Bonjour et bienvenue à Virtual Frontier, le podcast sur les équipes virtuelles créé par une équipe virtuelle. Disclaimer, toutes nos interviews sont réalisées virtuellement, je suis Daniel votre hôte et je fais partie de l'équipe ici à la Frontière Virtuelle. Le sujet de notre session de questions/réponses d'aujourd'hui est de savoir comment éviter la fatigue de Zoom. Beaucoup d'entre nous ont passé ces deux derniers mois, énormément de temps dans des appels vidéo en ligne et c'est très fatiguant. Même Eric Yuan, le PDG de Zoom, a avoué se sentir parfois fatigué après un an d'utilisation intensive de son propre outil.

Que peut-on faire pour remédier à cette situation ? De quel type de culture et de cadre de réunion avons-nous besoin pour éviter cette fatigue et avons-nous vraiment besoin de toutes ces réunions marathon ? C'est ce que nous allons découvrir dans notre deuxième session de questions-réponses. Si vous aimez les émissions, abonnez-vous sur YouTube, passez en revue notre podcast, suivez-nous sur Spotify, Stitcher, Amazon music ou toute autre plateforme que vous aimez pour le podcasting ou les liens que vous trouverez ci-dessous dans la description.

Sans plus attendre, plongeons dans la deuxième session de mer ou de questions-réponses à la Frontière virtuelle. Profitez de la conversation.

Bonjour Manuel. Merci beaucoup de vous joindre à nous aujourd'hui pour notre deuxième série de questions-réponses ici à la Frontière virtuelle. Je suis très heureux de vous avoir à nouveau parmi nous. Aujourd'hui, j'aimerais vous parler d'un sujet intéressant, urgent et de plus en plus important, à savoir la lassitude à l'égard de Zoom à laquelle beaucoup de personnes sont confrontées en ce moment, car elles en ont assez des réunions vidéo et des sauts d'une réunion à l'autre. Et je veux vous parler un peu de la façon dont vous gérez cela et des solutions possibles pour ne pas être dans des appels vidéo tout le temps ou comment gérer ces appels vidéo et ces réunions synchronisées si vous en avez en premier lieu.

Donc, première question, combien d'heures avez-vous passé la semaine dernière en réunions vidéo, Manuel ?

Oui, bonjour, je suis content de vous avoir ici. Je suis enthousiasmé par ce sujet parce que je vois que beaucoup de gens sont préoccupés par l'augmentation du temps de communication et les appels vidéo épuisants. Combien de temps ai-je passé la semaine dernière en appels vidéo. Je dirais deux heures par jour, donc au total, 10 heures, oui.

Tu t'es sentie fatiguée après dix heures ?

Non, je veux dire, deux heures par jour c'est très bien. Je viens d'une époque où je passais de huit à parfois douze heures par jour en appels vidéo. Je suis absolument heureux et reconnaissant de ne passer que deux heures par jour en appels vidéo. Parce que ça ne me fatigue pas. Mais si je devais en passer plus, oui, certainement. Je m'assiérais à la table du dîner et mes oreilles et mes joues deviendraient rouges. Ma femme me demandera, oh, qu'est-ce que tu as fait aujourd'hui ?

Et je dois généralement répondre que je n'en ai aucune idée. J'ai juste passé tout mon temps en appels vidéo. Je suis heureux que ce ne soit plus le cas.

Je vous demanderai plus tard, comment vous avez réussi à réduire de façon aussi drastique le nombre d'heures par jour ou par semaine. Lorsque nous avons, comme ces réunions, et je pense que c'est déjà une clé pour réduire le nombre d'heures que vous passez par jour dans les réunions vidéo. Que faites-vous avant de commencer une réunion ou avant d'entrer dans une réunion par appel vidéo, ou probablement comment vous préparez-vous en premier lieu ou décidez-vous si vous allez faire un appel vidéo ou si vous avez probablement une solution différente pour résoudre quelque chose ?

Oui, c'est vraiment une bonne question. Quand je regarde en arrière, la raison pour laquelle j'ai eu tant d'appels vidéo dans le passé, c'est parce que, vous savez, quand les gens ont un problème, la première intention est que nous avons besoin d'une réunion. Au lieu de s'asseoir et d'essayer de comprendre quel est exactement le problème et quelles sont les questions qu'ils ont en rapport avec le problème. En général, les gens ne font pas ça. Ils demandent juste une réunion ou ils créent un email avec 10 personnes en copie carbone juste pour tenir tout le monde informé.

Mais cela ne fait que créer du bruit. Cela crée du bruit, cela crée du stress, cela crée une charge de communication supplémentaire. Et si vous regardez la plupart des réunions, le résultat d'une réunion est juste une autre réunion parce que les choses ne sont toujours pas claires. Donc, lorsque je me joins à une réunion, je m'assure d'abord que je peux vraiment apporter quelque chose, une certaine valeur à cette réunion. Pour savoir si je peux le faire, j'ai besoin d'un ordre du jour.

Si je n'ai pas d'ordre du jour, je refuse la réunion. Et l'ordre du jour doit être tel qu'il y ait des questions dans l'ordre du jour. Car c'est pour cela que nous avons besoin d'une réunion. Si quelqu'un écrit simplement dans l'invitation du calendrier et que nous devons parler de n'importe quoi. Je ne fais pas cela parce que parler peut être une intention pour se connecter à un niveau humain avec les gens, alors nous pouvons parler si vous voulez me rencontrer.

Faisons ça le soir, buvons une bière, socialisons, parlons simplement. C'est très bien. Mais avoir une réunion dans le but de parler de quelque chose, c'est une mauvaise intention. Vous voulez avoir une réunion avec un objectif clair pour résoudre un problème spécifique ou pour obtenir des réponses à des questions spécifiques. Et pour avoir ce but, vous devez préparer vos questions. Et puis, ce qui est bien, et c'est la façon dont j'ai réduit mes réunions, c'est que lorsque quelqu'un écrit les questions dans l'ordre du jour, je peux simplement répondre à ces questions.

Soit j'envoie un message vidéo ou un message vocal, soit j'envoie la réponse dans Slack. Ce type de communication structurée, combiné à une communication asynchrone soutenue par la technologie, rend toute la culture de la réunion beaucoup plus efficace. Et ce qui est bien, c'est que les gens obtiennent leurs réponses plus rapidement. Il est donc essentiel pour moi de bien me préparer avant une réunion. Et s'il s'agit simplement d'une réunion où les participants font le point sur la situation, vous pouvez le faire au moyen d'un enregistrement asynchrone.

Il suffit de fournir soit un formulaire Google, soit Microsoft à partir de n'importe quel type de forum où vous demandez simplement les KPI et les faits qui comptent. Ensuite, vous pouvez décider si vous voulez toujours avoir une réunion et avoir une conversation autour de ces faits. Ce qui se passe dans la plupart des réunions, c'est que les gens arrivent totalement non préparés. Et c'est une perte de temps.

Oui, c'est vraiment le pire. Et je me souviens que dans notre propre passé, il y a quelques années, c'était la même chose, je voulais avoir un rendez-vous avec vous, j'ai juste réservé un rendez-vous dans mon agenda et je vous ai demandé, et vous avez probablement dit oui, si c'était un moment libre pour vous. Et ce qui a changé au fil du temps, c'est que maintenant, si je veux vraiment vous rencontrer, je m'assois et je pense d'abord à l'ordre du jour, en écrivant les questions et probablement qu'avant d'aller à la réunion, j'ai déjà répondu à mes propres questions, parce que j'avais pris le temps de clarifier ce dont je voulais vous parler.

Et probablement que je n'ai pas besoin de le faire, ou nous, comme vous venez de le mentionner, nous le faisons de manière asynchrone en répondant rapidement à ces questions dans un canal Slack ou tout autre canal approprié, d'accord.

Exactement. Et imaginez juste l'effet que cela a sur une organisation entière, Parce que c'est ce que vous vivez, c'est la réalité. Si vous vous asseyez et essayez vraiment de clarifier votre question, votre cerveau commence à trouver une réponse. Et très souvent, vous obtenez la réponse immédiatement lorsque vous écrivez votre question. Et cela peut réduire le nombre de réunions si vous obligez simplement les gens à réfléchir d'abord aux questions qu'ils se posent. Et s'ils ne trouvent pas la solution, il est tout à fait acceptable d'organiser une réunion.

Mais il n'est pas acceptable de tenir une réunion parce que vous êtes trop paresseux pour réfléchir à votre problème. Ce n'est pas respectueux de mon temps.

Vous savez, je pense que c'est le mot clé, comme avoir un respect du temps pour l'autre, d'accord. Et lorsque vous vous rencontrez, faire les choses de la bonne manière et non pas simplement s'asseoir dans la même salle de réunion ou dans la même salle Zoom et discuter d'un sujet X Y. Je suis tout à fait d'accord avec cela. Comment fixez-vous vos propres limites lorsqu'il s'agit de la durée d'une réunion ou de la durée de la réunion ? Le plus souvent, on peut trouver des réunions de deux heures, deux heures et demie, des réunions marathon où les gens sont dans la même pièce, mais comment gérez-vous vos propres réunions et vos horaires ?

Je veux dire, la dernière fois, je crois que c'était il y a deux mois. Et je veux dire, vous faites aussi partie d'une grande équipe virtuelle. Nous avons plus de 130 ou 150 freelances dans soixante-sept pays. Et il y a trois ou quatre mois, j'ai eu une réunion qui a duré en fait plus de quatre heures, mais ce n'était pas lié au travail. C'était juste pour se réunir. Et puis les gens ont commencé tout d'un coup à boire de la bière ensemble, et cetera.

Je veux dire, c'était une fête virtuelle, non ? C'était une réunion qui a duré, je pense, quatre heures et demie. Mais les réunions d'affaires, j'essaie de ne pas dépasser une heure. Je ne participe jamais à une réunion qui dure plus d'une heure. Je reçois des invitations pour des réunions qui durent trois heures et même pire, trois heures avec six personnes. Ce que cela montre, c'est que personne ne s'approprie vraiment le sujet. Parce que si une personne s'approprie le sujet, cette personne peut préparer quelque chose.

Cette personne peut commencer à faire des suggestions et à travailler sur le sujet, puis contacter spécifiquement les personnes qui devraient fournir des informations et contribuer au sujet, puis organiser une réunion de 30 minutes pour que tout le monde puisse le voir et le présenter à tout le monde et obtenir un retour en direct. Mais si tout le monde est en réunion pendant deux heures, cela signifie simplement que personne ne s'approprie le sujet et que ce sera juste une réunion bla, bla, bla sans résultat.

Donc, oui, des réunions préparées. Ensuite, il faut qu'une personne s'approprie le sujet, pose des questions spécifiques aux personnes qui doivent contribuer, puis organise une réunion de 30 à 60 minutes maximum pour finaliser les choses. Et je suis tout à fait d'accord que lorsque vous avez des choses complexes où vous avez besoin de différents experts avec différentes expertises pour contribuer sous différents angles à une solution, alors il est plus facile de le faire dans une conversation en direct parce que c'est tout simplement plus rapide.

Mais cela ne veut pas dire que pour n'importe quel type de travail, vous avez besoin d'une réunion en direct, pour n'importe quel type de problème, vous avez besoin d'une réunion en direct. Ce n'est absolument pas nécessaire.

Vous savez, et probablement si vous avez ce genre de questions complexes dont vous avez besoin de parler en direct, pourrait être une solution qui pourrait vous faire diviser ces réunions et en plus petits morceaux et vous n'avez pas ces réunions marathon avec des dizaines de personnes dans une pièce et ne pas être un résultat. Je pense que même dans les réunions du monde physique réel, si vous avez comme ces réunions où 20 personnes sont dans une pièce, ce n'est pas que tout le monde travaille et à ce moment-là vraiment efficace et faire les choses.

C'est plutôt comme si j'étais là et que je regardais ce qui se passe. Cela m'amène à la question suivante : à quel type de réunion devriez-vous assister et quand il est temps de quitter une réunion ?

Oui, j'ai juste en tête un commentaire d'Elon Musk qui dit que lorsqu'il y a une réunion ici, qu'il y est et qu'il ne voit rien de bon, il quitte la réunion. Je ne sais pas comment il gère ça techniquement, mais c'est là que je veux aller.

Ouais. Ça fait un total alors. Alors à quelles réunions je participe. Je l'ai déjà dit, si je vois les questions, l'ordre du jour et que je sens que je peux y contribuer, je suis heureux d'y participer. Si je vois une réunion où des gens sont invités et qu'il n'y a pas d'ordre du jour, je ne m'y joindrai pas. Mais combien de temps je reste dans la réunion ? Au bout d'un quart d'heure, je demande si quelqu'un a besoin de moi, si je n'apporte jamais rien et je pars.

Je veux dire, il est même possible que vous enregistriez la réunion pour que je puisse la revoir plus tard si elle est en ligne. Mais dans la plupart des réunions, ce qui compte, c'est le résultat. Je pense donc qu'il n'est pas nécessaire que beaucoup de personnes participent à la réunion si celles qui doivent vraiment y participer travaillent à un résultat spécifique qui peut être transmis à d'autres personnes qui ont besoin de ce résultat. Mais cela ne signifie pas que tout le monde doive participer à la réunion.

Il s'agit simplement d'une communication structurée et précise au lieu de longs, bla, bla, bla, sans aucune intention de créer une solution pour quelque chose.

Je pense que cela concerne également le fait que de nombreux dirigeants ou propriétaires considèrent probablement ce type de réunions comme une solution de remplacement pour voir ce que font leurs employés ou leurs collègues, que répondriez-vous à cela ? Comme prendre le contrôle du monde physique réel dans le monde virtuel.

C'est une chose à laquelle je n'ai jamais vraiment pensé. Mais je l'ai entendu assez souvent. Et je suis tout à fait d'accord, parce que lorsque tout le monde travaillait dans un bureau, le style typique de gestion par la marche était le style que la plupart des dirigeants appliquaient. Il suffisait de vérifier, OK, la personne assise sur le bureau en train de taper sur son ordinateur doit être productive. Mais c'est des conneries. Je veux dire que si quelqu'un est assis devant un ordinateur et tape quelque chose, cela ne signifie pas que cette personne fait le travail et cela ne signifie pas non plus que c'est efficace ou efficient.

Donc ce n'est clairement pas un indicateur que vous devriez mesurer le progrès et l'efficacité par les résultats, OK par les résultats que la personne crée. Mais je suis d'accord, oui, que la plupart des managers sont habitués à contrôler leurs affaires par la gestion, en se promenant. Je pense qu'ils ont eu le sentiment de manquer de contrôle lorsqu'ils ont commencé à travailler à distance et c'est pourquoi ils ont participé à de nombreux appels vidéo. Donc oui, cela pourrait être une intention de contrôler ce que les gens font et de satisfaire le besoin de contrôle.

Parce que le manque de contrôle est un sentiment très désagréable, surtout pour les managers, si vous êtes responsable et redevable d'une équipe et que tout d'un coup vous vous retrouvez chez vous à vous demander, OK, qu'est-ce que tout le monde fait ? Est-ce que tu fais quelque chose ? Je suis responsable de tout. S'ils ne font pas le travail, c'est ma tête qui tourne. Donc, oui, c'est pourquoi je pense qu'ils compensent pour cela. Et je pense que maintenant nous le voyons.

Je pense que beaucoup s'adaptent à un style de leadership différent au lieu de diriger par la disponibilité, que le monde se déplace vers la direction par les résultats et alors moins de réunions sont nécessaires.

C'est vrai, et même si vous êtes du type contrôle, vous devriez vraiment considérer que ces longues réunions où vous essayez toujours d'obtenir ce niveau de présence mesuré par la présence plutôt que par les résultats, vous stressez vraiment vos collègues ou vos employeurs parce que ces longues réunions dans une réunion virtuelle sont vraiment pour l'œil et pour l'esprit comme stressantes parce que c'est quelque chose de non naturel. Donc, vous savez, vous devriez vraiment essayer de rester au niveau nécessaire et de faire des choses plutôt que de rester assis et de regarder ce que font vos collègues ou employés ou subordonnés.

Oui, il y a même un aperçu très intéressant que le nombre de réunions vous donne. Parce que vous pouvez voir le nombre de réunions comme un indicateur de la clarté qui manque dans votre organisation. Et à quel point tout fonctionne de manière inefficace. Parce que si tout était clair, si tout le monde avait besoin de savoir ce qu'il doit faire ou, plus important encore, pour quels résultats il travaille, aucune réunion ne serait nécessaire. Donc si vous êtes assis dans des réunions huit heures par jour, je pense que c'est un meilleur investissement de ne pas assister à une réunion, mais d'analyser où toute cette clarté est laissée sur la route, où les gens manquent de cette clarté et ce que vous pouvez faire pour fournir plus de clarté.

Et généralement, la première chose importante à faire est de Obtenir une description claire des rôles afin que les gens sachent, sur la base des résultats pour lesquels ils doivent travailler, sur la base de leur responsabilité et de leurs responsabilités, et ensuite fournir une clarté du rôle. C'est une partie importante du leadership. C'est le cœur de votre système de leadership, que des rôles clairs existent et que chaque rôle soit aligné sur l'objectif de l'équipe qui est aligné sur l'objectif de l'entreprise.

Une fois que vous fournissez cette clarté, je pense que l'ensemble de l'organisation peut travailler plus efficacement. Et surtout, l'équipe entière et les membres individuels de l'équipe peuvent travailler de manière beaucoup plus indépendante, autodéterminée, et c'est le début de la construction d'équipes autogérées. Mais sans clarté, il n'y a pas d'équipes de gestion sûres. Vous avez toujours besoin d'un manager qui dit aux autres personnes de l'entreprise ce qu'elles doivent faire. Et c'est le plus stressant pour le manager, car s'il ne dit pas aux gens ce qu'ils doivent faire, personne ne fait rien.

Je pense que les réunions sont un bon miroir de l'efficacité de votre organisation et des domaines dans lesquels vous pouvez améliorer l'efficacité avec plus de clarté.

Oui, je suis tout à fait d'accord avec ça. Je pense que nous avons couvert ce sujet pour aujourd'hui, avec des idées très intéressantes, notamment sur la manière de mieux s'organiser ou de mieux structurer les réunions en ligne et de tirer un meilleur parti de ces réunions lorsque nous nous rencontrons en personne et dans un environnement virtuel. Merci beaucoup d'avoir pris le temps. Et je vous retrouve la semaine prochaine avec un nouveau sujet et de nouvelles questions.

Oui, merci beaucoup. A la prochaine fois. Prenez soin de vous et faites moins de réunions.

Je tiens à remercier Manuel de s'être joint à nous aujourd'hui pour cette séance de questions-réponses et d'avoir partagé ses idées sur ce sujet très actuel. J'ai trouvé de nouvelles idées sur la façon d'éviter la fatigue des réunions. Quelles sont les raisons qui peuvent causer cette fatigue et les réunions en ligne et les moyens d'y remédier. J'espère vraiment que vous aurez aussi de nouvelles perspectives. Si vous voulez en savoir plus sur la façon de faire évoluer votre entreprise à tout moment et d'améliorer le travail.

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Au nom de l'équipe de Virtual Frontier, je tiens à vous remercier de nous avoir écoutés. Jusqu'au prochain épisode, continuez à explorer de nouvelles frontières.