Ciao e benvenuto a Virtual Frontier, il Podcast sui Team Virtuali creato da un Team virtuale. Disclaimer, tutte le nostre interviste sono condotte virtualmente, io sono Daniel il vostro ospite e faccio parte del team qui alla Virtual Frontier. L'argomento di oggi della nostra sessione Q&A è come evitare la fatica di Zoom. Molti di noi hanno trascorso gli ultimi due mesi, una quantità enorme di tempo in videochiamate online e questo di molto stancante. Anche Eric Yuan, il CEO di Zoom, ha confessato di sentirsi a volte affaticato dopo un anno di uso estensivo del suo strumento.

Quindi cosa si potrebbe fare? Di che tipo di cultura e impostazione delle riunioni abbiamo bisogno per evitare questa stanchezza da riunione e abbiamo davvero bisogno di tutte queste maratone di riunioni? Scopriamolo nella nostra seconda sessione di Q&A. Se vi piace mostrare iscrivetevi su YouTube, recensite il nostro podcast, seguiteci su Spotify, Stitcher, Amazon music o qualsiasi altra piattaforma che vi piace per il podcasting o link che potete trovare qui sotto nella descrizione. Quindi, senza ulteriori indugi, tuffiamoci nel secondo mare o sessione Q&A alla Virtual Frontier.

Godetevi la conversazione.

Ciao Manuel. Grazie mille per esserti unito a noi oggi per il nostro secondo round di Q&A qui sulla Virtual Frontier. Sono molto felice di averti di nuovo qui. Oggi voglio parlarti di un argomento interessante, urgente e crescente, la fatica dello Zoom che così tante persone stanno affrontando in questo momento, stancandosi di un sacco di riunioni video e saltando da una riunione all'altra. E voglio parlarvi un po' di come gestirlo e quali sono le possibili soluzioni per non essere in videochiamate forse tutto il tempo o come gestire quelle videochiamate e riunioni sincrone se le avete in primo luogo.

Allora, prima domanda, quante ore hai passato la scorsa settimana in video riunioni, Manuel?

Ciao, è un piacere averti qui. Entusiasta di questo argomento perché vedo che molte persone sono preoccupate per l'aumento del tempo di comunicazione e per le estenuanti videochiamate. Quanto tempo ho speso la settimana scorsa in videochiamate. Direi due ore al giorno, quindi in totale 10 ore, sì.

Ti sei sentito stanco dopo dieci ore?

No, voglio dire, due ore al giorno vanno benissimo. Vengo da un periodo in cui ero tipo da otto a volte 12 ore al giorno in videochiamate. Sono assolutamente felice e grato di passare solo due ore al giorno in videochiamate. Perché questo non mi stanca. Ma se dovessi passarne di più, sì, sicuramente. Mi siederei a tavola e le mie orecchie e le guance diventerebbero rosse. Mia moglie mi chiederà, oh, cosa hai fatto oggi? E di solito devo dire che non ne ho idea.

Ho appena passato tutto il tempo in videochiamate. Sono felice che non sia più così.

Vi chiederò più tardi, come siete riusciti a ridurre questo così drasticamente, parlando solo della quantità di ore al giorno o alla settimana. Quando abbiamo, come quelle riunioni, e penso che questa sia già una chiave per ridurre la quantità di ore che passate al giorno nelle riunioni video. Di cosa ti occupi prima di iniziare una riunione o prima di entrare in una riunione in una videochiamata, o probabilmente come ti prepari in primo luogo o decidi se hai intenzione di fare una videochiamata o probabilmente hai una soluzione diversa per ottenere qualcosa di risolto?

Sì, questa è sicuramente una buona domanda. Quando mi guardo indietro, il motivo per cui ho avuto così tante videochiamate in passato è perché, sai, quando le persone hanno un problema, la prima intenzione è che abbiamo bisogno di un incontro. Invece di sedersi cercando di capire qual è esattamente il problema e quali domande hanno in relazione al problema. In genere, le persone non lo fanno. Chiedono solo un incontro o creano un'email con tipo 10 persone nella copia carbone solo per tenere tutti informati.

Ma questo crea solo rumore. Questo crea rumore, crea stress, crea più carico di comunicazione. E se guardate la maggior parte delle riunioni, il risultato di una riunione è solo un'altra riunione perché le cose non sono ancora chiare. Quindi quello di cui mi occupo quando mi unisco alla riunione è che prima di tutto posso davvero contribuire a qualcosa, qualche valore a questa riunione. Per capire se posso farlo, ho bisogno di un ordine del giorno. Se non ho un ordine del giorno, rifiuto la riunione.

E l'ordine del giorno dovrebbe essere in modo che ci siano domande nell'ordine del giorno. Perché è per questo che abbiamo bisogno di una riunione. Se qualcuno scrive solo nell'invito del calendario e dobbiamo parlare di qualsiasi cosa. Io non lo faccio perché parlare potrebbe essere un'intenzione per connettersi a livello umano con le persone, allora possiamo parlare se vuoi incontrarmi. Facciamolo la sera, beviamo birra, socializziamo, parliamo e basta. Questo va benissimo. Ma avere un incontro solo per parlare di qualcosa è l'intenzione sbagliata.

Si vuole avere una riunione con uno scopo chiaro per risolvere un problema specifico o per ottenere risposte a domande specifiche. E per avere questo scopo, dovete preparare le vostre domande. E poi la cosa buona è, e questo è il modo di rendere questo ponte come ho ridotto le mie riunioni, che quando qualcuno scrive le domande nell'agenda, posso semplicemente rispondere a queste domande. O mando un video messaggio o un messaggio vocale o invio la risposta in Slack. Questo tipo di comunicazione strutturata, combinata con la comunicazione asincrona supportata dalla tecnologia, rende l'intera cultura della riunione molto più efficiente.

E la cosa positiva è che le persone ottengono le loro risposte più velocemente. Quindi avere una buona preparazione prima di una riunione è fondamentale per me per partecipare. E se è solo una riunione di stato in cui le persone riportano uno stato, è possibile farlo con un Check in asincrono. Semplicemente fornendo o può essere un modulo di Google, può essere Microsoft da qualsiasi tipo di forum dove si chiede semplicemente i KPI e i fatti che contano. E poi si può decidere se si vuole ancora avere una riunione e avere una conversazione intorno a questi fatti.

Quello che succede nella maggior parte delle riunioni è che la gente arriva totalmente impreparata. E questa è una perdita di tempo.

Sì, è proprio il peggiore. E posso ricordare che dal nostro passato, come un paio di anni fa, era la stessa cosa, voglio avere un incontro con te si ho appena prenotato un incontro nel mio calendario e ti ha richiesto, e probabilmente avrebbe detto sì, se quello era un tempo libero per voi. E ciò che è cambiato nel corso del tempo, posso vedere che ora, se voglio davvero un incontro con te, mi siedo e prima penso all'ordine del giorno, scrivendo le domande e probabilmente prima di andare all'incontro, ho già risposto alle mie domande, perché ho preso il tempo per fare chiarezza su ciò di cui voglio parlare con te.

E probabilmente non ne ho bisogno, o noi, come appena menzionato da te, lo facciamo Asynchron rispondendo rapidamente a quelle domande in un canale Slack o dovunque sia adatto, giusto.

Esattamente. E basta immaginare che effetto ha questo su un'intera organizzazione, perché è quello che sperimenti, è la realtà. Se ti siedi e cerchi davvero di fare chiarezza su quella che è la tua domanda, il tuo cervello inizia a trovare una risposta. E molto spesso si ottiene la risposta immediatamente quando si scrive la domanda. E questo può ridurre così tante riunioni se semplicemente costringi le persone a pensare prima alle loro domande che hanno. E se non riescono a trovare la soluzione, va benissimo fare una riunione.

Ma non va bene fare una riunione perché si è troppo pigri per pensare al proprio problema. Questo non è rispettoso del mio tempo.

Sapete, penso che questa sia la parola chiave, come avere un rispetto del tempo per l'altro, giusto. E quando ci si incontra si fanno le cose nel modo giusto e non solo seduti nella stessa sala riunioni o nella stessa sala Zoom a discutere di un argomento X Y. Sono completamente d'accordo con questo. Come fai a fissare i tuoi limiti quando si tratta della lunghezza di una riunione o della durata della riunione? Probabilmente la maggior parte delle volte si possono trovare riunioni di due ore, due ore e mezza, riunioni maratona in cui le persone sono nella stessa stanza, ma come gestite le vostre riunioni e i vostri programmi?

Cioè, l'ultima volta credo sia stato due mesi fa. E voglio dire che lei fa anche parte di una grande squadra virtuale. Abbiamo più di 130 o 150 freelance in sessantasette paesi. E tre o quattro mesi fa, è stato ho avuto un incontro che si sarebbe verificato in realtà più di quattro ore, ma non era legato al lavoro. Era solo per riunirsi. E poi la gente ha iniziato all'improvviso a bere birra insieme, ecc. Voglio dire, quella era una festa virtuale, giusto?

Quella era una riunione che è durata, credo, quattro ore e mezza. Ma le riunioni di lavoro, cerco al massimo un'ora. Non partecipo mai ad una riunione che sia più lunga di un'ora. Ricevo inviti per riunioni di tre ore e peggio ancora, tre ore con sei persone. Ciò dimostra che nessuno si appropria veramente dell'argomento. Perché se una persona si appropria dell'argomento, questa persona può preparare qualcosa. Questa persona può iniziare a dare suggerimenti e lavorare sull'argomento e poi arrivare specificamente alle persone che dovrebbero fornire input e contribuire all'argomento e poi avere solo una riunione di 30 minuti in modo che tutti possano vederlo e presentarlo a tutti e possano avere un feedback dal vivo.

Ma se tutte le persone sono in riunione per due ore, significa solo che nessuno prende la proprietà e sarà solo un incontro blah, blah, blah senza un risultato. Quindi, sì, riunioni preparate. Poi avere una persona che si prende la proprietà dell'argomento, chiedendo alle persone che dovrebbero contribuire domande specifiche e poi avere da 30 a un massimo di 60 minuti di riunione solo per finalizzare le cose. E sono completamente d'accordo che quando si hanno cose complesse in cui si ha bisogno di diversi esperti con diverse competenze per contribuire da diverse angolazioni a una soluzione, allora è più facile farlo in una conversazione dal vivo perché è semplicemente più veloce.

Ma questo non significa che per qualsiasi tipo di lavoro, è necessario un incontro dal vivo, per qualsiasi tipo di problema, è necessario un incontro dal vivo. Non è assolutamente necessario.

Sapete, e probabilmente se avete quel tipo di problemi complessi che avete bisogno di parlare dal vivo, potrebbe essere una soluzione che potrebbe farvi dividere quelle riunioni e in pezzi più piccoli e non avere quelle maratone di riunioni con decine di persone in una stanza e non essere un risultato. Penso che anche nelle riunioni del mondo fisico reale, se hai come quelle riunioni in cui 20 persone sono in una stanza, non è che tutti stiano lavorando e in quel momento sono davvero efficienti e stanno facendo le cose.

È più come se fossi lì e guardassi cosa sta succedendo. Ma questo mi porta alla mia prossima domanda, che tipo di riunioni dovresti partecipare e probabilmente quando è il momento di lasciare una riunione.

Sì, ho in mente un commento di Elon Musk che dice che quando c'è una riunione qui, lui è dentro e non vede bene, lascia la riunione. Non so come lo gestisce tecnicamente, ma è lì che voglio andare.

Sì, sì Questo fa totale allora. Quindi a quali riunioni mi unisco. Ho già detto che se vedo le domande, l'ordine del giorno e sento che posso contribuire, sono felice di partecipare. Se vedo una riunione dove sono invitate delle persone e non c'è un ordine del giorno, non mi unisco. Ma per quanto tempo resterei nella riunione, sicuramente dopo 15 minuti, chiedo se qualcuno ha bisogno di me, se non contribuisco mai a nulla e poi me ne vado.

Voglio dire, è anche possibile che si registri la riunione in modo da poterla rivedere più tardi se è online. Ma la maggior parte delle riunioni, ciò che conta è solo il risultato. Quindi penso che non ci sia bisogno che molte persone partecipino alla riunione se quelli che devono davvero partecipare alla riunione lavorano per un risultato specifico che può essere consegnato ad altre persone che hanno bisogno di questo risultato. Ma questo non significa che tutti debbano partecipare alla riunione. Si tratta solo di una comunicazione strutturata e precisa invece di un lungo blah, blah, blah, blah, senza alcuna intenzione di creare una soluzione per qualcosa.

Penso che questo vada anche alla questione che molti leader o proprietari stanno probabilmente vedendo questo tipo di riunioni come una sostituzione per vedere cosa stanno facendo i loro dipendenti o colleghi, cosa risponderesti a questo? Come prendere il controllo dal mondo fisico reale al mondo virtuale.

È qualcosa a cui non ho mai pensato. Ma l'ho sentito abbastanza spesso. E sono assolutamente d'accordo, perché quando tutti lavoravano in un ufficio, il tipico Management by walking around era lo stile che la maggior parte dei leader applicava. Bastava controllare, OK, la persona è seduta sulla scrivania a digitare nel suo computer deve essere produttiva. Ma questa è una stronzata. Voglio dire, non significa che se qualcuno è seduto davanti a un computer a scrivere qualcosa che questa persona sta facendo il lavoro e nemmeno che sia efficace o efficiente.

Quindi è chiaro che non è un indicatore che si dovrebbe misurare il progresso e l'efficienza in base ai risultati, ok dai risultati che la persona crea. Ma sono d'accordo, sì, che la maggior parte dei manager sono abituati a controllare le loro cose attraverso la gestione, andando in giro. Penso che abbiano una sensazione di mancanza di controllo quando hanno iniziato a lavorare in remoto ed è per questo che sono stati coinvolti in molte videochiamate. Quindi sì, potrebbe essere un'intenzione di controllare ciò che le persone stanno facendo e di soddisfare il bisogno di controllo.

Perché un sacco di controllo è una sensazione davvero brutta, soprattutto per i manager, se si è responsabili di una squadra e ora all'improvviso si è seduti a casa a chiedersi, OK, cosa stanno facendo tutti? Stai facendo qualcosa? Sono responsabile di tutto. Se non stanno facendo il lavoro, è la mia testa che rotola. Quindi, sì, è per questo che penso che compensino per questo. E penso che ora lo vediamo. Penso che molti si adattino a un diverso stile di leadership invece di condurre per disponibilità, che il mondo si sposti a condurre per risultati e quindi sono necessarie meno riunioni.

Giusto, e anche se siete ancora il tipo da controllo, dovreste davvero considerare che quelle lunghe riunioni in cui cercate ancora di ottenere questo livello di partecipazione misurato dalla presenza piuttosto che dai risultati, state davvero stressando i vostri colleghi o datori di lavoro perché queste lunghe riunioni in una riunione virtuale sono davvero come per l'occhio fisico e per la mente come stressanti perché è qualcosa di innaturale. Quindi, sapete, dovreste davvero cercare di mantenervi sul livello necessario e portare a termine le cose piuttosto che stare seduti a guardare cosa stanno facendo i vostri colleghi o dipendenti o subordinati.

Sì, c'è anche un'intuizione molto interessante che la quantità di riunioni ti dà,. Perché puoi vedere la quantità di riunioni come un indicatore di quanta chiarezza manca nella tua organizzazione. E quanto tutto funziona in modo inefficiente. Perché se tutto fosse chiaro, se tutti avessero bisogno di sapere cosa devono fare o, ancora più importante, per quali risultati stanno lavorando, non sarebbero necessarie riunioni. Quindi, se siete seduti in riunioni otto ore al giorno, penso che sia un investimento migliore per non partecipare a una riunione, ma analizzare dove tutta questa chiarezza è lasciata sulla strada dove la gente manca questa chiarezza e cosa si può fare per fornire più chiarezza.

E tipicamente si riduce alla prima cosa importante. Ottenere una chiara descrizione del ruolo in modo che le persone sappiano in base ai risultati per cui dovrebbero lavorare, in base alla loro responsabilità e alle loro responsabilità, e poi fornire chiarezza del ruolo. Questa è una parte importante della leadership. Questo è il nucleo del vostro sistema di leadership, che esistono ruoli chiari e che ogni ruolo è allineato con lo scopo della squadra che è allineato con lo scopo del business. Una volta che si fornisce questa chiarezza, penso che l'intera organizzazione possa lavorare in modo più efficiente.

E soprattutto, l'intero team e i singoli membri del team possono lavorare in modo molto più indipendente, autodeterminato, e questo è l'inizio per costruire team autogestiti. Ma senza chiarezza, non ci sono team di gestione sicuri. C'è sempre bisogno di un manager che dica alle altre persone nel business cosa devono fare. E questo è molto stressante per il manager perché senza il manager che dice alla gente cosa fare, nessuno fa niente. Penso che le riunioni siano un buon specchio di quanto sia efficiente la tua organizzazione e dove puoi migliorare l'efficienza con più chiarezza.

Sì, sono completamente d'accordo con questo. Penso che abbiamo coperto questo argomento per oggi, abbastanza bene su alcune intuizioni molto interessanti, uno su come possiamo essere un organizzato meglio o strutture di incontro online e ottenere di più da quelle riunioni quando ci incontriamo di persona e nell'ambiente virtuale. Grazie mille per averci dedicato del tempo. E ci vediamo la prossima settimana con un nuovo argomento e nuove domande.

Sì, grazie mille. Alla prossima volta. Abbiate cura e meno riunioni.

Voglio ringraziare Manuel per essersi unito a noi oggi in questa sessione di Q&A e per aver condiviso le sue intuizioni su questo argomento molto attuale. Ho avuto alcune nuove idee su come evitare la fatica delle riunioni. Quali sono le ragioni che possono causare tale stanchezza e le riunioni online e i possibili modi per uscirne. Spero davvero che anche voi possiate ottenere alcune nuove prospettive. Se volete saperne di più su come scalare il vostro business in qualsiasi momento e rendere il lavoro migliore.

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A nome del team qui alla Virtual Frontier, voglio ringraziarvi per l'ascolto. Quindi, fino al prossimo episodio, continuate ad esplorare nuove frontiere.