Üdvözlöm önöket a Virtual Frontier, a virtuális csapatokról szóló podcastban, amelyet egy virtuális csapat készített. Jogi nyilatkozat, minden interjúnk virtuálisan zajlik, én Daniel vagyok a házigazda, és a Virtuális Határ csapatának tagja vagyok. Mai kérdezz-felelünk témája az, hogyan kerüljük el a Zoom fáradtságot. Sokan közülünk az elmúlt néhány hónapban rengeteg időt töltöttek Online videóhívásokban, és ez nagyon fárasztó. Még Eric Yuan, a Zoom vezérigazgatója is bevallotta, hogy néha fáradtnak érzi magát saját eszközének egy évnyi intenzív használata után.

Mit lehetne tehát tenni ez ellen? Milyen tárgyalási kultúrára és környezetre van szükségünk ahhoz, hogy elkerüljük ezt a tárgyalási fáradtságot, és valóban szükségünk van-e ezekre a maratoni megbeszélésekre? Derítsük ki a második kérdezz-felelek ülésünkön. Ha tetszik mutatni feliratkozni a YouTube-on, átnézte a podcast, kövessen minket a Spotify, Stitcher, Amazon zene vagy bármely más platformon, amit szeret podcasting vagy linkeket talál alább a leírásban. Tehát minden további nélkül, merüljünk bele a második tenger vagy a Virtual Frontier tartott kérdés-felelet ülésbe.

Élvezze a beszélgetést.

Hello Manuel. Nagyon köszönjük, hogy csatlakoztál hozzánk a mai második kérdezz-felelek körünkhöz itt a Virtual Frontier. Nagyon örülök, hogy újra itt vagy. Ma egy érdekes és sürgős és egyre növekvő témáról szeretnék beszélgetni veled, a Zoom fáradtságról, amivel nagyon sokan szembesülnek mostanában, egyszerűen belefáradnak a sok videós megbeszélésbe és az egyik megbeszélésről a másikra való ugrálásba. És szeretnék egy kicsit beszélni arról, hogyan lehet ezt kezelni, és mik a lehetséges megoldások arra, hogy ne kelljen talán állandóan videohívásokban részt venni, vagy hogyan lehet kezelni ezeket a videohívásokat és szinkronértekezleteket, ha egyáltalán vannak ilyenek.

Szóval, első kérdés, hány órát töltöttél a múlt héten videós megbeszéléseken, Manuel?

Igen. Üdv, örülök, hogy itt van. Izgatottan várom ezt a témát, mert látom, hogy sokan aggódnak a kommunikációs idő növekedése és a kimerítő videóhívások miatt. Mennyi időt töltöttem a múlt héten videóhívásokkal. Azt mondanám, hogy napi két órát, tehát összesen 10 órát, igen.

Fáradtnak érezted magad tíz óra után?

Nem, úgy értem, napi két óra teljesen rendben van. Én még abból az időből jövök, amikor napi nyolc, néha 12 órát is eltöltöttem videohívásokkal. Teljesen boldog és hálás vagyok, hogy csak napi két órát töltök videohívásokkal. Mert ettől nem fáradok el. De ha többet kellene töltenem, akkor igen, mindenképpen. Ülnék a vacsoraasztalnál, és a fülem és az arcom kipirosodna. A feleségem megkérdezné, hogy ó, mit csináltál ma? És általában azt kell mondanom, hogy fogalmam sincs.

Az egész időmet videóhívásokkal töltöttem. Örülök, hogy ez már nem így van.

Később megkérdezem, hogyan sikerült ezt ilyen drasztikusan csökkenteni, csak a napi vagy heti órák számáról beszélek. Amikor megbeszéléseket tartunk, és azt hiszem, ez máris egy kulcs ahhoz, hogy csökkentsük a napi órák számát, amit videós megbeszélésekkel töltünk. Mire ügyelsz, mielőtt elkezdesz egy megbeszélést, vagy mielőtt belépsz egy megbeszélésbe egy videohíváson, vagy valószínűleg hogyan készülsz fel először, vagy hogyan döntesz arról, hogy videohívást fogsz-e tartani, vagy valószínűleg más megoldásod van valaminek a megoldására?

Igen, ez határozottan jó kérdés. Ha visszatekintek, miért volt annyi videohívásom a múltban, mert, tudod, amikor az embereknek problémájuk van, az első szándék az, hogy találkozóra van szükségünk. Ahelyett, hogy leülnénk és megpróbálnánk megérteni, hogy pontosan mi a probléma és milyen kérdéseik vannak a problémával kapcsolatban. Általában az emberek nem ezt teszik. Csak kérnek egy találkozót, vagy létrehoznak egy e-mailt, aminek a másolatában 10 ember van, csak hogy mindenkit tájékoztassanak. De ez csak zajt kelt.

Zajt, stresszt és még több kommunikációs terhet okoz. És ha megnézzük a legtöbb értekezletet, az eredmény egy újabb értekezlet lesz, mert még mindig nem tisztázódnak a dolgok. Ezért amikor csatlakozom az értekezlethez, arra figyelek, hogy először is valóban hozzá tudjak járulni valamivel, valamilyen értékkel ehhez az értekezlethez. Ahhoz, hogy megértsem, hogy ezt meg tudom-e tenni, szükségem van egy napirendre. Ha nincs napirend, akkor visszautasítom a találkozót. A napirendnek pedig olyannak kell lennie, hogy a napirendben kérdések szerepeljenek.

Mert ezért van szükségünk egy találkozóra. Ha valaki csak úgy beírja a naptárba a meghívót, és beszélnünk kell bármiről. Én ezt nem teszem, mert a beszélgetés lehet egy szándék annak érdekében, hogy emberi szinten kapcsolódjunk az emberekhez, akkor beszélgethetünk, ha találkozni akarsz velem. Csináljuk ezt este, igyunk sört, szocializálódjunk, csak beszélgessünk. Ez teljesen rendben van. De csak azért találkozni, hogy beszéljünk valamiről, ez a rossz szándék. Egyértelmű céllal akarsz találkozni, hogy megoldj egy konkrét problémát, vagy hogy választ kapj konkrét kérdésekre.

És ahhoz, hogy ez a cél megvalósuljon, fel kell készítened a kérdéseidet. És akkor az a jó dolog, és ez az, ahogyan ez a híd, ahogyan én csökkentem a találkozóimat, az, hogy amikor valaki felírja a kérdéseket a napirendre, én egyszerűen válaszolhatok ezekre a kérdésekre. Vagy küldök egy videó üzenetet vagy egy hangüzenetet, vagy elküldöm a választ a Slacken. Ez a fajta strukturált kommunikáció, kombinálva a technológia által támogatott aszinkron kommunikációval, sokkal hatékonyabbá teszi az egész meetingkultúrát.

És az a jó, hogy az emberek gyorsabban megkapják a válaszokat. Tehát az értekezlet előtti jó felkészülés kulcsfontosságú számomra, hogy csatlakozhassak. Ha pedig csak egy státuszértekezletről van szó, ahol az emberek jelentést tesznek egy állapotról, akkor ezt megteheti aszinkron bejelentkezéssel is. Egyszerűen biztosítva akár lehet egy Google Form , lehet a Microsoft bármilyen fórumról, ahol egyszerűen megkérdezi a KPI-ket és a fontos tényeket. És akkor eldöntheti, hogy még mindig szeretne-e egy találkozót tartani, és beszélgetést folytatni ezekről a tényekről.

A legtöbb megbeszélésen az történik, hogy az emberek teljesen felkészületlenül érkeznek. Ez pedig időpocsékolás.

Igen, ez a legrosszabb. És emlékszem, hogy a saját múltunkból, például néhány évvel ezelőtt, ugyanez volt, hogy szeretnék veled találkozni, si csak lefoglaltam egy találkozót a naptáramban, és megkértelek, és valószínűleg igent mondtál volna, ha ez egy szabad időpont számodra. És ami az idő múlásával változott, azt látom, hogy most, ha tényleg szeretnék egy találkozót veled, leülök, és először átgondolom a napirendet, leírom a kérdéseket, és valószínűleg mielőtt elmegyek a találkozóra, már megválaszoltam a saját kérdéseimet, mert időt szántam arra, hogy tisztázzam, miről szeretnék veled beszélni.

És valószínűleg nem is kell, vagy ahogy az előbb említetted, aszinkron módon, gyorsan válaszolunk a kérdésekre egy Slack-csatornán, vagy bárhol máshol, ahol ez megfelelő, igaz.

Pontosan. És képzeljük csak el, milyen hatással van ez egy egész szervezetre, Mert ez az, amit megtapasztalunk, ez a valóság. Ha leülsz és tényleg megpróbálsz tisztán látni, hogy mi a kérdésed, az agyad elkezd választ találni. És nagyon gyakran azonnal megkapod a választ, amikor leírod a kérdésedet. És ez nagyon sok megbeszélést csökkenthet, ha egyszerűen rákényszeríted az embereket, hogy először gondolkodjanak el a kérdéseiken, amik vannak. És ha nem találják a megoldást, akkor teljesen rendben van, hogy megbeszélést tartanak.

De az nem oké, hogy azért tartanak megbeszélést, mert túl lusták ahhoz, hogy átgondolják, mi a problémájuk. Ez nem tiszteli az időmet.

Tudjátok, azt hiszem, ez a kulcsszó, hogy tiszteljük egymás idejét, igaz? És amikor találkoztok, akkor a dolgokat a megfelelő módon kell elvégezni, és nem csak ülni ugyanabban a tárgyalóban vagy ugyanabban a Zoom szobában és beszélgetni egy X Y témáról. Hogyan állítod be a saját határaidat, amikor a megbeszélések hosszáról vagy időtartamáról van szó? Valószínűleg leggyakrabban kétórás, két és fél órás, maratoni értekezleteket találsz, ahol az emberek egy szobában vannak, de hogyan kezeled a saját értekezleteidet és időbeosztásodat?

Úgy értem, utoljára azt hiszem, két hónapja volt. És úgy értem, te is egy nagy virtuális csapat tagja vagy. Több mint 130 vagy 150 szabadúszóval dolgozunk hatvanhét országban. És három vagy négy hónappal ezelőtt volt egy találkozóm, ami több mint négy órán át tartott, de nem a munkával volt kapcsolatos. Csak azért volt, hogy összejöjjünk. Aztán az emberek hirtelen elkezdtek együtt sörözni, és így tovább. Úgy értem, ez egy virtuális buli volt, igaz? Ez egy találkozó volt, ami azt hiszem, négy és fél órán át tartott.

De az üzleti megbeszéléseken maximum egy órát próbálok tartani. Soha nem csatlakozom olyan megbeszéléshez, ami egy óránál hosszabb. Meghívást kapok három órás találkozókra, és ami még rosszabb, három órás találkozókra hat emberrel. Ez azt mutatja, hogy senki sem vállalja igazán magáénak a témát. Mert ha egy ember átveszi a Tulajdonjogot a témáról, akkor ez a személy tud valamit előkészíteni. Ez a személy elkezdhet javaslatokat tenni, és dolgozhat a témán, majd konkrétan megkeresheti azokat az embereket, akiknek hozzá kell járulniuk és hozzá kell járulniuk a témához, majd tarthat egy mindössze 30 perces megbeszélést, hogy mindenki láthassa és bemutathatja mindenkinek, és élő visszajelzést kaphat.

De ha mindenki, ha egy ember két órán keresztül egy megbeszélésen van, az csak azt jelenti, hogy senki nem vállalja a tulajdonosi részvételt, és csak egy blabla, blabla, blabla megbeszélés lesz, eredmény nélkül. Tehát igen, előkészített megbeszélések. Aztán legyen egy személy, aki átveszi a témát, aki konkrét kérdéseket tesz fel azoknak, akiknek hozzá kellene járulniuk, és aztán legyen egy 30-60 perces megbeszélés, csak hogy véglegesítsük a dolgokat. Teljesen egyetértek azzal, hogy amikor összetett dolgokról van szó, ahol különböző szakértőknek különböző szaktudással kell különböző nézőpontokból hozzájárulniuk a megoldáshoz, akkor könnyebb ezt élő beszélgetésen keresztül megtenni, mert egyszerűen gyorsabb.

De ez nem jelenti azt, hogy bármilyen munkához, bármilyen problémához élő megbeszélésre van szükség, bármilyen problémához élő megbeszélésre van szükség. Erre semmiképpen sincs szükség.

Tudod, és valószínűleg, ha ilyen összetett ügyeid vannak, amiket élőben kell megbeszélned, lehet egy olyan megoldás, ami feloszthatja ezeket a találkozókat és kisebb darabokra, és nem lesznek maratoni találkozók több tucat emberrel egy szobában, és nem lesz eredmény. Azt hiszem, még a valós fizikai világbeli találkozókon is, ha olyan találkozókat tartasz, ahol 20 ember van egy szobában, akkor nem mindenki dolgozik, és abban az időben igazán hatékony és eredményes. Inkább olyan, mintha ott lennék és figyelném, hogy mi történik.

De ezzel el is érkeztem a következő kérdésemhez, hogy milyen megbeszéléseken érdemes részt venni, és valószínűleg mikor van itt az ideje elhagyni egy megbeszélést.

Igen, csak Elon Musk egy megjegyzése jut eszembe, aki azt mondja, hogy amikor itt van egy megbeszélés, és ő ott van, és nem lát semmi jót, akkor egyszerűen otthagyja a megbeszélést. Nem tudom, hogyan kezeli ezt technikailag, de én oda akarok menni.

Igen, igen, igen. Akkor ez összesen. Szóval, melyik találkozókhoz csatlakozom. Már mondtam, ha látom a kérdéseket, a napirendet, és úgy érzem, hogy hozzá tudok járulni, szívesen csatlakozom. Ha látok egy találkozót, ahová meghívtak egy embert, de nincs napirend, akkor nem csatlakozom. De hogy meddig maradnék az ülésen, 15 perc után mindenképpen megkérdezem, hogy szükség van-e rám, ha nem járulok hozzá semmihez, akkor távozom. Úgy értem, még az is lehetséges, hogy felveszik a megbeszélést, hogy később újra megnézhessem, ha online van.

De a legtöbb megbeszélésen csak az eredmény számít. Ezért úgy gondolom, hogy nem kell olyan sok embernek részt vennie a megbeszélésen, ha azok, akiknek valóban részt kell venniük a megbeszélésen, egy konkrét eredmény érdekében dolgoznak, amelyet át lehet adni más embereknek, akiknek szükségük van erre az eredményre. De ez nem jelenti azt, hogy mindenkinek részt kell vennie az ülésen. Csak strukturált és pontos kommunikációról van szó a hosszú bla-bla-bla-bla helyett, mindenféle szándék nélkül, hogy valamire megoldást hozzunk létre.

Azt hiszem, ez arra a kérdésre is vonatkozik, hogy sok vezető vagy tulajdonos valószínűleg úgy tekint az ilyen jellegű megbeszélésekre, mint egyfajta pótlékra, hogy lássák, mit csinálnak az alkalmazottaik vagy a munkatársaik, mit válaszolnál erre? Mintha a valós fizikai világból a virtuális világba vennénk át az irányítást.

Ez olyasmi, amire sosem gondoltam igazán. De elég gyakran hallottam. És teljesen egyetértek vele, mert amikor mindenki egy irodában dolgozott, akkor a tipikus járkálással történő vezetés volt az a stílus, amit a legtöbb vezető alkalmazott. Csak ellenőrizték, hogy oké, az ember az íróasztalnál ül és gépel a számítógépén, biztosan produktív. De ez baromság. Úgy értem, ez nem jelenti azt, hogy ha valaki a számítógép előtt ül és gépel valamit, akkor az a személy elvégzi a munkát, és azt sem jelenti, hogy ez hatékony vagy eredményes.

Tehát ez nyilvánvalóan nem egy olyan mutató, amit a fejlődés és a hatékonyság mérésére az eredmények alapján kellene használni, vagyis az adott személy által létrehozott eredmények alapján. De egyetértek, igen, hogy a legtöbb vezető megszokta, hogy a dolgait a menedzsment által, a járkálással ellenőrzi. Szerintem az ellenőrzés hiányát érezték, amikor elkezdtek távolról dolgozni, és ezért vettek részt sok videohívásban. Szóval igen, ez lehet szándék arra, hogy ellenőrizzék, hogy mit csinálnak az emberek, és hogy kielégítsék az ellenőrzés iránti igényt.

Mert a sok ellenőrzés nagyon rossz érzés, különösen a vezetők számára, ha felelős és elszámoltatható vagy egy csapatért, és most hirtelen otthon ülsz, és azon tűnődsz, hogy oké, mit csinál mindenki? Te csinálsz valamit? Mindenért én vagyok a felelős. Ha nem végzik el a munkát, akkor az én fejemet csóválom. Szóval, igen, ezért gondolom, hogy ezt kompenzálják. És azt hiszem, most már látjuk ezt. Azt hiszem, hogy sokan alkalmazkodnak egy másik vezetési stílushoz ahelyett, hogy a rendelkezésre állással vezetnének, hogy a világ az eredmények alapján történő vezetés felé mozdul el, és akkor kevesebb megbeszélésre van szükség.

Igen, és még ha önök még mindig az irányító típusok közé tartoznak is, akkor is figyelembe kell venniük, hogy azok a hosszú megbeszélések, ahol még mindig megpróbálják a jelenléti szintet a jelenléttel mérni, nem pedig az eredményekkel, akkor tényleg stresszelik a munkatársaikat vagy a munkaadóikat, mert ezek a hosszú megbeszélések egy virtuális megbeszélésen tényleg olyanok, mintha fizikailag a szemnek és az elmének is stresszesek lennének, mert ez valami természetellenes. Szóval, tudja, tényleg meg kell próbálnia a szükséges szinten tartani és a dolgok elvégzését, ahelyett, hogy csak ülne és figyelné, hogy mit csinálnak a munkatársai, alkalmazottai vagy beosztottai.

Igen, van még egy nagyon érdekes betekintést, hogy a találkozók száma ad,. Mert az értekezletek száma azt jelzi, hogy mennyire hiányzik a szervezetből a tisztánlátás. És hogy mennyire nem működik minden hatékonyan. Mert ha minden világos lenne, ha mindenkinek szüksége lenne rá, ha mindenki tudná, hogy mit kell tennie, vagy ami még fontosabb, hogy milyen eredményekért dolgozik, akkor nem lenne szükség értekezletekre. Tehát ha napi nyolc órát ülsz meetingeken, akkor szerintem jobb befektetés, ha nem veszel részt meetingeken, hanem elemzed, hogy hol marad ez a sok tisztánlátás az úton, hol hiányolják az emberek ezt a tisztánlátást, és mit tehetsz azért, hogy több tisztánlátást biztosíts.

És jellemzően ez az első fontos dologra vezethető vissza. Szerezzünk világos szerepleírást, hogy az emberek tudják, hogy az eredmények alapján, amelyekért dolgozniuk kell, az elszámoltathatóságuk és felelősségi körük alapján, majd biztosítsuk a szerep egyértelműségét. Ez a vezetés fontos része. Ez a vezetői rendszer lényege, hogy világos szerepek létezzenek, és hogy minden szerep összhangban legyen a csapat céljával, amely összhangban van az üzlet céljával. Ha egyszer biztosítja ezt az egyértelműséget, akkor szerintem az egész szervezet hatékonyabban tud dolgozni.

És ami a legfontosabb, az egész csapat és az egyes csapattagok sokkal önállóbban, önmeghatározóbban tudnak dolgozni, és ez a kezdete az önvezető csapatok kialakításának. De tisztánlátás nélkül nincsenek biztonságosan irányító csapatok. Mindig szükség van egy olyan vezetőre, aki megmondja a többi embernek a vállalkozásban, hogy mit kell tennie. És ez a menedzser számára a legstresszesebb, mert anélkül, hogy a menedzser megmondaná az embereknek, hogy mit kell tenniük, senki nem tesz semmit. Úgy gondolom, hogy a megbeszélések jó tükröt tartanak annak, hogy mennyire hatékonyan működik a szervezet, és hol lehet javítani a hatékonyságot nagyobb egyértelműséggel.

Igen, ezzel teljesen egyetértek. Azt hiszem, ezt a témát ma elég jól lefedtük, néhány nagyon érdekes meglátással, az egyik arról szólt, hogy hogyan lehetünk jobban szervezettek, vagy online találkozói struktúrák, és hogyan tudunk többet kihozni ezekből a találkozókból, amikor személyesen és a virtuális környezetben találkozunk. Köszönöm szépen, hogy időt szakított ránk. És találkozunk jövő héten egy új témával és új kérdésekkel.

Igen, köszönöm szépen. Viszlát legközelebb. Vigyázzon magára, és kevesebb találkozót tartson.

Szeretném megköszönni Manuelnek, hogy ma csatlakozott hozzánk ezen a kérdezz-felelek ülésen, és megosztotta velünk meglátásait erről a nagyon aktuális témáról. Kaptam néhány új ötletet arra vonatkozóan, hogyan kerülhetjük el a találkozói fáradtságot. Melyek azok az okok, amelyek ilyen fáradtságot és Online megbeszéléseket okozhatnak, és a lehetséges kiutak ebből. Nagyon remélem, hogy önök is kaptak néhány új nézőpontot. Ha többet szeretnél megtudni arról, hogyan lehet bármikor méretezni a vállalkozásodat, és hogyan teheted jobbá a munkát. Látogasson el a FlashHub.

io/start oldalra, hogy ingyenes hozzáférést kapjon az üzleti képzéshez. Ebben az ingyenes képzésben megtanulhatja, hogyan építheti, növelheti és skálázhatja vállalkozását virtuális csapatokkal és globális szabadúszókkal. A Virtual Frontierre feliratkozhat az Apple Podcast, a Google Play, a Stitcher, a Spotify, a YouTube vagy bárhol máshol, ahol a podcast megtalálható. És ha már ott vagy, hagyj nekünk egy értékelést. Kérjük, támogasson minket és a Pateront, hogy folyamatosan fejleszteni tudjuk a műsort és az Ön élményét.

A Virtuális Határ csapata nevében szeretném megköszönni, hogy meghallgattátok. A következő epizódig, fedezzétek fel az új határokat.