Sveiki un laipni lūgti Virtual Frontier - podkāstā par virtuālajām komandām, ko izveidojusi virtuāla komanda. Atruna, visas mūsu intervijas tiek veiktas virtuāli, es esmu Daniels, jūsu raidījuma vadītājs, un esmu daļa no komandas šeit, Virtual Frontier. Šodienas mūsu jautājumu un atbilžu sesijas tēma ir, kā izvairīties no Zoom noguruma. Daudzi no mums ir pavadījuši pēdējos pāris mēnešus, milzum daudz laika tiešsaistes video sarunās, un tas ļoti nogurdina. Pat Ēriks Juans, Zoom izpilddirektors, ir atzinis, ka pēc gada, kopš plaši izmanto savu rīku, viņš reizēm jūtas noguris.

Tātad, ko ar to varētu darīt? Kāda sanāksmju kultūra un vide mums ir nepieciešama, lai izvairītos no šī sanāksmju noguruma, un vai mums patiešām ir vajadzīgas visas šīs maratona sanāksmes? Uzzināsim to mūsu otrajā jautājumu un atbilžu sesijā. Ja jums patīk rādīt abonējiet YouTube, pārskatiet mūsu podkāstu, sekojiet mums Spotify, Stitcher, Amazon music vai jebkurā citā platformā, kas jums patīk podkāstam, vai saites atradīsiet zemāk aprakstā. Tātad bez liekas kavēšanās, ienirsim otrajā jūras jeb jautājumu un atbilžu sesijā Virtual Frontier.

Izbaudiet sarunu.

Labdien, Manuel. Liels paldies, ka šodien pievienojāties mūsu otrajai jautājumu un atbilžu kārtai šeit, Virtual Frontier. Es ļoti priecājos, ka jūs atkal esat šeit. Šodien es vēlos ar jums parunāt par interesantu, aktuālu un aizvien aktuālāku tēmu par Zoom nogurumu, ar ko šobrīd saskaras tik daudzi cilvēki, kas vienkārši noguruši no daudzām videokonferencēm un lēkāšanas no vienas tikšanās uz otru. Un es vēlos ar jums nedaudz parunāt par to, kā to pārvaldīt un kādi ir iespējamie risinājumi, lai varbūt visu laiku nebūtu video sarunās vai kā pārvaldīt šīs video sarunas un sinhronās sanāksmes, ja tādas vispār ir.

Tātad, pirmais jautājums, Manuel, cik stundu jūs pagājušajā nedēļā pavadījāt video sanāksmēs?

Jā. Sveiki, priecājos, ka esat šeit. Esmu sajūsmā par šo tēmu, jo redzu, ka daudzi cilvēki ir noraizējušies par saziņas laika palielināšanos un nogurdinošiem video zvaniem. Cik daudz laika es pagājušajā nedēļā pavadīju videozvanos. Es teiktu, ka divas stundas dienā, tātad kopā 10 stundas, jā.

Vai pēc desmit stundām jutāties noguris?

Nē, es domāju, ka divas stundas dienā ir ļoti labi. Es esmu no laikiem, kad videozvanos es pavadīju astoņas līdz dažkārt pat 12 stundas dienā. Es esmu absolūti laimīgs un pateicīgs, ka videozvanos pavadu tikai divas stundas dienā. Jo tas mani nenogurdina. Bet, ja man būtu jāpavada vairāk, jā, noteikti. Es sēdētu pie vakariņu galda, un man ausis un vaigi kļūtu sarkani. Mana sieva man jautātu, ak, ko tu šodien darīji? Un man parasti jāatbild, ka man nav ne jausmas.

Es vienkārši visu laiku pavadīju video zvanos. Es priecājos, ka tā vairs nav.

Vēlāk es jums jautāšu, kā jums izdevās to tik krasi samazināt, runājot tikai par stundu skaitu dienā vai nedēļā. Kad mums ir, piemēram, šīs sanāksmes, un es domāju, ka tas jau ir kā atslēga, lai samazinātu šo stundu skaitu, ko jūs pavadāt dienā video sanāksmēs. Par ko jūs rūpējaties, pirms sākat sanāksmi vai pirms ieejat sanāksmē videozvansē, vai, iespējams, kā jūs vispār sagatavojaties vai izlemjat, vai jūs veiksiet videozvanu, vai, iespējams, jums ir cits risinājums, lai kaut ko atrisinātu?

Jā, tas noteikti ir labs jautājums. Atskatoties atpakaļ, es zinu, kāpēc man agrāk bija tik daudz videozvanu, jo, kad cilvēkiem rodas problēmas, pirmais nodoms ir tāds, ka mums ir vajadzīga tikšanās. Tā vietā, lai apsēstos un mēģinātu saprast, kāda tieši ir problēma un kādi jautājumi viņiem ir saistībā ar šo problēmu. Parasti cilvēki to nedara. Viņi vienkārši pieprasa tikšanos vai arī izveido e-pasta vēstuli, kuras kopijā iekļauj, piemēram, 10 cilvēkus, tikai tāpēc, lai visi būtu informēti.

Bet tas tikai rada troksni. Tas rada troksni, stresu, lielāku komunikācijas slodzi. Un, ja paskatās uz lielāko daļu sanāksmju, sanāksmes rezultāts ir tikai vēl viena sanāksme, jo joprojām viss nav skaidrs. Tāpēc, kad es pievienojos sanāksmei, es rūpējos par to, lai vispirms es patiešām varētu dot kādu ieguldījumu, kādu vērtību šai sanāksmei. Lai saprastu, vai es to varu izdarīt, man ir vajadzīga darba kārtība. Ja man nav darba kārtības, es atsakos no tikšanās.

Un darba kārtībai jābūt tādai, lai tajā būtu jautājumi. Jo tieši tāpēc mums ir vajadzīga sanāksme. Ja kāds vienkārši uzraksta uzaicinājumu kalendārā un mums ir jārunā par jebko. Es to nedaru, jo runāšana varētu būt nodoms, lai cilvēciskā līmenī saistītos ar cilvēkiem, tad mēs varam runāt, ja jūs vēlaties tikties ar mani. Darīsim to vakarā, dzersim alu, socializēsimies, vienkārši runāsimies. Tas ir pilnīgi labi. Bet vienkārši tikties, lai par kaut ko runātu, tas ir nepareizs nodoms.

Jūs vēlaties tikties ar skaidru mērķi, lai atrisinātu konkrētu problēmu vai saņemtu atbildes uz konkrētiem jautājumiem. Un, lai sasniegtu šo mērķi, jums ir jāsagatavo jautājumi. Un tad labā lieta ir tā, un tas ir veids, kā padarīt šo tiltu, kā es samazinu savas sanāksmes, - kad kāds uzraksta jautājumus darba kārtībā, es varu vienkārši atbildēt uz šiem jautājumiem. Vai nu es nosūtu video ziņu, vai balss ziņu, vai arī es nosūtu atbildi Slack. Šāda veida strukturēta saziņa apvienojumā ar asinhrono saziņu, ko atbalsta tehnoloģijas, padara visu sanāksmju kultūru daudz efektīvāku.

Un labi ir arī tas, ka cilvēki ātrāk saņem atbildes. Tāpēc laba sagatavošanās pirms sanāksmes ir ļoti svarīga, lai es varētu tai pievienoties. Un, ja tā ir tikai statusa sanāksme, kurā cilvēki ziņo par stāvokli, to var izdarīt ar asinhrono Check in. Vienkārši sniedzot vai nu var būt Google veidlapa , var būt Microsoft no jebkura veida foruma, kur jūs vienkārši jautājat par KPI un svarīgiem faktiem. Un tad jūs varat izlemt, vai joprojām vēlaties rīkot tikšanos un runāt par šiem faktiem.

Lielākajā daļā sanāksmju notiek tā, ka cilvēki nāk pilnīgi nesagatavoti. Un tā ir laika izšķiešana.

Jā, tas ir diezgan sliktākais. Un es to atceros no mūsu pašu pagātnes, piemēram, pirms pāris gadiem, tas bija tas pats, piemēram, es gribu ar jums tikties si Es vienkārši rezervēju tikšanos savā kalendārā un lūdzu jūs, un, iespējams, jūs piekritīsiet, ja jums būs brīvs laiks. Laika gaitā ir mainījies, un es redzu, ka tagad, ja es patiešām vēlos ar jums tikties, es apsēžos un vispirms pārdomāju darba kārtību, pierakstu jautājumus un, iespējams, pirms došanās uz tikšanos es jau pirms tam esmu atbildējis uz saviem jautājumiem, jo esmu veltījis laiku, lai noskaidrotu, par ko es vēlos ar jums runāt.

Un, iespējams, man tas arī nav nepieciešams, vai arī mēs, kā jūs tikko minējāt, mēs to darām asinhroni, ātri atbildot uz šiem jautājumiem Slack kanālā vai kur tas ir piemērots, vai nekur citur, vai ne.

Tieši tā. Un tikai iedomājieties, kādu ietekmi tas atstāj uz visu organizāciju, jo tā ir jūsu pieredze, tā ir realitāte. Ja jūs apsēžaties un patiešām mēģināt iegūt skaidrību par to, kas ir jūsu jautājums, jūsu smadzenes sāk meklēt atbildi. Un ļoti bieži jūs saņemat atbildi uzreiz, kad pierakstāt savu jautājumu. Un tas var samazināt tik daudz tikšanos, ja jūs vienkārši piespiedīsiet cilvēkus vispirms padomāt par saviem jautājumiem, kas viņiem ir radušies. Un, ja viņi nevar atrast risinājumu, pilnīgi OK, lai rīkotu sanāksmi.

Bet nav OK rīkot sanāksmi tāpēc, ka esat pārāk slinks, lai padomātu, kāda ir jūsu problēma. Tā nav cieņa pret manu laiku.

Ziniet, es domāju, ka tas ir atslēgas vārds, piemēram, cienīt laiku vienam pret otru, pareizi. Un, kad jūs tiekaties, darīt lietas pareizi, nevis vienkārši sēdēt vienā un tajā pašā sanāksmju telpā vai vienā un tajā pašā palielinājuma telpā un diskutēt par tēmu X Y. Pilnīgi tam piekrītu. Kā jūs pats nosakāt savas robežas attiecībā uz tikšanās ilgumu vai sanāksmes ilgumu? Droši vien visbiežāk var atrast sanāksmes, kas ilgst divas stundas, divarpus stundas, maratona sanāksmes, kurās cilvēki atrodas vienā telpā, bet kā jūs pārvaldāt savas sanāksmes un grafikus?

Pēdējo reizi, šķiet, tas bija pirms diviem mēnešiem. Un es gribu teikt, ka jūs arī esat daļa no lielas virtuālās komandas. Mums ir vairāk nekā 130 vai 150 ārštata darbinieku sešdesmit septiņās valstīs. Un pirms trim vai četriem mēnešiem man bija tikšanās, kas patiesībā ilga vairāk nekā četras stundas, bet tā nebija saistīta ar darbu. Tā bija vienkārši, lai sanāktu kopā. Un tad cilvēki pēkšņi sāka kopā dzert alu un tā tālāk. Tas bija virtuāla ballīte, vai ne?

Tā bija tikšanās, kas, manuprāt, ilga četras ar pusi stundas. Bet lietišķās sanāksmes es cenšos aizņemt ne vairāk kā stundu. Es nekad nepievienojos sanāksmei, kas ir ilgāka par stundu. Es saņemu ielūgumus uz tikšanās reizēm, kas ilgst trīs stundas, un vēl sliktāk - trīs stundas ar sešiem cilvēkiem. Tas liecina par to, ka neviens īsti neuzņemas atbildību par šo tēmu. Jo, ja viens cilvēks pārņem īpašumtiesības uz tēmu, šis cilvēks var kaut ko sagatavot. Šī persona var sākt izteikt priekšlikumus un strādāt pie tēmas, un pēc tam konkrēti uzrunāt cilvēkus, kuriem būtu jāsniedz ieguldījums un jāpiedalās tēmas izstrādē, un pēc tam rīkot tikai 30 minūšu sanāksmi, lai visi varētu to redzēt un prezentēt visiem, un viņi varētu saņemt dzīvu atgriezenisko saiti.

Bet, ja visi, ja cilvēki ir sanāksmē divas stundas, tas nozīmē tikai to, ka neviens neņem Īpašumtiesības un tā būs tikai bla, bla, bla sanāksme bez rezultāta. Tātad, jā, sagatavojiet sanāksmes. Tad lai viens cilvēks uzņemas atbildību par tēmu, uzdodot cilvēkiem, kuriem būtu jāsniedz ieguldījums, konkrētus jautājumus, un tad rīkojiet 30 līdz maksimāli 60 minūšu sanāksmi, lai tikai pabeigtu lietas. Un es pilnīgi piekrītu, ka tad, ja jums ir sarežģītas lietas, kur ir vajadzīgi dažādi eksperti ar dažādām zināšanām, lai no dažādiem aspektiem dotu savu ieguldījumu risinājuma izstrādē, tad to ir vieglāk izdarīt dzīvā sarunā, jo tas ir vienkārši ātrāk.

Bet tas nenozīmē, ka jebkura veida darbam ir nepieciešama tikšanās klātienē, jebkura veida problēmai ir nepieciešama tikšanās klātienē. Tas noteikti nav nepieciešams.

Ziniet, un, iespējams, ja jums ir sarežģīti jautājumi, par kuriem ir jārunā klātienē, tas varētu būt risinājums, kas ļautu sadalīt šīs sanāksmes mazākos gabaliņos, un jums nebūtu šo maratona sanāksmju ar desmitiem cilvēku vienā telpā, un tas nebūtu rezultāts. Es domāju, ka pat reālās fiziskās pasaules sanāksmēs, ja jums ir tādas sanāksmes, kad 20 cilvēki ir vienā telpā, tas nav tā, ka visi strādā un tajā laikā patiešām efektīvi un paveic lietas. Drīzāk ir tā, ka es tur esmu un vēroju, kas notiek.

Bet tas mani noved pie nākamā jautājuma, kādas sanāksmes jums vajadzētu apmeklēt un, iespējams, kad ir laiks atstāt sanāksmi.

Jā, man prātā ir palicis Elona Maska komentārs, ka viņš saka, ka tad, kad šeit notiek sanāksme, viņš tajā piedalās un neko labu neredz, viņš vienkārši pamet sanāksmi. Es nezinu, kā viņš to tehniski risina, bet es gribu iet uz to.

Jā. Tad tas ir kopā. Tātad, kurām sanāksmēm es pievienojos. Es jau teicu, ja redzu jautājumus, darba kārtību un jūtu, ka varu dot savu ieguldījumu, es labprāt pievienojos. Ja es redzu sanāksmi, kurā ir uzaicināti cilvēki, bet nav darba kārtības, es tai nepievienojos. Bet cik ilgi es palieku sanāksmē, es noteikti pēc 15 minūtēm pajautāju, vai es kādam esmu vajadzīgs, ja es nekad neko neveicinu, un tad es aizeju. Es domāju, ir pat iespējams, ka jūs sanāksmi ierakstāt, lai es vēlāk varētu to vēlreiz noskatīties, ja tā ir tiešsaistē.

Taču lielākajā daļā sanāksmju svarīgs ir tikai rezultāts. Tāpēc es domāju, ka tik daudziem cilvēkiem nav nepieciešams pievienoties sanāksmei, ja tie, kuriem patiešām ir jāpievienojas sanāksmei, strādā pie konkrēta rezultāta, ko var nodot citiem cilvēkiem, kuriem šis rezultāts ir nepieciešams. Taču tas nenozīmē, ka sanāksmē jāpiedalās visiem. Runa ir tikai par strukturētu un precīzu saziņu, nevis garu, bla, bla, bla, bla, bez nodoma radīt kādu risinājumu.

Es domāju, ka tas attiecas arī uz to, ka daudzi vadītāji vai īpašnieki, iespējams, uzskata, ka šāda veida sanāksmes ir kaut kas aizstājošs, lai redzētu, ko dara viņu darbinieki vai kolēģi, ko jūs uz to atbildētu? Piemēram, kontroles pārcelšanu no reālās fiziskās pasaules uz virtuālo pasauli.

Par to es nekad neesmu domājis. Bet es to dzirdēju diezgan bieži. Un es tam pilnīgi piekrītu, jo laikā, kad visi strādāja birojā, tipiskais vadības stils, staigājot apkārt, bija stils, ko izmantoja lielākā daļa vadītāju. Vienkārši pārbaudot, labi, cilvēks sēž uz galda un raksta datorā, ir jābūt produktīvam. Bet tā ir muļķība. Tas nenozīmē, ka, ja kāds sēž pie datora un kaut ko drukā, tas nozīmē, ka šī persona veic darbu, un tas arī nenozīmē, ka tas ir efektīvi vai produktīvi.

Tāpēc tas noteikti nav rādītājs, pēc kura vajadzētu mērīt progresu un efektivitāti pēc rezultātiem, labi, pēc rezultātiem, ko cilvēks rada. Bet es piekrītu, jā, ka vairums vadītāju ir pieraduši kontrolēt savu lietu vadību, staigājot apkārt. Es domāju, ka viņiem ir kontroles trūkuma sajūta, kad viņi sāka strādāt attālināti, un tāpēc viņi tika iesaistīti daudzās videokonferencēs. Tātad jā, tas varētu būt nodoms kontrolēt to, ko cilvēki dara, un apmierināt vajadzību pēc kontroles. Jo daudz kontroles ir ļoti slikta sajūta, īpaši vadītājiem, ja jūs esat atbildīgs un atbildīgs par komandu, un tagad pēkšņi jūs sēžat mājās un brīnāties: labi, ko visi dara?

Vai jūs kaut ko darāt? Es esmu atbildīgs par visu. Ja viņi neveic darbu, tad man ir jālauza galva. Tāpēc, jā, tāpēc es domāju, ka viņi to kompensē. Un es domāju, ka tagad mēs to redzam. Es domāju, ka daudzi pielāgojas citam vadības stilam, nevis vadīt pēc pieejamības, ka pasaule pāriet uz vadīšanu pēc rezultātiem, un tad ir nepieciešams mazāk sanāksmju.

Jā, un, pat ja jūs joprojām esat kontroles tipa cilvēks, jums patiešām vajadzētu apsvērt, ka šīs garās sanāksmes, kurās jūs joprojām cenšaties panākt apmeklējuma līmeni, kas tiek mērīts pēc apmeklējuma, nevis pēc rezultātiem, jūs patiešām stresējat savus kolēģus vai darba devējus, jo šīs garās sanāksmes virtuālajā sanāksmē ir patiešām fiziski acīm un prātam stresainas, jo tas ir kaut kas nedabisks. Tāpēc, ziniet, jums tiešām vajadzētu censties noturēt to vajadzīgajā līmenī un paveikt lietas, nevis vienkārši sēdēt un skatīties, ko dara jūsu kolēģi vai darbinieki, vai padotie.

Jā, tur ir pat ļoti interesants ieskats, ko jums sniedz tikšanos skaits. Jo sanāksmju skaitu var uzskatīt par rādītāju tam, cik daudz skaidrības trūkst jūsu organizācijā. Un cik neefektīvi viss darbojas. Jo, ja viss būtu skaidrs, ja visiem būtu nepieciešams, ja visi zinātu, kas viņiem jādara vai, vēl svarīgāk, kādiem rezultātiem viņi strādā, tad sanāksmes nebūtu nepieciešamas. Tāpēc, ja jūs sēžat sapulcēs astoņas stundas dienā, es domāju, ka labāks ieguldījums ir neapmeklēt sapulces, bet analizēt, kur visa šī skaidrība ir palikusi ceļā, kur cilvēkiem pietrūkst šīs skaidrības un ko jūs varat darīt, lai nodrošinātu lielāku skaidrību.

Un parasti tas nonāk pie pirmās svarīgās lietas. Iegūstiet skaidru lomu aprakstu, lai cilvēki zinātu, pamatojoties uz rezultātiem, kuru sasniegšanai viņiem jāstrādā, pamatojoties uz viņu atbildību un pienākumiem, un tad nodrošiniet skaidrību par lomu. Tā ir svarīga vadības daļa. Tas ir jūsu vadības sistēmas kodols, ka pastāv skaidras lomas un ka katra loma ir saskaņota ar komandas mērķi, kas ir saskaņots ar uzņēmuma mērķi. Kad jūs nodrošināsiet šo skaidrību, es domāju, visa organizācija varēs strādāt efektīvāk.

Un, pats galvenais, visa komanda un atsevišķi komandas locekļi var strādāt daudz patstāvīgāk, pašnoteikti, un tas ir sākums, lai veidotu pašvadošas komandas. Bet bez skaidrības nav drošas vadības komandas. Vienmēr ir nepieciešams vadītājs, kas norāda citiem uzņēmuma darbiniekiem, kas viņiem jādara. Un tas vadītājam rada vislielāko stresu, jo bez vadītāja, kas norāda cilvēkiem, kas jādara, neviens neko nedara. Manuprāt, sapulces ir labs spogulis tam, cik efektīvi strādā jūsu organizācija un kur jūs varat uzlabot efektivitāti, ieviešot lielāku skaidrību.

Jā, es tam pilnībā piekrītu. Es domāju, ka mēs šodien šo tēmu aplūkojām diezgan labi, par dažām ļoti interesantām atziņām, piemēram, par to, kā mēs varam būt labāk organizēti vai tiešsaistes sanāksmju struktūras un iegūt vairāk no šīm sanāksmēm, kad mēs tiekamies klātienē un virtuālajā vidē. Liels paldies, ka veltījāt mums laiku. Uz tikšanos nākamnedēļ ar jaunu tēmu un jauniem jautājumiem.

Jā, liels paldies. Uz tikšanos nākamreiz. Uzmanību un mazāk tikšanos.

Vēlos pateikties Manuelam par to, ka viņš šodien pievienojās mums šajā jautājumu un atbilžu sesijā un dalījās savās atziņās par šo ļoti aktuālo tēmu. Es guvu dažas jaunas idejas par to, kā izvairīties no sanāksmju noguruma. Kādi ir iemesli, kas var izraisīt šādu nogurumu un tiešsaistes sanāksmes, un iespējamie veidi, kā no tā izvairīties. Es ļoti ceru, ka arī jūs varēsiet gūt kādu jaunu perspektīvu. Ja vēlaties uzzināt vairāk par to, kā jebkurā laikā paplašināt savu biznesu un padarīt darbu labāku.

Apmeklējiet FlashHub.io/start, lai saņemtu bezmaksas piekļuvi mācību biznesam. Šajā bezmaksas apmācībā uzzināsiet, kā jūs varat veidot, attīstīt un paplašināt savu biznesu, izmantojot virtuālās komandas un globālos ārštata darbiniekus. Virtuālo robežu varat abonēt Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube vai jebkurā citā vietā, kur atrodams podkāsts. Un, kamēr esat tur, varat atstāt mums atsauksmi. Lūdzu, atbalstiet mūs un Pateron, lai mēs varētu turpināt uzlabot raidījumu un jūsu pieredzi.

Virtuālās robežas komandas vārdā vēlos pateikties jums par klausīšanos. Līdz nākamajai epizodei turpiniet jaunu robežu izpēti.