssen, könnte eine Lösung sein, die Sie diese Meetings aufteilen und in kleinere Stücke und Sie haben nicht diese Marathon-Meetings mit Dutzenden von Menschen in einem Raum und nicht ein Ergebnis sein. Ich denke, selbst in der realen Welt der Meetings, wenn man solche Meetings hat, bei denen 20 Leute in einem Raum sind, ist es nicht so, dass alle arbeiten und zu der Zeit wirklich effizient sind und die Dinge erledigt bekommen.

Es ist eher so, dass ich da bin und beobachte, was passiert. Aber das bringt mich zu meiner nächsten Frage, an welcher Art von Meetings man teilnehmen sollte und wann es wahrscheinlich an der Zeit ist, ein Meeting zu verlassen.

Ja, ich habe gerade so einen Kommentar von Elon Musk im Kopf, dass er sagt, wenn es hier ein Meeting gibt, er drin ist und er nichts Gutes sieht, verlässt er einfach das Meeting. Ich weiß nicht, wie er das technisch handhabt, aber das ist der Punkt, an dem ich ansetzen möchte.

Ja. Das macht dann insgesamt. Also an welchen Treffen ich teilnehme. Ich sagte bereits, wenn ich die Fragen und die Tagesordnung sehe und das Gefühl habe, dass ich etwas dazu beitragen kann, nehme ich gerne daran teil. Wenn ich ein Treffen sehe, zu dem Leute eingeladen sind und es keine Tagesordnung gibt, nehme ich nicht teil. Aber wie lange ich in der Besprechung bleiben würde, das weiß ich definitiv nach 15 Minuten, ich frage, ob mich jemand braucht, wenn ich nichts beitrage, und dann gehe ich.

Ich meine, es ist sogar möglich, dass Sie das Meeting aufzeichnen, damit ich es mir später noch einmal ansehen kann, wenn es online ist. Aber bei den meisten Meetings zählt nur das Ergebnis. Ich denke also, dass nicht so viele Leute an dem Meeting teilnehmen müssen, wenn diejenigen, die wirklich an dem Meeting teilnehmen müssen, auf ein bestimmtes Ergebnis hinarbeiten, das an andere Leute weitergegeben werden kann, die dieses Ergebnis brauchen. Das heißt aber nicht, dass jeder an dem Meeting teilnehmen muss.

Es geht nur um strukturierte und präzise Kommunikation statt um langes, bla, bla, bla, ohne die Absicht, eine Lösung für etwas zu schaffen.

Ich denke, das geht auch zu dem Thema, dass viele Führungskräfte oder Eigentümer diese Art von Meetings wahrscheinlich als einen Ersatz sehen, um zu sehen, was ihre Mitarbeiter oder Kollegen tun, was würden Sie darauf antworten? Als würde man die Kontrolle aus der realen physischen Welt in die virtuelle Welt verlagern.

Das ist etwas, worüber ich nie wirklich nachgedacht habe. Aber ich habe es ziemlich oft gehört. Und ich stimme absolut zu, denn als alle in einem Büro arbeiteten, war das typische Management by walking around der Stil, den die meisten Führungskräfte anwandten. Einfach zu prüfen, OK, die Person sitzt am Schreibtisch und tippt in ihren Computer, das muss produktiv sein. Aber das ist Blödsinn. Ich meine, es bedeutet nicht, dass wenn jemand vor einem Computer sitzt und etwas eintippt, dass diese Person die Arbeit macht und es bedeutet auch nicht, dass es effektiv oder effizient ist.

Das ist also eindeutig kein Indikator dafür, dass man Fortschritt und Effizienz an Ergebnissen messen sollte, OK, an den Ergebnissen, die die Person schafft. Aber ich stimme zu, ja, dass die meisten Manager daran gewöhnt sind, ihre Sachen durch das Management zu kontrollieren, indem sie herumlaufen. Ich denke, sie haben ein Gefühl von mangelnder Kontrolle, als sie anfingen, remote zu arbeiten, und deshalb waren sie an vielen Videoanrufen beteiligt. Also ja, das könnte eine Absicht sein, um zu kontrollieren, was die Leute tun und um das Bedürfnis nach Kontrolle zu befriedigen.

Denn viel Kontrolle ist ein wirklich schlechtes Gefühl, besonders für Manager, wenn man für ein Team verantwortlich und rechenschaftspflichtig ist und nun plötzlich zu Hause sitzt und sich fragt, OK, was machen alle? Machst du etwas? Ich bin für alles verantwortlich. Wenn sie die Arbeit nicht machen, ist es mein Kopf, der rollt. Also, ja, deshalb denke ich, dass sie das kompensieren. Und ich glaube, das sehen wir jetzt. Ich denke, dass sich viele an einen anderen Führungsstil anpassen, anstatt durch Verfügbarkeit zu führen, dass sich die Welt auf das Führen durch Ergebnisse verlagert und dann weniger Meetings notwendig sind.

Richtig, und selbst wenn Sie immer noch der Kontrolltyp sind, sollten Sie wirklich bedenken, dass diese langen Meetings, bei denen Sie immer noch versuchen, die Anwesenheit anhand der Anwesenheit und nicht anhand der Ergebnisse zu messen, Ihre Mitarbeiter oder Arbeitgeber wirklich stressen, weil diese langen Meetings in einem virtuellen Meeting wirklich für das Auge und für den Verstand stressig sind, weil es etwas Unnatürliches ist. Also, wissen Sie, Sie sollten wirklich versuchen, es auf der notwendigen Ebene zu halten und Dinge zu erledigen, anstatt nur herumzusitzen und zu beobachten, was Ihre Kollegen oder Angestellten oder Untergebenen tun.

Ja, es gibt sogar eine sehr interessante Erkenntnis, die Ihnen die Menge der Meetings gibt. Denn Sie können die Anzahl der Meetings als Indikator dafür sehen, wie viel Klarheit in Ihrer Organisation fehlt. Und wie ineffizient alles funktioniert. Denn wenn alles klar wäre, wenn jeder braucht, wenn jeder wüsste, was er zu tun hat oder noch wichtiger, für welche Ergebnisse er arbeitet, dann wären keine Meetings nötig. Wenn Sie also acht Stunden am Tag in Meetings sitzen, ist es meiner Meinung nach eine bessere Investition, nicht an einem Meeting teilzunehmen, sondern zu analysieren, wo diese Klarheit auf der Strecke bleibt, wo die Leute diese Klarheit vermissen und was Sie tun können, um mehr Klarheit zu schaffen.

Und typischerweise läuft es darauf hinaus, dass die erste wichtige Sache ist. Schaffen Sie eine klare Rollenbeschreibung, so dass die Leute wissen, basierend auf den Ergebnissen, für die sie arbeiten sollen, basierend auf ihrer Verantwortlichkeit und ihren Zuständigkeiten, und sorgen Sie dann für Klarheit in der Rolle. Dies ist ein wichtiger Teil der Führung. Das ist der Kern Ihres Führungssystems, dass klare Rollen existieren und dass jede Rolle auf den Zweck des Teams ausgerichtet ist, der wiederum auf den Zweck des Unternehmens ausgerichtet ist.

Sobald Sie diese Klarheit geschaffen haben, denke ich, kann die gesamte Organisation effizienter arbeiten. Und was am wichtigsten ist, das gesamte Team und die einzelnen Teammitglieder können viel unabhängiger und selbstbestimmter arbeiten, und das ist der Anfang, um selbstverwaltete Teams aufzubauen. Aber ohne Klarheit gibt es keine sicher leitenden Teams. Sie brauchen immer eine Führungskraft, die den anderen im Unternehmen sagt, was sie tun sollen. Und das ist für den Manager am stressigsten, denn ohne dass der Manager den Leuten sagt, was sie tun sollen, tut niemand etwas.

Ich denke, Meetings sind ein guter Spiegel dafür, wie effizient Ihre Organisation arbeitet und wo Sie die Effizienz mit mehr Klarheit verbessern können.

Ja, da stimme ich voll und ganz zu. Ich denke, wir haben dieses Thema für heute abgedeckt, ziemlich gut mit einigen sehr interessanten Einsichten, zum Beispiel darüber, wie wir besser organisiert sein können oder Online-Meeting-Strukturen und mehr aus diesen Meetings herausholen, wenn wir uns persönlich und in der virtuellen Umgebung treffen. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Und ich sehe Sie nächste Woche mit einem neuen Thema und neuen Fragen.

Ja, ich danke Ihnen vielmals. Bis zum nächsten Mal. Passen Sie auf sich auf und haben Sie weniger Meetings.

Ich möchte Manuel dafür danken, dass er heute an dieser Q&A-Session teilnimmt und seine Erkenntnisse zu diesem sehr aktuellen Thema mit uns teilt. Ich habe einige neue Ideen bekommen, wie man Meeting-Müdigkeit vermeiden kann. Was sind die Gründe, die eine solche Ermüdung und Online-Meetings verursachen können, und welche Wege es gibt, sie zu vermeiden. Ich hoffe wirklich, dass auch Sie einige neue Perspektiven gewinnen konnten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Unternehmen jederzeit skalieren und die Arbeit besser machen können.

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Im Namen des Teams hier beim Virtual Frontier möchte ich Ihnen für das Zuhören danken. Also, bis zur nächsten Folge, erforschen Sie weiterhin neue Grenzen.