Hola y bienvenidos al Virtual Frontier, el Podcast sobre Equipos Virtuales creado por un Equipo virtual. Aclaración, todas nuestras entrevistas se realizan virtualmente, soy Daniel su anfitrión y soy parte del equipo aquí en la Virtual Frontier. El tema de hoy de nuestra sesión de preguntas y respuestas es cómo evitar la fatiga de Zoom. Muchos de nosotros hemos pasado el último par de meses, una tremenda cantidad de tiempo en videollamadas en línea y esto de muy cansado. Incluso Eric Yuan, el CEO de Zoom, ha confesado que a veces se siente fatigado después de un año de uso extensivo de su propia herramienta.

Entonces, ¿qué se puede hacer al respecto? ¿Qué tipo de cultura y entorno de reuniones necesitamos para evitar esta fatiga de las reuniones y si realmente necesitamos todas estas reuniones maratonianas? Descubrámoslo en nuestra segunda sesión de preguntas y respuestas. Si te gusta el espectáculo suscríbete en YouTube, revisa nuestro podcast, síguenos en Spotify, Stitcher, Amazon music o cualquier otra plataforma que te guste para podcasting o enlaces que puedes encontrar abajo en la descripción. Así que sin más preámbulos, vamos a sumergirnos en la segunda mar o sesión de preguntas y respuestas en la Virtual Frontier.

Disfruta de la conversación.

Hola Manuel. Muchas gracias por acompañarnos hoy a nuestra segunda ronda de preguntas y respuestas aquí en la Virtual Frontier. Estoy muy contento de tenerte de nuevo. Hoy quiero hablarte de un tema interesante y urgente y creciente sobre la fatiga del Zoom que tanta gente está afrontando ahora mismo, cansándose de un montón de reuniones de vídeo y saltando de una reunión a otra. Y quiero hablarte un poco sobre cómo gestionar eso y cuáles son las posibles soluciones para no estar en videollamadas quizás todo el tiempo o cómo gestionar esas videollamadas y reuniones sincronizadas si las tienes en primer lugar.

Así que, primera pregunta, ¿cuántas horas pasaste la semana pasada en reuniones de vídeo, Manuel?

Sí, hola, me alegro de tenerte aquí. Me entusiasma este tema porque veo que mucha gente está preocupada por el aumento del tiempo de comunicación y el agotamiento de las videollamadas. ¿Cuánto tiempo pasé la semana pasada en videollamadas? Diría que dos horas por día, así que en total, 10 horas, sí.

¿Se sintió cansado después de diez horas?

No, quiero decir que dos horas al día está totalmente bien. Vengo de la época en la que pasaba entre ocho y a veces doce horas al día en videollamadas. Estoy absolutamente feliz y agradecido de que sólo paso dos horas al día en videollamadas. Porque eso no me cansa. Pero si tuviera que pasar más, sí, definitivamente. Me sentaría en la mesa de la cena y mis orejas y mejillas se pondrían rojas. Mi mujer me preguntará, oh, ¿qué has hecho hoy?

Y normalmente tengo que decir que no tengo ni idea. Me he pasado todo el tiempo en videollamadas. Me alegro de que ya no sea así.

Te preguntaré más adelante, cómo lograste reducir esto tan drásticamente, sólo hablando de la cantidad de horas por día o por semana. Cuando tenemos, como esas reuniones, y creo que esto ya es como una clave para reducir esta cantidad de horas que pasas por día en las reuniones de vídeo. ¿Qué es lo que tienes en cuenta antes de empezar una reunión o antes de entrar en una reunión en una videollamada, o probablemente cómo te preparas en primer lugar o decides si vas a hacer una videollamada o probablemente tienes una solución diferente para resolver algo?

Sí, esa es definitivamente una buena pregunta. Cuando miro atrás, la razón por la que tuve tantas videollamadas en el pasado es porque, ya sabes, cuando la gente tiene un problema, la primera intención es que necesitamos una reunión. En lugar de sentarse a tratar de entender cuál es exactamente el problema y qué preguntas tienen relacionadas con el problema. Normalmente, la gente no hace eso. Sólo piden una reunión o crean un correo electrónico con 10 personas en la copia de carbón sólo para mantener a todos informados.

Pero eso sólo crea ruido. Eso crea ruido, eso crea estrés, eso crea más carga de comunicación. Y si miras la mayoría de las reuniones, el resultado de una reunión es sólo otra reunión porque todavía las cosas no están claras. Así que de lo que me ocupo cuando me incorporo a la reunión es de que primero pueda realmente aportar algo, algún valor a esta reunión. Para saber si puedo hacerlo, necesito un orden del día. Si no tengo un orden del día, rechazo la reunión.

Y el orden del día debe ser de tal manera que haya preguntas en el orden del día. Porque para eso necesitamos una reunión. Si alguien simplemente escribe en la invitación de la agenda y tenemos que hablar de lo que sea. Yo no hago eso porque hablar puede ser una intención para conectar a nivel humano con la gente, entonces podemos hablar si quieres reunirte conmigo. Hagamos eso por la noche, bebamos cerveza, socialicemos, sólo hablemos. Eso está totalmente bien.

Pero tener una reunión para hablar de algo es la intención equivocada. Quieres tener una reunión con un propósito claro para resolver un problema específico o para obtener respuestas a preguntas específicas. Y para tener este propósito, necesitas preparar tus preguntas. Y entonces lo bueno es, y así es como para hacer este puente, cómo reduje mis reuniones es cuando alguien escribe las preguntas en la agenda, puedo simplemente responder a estas preguntas. O bien envío un mensaje de vídeo o un mensaje de voz o envío la respuesta en Slack.

Este tipo de comunicación estructurada, combinada con la comunicación asíncrona que se apoya en la tecnología, hace que toda la cultura de las reuniones sea mucho más eficiente. Y lo bueno es que la gente obtiene sus respuestas más rápido. Por eso, tener una buena preparación antes de una reunión es crucial para participar en ella. Y si sólo se trata de una reunión de estado en la que la gente informa de su situación, puedes hacerlo con un Check in asíncrono.

Simplemente proporcionando ya sea puede ser un formulario de Google , puede ser Microsoft de cualquier tipo de foro en el que simplemente pedir los KPI y los hechos que importan. Y luego puede decidir si todavía quiere tener una reunión y tener una conversación en torno a estos hechos. Lo que ocurre en la mayoría de las reuniones es que la gente viene totalmente desprevenida. Y eso es una pérdida de tiempo.

Sí, eso es lo peor. Y puedo recordar que de nuestro propio pasado, como hace un par de años, era lo mismo como, quiero tener una reunión con usted si acabo de reservar una reunión en mi calendario y le pidió, y probablemente diría que sí, si eso era un tiempo libre para usted. Y lo que ha cambiado con el tiempo, puedo ver que ahora, si realmente quiero una reunión contigo, me siento y primero pienso en la agenda, escribiendo las preguntas y probablemente antes de ir a la reunión, ya he respondido a mis propias preguntas antes de eso, porque me he tomado el tiempo para obtener claridad sobre lo que quiero hablar contigo.

Y probablemente no necesito demasiado, o como acabas de mencionar, lo hacemos de forma asíncrona respondiendo a esas preguntas rápidamente en un canal de Slack o donde sea, ¿verdad?

Exactamente. Y sólo imagina qué efecto tiene esto en toda una organización, Porque es lo que experimentas es la realidad. Si te sientas y realmente tratas de tener claridad sobre cuál es tu pregunta, tu cerebro empieza a encontrar una respuesta. Y muy a menudo obtienes la respuesta inmediatamente cuando escribes tu pregunta. Y eso puede reducir muchas reuniones si simplemente obligas a la gente a pensar primero en las preguntas que tienen. Y si no pueden encontrar la solución, no hay problema en tener una reunión.

Pero no está bien tener una reunión porque eres demasiado perezoso para pensar en cuál es tu problema. Eso no es respetuoso con mi tiempo.

Ya sabes, creo que esta es la palabra clave, como tener un respeto por el tiempo de cada uno, correcto. Y cuando te reúnes hacer las cosas bien y no sólo sentarse en la misma sala de reuniones o en la misma sala de Zoom y discutir sobre un tema X Y. Completamente de acuerdo con eso. ¿Cómo estableces tus propios límites cuando se trata de la longitud de una reunión o la duración de la misma? Probablemente lo más frecuente es encontrar reuniones de dos horas, dos horas y media, reuniones maratonianas en las que la gente está en la misma sala, pero ¿cómo gestionas tus propias reuniones y horarios?

Quiero decir, la última vez creo que fue hace dos meses. Y me refiero a que también forma parte de un gran equipo virtual. Tenemos con más de 130 o 150 autónomos en sesenta y siete países. Y hace tres o cuatro meses, fue que tuve una reunión que se produciría a realmente más de cuatro horas, pero no estaba relacionado con el trabajo. Era sólo para reunirse. Y entonces la gente empezó de repente a beber cerveza juntos, etc. Quiero decir, que era una fiesta virtual, ¿verdad?

Esa fue una reunión que duró, creo, cuatro horas y media. Pero las reuniones de negocios, trato de máximo una hora. Nunca me uno a una reunión que dure más de una hora. Recibo invitaciones para reuniones de tres horas y, peor aún, de tres horas con seis personas. Lo que eso demuestra es que nadie se apropia realmente del tema. Porque si una persona se apropia del tema, esta persona puede preparar algo. Esta persona puede empezar a hacer sugerencias y trabajar en el tema y luego llegar específicamente a las personas que deben aportar y contribuir al tema y luego tener sólo una reunión de 30 minutos para que todos puedan verlo y presentarlo a todo el mundo y puedan obtener retroalimentación en vivo.

Pero si todo el mundo está en una reunión durante dos horas, eso sólo significa que nadie se apropia y sólo será una reunión de bla, bla, bla sin un resultado. Así que, sí, prepara las reuniones. Entonces, que una persona se apropie del tema, que pregunte a las personas que deben contribuir con preguntas específicas y que luego tenga una reunión de entre 30 y 60 minutos como máximo sólo para finalizar las cosas. Y estoy totalmente de acuerdo en que cuando hay cosas complejas en las que se necesitan diferentes expertos con diferentes conocimientos para contribuir desde diferentes ángulos a una solución, entonces es más fácil hacerlo en una conversación en vivo porque es simplemente más rápido.

Pero eso no significa que para cualquier tipo de trabajo se necesite una reunión en vivo, para cualquier tipo de problema, se necesita una reunión en vivo. Definitivamente no es necesario.

Usted sabe, y probablemente si usted tiene ese tipo de cuestiones complejas que usted necesita para hablar en vivo, podría ser una solución que podría llegar a dividir esas reuniones y en trozos más pequeños y no tienen esas reuniones maratón con decenas de personas en una habitación y no ser un resultado. Creo que incluso en las reuniones del mundo físico real, si usted tiene como esas reuniones cuando 20 personas están en una habitación, no es que todo el mundo está trabajando y en el momento realmente eficiente y hacer las cosas.

Es más como si estuviera allí y estuviera viendo lo que está pasando. Pero esto me lleva a mi siguiente pregunta, qué tipo de reuniones deberías asistir y probablemente cuándo es el momento de abandonar una reunión.

Sí, tengo como un comentario de Elon Musk en mente que dice que cuando hay una reunión aquí, él está en y no ve ningún bien, simplemente deja la reunión. No sé cómo maneja eso técnicamente, pero ahí es donde quiero ir.

Sí. Eso hace total entonces. Así que a qué reuniones me uno. Ya he dicho que si veo las preguntas, el orden del día y siento que puedo contribuir a ello, me uniré con gusto. Si veo una reunión en la que se invita a gente y no hay orden del día, no me uniré a ella. Pero cuánto tiempo me quedaría en la reunión, definitivamente después de 15 minutos, pregunto si alguien me necesita, si nunca contribuyo a nada y luego me voy.

Incluso es posible que se grabe la reunión para que pueda volver a verla más tarde si está en línea. Pero en la mayoría de las reuniones, lo que importa es el resultado. Así que creo que no hace falta que se incorpore tanta gente a la reunión si los que realmente tienen que incorporarse a la reunión trabajan para conseguir un resultado concreto que pueda ser entregado a otras personas que necesitan ese resultado. Pero eso no significa que todo el mundo tenga que participar en la reunión.

Sólo se trata de una comunicación estructurada y precisa en lugar de un largo bla, bla, bla, sin ninguna intención de crear una solución para algo.

Creo que esto también va al tema de que muchos líderes o propietarios probablemente ven ese tipo de reuniones como un reemplazo para ver lo que sus empleados o compañeros de trabajo están haciendo, ¿qué responderías a eso? Como llevar el control del mundo físico real al mundo virtual.

Es algo en lo que nunca había pensado. Pero lo he oído con bastante frecuencia. Y estoy totalmente de acuerdo, porque cuando todo el mundo trabajaba en una oficina, el típico Management by walking around era el estilo que aplicaban la mayoría de los líderes. Sólo comprobar, OK, la persona está sentada en el escritorio escribiendo en su ordenador debe ser productiva. Pero eso es una mierda. Es decir, no significa que si alguien está sentado delante de un ordenador tecleando algo esa persona esté haciendo el trabajo y tampoco significa que sea eficaz o eficiente.

Así que está claro que no es un indicador que deba medir el progreso y la eficiencia por los resultados, vale por los resultados que la persona crea. Pero estoy de acuerdo, sí, en que la mayoría de los gestores están acostumbrados a controlar sus cosas por la gestión, por el paseo. Creo que tienen una sensación de falta de control cuando empezaron a trabajar a distancia y por eso participaron en muchas videollamadas. Así que sí, eso podría ser una intención de controlar lo que la gente está haciendo y para satisfacer la necesidad de control.

Porque la falta de control es una sensación muy mala, especialmente para los gerentes, si usted es responsable de un equipo y ahora, de repente, está sentado en casa preguntando, OK, ¿qué está haciendo todo el mundo? ¿Estás haciendo algo? Soy responsable de todo. Si no están haciendo el trabajo, es mi cabeza la que rueda. Así que, sí, por eso creo que compensan eso. Y creo que ahora vemos eso.

Creo que muchos se adaptan a un estilo de liderazgo diferente en lugar de liderar por disponibilidad, que el mundo cambia a liderar por resultados y entonces son necesarias menos reuniones.

Bien, e incluso si eres del tipo de control, realmente deberías considerar que esas largas reuniones en las que todavía tratas de conseguir este nivel de asistencia medido por la asistencia en lugar de con los resultados, realmente estás estresando a tus compañeros de trabajo o empleadores porque estas largas reuniones en una reunión virtual son realmente como para físicamente para el ojo y para la mente como estresante porque es algo antinatural. Así que, ya sabes, realmente deberías tratar de mantenerte en el nivel necesario y hacer las cosas en lugar de simplemente sentarte y mirar lo que tus compañeros de trabajo o empleados o subordinados están haciendo.

Sí, hay incluso hay una visión muy interesante que la cantidad de reuniones te dan,. Porque puedes ver la cantidad de reuniones como un indicador de cuánta claridad falta en tu organización. Y cuán ineficiente funciona todo. Porque si todo estuviera claro, si todo el mundo supiera lo que tiene que hacer o, lo que es más importante, para qué resultados está trabajando, no serían necesarias las reuniones. Así que si usted está sentado en las reuniones de ocho horas al día, creo que es una mejor inversión para no asistir a una reunión, pero analizar donde toda esta claridad se deja en el camino donde la gente se pierda esta claridad y lo que puede hacer para proporcionar más claridad.

Y típicamente se reduce a la primera cosa importante es. Conseguir una descripción clara de los roles para que la gente sepa en base a los resultados que deben trabajar, en base a su responsabilidad y a sus responsabilidades, y luego proporcionar claridad del rol. Esta es una parte importante del liderazgo. Ese es el núcleo de tu sistema de liderazgo, que existan roles claros y que cada rol esté alineado con el propósito del equipo que está alineado con el propósito del negocio.

Una vez que se proporciona esta claridad, creo que toda la organización puede trabajar de forma más eficiente. Y, lo que es más importante, todo el equipo y los miembros individuales del equipo pueden trabajar de forma mucho más independiente, autodeterminada, y ese es el comienzo para construir equipos autogestionados. Pero sin claridad, no hay equipos de gestión segura. Siempre se necesita un gestor que diga a los demás en la empresa lo que deben hacer. Y eso es lo más estresante para el directivo, porque si no le dice a la gente lo que tiene que hacer, nadie hace nada.

Creo que las reuniones son un buen espejo de la eficiencia de tu organización y de dónde puedes mejorar la eficiencia con más claridad.

Sí, estoy completamente de acuerdo con eso. Creo que hemos cubierto ese tema por hoy, bastante bien en algunos puntos de vista muy interesantes, uno sobre cómo podemos ser una estructura de reunión mejor organizada o en línea y obtener más de esas reuniones cuando nos reunimos en persona y en el entorno virtual. Muchas gracias por tomarte el tiempo. Y nos vemos la semana que viene con un nuevo tema y nuevas preguntas.

Sí, muchas gracias. Hasta la próxima. Cuídate y ten menos reuniones.

Quiero agradecer a Manuel que nos acompañe hoy en esta sesión de preguntas y respuestas y que comparta sus ideas sobre este tema tan actual. He obtenido algunas ideas nuevas sobre cómo evitar la fatiga de las reuniones. Cuáles son las razones que pueden causar dicha fatiga y las reuniones en línea y las posibles formas de salir de ella. Espero que tú también puedas obtener nuevas perspectivas. Si quieres aprender más sobre cómo escalar tu negocio en cualquier momento y hacer el trabajo mejor. Visita FlashHub.

io/start para obtener acceso gratuito al negocio de la formación. Aprende en esta formación gratuita, cómo puedes construir, hacer crecer y escalar tu negocio con Equipos Virtuales y freelancers globales. Puedes suscribirte a Virtual Frontier en Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube o dondequiera que se encuentre el podcast. Y mientras estás allí, puedes dejarnos una reseña. Por favor, apóyanos a nosotros y a Pateron para que podamos seguir mejorando el programa y tu experiencia.

En nombre del equipo de Virtual Frontier, quiero agradecerte que nos hayas escuchado. Así que hasta el próximo episodio, seguid explorando nuevas fronteras.