Witam i zapraszam na Virtual Frontier, podcast o wirtualnych zespołach tworzony przez wirtualny zespół. Disclaimer, wszystkie nasze wywiady są przeprowadzane wirtualnie, jestem Daniel, wasz gospodarz i jestem częścią zespołu tutaj w Virtual Frontier. Dzisiejszym tematem naszej sesji Q&A jest to, jak uniknąć zmęczenia Zoomem. Wielu z nas spędziło ostatnie kilka miesięcy, ogromną ilość czasu na rozmowach wideo online i jest to bardzo męczące. Nawet Eric Yuan, CEO Zoom, przyznał, że po roku intensywnego korzystania z własnego narzędzia czuje się czasem zmęczony.

Co zatem można z tym zrobić? Jakiego rodzaju kultury spotkań i ustawień potrzebujemy, aby uniknąć tego zmęczenia i czy naprawdę potrzebujemy tych wszystkich maratonów spotkań? Dowiedzmy się tego w naszej drugiej sesji pytań i odpowiedzi. Jeśli lubisz pokazywać subskrybuj na YouTube, recenzja na naszym podcaście, śledź nas na Spotify, Stitcher, Amazon muzyki lub innej platformy lubisz do podcastów lub linki można znaleźć poniżej w opisie. Więc bez dalszych ceregieli, zanurzmy się w drugim morzu lub sesji Q&A na Virtual Frontier.

Miłej rozmowy.

Witaj Manuel. Dziękuję Ci bardzo za przyłączenie się do naszej drugiej rundy pytań i odpowiedzi na Wirtualnej Granicy. Bardzo się cieszę, że znów jesteś z nami. Dzisiaj chcę porozmawiać z Tobą o interesującym, pilnym i coraz częściej poruszanym temacie zmęczenia Zoomem, z którym boryka się obecnie tak wiele osób, zmęczonych wieloma spotkaniami wideo i przeskakiwaniem z jednego spotkania na drugie. I chcę porozmawiać z Tobą trochę o tym, jak sobie z tym poradzić i jakie są możliwe rozwiązania, aby nie być w połączeniach wideo może cały czas lub jak zarządzać tych połączeń wideo i spotkań synchronicznych, jeśli masz je w pierwszej kolejności.

A więc, pierwsze pytanie, ile godzin spędziłeś w zeszłym tygodniu na spotkaniach wideo, Manuel?

Tak. Cześć, dobrze mieć cię tutaj. Podekscytowany tym tematem, ponieważ widzę, że wiele osób jest zaniepokojonych zwiększeniem czasu komunikacji i wyczerpującymi połączeniami wideo. Ile czasu spędziłem w zeszłym tygodniu na rozmowach wideo. Powiedziałbym, że dwie godziny dziennie, więc w sumie 10 godzin, tak.

Czy czułeś się zmęczony po dziesięciu godzinach?

Nie, mam na myśli, że dwie godziny dziennie są całkowicie w porządku. Pochodzę z czasów, kiedy spędzałem od ośmiu do czasami 12 godzin dziennie na rozmowach wideo. Jestem absolutnie szczęśliwy i wdzięczny, że spędzam tylko dwie godziny dziennie na rozmowach wideo. Ponieważ to nie sprawia, że jestem zmęczony. Ale gdybym musiał spędzić więcej, to tak, zdecydowanie. Siedziałbym przy biurku z obiadem, a moje uszy i policzki stałyby się czerwone. Moja żona zapyta mnie, och, co dzisiaj robiłeś?

A ja zazwyczaj będę musiał odpowiedzieć, że nie mam pojęcia. Po prostu spędziłem cały swój czas na rozmowach wideo. Cieszę się, że już tak nie jest.

Zapytam później, jak udało ci się to tak drastycznie zredukować, mówiąc tylko o ilości godzin dziennie czy tygodniowo. Kiedy mamy, jak te spotkania, i myślę, że to jest już jakby klucz do tego, żeby zmniejszyć tą ilość godzin, które spędzasz dziennie na spotkaniach wideo. O co dbasz przed rozpoczęciem spotkania lub przed wejściem na spotkanie w rozmowie wideo, lub prawdopodobnie jak się przygotować w pierwszej kolejności lub zdecydować, czy masz zamiar zrobić połączenie wideo lub prawdopodobnie mają inne rozwiązanie, aby uzyskać coś rozwiązany?

Tak, to zdecydowanie dobre pytanie. Kiedy patrzę wstecz, dlaczego miałem tak wiele rozmów wideo w przeszłości, to dlatego, że wiesz, kiedy ludzie mają problem, pierwszą intencją jest to, że potrzebujemy spotkania. Zamiast usiąść i spróbować zrozumieć, na czym dokładnie polega problem i jakie mają pytania związane z tym problemem. Zazwyczaj ludzie tego nie robią. Po prostu proszą o spotkanie lub tworzą maila z 10 osobami w kopii, aby wszyscy byli poinformowani. Ale to tylko tworzy hałas.

To tworzy hałas, to tworzy stres, to tworzy więcej obciążenia komunikacyjnego. A jeśli spojrzysz na większość spotkań, rezultatem spotkania jest po prostu kolejne spotkanie, ponieważ nadal sprawy nie są jasne. Więc to, na co zwracam uwagę, kiedy dołączam do spotkania, to to, że najpierw mogę naprawdę coś wnieść, jakąś wartość do tego spotkania. Aby zrozumieć, czy mogę to zrobić, potrzebuję agendy. Jeśli nie mam agendy, odrzucam spotkanie. A agenda powinna być taka, żeby były w niej pytania.

Bo właśnie po to potrzebne jest spotkanie. Jeśli ktoś po prostu wpisuje w kalendarzu zaproszenie i musimy porozmawiać o czymkolwiek. Nie robię tego, ponieważ rozmowa może być intencją, aby połączyć się na poziomie ludzkim z ludźmi, wtedy możemy porozmawiać, jeśli chcesz się ze mną spotkać. Zróbmy to wieczorem, wypijmy piwo, spotkajmy się, po prostu porozmawiajmy. To jest całkowicie w porządku. Ale organizowanie spotkania tylko po to, aby o czymś porozmawiać, to niewłaściwa intencja. Chcesz mieć spotkanie z jasnym celem, aby rozwiązać konkretny problem lub uzyskać odpowiedzi na konkretne pytania.

Aby osiągnąć ten cel, musisz przygotować swoje pytania. A dobrą rzeczą jest to, że kiedy ktoś napisze pytania w agendzie, mogę po prostu odpowiedzieć na te pytania. Albo wysyłam wiadomość wideo, albo wiadomość głosową, albo wysyłam odpowiedź w Slacku. Ten rodzaj ustrukturyzowanej komunikacji w połączeniu z komunikacją asynchroniczną, która jest wspierana przez technologię, sprawia, że cała kultura spotkań jest dużo bardziej efektywna. A dobrą rzeczą jest to, że ludzie szybciej otrzymują swoje odpowiedzi. Dlatego dobre przygotowanie przed spotkaniem jest dla mnie kluczowe, aby do niego dołączyć.

A jeśli jest to tylko spotkanie statusowe, gdzie ludzie raportują status, możesz to zrobić za pomocą asynchronicznego Check in. Może to być formularz Google, może to być Microsoft z dowolnego forum, gdzie po prostu pytasz o KPI i fakty, które mają znaczenie. A potem możesz zdecydować, czy nadal chcesz mieć spotkanie i prowadzić rozmowę wokół tych faktów. Na większość spotkań ludzie przychodzą kompletnie nieprzygotowani. I to jest strata czasu.

Tak, to jest dość najgorsze. I mogę sobie przypomnieć, że z naszej własnej przeszłości, jak kilka lat temu, to było to samo, jak, chcę mieć spotkanie z tobą si po prostu zarezerwować spotkanie w moim kalendarzu i poprosił cię, i prawdopodobnie powiedziałby tak, jeśli to był wolny czas dla Ciebie. I co się zmieniło w czasie, widzę, że teraz, jeśli naprawdę chcę się z tobą spotkać, siadam i najpierw myślę o agendzie, pisząc pytania i prawdopodobnie zanim pójdę na spotkanie, już odpowiedziałem na własne pytania przed tym, bo wziąłem czas, aby uzyskać jasność, co chcę z tobą porozmawiać.

I prawdopodobnie nie muszę, lub jak już wspomniałeś, robimy to asynchronicznie, odpowiadając na te pytania szybko na kanale Slack lub gdziekolwiek jest to odpowiednie, prawda.

Dokładnie. I tylko wyobraź sobie, jaki to ma wpływ na całą organizację, ponieważ to, czego doświadczasz, jest rzeczywistością. Jeśli usiądziesz i naprawdę spróbujesz uzyskać jasność, co jest twoim pytaniem, twój mózg zacznie znajdować odpowiedź. I bardzo często dostajesz odpowiedź natychmiast, kiedy zapiszesz swoje pytanie. I to może zmniejszyć tak wiele spotkań, jeśli po prostu zmusić ludzi, aby najpierw pomyśleć o swoich pytaniach, które mają. A jeśli nie mogą znaleźć rozwiązania, całkowicie w porządku, aby mieć spotkanie.

Ale to nie jest OK, aby mieć spotkanie, ponieważ jesteś zbyt leniwy, aby myśleć o tym, co jest twój problem. To nie jest szacunek dla mojego czasu.

Wiesz, myślę, że to jest kluczowe słowo, jak mieć szacunek dla czasu dla siebie nawzajem, prawda. I kiedy się spotykacie, załatwiacie sprawy we właściwy sposób, a nie tylko siedzicie w tej samej sali konferencyjnej lub w tym samym pokoju Zoom i dyskutujecie na temat X Y. Całkowicie się z tym zgadzam. W jaki sposób ustalasz swoje własne granice, jeśli chodzi o długość spotkania lub czas trwania spotkania? Prawdopodobnie najczęściej można znaleźć spotkania, które trwają dwie godziny, dwie i pół godziny, spotkania maratońskie, gdzie ludzie są w tym samym pokoju, ale jak zarządzasz swoimi własnymi spotkaniami i harmonogramami?

To znaczy, ostatnio chyba dwa miesiące temu. I mam na myśli, że jesteś częścią dużego wirtualnego zespołu. Mamy z ponad 130 lub 150 freelancerów w sześćdziesięciu siedmiu krajach. I trzy lub cztery miesiące temu, to miałem spotkanie, które wystąpi do faktycznie ponad cztery godziny, ale to nie było związane z pracą. To było po prostu spotkać się razem. I wtedy ludzie zaczęli nagle pić razem piwo, i tak dalej. To była wirtualna impreza, prawda? To było spotkanie, które trwało, myślę, że cztery i pół godziny.

Ale spotkania biznesowe, staram się maksymalnie godzinę. Nigdy nie dołączam do spotkania, które jest dłuższe niż godzina. Dostaję zaproszenia na spotkania, które trwają trzy godziny, a co gorsza, trzy godziny z sześcioma osobami. To pokazuje, że nikt tak naprawdę nie przejmuje odpowiedzialności za temat. Bo jeśli jedna osoba przejmie odpowiedzialność za temat, to może coś przygotować. Ta osoba może zacząć zgłaszać sugestie i pracować nad tematem, a następnie dotrzeć do osób, które powinny wnieść swój wkład i przyczynić się do realizacji tematu, a następnie odbyć 30-minutowe spotkanie, aby wszyscy mogli go zobaczyć i przedstawić go wszystkim, aby uzyskać informacje zwrotne na żywo.

Ale jeśli wszyscy ludzie są na spotkaniu przez dwie godziny, oznacza to tylko, że nikt nie bierze Własności i będzie to po prostu bla, bla, bla spotkanie bez rezultatu. Więc, tak, przygotowane spotkania. Następnie jedna osoba przejmuje własność nad tematem, zadaje ludziom, którzy powinni wnieść wkład w konkretne pytania, a następnie ma 30 do maksymalnie 60 minut spotkania tylko po to, aby sfinalizować rzeczy. I całkowicie zgadzam się, że kiedy masz złożone rzeczy, gdzie potrzebujesz różnych ekspertów z różnym doświadczeniem, aby wnieść wkład z różnych punktów widzenia do rozwiązania, wtedy łatwiej jest to zrobić w rozmowie na żywo, ponieważ jest to po prostu szybsze.

Ale to nie znaczy, że do każdego rodzaju pracy potrzebujesz spotkania na żywo, do każdego rodzaju problemu potrzebujesz spotkania na żywo. To zdecydowanie nie jest konieczne.

Wiesz, i prawdopodobnie, jeśli masz tego rodzaju złożonych kwestii, które trzeba mówić na żywo, może być rozwiązaniem, które można uzyskać podzielone te spotkania i w mniejszych kawałkach i nie masz tych spotkań maraton z dziesiątkami ludzi w jednym pokoju i nie być wynik. Myślę, że nawet w prawdziwym świecie fizycznym spotkań, jeśli masz jak te spotkania, gdy 20 osób jest w jednym pokoju, to nie jest to, że każdy pracuje i w czasie naprawdę wydajne i coraz rzeczy zrobić.

To jest bardziej jak ja tam jestem i obserwuję, co się dzieje. Ale to prowadzi mnie do mojego następnego pytania, jakie rodzaje spotkań należy uczestniczyć i prawdopodobnie, kiedy jest czas, aby opuścić spotkanie.

Tak, mam na myśli komentarz Elona Muska, który mówi, że kiedy odbywa się tutaj spotkanie, on w nim uczestniczy i nie widzi nic dobrego, to po prostu wychodzi ze spotkania. Nie wiem, jak on sobie z tym radzi technicznie, ale właśnie w tym kierunku chcę iść.

Tak. W takim razie to wszystko. Więc do jakich spotkań się przyłączam. Mówiłem już, że jeśli widzę pytania, agendę i czuję, że mogę wnieść swój wkład, to chętnie się przyłączę. Jeśli zobaczę spotkanie, na które zaproszeni są ludzie, a nie ma żadnej agendy, nie dołączę do niego. Ale jak długo zostanę na spotkaniu, zdecydowanie po 15 minutach, zapytam, czy ktoś mnie potrzebuje, jeśli nic nie wniosę i wtedy wychodzę. To znaczy, jest nawet możliwe, że nagrywasz spotkanie, więc mogę je później obejrzeć, jeśli jest online.

Ale w większości spotkań liczy się tylko wynik. Myślę więc, że nie tak wiele osób musi dołączyć do spotkania, jeśli ci, którzy naprawdę muszą dołączyć do spotkania, pracują nad konkretnym wynikiem, który może być przekazany innym ludziom, którzy potrzebują tego wyniku. Nie oznacza to jednak, że każdy musi uczestniczyć w spotkaniu. Chodzi po prostu o uporządkowaną i precyzyjną komunikację zamiast długich, bla, bla, bla, bez zamiaru stworzenia rozwiązania dla czegoś.

Myślę, że to również idzie do kwestii, że wielu liderów lub właścicieli są prawdopodobnie zobaczyć tego rodzaju spotkań jako niektóre zastępstwo, aby zobaczyć, co ich pracownicy lub współpracownicy robią, co byś odpowiedział na to? Jak biorąc kontrolę z prawdziwego świata fizycznego do świata wirtualnego.

Nigdy się nad tym nie zastanawiałem. Ale słyszałem to dość często. I absolutnie się z tym zgadzam, ponieważ kiedy wszyscy pracowali w biurze, typowe zarządzanie przez chodzenie było stylem, który stosowała większość liderów. Po prostu sprawdzanie, OK, osoba siedzi na biurku i pisze na swoim komputerze, musi być produktywna. Ale to jest bzdura. To znaczy, to nie znaczy, że jeśli ktoś siedzi przed komputerem i pisze coś na klawiaturze, to ta osoba wykonuje pracę i nie znaczy też, że jest to efektywne czy wydajne.

Więc to zdecydowanie nie jest wskaźnik, który powinien być mierzony postępem i efektywnością poprzez wyniki, OK poprzez wyniki, które dana osoba tworzy. Ale zgadzam się, tak, że większość menedżerów jest przyzwyczajona do kontrolowania swoich rzeczy poprzez zarządzanie, poprzez chodzenie dookoła. Myślę, że mieli poczucie braku kontroli, kiedy zaczęli pracować zdalnie i dlatego byli zaangażowani w wiele rozmów wideo. Więc tak, to może być zamiar kontrolowania tego, co ludzie robią i zaspokojenia potrzeby kontroli. Ponieważ brak kontroli jest naprawdę złym uczuciem, szczególnie dla menedżerów, jeśli jesteś odpowiedzialny za zespół, a teraz nagle siedzisz w domu i zastanawiasz się, co wszyscy robią?

Czy ty coś robisz? Jestem odpowiedzialny za wszystko. Jeśli oni nie wykonują pracy, to moja głowa się kręci. Więc, tak, dlatego myślę, że to rekompensują. I myślę, że teraz to widzimy. Myślę, że wielu dostosowuje się do innego stylu przywództwa, zamiast prowadzić przez dostępność, że świat przesuwa się w kierunku prowadzenia przez wyniki, a wtedy mniej spotkań jest koniecznych.

Prawo, a nawet jeśli jesteś jak typ kontroli jeszcze, naprawdę należy rozważyć, że te długie spotkania, gdzie nadal starają się uzyskać ten poziom frekwencji mierzone przez frekwencję, a nie z wynikami, naprawdę są stresujące swoich współpracowników lub pracodawców, ponieważ te długie spotkania w wirtualnym spotkaniu są naprawdę jak dla fizycznie dla oka i dla umysłu jak stresujące, ponieważ jest to coś nienaturalnego. Więc wiesz, naprawdę należy spróbować utrzymać go na niezbędnym poziomie i coraz rzeczy zrobić, a nie tylko siedzieć i patrzeć, co twoi współpracownicy lub pracownicy lub podwładni robią.

Tak, nie jest nawet bardzo ciekawy wgląd, że ilość spotkań dać,. Ponieważ możesz zobaczyć ilość spotkań jako wskaźnik tego, jak bardzo brakuje jasności w twojej organizacji. I jak nieefektywne wszystko działa. Bo gdyby wszystko było jasne, jeśli każdy potrzebuje, jeśli każdy wie, co musi zrobić, a nawet ważniejsze, dla których wyniki pracują, nie byłoby spotkań konieczne. Więc jeśli siedzisz na spotkaniach osiem godzin dziennie, myślę, że lepiej zainwestować nie w spotkania, ale przeanalizować, gdzie ta jasność jest pozostawiona na drodze, gdzie ludziom brakuje tej jasności i co można zrobić, aby zapewnić większą jasność.

I zazwyczaj sprowadza się to do pierwszej ważnej rzeczy. Uzyskanie jasnego opisu roli, tak aby ludzie wiedzieli, w oparciu o wyniki, dla których powinni pracować, w oparciu o ich odpowiedzialność i obowiązki, a następnie zapewnienie jasności roli. To jest ważna część przywództwa. To jest sedno systemu przywództwa, że istnieją jasne role i że każda rola jest dostosowana do celu zespołu, który jest dostosowany do celu biznesowego. Kiedy zapewnisz tę jasność, myślę, że cała organizacja może pracować bardziej efektywnie.

A co najważniejsze, cały zespół i poszczególni jego członkowie mogą pracować znacznie bardziej niezależnie, samodzielnie, a to jest początek budowania samozarządzających się zespołów. Ale bez jasności nie ma bezpiecznie zarządzających zespołów. Zawsze potrzebny jest menedżer, który mówi innym ludziom w firmie, co powinni robić. I to jest najbardziej stresujące dla menedżera, ponieważ bez menedżera mówiącego ludziom, co mają robić, nikt nic nie robi. Myślę, że spotkania są dobrym zwierciadłem tego, jak efektywnie działa Twoja organizacja i gdzie możesz poprawić efektywność dzięki większej jasności.

Tak, całkowicie się z tym zgadzam. Myślę, że pokryliśmy ten temat na dzisiaj, całkiem dobrze na kilka bardzo ciekawych spostrzeżeń, jeden o tym, jak możemy być zorganizowani lepiej lub struktur spotkań online i uzyskanie więcej z tych spotkań, kiedy spotykamy się osobiście i w środowisku wirtualnym. Dziękuję bardzo za poświęcony czas. I do zobaczenia w przyszłym tygodniu z nowym tematem i nowe pytania.

Tak, dziękuję bardzo. Do zobaczenia następnym razem. Trzymajcie się i miejcie mniej spotkań.

Chcę podziękować Manuelowi za przyłączenie się do nas w tej sesji Q&A i podzielenie się swoimi spostrzeżeniami na ten bardzo aktualny temat. Mam kilka nowych pomysłów na to, jak uniknąć zmęczenia spotkaniami. Jakie są powody, które mogą powodować takie zmęczenie i spotkania online oraz możliwe drogi wyjścia z tego. Mam szczerą nadzieję, że i Tobie uda się zdobyć nowe perspektywy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak skalować swój biznes w dowolnym momencie i sprawić, by praca była lepsza.

Odwiedź FlashHub.io/start, aby uzyskać bezpłatny dostęp do biznesu szkolenia. Dowiedz się w tym bezpłatnym szkoleniu, jak możesz budować, rozwijać i skalować swój biznes z Virtual Teams i globalnymi freelancerami. Możesz subskrybować Virtual Frontier na Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube lub gdziekolwiek indziej, gdzie można znaleźć podcast. A skoro już tam jesteś, możesz zostawić nam recenzję. Prosimy o wsparcie dla nas i Paterona, abyśmy mogli nadal ulepszać nasz program i wasze doświadczenia.

W imieniu całego zespołu Virtual Frontier dziękuję Wam za słuchanie. Do następnego odcinka, odkrywajcie nowe granice.