Hei ja tervetuloa Virtual Frontier, virtuaaliryhmän luomaan podcastiin virtuaaliryhmistä. Vastuuvapauslauseke, kaikki haastattelut tehdään virtuaalisesti, olen Daniel, isäntäsi, ja olen osa tiimiä täällä Virtual Frontierissa. Tämänpäiväisen kysymys- ja vastaustilaisuutemme aiheena on, miten välttää Zoom-väsymystä. Monet meistä ovat viettäneet viimeisten parin kuukauden aikana valtavan määrän aikaa online-videopuheluissa ja tämä on hyvin väsyttävää. Jopa Eric Yuan, Zoomin toimitusjohtaja, on tunnustanut, että hän tuntee itsensä joskus väsyneeksi, kun hän on käyttänyt omaa työkaluaan vuoden verran. Mitä asialle voitaisiin siis tehdä?

Millaista kokouskulttuuria ja -asetelmaa tarvitsemme välttyäksemme kokousväsymykseltä, ja tarvitsemmeko todella kaikkia näitä maratonkokouksia? Otetaan siitä selvää toisessa kyselytunnissa. Jos haluat näyttää tilata YouTubessa, tarkistetaan meidän podcast, seuraa meitä Spotify, Stitcher, Amazon musiikki tai jokin muu alusta pidät podcasting tai linkkejä löydät alla kuvauksessa. Joten pidemmittä puheitta, sukelletaan toiseen meri- tai Q&A-istuntoon Virtual Frontierissa. Nauti keskustelusta.

Hei Manuel. Kiitos paljon, että osallistut tänään toiseen kysely- ja vastauskierrokseen täällä Virtual Frontierissa. Olen erittäin iloinen, että olet jälleen mukana. Tänään haluan puhua kanssasi mielenkiintoisesta ja kiireellisestä ja kasvavasta aiheesta, joka koskee Zoom-väsymystä, jota niin monet ihmiset kohtaavat juuri nyt, he ovat vain väsyneet moniin videokokouksiin ja hyppimiseen kokouksesta toiseen. Ja haluan puhua teille hieman siitä, miten voitte hallita sitä ja mitkä ovat mahdollisia ratkaisuja siihen, ettei tarvitse olla videopuheluissa ehkä koko ajan tai miten hallita näitä videopuheluita ja synkronoituja kokouksia, jos niitä ylipäätään on.

Ensimmäinen kysymys: Kuinka monta tuntia käytit viime viikolla videokokouksiin, Manuel?

Hei, hauska saada sinut tänne. Olen innoissani tästä aiheesta, koska näen, että monet ihmiset ovat huolissaan lisääntyvästä viestintäajasta ja uuvuttavista videopuheluista. Kuinka paljon aikaa käytin viime viikolla videopuheluihin. Sanoisin, että kaksi tuntia päivässä, eli yhteensä 10 tuntia, kyllä.

Tunsitko olosi väsyneeksi kymmenen tunnin jälkeen?

Ei, tarkoitan, että kaksi tuntia päivässä on täysin hyvä. Minulla oli aikoinaan kahdeksasta jopa 12 tuntia päivässä videopuheluita. Olen täysin onnellinen ja kiitollinen siitä, että käytän videopuheluihin vain kaksi tuntia päivässä. Se ei nimittäin väsytä minua. Mutta jos joutuisin viettämään enemmän aikaa, kyllä, ehdottomasti. Istuisin ruokapöydän ääressä ja korvani ja poskeni tulisivat punaisiksi. Vaimoni kysyisi minulta, oi, mitä teit tänään? Ja minun on yleensä sanottava, ettei minulla ole aavistustakaan. Vietin vain koko aikani videopuheluissa.

Olen iloinen, että se ei ole enää tällaista.

Kysyn teiltä myöhemmin, miten onnistuitte vähentämään tätä niin rajusti, puhutaan vain tuntimääristä päivässä tai viikossa. Kun meillä on näitä kokouksia, ja mielestäni tämä on jo avain siihen, miten voitte vähentää tuntimäärää, jonka vietätte päivässä videokokouksiin. Mistä huolehditte ennen kuin aloitatte kokouksen tai ennen kuin menette kokoukseen videopuhelussa, tai ehkä miten valmistaudutte alun perin tai päätätte, aiotteko soittaa videopuhelun vai onko teillä luultavasti jokin muu ratkaisu jonkin asian ratkaisemiseksi?

Se on ehdottomasti hyvä kysymys. Kun katson taaksepäin, miksi minulla oli niin paljon videopuheluita aiemmin, se johtuu siitä, että kun ihmisillä on ongelma, ensimmäinen aikomus on, että tarvitsemme tapaamisen. Sen sijaan, että istuisimme alas ja yrittäisimme ymmärtää, mikä ongelma tarkalleen ottaen on ja mitä kysymyksiä heillä on ongelmaan liittyen. Yleensä ihmiset eivät tee niin. He vain pyytävät kokousta tai luovat sähköpostin, johon lähetetään 10 ihmistä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla. Mutta se aiheuttaa vain melua. Se aiheuttaa melua, stressiä ja lisää viestintäkuormaa.

Ja jos tarkastellaan useimpia kokouksia, kokouksen lopputulos on vain toinen kokous, koska asiat eivät ole vieläkään selvillä. Joten huolehdin kokoukseen liittyessäni siitä, että voin ensin todella antaa jotain, jotain arvoa kokoukselle. Ymmärtääkseni, pystynkö siihen, tarvitsen esityslistan. Jos minulla ei ole esityslistaa, kieltäydyn kokouksesta. Ja esityslistan pitäisi olla sellainen, että siinä on kysymyksiä. Koska juuri siksi tarvitsemme kokousta. Jos joku vain kirjoittaa kalenteriin kutsun ja meidän on puhuttava mistä tahansa. En tee niin, koska puhuminen saattaa olla aikomus, jotta voimme luoda inhimillisen yhteyden ihmisiin, niin voimme puhua, jos haluatte tavata minut.

Tehdään se illalla, juodaan olutta, seurustellaan, vain jutellaan. Se on täysin okei. Mutta tapaaminen vain puhuaksemme jostain, se on väärä aikomus. Tapaamisella on oltava selkeä tarkoitus ratkaista tietty ongelma tai saada vastauksia tiettyihin kysymyksiin. Ja jotta tämä tarkoitus toteutuisi, teidän on valmisteltava kysymyksenne. Ja sitten hyvä asia on se, ja näin teen tämän sillan, miten vähennän kokouksiani, että kun joku kirjoittaa kysymykset esityslistaan, voin yksinkertaisesti vastata näihin kysymyksiin. Joko lähetän videoviestin tai ääniviestin tai lähetän vastauksen Slackissa.

Tällainen strukturoitu viestintä yhdistettynä teknologian tukemaan asynkroniseen viestintään tekee koko kokouskulttuurista paljon tehokkaamman. Ja hyvä asia on se, että ihmiset saavat vastauksensa nopeammin. Hyvä valmistautuminen ennen kokousta on siis ratkaisevan tärkeää, jotta pääsen mukaan. Ja jos kyseessä on vain tilakokous, jossa ihmiset raportoivat tilasta, voit tehdä sen asynkronisella sisäänkirjautumisella. Yksinkertaisesti antamalla joko voi olla Google Form , voi olla Microsoftin minkä tahansa foorumin, jossa yksinkertaisesti kysytään KPI: n ja tosiasioita, joilla on merkitystä. Ja sitten voit päättää, haluatko vielä pitää kokouksen ja käydä keskustelua näistä tosiasioista.

Useimmissa kokouksissa ihmiset tulevat täysin valmistautumattomina. Ja se on ajanhukkaa.

Joo, se on aika pahinta. Ja muistan sen omasta menneisyydestämme, esimerkiksi pari vuotta sitten, se oli sama juttu kuin, haluan tavata sinut, varasin juuri tapaamisen kalenteriini ja pyysin sinua, ja luultavasti sanoisit kyllä, jos se olisi vapaa aika sinulle. Se, mikä on muuttunut ajan myötä, on se, että nyt, jos todella haluan tavata sinut, istun alas ja mietin ensin asialistaa, kirjoitan kysymykset ylös, ja luultavasti ennen tapaamista olen jo vastannut omiin kysymyksiini ennen sitä, koska olin ottanut aikaa saadakseni selvyyttä siihen, mistä haluan puhua kanssasi.

Ja luultavasti minun ei tarvitse, tai kuten juuri mainitsit, me teemme sen asynkronisesti vastaamalla kysymyksiin nopeasti Slack-kanavalla tai missä tahansa se sopii, eikö niin?

Juuri niin. Ja kuvitelkaa vain, mikä vaikutus tällä on koko organisaatioon, koska se, mitä koette, on todellisuutta. Jos istutte alas ja todella yritätte saada selvyyttä siihen, mikä on kysymyksenne, aivonne alkavat löytää vastauksen. Ja hyvin usein saatte vastauksen heti, kun kirjoitatte kysymyksenne ylös. Ja se voi vähentää niin monia kokouksia, jos yksinkertaisesti pakotatte ihmiset ensin miettimään kysymyksiään. Ja jos he eivät löydä ratkaisua, on täysin ok pitää kokous. Mutta ei ole OK pitää kokousta, koska olet liian laiska miettimään, mikä on ongelmasi.

Se ei ole kunnioittavaa minun aikaani kohtaan.

Luulen, että tämä on avainsana, että kunnioitamme toisiamme. Ja kun tapaatte, saatte asiat tehtyä oikealla tavalla, eikä vain istua samassa kokoushuoneessa tai samassa Zoom-huoneessa ja keskustella aiheesta X Y. Olen täysin samaa mieltä tästä. Miten asetat omat rajasi kokouksen pituudelle tai kokouksen kestolle? Todennäköisesti useimmiten löytyy kokouksia, jotka kestävät kaksi tuntia, kaksi ja puoli tuntia, maratonkokouksia, joissa ihmiset ovat samassa huoneessa, mutta miten hallitset omia kokouksiasi ja aikataulujasi?

Viimeksi se taisi olla kaksi kuukautta sitten. Ja tarkoitan, että olet myös osa suurta virtuaalista tiimiä. Meillä on yli 130 tai 150 freelanceria kuudessakymmenesseitsemässä maassa. Kolme tai neljä kuukautta sitten minulla oli kokous, joka kesti itse asiassa yli neljä tuntia, mutta se ei liittynyt työhön. Se oli vain kokoontumista. Ja sitten ihmiset alkoivat yhtäkkiä juoda olutta yhdessä ja niin edelleen. Tarkoitan, että se oli virtuaaliset juhlat, eikö niin? Se oli kokous, joka kesti muistaakseni neljä ja puoli tuntia.

Mutta liiketapaamisissa pyrin maksimissaan tuntiin. En koskaan osallistu kokoukseen, joka kestää yli tunnin. Saan kutsuja kolme tuntia kestäviin kokouksiin, ja mikä vielä pahempaa, kolmen tunnin kokouksiin, joissa on kuusi ihmistä. Se osoittaa, että kukaan ei oikeastaan ota vastuuta aiheesta. Koska jos yksi henkilö ottaa omistajuuden pois aiheesta, tämä henkilö voi valmistella jotain. Tämä henkilö voi alkaa tehdä ehdotuksia ja työstää aihetta, ja sitten hän voi nimenomaan kertoa ihmisille, joiden pitäisi antaa panoksensa ja osallistua aiheen käsittelyyn, ja sitten pitää vain 30 minuutin kokouksen, jotta kaikki voivat nähdä sen ja esitellä sen kaikille ja saada suoraa palautetta.

Mutta jos kaikki ihmiset ovat kokouksessa kaksi tuntia, se tarkoittaa vain sitä, ettei kukaan ota omistajuutta, ja siitä tulee vain pälä pälä pälä pälä kokous ilman tulosta. Joten kyllä, valmistellut kokoukset. Sitten yksi henkilö ottaa vastuun aiheesta, kysyy ihmisiltä, joiden pitäisi osallistua, tarkat kysymykset, ja sitten pidetään 30-60 minuutin kokous vain asioiden viimeistelyä varten. Olen täysin samaa mieltä siitä, että kun on kyse monimutkaisista asioista, joissa tarvitaan eri asiantuntijoita, joilla on erilaista asiantuntemusta ja jotka osallistuvat ratkaisuun eri näkökulmista, on helpompi tehdä tämä suorassa keskustelussa, koska se on yksinkertaisesti nopeampaa.

Mutta se ei tarkoita, että kaikenlaiseen työhön tarvitaan live-palaveri, kaikenlaiseen ongelmaan tarvitaan live-palaveri. Se ei todellakaan ole välttämätöntä.

Jos sinulla on monimutkaisia asioita, joista sinun on puhuttava suorassa lähetyksessä, tämä voisi olla ratkaisu, jonka avulla voisit jakaa kokoukset pienempiin osiin, jotta sinulla ei olisi maratonkokouksia, joissa on kymmeniä ihmisiä samassa huoneessa, eikä tulosta syntyisi. Luulen, että jopa todellisissa fyysisen maailman kokouksissa, jos on sellaisia kokouksia, joissa 20 ihmistä on samassa huoneessa, kaikki eivät työskentele ja ole silloin todella tehokkaita ja saa asioita tehtyä. Enemmänkin olen paikalla ja katselen, mitä tapahtuu. Tästä pääsenkin seuraavaan kysymykseeni, millaisiin kokouksiin kannattaa osallistua ja milloin on aika poistua kokouksesta.

Niin, minulla on mielessä Elon Muskin kommentti, jossa hän sanoo, että kun täällä on kokous ja hän on paikalla eikä näe mitään hyvää, hän vain poistuu kokouksesta. En tiedä, miten hän hoitaa sen teknisesti, mutta juuri siihen suuntaan haluan mennä.

Joo. Se on sitten yhteensä. Mihin kokouksiin liityn. Sanoin jo, että jos näen kysymykset, esityslistan ja tunnen voivani osallistua siihen, osallistun mielelläni. Jos näen kokouksen, johon on kutsuttu ihmisiä, mutta jossa ei ole esityslistaa, en osallistu siihen. Mutta kuinka kauan pysyisin kokouksessa, kysyn varmasti 15 minuutin kuluttua, tarvitseeko joku minua, jos en koskaan osallistu mihinkään, ja sitten lähden. Tarkoitan, että on jopa mahdollista, että nauhoitatte kokouksen, jotta voin katsoa sen myöhemmin uudelleen, jos se on verkossa.

Mutta useimmissa kokouksissa tärkeintä on vain lopputulos. Joten mielestäni niin monen ihmisen ei tarvitse osallistua kokoukseen, jos ne, joiden todella on osallistuttava kokoukseen, työskentelevät tietyn lopputuloksen saavuttamiseksi, joka voidaan antaa muille tätä lopputulosta tarvitseville ihmisille. Se ei kuitenkaan tarkoita, että kaikkien on osallistuttava kokoukseen. Kyse on vain jäsennellystä ja täsmällisestä viestinnästä pitkän pälä pälä pälä pälä sijasta ilman aikomusta luoda ratkaisua johonkin asiaan.

Luulen, että tämä liittyy myös siihen, että monet johtajat tai omistajat todennäköisesti pitävät tällaisia kokouksia jonkinlaisena korvauksena siitä, että he näkevät, mitä heidän työntekijänsä tai työtoverinsa tekevät. Mitä vastaisitte siihen? Kuin ottaisitte kontrollin fyysisestä maailmasta virtuaalimaailmaan.

Sitä en ole koskaan ajatellut. Mutta olen kuullut sen aika usein. Ja olen täysin samaa mieltä, sillä kun kaikki työskentelivät toimistossa, useimmat johtajat käyttivät tyypillistä johtamistyyliä, jossa johtaminen tapahtui kävelemällä. Tarkistettiin vain, että henkilön, joka istuu pöydän ääressä ja kirjoittaa tietokoneella, on oltava tuottava. Mutta se on paskapuhetta. Se ei tarkoita, että jos joku istuu tietokoneen ääressä kirjoittamassa jotain, että tämä henkilö tekee työtä, eikä se tarkoita, että se olisi tehokasta tai vaikuttavaa. Se ei siis selvästikään ole mikään indikaattori, jolla edistystä ja tehokkuutta pitäisi mitata tulosten perusteella, vaan sen perusteella, millaisia tuloksia henkilö luo.

Mutta olen kyllä samaa mieltä siitä, että useimmat johtajat ovat tottuneet valvomaan asioitaan johtamalla, kävelemällä ympäriinsä. Luulen, että heillä on tunne kontrollin puutteesta, kun he alkoivat tehdä etätyötä, ja siksi he olivat mukana monissa videopuheluissa. Joten kyllä, se voi olla aikomus valvoa ihmisten tekemisiä ja tyydyttää kontrollin tarvetta. Koska paljon kontrollia on todella paha tunne, erityisesti johtajille, jos olet vastuussa ja tilivelvollinen tiimistä ja nyt yhtäkkiä istut kotona miettimässä, mitä kaikki tekevät. Teetkö sinä jotain? Olen vastuussa kaikesta.

Jos he eivät tee töitä, minun pääni pyörii. Joten siksi uskon, että he korvaavat sen. Ja luulen, että nyt näemme sen. Uskon, että monet sopeutuvat erilaiseen johtamistyyliin sen sijaan, että johtaisivat saatavuuden perusteella, että maailma siirtyy johtamaan tulosten perusteella, ja silloin tarvitaan vähemmän kokouksia.

Aivan, ja vaikka olisitkin kontrolloiva tyyppi, sinun pitäisi ottaa huomioon, että pitkät kokoukset, joissa yrität saada läsnäolotason mitattua läsnäololla eikä tuloksilla, stressaavat työtovereitasi tai työnantajianne, koska pitkät kokoukset virtuaalisissa kokouksissa ovat fyysisesti ja silmille ja mielelle stressiä aiheuttavia, koska ne ovat jotain luonnotonta. Teidän pitäisi siis todella yrittää pysyä tarpeellisella tasolla ja saada asioita tehtyä sen sijaan, että vain istutte ja katselette, mitä työtoverinne, työntekijänne tai alaisenne tekevät.

Joo, on jopa hyvin mielenkiintoinen oivallus, jonka tapaamisten määrä antaa sinulle,. Koska kokousten määrä on indikaattori siitä, kuinka paljon selkeyttä organisaatiostasi puuttuu. Ja kuinka tehottomasti kaikki toimii. Koska jos kaikki olisi selkeää, jos kaikki tarvitsisivat, jos kaikki tietäisivät, mitä heidän pitää tehdä tai vielä tärkeämpää, minkä tulosten eteen he työskentelevät, kokouksia ei tarvittaisi. Joten jos istut kokouksissa kahdeksan tuntia päivässä, mielestäni on parempi sijoitus olla osallistumatta kokouksiin, vaan analysoida, missä kaikki tämä selkeys on jäänyt tielle, missä ihmiset kaipaavat tätä selkeyttä ja mitä voit tehdä tarjotaksesi enemmän selkeyttä.

Ja tyypillisesti se tiivistyy siihen, että ensimmäinen tärkeä asia on. Hanki selkeä roolikuvaus, jotta ihmiset tietävät, mihin tuloksiin heidän pitäisi pyrkiä, mikä on heidän vastuunsa ja vastuualueensa, ja anna sitten selkeyttä rooliin. Tämä on tärkeä osa johtamista. Se on johtamisjärjestelmänne ydin, että on olemassa selkeät roolit ja että jokainen rooli on linjassa tiimin tarkoituksen kanssa, joka on linjassa liiketoiminnan tarkoituksen kanssa. Kun huolehditte tästä selkeydestä, koko organisaatio voi mielestäni työskennellä tehokkaammin. Ja mikä tärkeintä, koko tiimi ja yksittäiset tiimin jäsenet voivat työskennellä paljon itsenäisemmin ja itsemääräävämmin, ja se on alku itseohjautuvien tiimien rakentamiselle.

Mutta ilman selkeyttä ei ole olemassa turvallisesti johtavia tiimejä. Tarvitaan aina johtaja, joka kertoo muille yrityksen ihmisille, mitä heidän pitäisi tehdä. Ja se on kaikkein stressaavinta johtajalle, koska ilman johtajaa, joka kertoo ihmisille, mitä tehdä, kukaan ei tee mitään. Mielestäni kokoukset ovat hyvä peili sille, miten tehokkaasti organisaatiosi toimii ja missä voit parantaa tehokkuutta lisäämällä selkeyttä.

Olen täysin samaa mieltä. Luulen, että käsiteltiin tätä aihetta tänään, melko hyvin joitakin erittäin mielenkiintoisia oivalluksia, yksi siitä, miten voimme olla paremmin organisoituja tai verkkokokousrakenteita ja saada enemmän irti näistä kokouksista, kun tapaamme henkilökohtaisesti ja virtuaaliympäristössä. Kiitos paljon, että käytitte aikaa. Nähdään ensi viikolla uuden aiheen ja uusien kysymysten parissa.

Joo, kiitos paljon. Nähdään ensi kerralla. Pitäkää huolta itsestänne ja pitäkää vähemmän kokouksia.

Haluan kiittää Manuelia siitä, että hän osallistuu tänään tähän kyselytunnille ja jakaa näkemyksiään tästä hyvin ajankohtaisesta aiheesta. Sain uusia ajatuksia siitä, miten välttää kokousväsymystä. Mitkä ovat syyt, jotka voivat aiheuttaa tällaista väsymystä ja verkkokokouksia, ja mahdolliset keinot päästä siitä eroon. Toivon todella, että tekin saisitte uusia näkökulmia. Jos haluat oppia lisää siitä, miten voit skaalata yritystäsi milloin tahansa ja tehdä työstäsi parempaa. Käy osoitteessa FlashHub.io/start, niin pääset ilmaiseksi tutustumaan koulutusbisnekseen. Opi tässä ilmaisessa koulutuksessa, miten voit rakentaa, kasvattaa ja skaalata liiketoimintaasi virtuaalitiimien ja globaalien freelancereiden avulla.

Voit tilata Virtual Frontierin Apple Podcastista, Google Playsta, Stitcheristä, Spotifysta, YouTubesta tai mistä tahansa podcast löytyy. Ja kun olet siellä, voit jättää meille arvostelun. Ole hyvä ja tue meitä ja Pateronia, jotta voimme jatkuvasti parantaa ohjelmaa ja kokemustasi. Virtuaalisen rajan tiimin puolesta haluan kiittää teitä kuuntelemisesta. Seuraavaan jaksoon asti jatkakaa uusien rajojen tutkimista.