Sveiki ir sveiki atvykę į Virtual Frontier - podkastą apie virtualias komandas, kurį sukūrė virtuali komanda. Atsakomybės apribojimas, visi mūsų interviu vyksta virtualiai, aš esu Danielius, jūsų šeimininkas, ir esu komandos dalis čia, Virtualioje riboje. Šiandienos mūsų klausimų ir atsakymų sesijos tema - kaip išvengti "Zoom" nuovargio. Daugelis iš mūsų pastaruosius porą mėnesių praleido labai daug laiko internetiniuose vaizdo skambučiuose, o tai labai vargina. Net Ericas Yuanas, "Zoom" generalinis direktorius, prisipažino, kad po vienerių metų intensyvaus savo įrankio naudojimo kartais jaučiasi pavargęs.

Taigi ką būtų galima dėl to padaryti? Kokios susirinkimų kultūros ir aplinkos mums reikia, kad išvengtume šio susirinkimų nuovargio, ir ar tikrai mums reikia visų šių maratoninių susirinkimų? Sužinokime tai mūsų antrojoje klausimų ir atsakymų sesijoje. Jei mėgstate laidą prenumeruoti "YouTube", peržiūrėti mūsų podkastą, sekti mus "Spotify", "Stitcher", "Amazon music" ar bet kurioje kitoje jums patinkančioje podkasto platformoje arba nuorodas rasite toliau aprašyme. Taigi, nieko nelaukdami pasinerkime į antrąją virtualios ribos jūrą arba klausimų ir atsakymų sesiją.

Mėgaukitės pokalbiu.

Sveiki, Manuel. Labai ačiū, kad šiandien prisijungėte prie mūsų antrojo klausimų ir atsakymų raundo "Virtualioje pasienyje". Labai džiaugiuosi, kad jūs vėl esate čia. Šiandien noriu su jumis pasikalbėti įdomia, aktualia ir vis dažniau gvildenama tema apie "Zoom" nuovargį, su kuriuo šiuo metu susiduria daugybė žmonių, tiesiog pavargstančių nuo daugybės vaizdo susitikimų ir šokinėjimo nuo vieno susitikimo prie kito. Ir noriu su jumis šiek tiek pakalbėti apie tai, kaip tai suvaldyti ir kokie galimi sprendimai, kad galbūt nereikėtų nuolat dalyvauti vaizdo pokalbiuose arba kaip valdyti tuos vaizdo pokalbius ir sinchroninius susitikimus, jei jų apskritai turite.

Taigi, pirmas klausimas: Manuel, kiek valandų praėjusią savaitę praleidote vaizdo susitikimuose?

Taip. Sveiki, malonu, kad esate čia. Džiaugiuosi šia tema, nes matau, kad daug žmonių nerimauja dėl ilgėjančio bendravimo laiko ir varginančių vaizdo skambučių. Kiek laiko praėjusią savaitę praleidau vaizdo skambučiuose. Sakyčiau, dvi valandas per dieną, taigi iš viso 10 valandų, taip.

Ar po dešimties valandų jautėtės pavargę?

Ne, turiu omenyje, kad dvi valandos per dieną yra visiškai gerai. Aš atėjau iš tų laikų, kai vaizdo skambučiuose praleisdavau nuo aštuonių iki 12 valandų per dieną. Esu visiškai laimingas ir dėkingas, kad vaizdo skambučiams skiriu tik dvi valandas per dieną. Nes dėl to nepavargstu. Bet jei tektų praleisti daugiau, taip, tikrai. Sėdėčiau prie pietų stalo, o mano ausys ir skruostai taptų raudoni. Mano žmona manęs paklaustų, o, ką tu šiandien veikei? O aš paprastai turiu atsakyti, kad neturiu supratimo.

Tiesiog visą laiką praleidau vaizdo skambučiuose. Džiaugiuosi, kad daugiau taip nebėra.

Vėliau paklausiu, kaip jums pavyko taip smarkiai tai sumažinti, kalbant tik apie valandų skaičių per dieną ar per savaitę. Kai turime, pavyzdžiui, tuos susitikimus, ir manau, kad tai jau yra tarsi raktas į tai, kaip sumažinti valandų, kurias praleidžiate per dieną vaizdo susitikimuose, skaičių. Kuo pasirūpinate prieš pradėdami susitikimą arba prieš įeidami į susitikimą vaizdo skambučiu, arba tikriausiai, kaip jūs pirmiausia pasiruošiate arba nusprendžiate, ar jūs ketinate atlikti vaizdo skambutį, ar tikriausiai turite kitokį sprendimą, kad kažką išspręstumėte?

Taip, tai tikrai geras klausimas. Žvelgdamas atgal, žinau, kodėl anksčiau turėjau tiek daug vaizdo skambučių, nes, žinote, kai žmonės susiduria su problema, pirmiausia norima, kad mums reikia susitikimo. Užuot susėdę ir bandę suprasti, kokia tiksliai yra problema ir kokių klausimų, susijusių su problema, jie turi. Paprastai žmonės to nedaro. Jie tiesiog prašo surengti susitikimą arba sukuria elektroninį laišką, į kurio kopiją įtraukia 10 žmonių, kad visi būtų informuoti. Tačiau taip tik sukuriamas triukšmas.

Tai kelia triukšmą, stresą, didina komunikacijos krūvį. Ir jei pažvelgtumėte į daugumą susitikimų, susitikimo rezultatas yra tik dar vienas susitikimas, nes vis tiek viskas neaišku. Taigi, kai prisijungiu prie susirinkimo, pirmiausia rūpinuosi, kad iš tiesų galėčiau kažkuo prisidėti prie šio susirinkimo, kad jis būtų naudingas. Kad suprasčiau, ar galiu tai padaryti, man reikia darbotvarkės. Jei darbotvarkės neturiu, susitikimo atsisakau. O darbotvarkė turėtų būti tokia, kad joje būtų klausimų. Nes tam mums ir reikalingas susitikimas.

Jei kas nors tiesiog parašo kalendoriuje kvietimą ir mums reikia pasikalbėti apie bet ką. Aš to nedarau, nes kalbėjimasis gali būti ketinimas siekiant žmogiškojo lygmens ryšio su žmonėmis, tada mes galime pasikalbėti, jei norite su manimi susitikti. Padarykime tai vakare, išgerkime alaus, pabendraukime, tiesiog pasikalbėkime. Tai visiškai gerai. Bet tiesiog susitikti tam, kad apie kažką pasikalbėtume, tai netinkama intencija. Susitikimą norite surengti turėdami aiškų tikslą - išspręsti konkrečią problemą arba gauti atsakymus į konkrečius klausimus. O tam, kad turėtumėte tokį tikslą, turite pasiruošti klausimus.

Ir tada geras dalykas yra tai, ir tai yra būdas, kaip padaryti šį tiltą, kaip aš sumažinu savo susitikimus, kai kas nors darbotvarkėje parašo klausimus, aš galiu paprasčiausiai atsakyti į šiuos klausimus. Arba siunčiu vaizdo žinutę, arba balso žinutę, arba siunčiu atsakymą per "Slack". Toks struktūrizuotas bendravimas kartu su asinchroniniu bendravimu, kurį palaiko technologijos, padaro visą susitikimų kultūrą daug efektyvesnę. Ir gerai tai, kad žmonės greičiau gauna atsakymus. Taigi geras pasiruošimas prieš susitikimą man yra labai svarbus, kad galėčiau prisijungti.

O jei tai tik statuso susitikimas, kuriame žmonės praneša apie padėtį, tai galite padaryti naudodami asinchroninį "Check in". Tiesiog pateikti arba gali būti "Google" forma , gali būti "Microsoft" iš bet kokio forumo, kuriame tiesiog prašote pateikti KPI ir svarbius faktus. O tada galite nuspręsti, ar vis dar norite surengti susitikimą ir pasikalbėti apie šiuos faktus. Daugumoje susitikimų nutinka taip, kad žmonės ateina visiškai nepasiruošę. Ir tai yra laiko švaistymas.

Taip, tai gana blogiausia. Ir aš galiu prisiminti, kad iš mūsų pačių praeities, pavyzdžiui, prieš porą metų, tai buvo tas pats, pavyzdžiui, aš noriu su jumis susitikti si aš tiesiog rezervavau susitikimą savo kalendoriuje ir paprašiau jūsų, ir tikriausiai pasakysite "taip", jei tai bus jūsų laisvas laikas. Per tą laiką pasikeitė tai, kad dabar, jei tikrai noriu su jumis susitikti, pirmiausia atsisėdu ir apgalvoju darbotvarkę, užsirašau klausimus ir, ko gero, prieš eidamas į susitikimą jau būnu atsakęs į savo klausimus, nes skyriau laiko išsiaiškinti, apie ką noriu su jumis pasikalbėti.

Ir tikriausiai man nereikia arba mes, kaip ką tik minėjote, tai darome asinchroniškai, greitai atsakydami į tuos klausimus "Slack" kanale ar kur nors kitur, kur jis tinka, tiesa.

Būtent. Ir tik įsivaizduokite, kokį poveikį tai daro visai organizacijai, nes tai, ką jūs patiriate, yra realybė. Jei atsisėdate ir iš tikrųjų bandote išsiaiškinti, koks yra jūsų klausimas, jūsų smegenys pradeda ieškoti atsakymo. Ir labai dažnai atsakymą gaunate iš karto, kai užrašote savo klausimą. Ir tai gali sumažinti tiek daug susitikimų, jei tiesiog priversite žmones pirmiausia pagalvoti apie savo klausimus, kuriuos jie turi. Ir jei jie negali rasti sprendimo, visiškai gerai, kad surengsite susitikimą.

Bet negerai rengti susitikimą, nes tingite pagalvoti, kokia yra jūsų problema. Tai nėra pagarba mano laikui.

Žinai, aš manau, kad tai yra pagrindinis žodis, pavyzdžiui, pagarba vienas kitam, tiesa. Ir kai susitinkate, kad viską padarytumėte teisingai, o ne tiesiog sėdėtumėte tame pačiame susitikimų kambaryje ar toje pačioje didinimo patalpoje ir diskutuotumėte tema X Y. Visiškai su tuo sutinku. Kaip patys nustatote ribas, kai kalbama apie susitikimo trukmę arba susitikimo trukmę? Tikriausiai dažniausiai galima rasti susitikimų, kurie trunka dvi valandas, dvi su puse valandos, maratoninių susitikimų, kai žmonės būna toje pačioje patalpoje, bet kaip jūs patys valdote savo susitikimus ir tvarkaraščius?

Paskutinį kartą, manau, prieš du mėnesius. Be to, jūs esate didelės virtualios komandos dalis. Turime daugiau nei 130 ar 150 laisvai samdomų darbuotojų šešiasdešimt septyniose šalyse. Ir prieš tris ar keturis mėnesius buvo susitikimas, kuris iš tikrųjų truko daugiau nei keturias valandas, bet jis nebuvo susijęs su darbu. Tai buvo tiesiog susitikimas. Ir tada žmonės staiga ėmė gerti kartu alų ir pan. Tai buvo virtualus vakarėlis, tiesa? Tai buvo susitikimas, trukęs, manau, keturias su puse valandos.

Bet verslo susitikimai trunka ne ilgiau kaip valandą. Niekada neprisijungiu prie susitikimo, kuris trunka ilgiau nei valandą. Gaunu kvietimų į susitikimus, kurie trunka tris valandas, o dar blogiau - tris valandas su šešiais žmonėmis. Tai rodo, kad niekas iš tikrųjų neprisiima atsakomybės už temą. Nes jei vienas asmuo prisiima Nuosavybę nuo temos, šis asmuo gali ką nors paruošti. Šis asmuo gali pradėti teikti pasiūlymus ir dirbti prie temos, o tada konkrečiai kreiptis į žmones, kurie turėtų pateikti savo indėlį ir prisidėti prie temos, ir tada surengti tik 30 minučių trukmės susitikimą, kad visi galėtų jį pamatyti ir pristatyti visiems, ir jie galėtų gauti gyvą grįžtamąjį ryšį.

Tačiau jei visi jei žmonės dalyvauja susitikime dvi valandas, tai tik reiškia, kad niekas neperima Nuosavybės ir tai bus tik bla, bla, bla, bla susitikimas be rezultato. Taigi, taip, pasiruoškite susitikimams. Tada vienas asmuo prisiima atsakomybę už temą, užduoda žmonėms, kurie turėtų prisidėti, konkrečius klausimus, o tada surengia nuo 30 iki ne daugiau kaip 60 minučių trukmės susitikimą, kad viską užbaigtų. Ir visiškai sutinku, kad kai sprendžiami sudėtingi dalykai, kai reikia, kad prie sprendimo iš skirtingų kampų prisidėtų skirtingas kompetencijas turintys ekspertai, tada lengviau tai padaryti tiesioginio pokalbio metu, nes tai tiesiog greičiau.

Bet tai nereiškia, kad bet kokiam darbui, bet kokiai problemai spręsti reikia gyvo susitikimo, bet kokiai problemai spręsti reikia gyvo susitikimo. Tai tikrai nėra būtina.

Žinote, ir tikriausiai, jei turite tokių sudėtingų klausimų, apie kuriuos reikia kalbėti gyvai, tai galėtų būti sprendimas, kuris padėtų jums suskaidyti tuos susitikimus į mažesnes dalis ir jums nereikėtų rengti tų maratoninių susitikimų su dešimtimis žmonių viename kambaryje, o ne pasiekti rezultatą. Manau, kad net ir realiuose fizinio pasaulio susitikimuose, jei vyksta tokie susitikimai, kai 20 žmonių yra vienoje patalpoje, tai nėra taip, kad visi dirbtų ir tuo metu tikrai efektyviai ir nuveiktų darbus. Tai labiau panašu į tai, kad aš ten esu ir stebiu, kas vyksta.

Bet tai mane veda prie kito klausimo, kokiuose susirinkimuose turėtumėte dalyvauti ir tikriausiai kada laikas išeiti iš susirinkimo.

Taip, turiu omenyje Elono Musko komentarą, kad jis sako, jog kai čia vyksta susitikimas, jis jame dalyvauja ir nieko gero nemato, tiesiog išeina iš susitikimo. Nežinau, kaip jis tai techniškai tvarko, bet būtent ten ir noriu eiti.

Taip. Taigi, tada tai yra bendra suma. Taigi, prie kurių susitikimų prisijungiu. Jau sakiau, kad jei matau klausimus, darbotvarkę ir jaučiu, kad galiu prie jų prisidėti, mielai prisijungiu. Jei matau susirinkimą, į kurį kviečiami žmonės, o darbotvarkės nėra, prie jo neprisidedu. Bet kiek ilgai pasiliksiu susirinkime, tikrai po 15 minučių paklausiu, ar manęs kam nors reikia, jei niekada niekuo neprisidedu, ir išeinu. Turiu omenyje, kad netgi įmanoma, jog jūs įrašysite susirinkimą, kad vėliau galėčiau jį perklausyti, jei jis vyksta internetu.

Tačiau daugumoje susitikimų svarbiausia yra tik rezultatas. Todėl manau, kad ne tiek daug žmonių turi prisijungti prie susirinkimo, jei tie, kurie tikrai turi prisijungti prie susirinkimo, dirba siekdami konkretaus rezultato, kurį galima perduoti kitiems žmonėms, kuriems to rezultato reikia. Tačiau tai nereiškia, kad visi turi dalyvauti susirinkime. Tiesiog reikia struktūruoto ir tikslaus bendravimo, o ne ilgo bla, bla, bla, bla, bla, be jokio ketinimo sukurti kokį nors sprendimą.

Manau, tai taip pat susiję su tuo, kad daugelis vadovų ar savininkų tokius susitikimus tikriausiai laiko tam tikru pakaitalu, leidžiančiu pamatyti, ką daro jų darbuotojai ar bendradarbiai, ką jūs į tai atsakytumėte? Tarsi kontrolės perkėlimas iš realaus fizinio pasaulio į virtualųjį.

Apie tai niekada nesusimąsčiau. Bet tai girdėjau gana dažnai. Ir visiškai sutinku, nes kai visi dirbo biure, dauguma vadovų taikė tipišką vadovavimo vaikščiojant stilių. Tiesiog tikrino, gerai, žmogus sėdi ant stalo ir spausdina kompiuteryje, turi būti produktyvus. Bet tai nesąmonė. Turiu omenyje, kad jei kas nors sėdi prie kompiuterio ir kažką spausdina, tai nereiškia, kad tas asmuo atlieka darbą, taip pat tai nereiškia, kad jis yra efektyvus ar veiksmingas. Taigi akivaizdu, kad tai nėra rodiklis, pagal kurį turėtumėte vertinti pažangą ir veiksmingumą pagal rezultatus, gerai, pagal rezultatus, kuriuos asmuo sukuria.

Bet sutinku, taip, kad dauguma vadovų yra įpratę kontroliuoti savo dalykus vadovaudami, vaikščiodami aplinkui. Manau, kad pradėję dirbti nuotoliniu būdu jie pajuto kontrolės trūkumą, todėl ir dalyvavo daugelyje vaizdo pokalbių. Taigi taip, tai gali būti siekis kontroliuoti, ką žmonės daro, ir patenkinti kontrolės poreikį. Nes didelė kontrolė yra tikrai blogas jausmas, ypač vadovams, jei esi atsakingas ir atskaitingas už komandą, o dabar staiga sėdi namie ir galvoji: gerai, ką visi daro? Ar jūs ką nors darote?

Aš esu už viską atsakingas. Jei jie neatlieka darbo, man sukasi galva. Taigi, taip, todėl manau, kad jie tai kompensuoja. Ir manau, kad dabar mes tai matome. Manau, kad daugelis prisitaiko prie kitokio vadovavimo stiliaus, užuot vadovavę pagal pasiekiamumą, kad pasaulis pereina prie vadovavimo pagal rezultatus ir tada reikia mažiau susitikimų.

Teisinga, ir net jei vis dar esate kontrolės tipo, tikrai turėtumėte atsižvelgti į tai, kad tie ilgi susitikimai, kuriuose vis dar bandote pasiekti lankomumo lygį, matuojamą lankomumu, o ne rezultatais, tikrai kelia stresą jūsų bendradarbiams ar darbdaviams, nes tokie ilgi susitikimai virtualiuose susitikimuose yra tikrai kaip fiziškai akims ir protui stresas, nes tai kažkas nenatūralaus. Taigi, žinote, tikrai turėtumėte stengtis, kad viskas vyktų būtinu lygmeniu ir būtų daroma, o ne tiesiog sėdėti ir stebėti, ką daro jūsų bendradarbiai, darbuotojai ar pavaldiniai.

Taip, yra net labai įdomi įžvalga, kad susitikimų skaičius suteikia jums,. Nes susirinkimų kiekį galite vertinti kaip rodiklį, rodantį, kiek aiškumo trūksta jūsų organizacijoje. Ir kaip neefektyviai viskas veikia. Nes jei viskas būtų aišku, jei visiems reikėtų, jei visi žinotų, ką turi daryti arba, dar svarbiau, dėl kokių rezultatų jie dirba, jokių susirinkimų nereikėtų. Taigi, jei sėdite susirinkimuose po aštuonias valandas per dieną, manau, kad geriau investuoti į tai, kad nedalyvautumėte susirinkime, o išanalizuotumėte, kur visas tas aiškumas liko kelyje, kur žmonės pasigenda to aiškumo ir ką galite padaryti, kad būtų daugiau aiškumo.

Ir paprastai tai susiveda į pirmąjį svarbų dalyką. Gaukite aiškų vaidmenų aprašymą, kad žmonės žinotų, remdamiesi rezultatais, dėl kurių jie turėtų dirbti, remdamiesi savo atskaitomybe ir atsakomybe, ir tada suteikite aiškumo vaidmenims. Tai svarbi vadovavimo dalis. Tai jūsų vadovavimo sistemos pagrindas - kad būtų aiškūs vaidmenys ir kad kiekvienas vaidmuo būtų suderintas su komandos tikslu, kuris suderintas su verslo tikslu. Kai suteikiate šį aiškumą, manau, visa organizacija gali dirbti efektyviau. O svarbiausia, visa komanda ir atskiri komandos nariai gali dirbti daug savarankiškiau, savarankiškiau, ir tai yra savivaldžių komandų kūrimo pradžia.

Tačiau be aiškumo nėra saugiai valdomų komandų. Visada reikia vadovo, kuris nurodinėja kitiems įmonės žmonėms, ką jie turi daryti. O tai vadovui kelia didžiausią stresą, nes be vadovo, nurodančio žmonėms, ką daryti, niekas nieko nedaro. Manau, kad susirinkimai yra geras veidrodis, parodantis, kaip efektyviai dirba jūsų organizacija ir kur galima padidinti efektyvumą, jei būtų daugiau aiškumo.

Taip, visiškai su tuo sutinku. Manau, kad šią temą šiandien aptarėme gana gerai, pateikdami keletą labai įdomių įžvalgų, viena iš jų apie tai, kaip galime būti geriau organizuoti arba internetinių susitikimų struktūras ir gauti daugiau naudos iš šių susitikimų, kai susitinkame asmeniškai ir virtualioje aplinkoje. Labai ačiū, kad skyrėte laiko. Iki susitikimo kitą savaitę su nauja tema ir naujais klausimais.

Taip, labai ačiū. Iki pasimatymo kitą kartą. Saugokitės ir mažiau susitikimų.

Noriu padėkoti Manueliui už tai, kad šiandien prisijungė prie šios klausimų ir atsakymų sesijos ir pasidalijo savo įžvalgomis šia labai aktualia tema. Gavau naujų idėjų, kaip išvengti susitikimų nuovargio. Kokios priežastys gali sukelti tokį nuovargį ir internetiniuose susitikimuose ir galimi būdai, kaip jo išvengti. Labai tikiuosi, kad ir jūs galėsite pasisemti naujų perspektyvų. Jei norite sužinoti daugiau apie tai, kaip bet kada padidinti savo verslo mastą ir pagerinti darbą. Apsilankykite FlashHub.io/start ir gaukite nemokamą prieigą prie mokymų verslo.

Šiuose nemokamuose mokymuose sužinosite, kaip galite kurti, auginti ir plėsti savo verslą naudodamiesi virtualiomis komandomis ir pasauliniais laisvai samdomais darbuotojais. Virtualiąją ribą galite užsiprenumeruoti "Apple Podcast", "Google Play", "Stitcher", "Spotify", "YouTube" arba visur, kur galima rasti podkastą. O kol ten esate, galite palikti mums atsiliepimą. Paremkite mus ir "Pateron", kad galėtume toliau tobulinti laidą ir jūsų patirtį. Virtualios ribos komandos vardu noriu padėkoti, kad klausotės.

Taigi iki kito epizodo toliau tyrinėkite naujas ribas.