Dobrý deň, vitajte na Virtual Frontier, podcaste o virtuálnych tímoch, ktorý vytvoril virtuálny tím. Odmietam zodpovednosť, všetky naše rozhovory sú vedené virtuálne, som Daniel, váš hostiteľ a som súčasťou tímu tu vo Virtual Frontier. Dnešnou témou našej relácie otázok a odpovedí je, ako sa vyhnúť únave zo Zoomu. Mnohí z nás strávili posledných pár mesiacov obrovské množstvo času v Online videohovoroch a to veľmi unavuje. Dokonca aj Eric Yuan, generálny riaditeľ spoločnosti Zoom, priznal, že po roku intenzívneho používania vlastného nástroja sa občas cíti unavený.

Čo by sa s tým teda dalo robiť? Akú kultúru a nastavenie stretnutí potrebujeme, aby sme sa vyhli tejto únave zo stretnutí, a naozaj potrebujeme všetky tieto maratónske stretnutia? Zistíme to v našom druhom stretnutí s otázkami a odpoveďami. Ak radi ukazujete prihláste sa na YouTube, recenziu na našom podcaste, sledujte nás na Spotify, Stitcher, Amazon music alebo akejkoľvek inej platforme, ktorú máte radi pre podcast, alebo odkazy nájdete nižšie v popise. Takže bez ďalších zbytočných rečí sa poďme ponoriť do druhého mora alebo relácie otázok a odpovedí na Virtual Frontier.

Užite si rozhovor.

Ahoj Manuel. Ďakujem, že ste sa dnes pripojili k nášmu druhému kolu otázok a odpovedí tu na Virtual Frontier. Som veľmi rád, že ste sa opäť stretli. Dnes sa s vami chcem porozprávať o zaujímavej a naliehavej a čoraz častejšej téme o únave zo Zoomu, s ktorou sa práve teraz stretáva toľko ľudí, ktorí sú jednoducho unavení z množstva video stretnutí a skáču z jedného stretnutia na druhé. A chcem sa s vami trochu porozprávať o tom, ako to zvládnuť a aké sú možné riešenia, aby ste nemuseli byť vo videohovoroch možno stále, alebo ako zvládnuť tie videohovory a synchrónne stretnutia, ak ich vôbec máte.

Takže, prvá otázka, koľko hodín ste minulý týždeň strávili na videokonferenciách, Manuel?

Áno. Ahoj, som rád, že si tu. Táto téma ma nadchla, pretože vidím, že mnohí ľudia sa obávajú predlžovania času komunikácie a vyčerpávajúcich videohovorov. Koľko času som minulý týždeň strávil videohovormi. Povedal by som, že dve hodiny denne, takže celkovo 10 hodín, áno.

Cítili ste sa po desiatich hodinách unavení?

Nie, myslím, že dve hodiny denne sú úplne v poriadku. Pochádzam z obdobia, keď som videohovory viedol osem až niekedy dvanásť hodín denne. Som absolútne šťastný a vďačný, že vo videohovoroch trávim len dve hodiny denne. Pretože to ma neunavuje. Ale keby som mal stráviť viac, tak určite áno. Sedel by som pri stole pri večeri a moje uši a líca by boli červené. Manželka sa ma opýta, aha, čo si dnes robil? A ja zvyčajne musím povedať, že nemám tušenie.

Celý čas som jednoducho strávil videohovormi. Som rád, že to už nie je také.

Neskôr sa vás opýtam, ako sa vám to podarilo tak drasticky znížiť, len hovorím o počte hodín denne alebo týždenne. Keď máme, ako tie stretnutia, a myslím si, že to je už ako kľúč k zníženiu tohto množstva hodín, ktoré strávite denne na video stretnutiach. O čo sa staráte pred začatím stretnutia alebo pred vstupom do stretnutia vo videohovore, alebo asi ako sa v prvom rade pripravujete alebo rozhodujete, či budete robiť videohovor, alebo asi máte iné riešenie, ako niečo vyriešiť?

Áno, to je určite dobrá otázka. Keď sa pozriem späť, prečo som v minulosti mal toľko videohovorov, je to, že keď majú ľudia problém, prvý zámer je, že potrebujeme stretnutie. Namiesto toho, aby sme si sadli a snažili sa pochopiť, čo presne je problém a aké otázky majú v súvislosti s problémom. Zvyčajne to ľudia nerobia. Jednoducho požiadajú o stretnutie alebo vytvoria e-mail, ktorý má v kópii napríklad 10 ľudí, len aby boli všetci informovaní. Ale to len vytvára šum.

To vytvára hluk, to vytvára stres, to vytvára väčšiu komunikačnú záťaž. A ak sa pozriete na väčšinu stretnutí, výsledkom stretnutia je len ďalšie stretnutie, pretože stále nie sú veci jasné. Takže to, na čo dbám, keď sa pripájam na stretnutie, je, aby som najprv mohol naozaj niečím prispieť, nejakou hodnotou k tomuto stretnutiu. Aby som pochopil, či to môžem urobiť, potrebujem program. Ak nemám program, stretnutie odmietam. A program by mal byť taký, aby v ňom boli otázky.

Pretože práve preto potrebujeme stretnutie. Ak niekto len napíše do kalendára pozvánku a potrebujeme sa porozprávať o čomkoľvek. To nerobím, pretože rozprávanie môže byť zámerom, aby sme sa s ľuďmi spojili na ľudskej úrovni, potom sa môžeme porozprávať, ak sa chcete so mnou stretnúť. Urobíme to večer, vypijeme pivo, socializujeme sa, jednoducho sa porozprávame. To je úplne v poriadku. Ale len tak sa stretnúť, aby sme sa o niečom porozprávali, to je zlý zámer. Chcete mať stretnutie s jasným cieľom, aby ste vyriešili konkrétny problém alebo dostali odpovede na konkrétne otázky.

A aby ste tento účel mali, musíte si pripraviť otázky. A potom je dobré, a to je spôsob, ako urobiť tento mostík, ako som zredukoval svoje stretnutia, že keď niekto napíše otázky do programu, môžem na tieto otázky jednoducho odpovedať. Buď pošlem videozáznam alebo hlasovú správu, alebo pošlem odpoveď v Slacku. Tento typ štruktúrovanej komunikácie v kombinácii s asynchrónnou komunikáciou, ktorá je podporovaná technológiami, robí celú kultúru stretnutí oveľa efektívnejšou. A dobré je, že ľudia dostávajú odpovede rýchlejšie.

Takže mať dobrú prípravu pred stretnutím je pre mňa kľúčové, aby som sa mohol zapojiť. A ak ide len o stretnutie, na ktorom ľudia hlásia stav, môžete to urobiť pomocou asynchrónneho Check in. Jednoducho poskytnúť buď môže byť formulár Google , môže byť Microsoft z akéhokoľvek druhu fóra, kde sa jednoducho opýtate na KPI a fakty, ktoré sú dôležité. A potom sa môžete rozhodnúť, či ešte chcete zorganizovať stretnutie a viesť rozhovor okolo týchto faktov. Na väčšine stretnutí sa stáva, že ľudia prichádzajú úplne nepripravení.

A to je strata času.

Áno, to je to najhoršie. A pamätám si to aj z našej minulosti, napríklad pred pár rokmi, bolo to rovnaké, ako keď som si chcel s tebou dohodnúť stretnutie, jednoducho som si ho zarezervoval v kalendári a požiadal ťa oň, a pravdepodobne by si súhlasil, keby si mal voľný čas. A čo sa za ten čas zmenilo, vidím, že práve teraz, ak sa s vami chcem naozaj stretnúť, sadnem si a najprv si premyslím program, napíšem si otázky a pravdepodobne predtým, ako idem na stretnutie, som si už predtým odpovedal na svoje vlastné otázky, pretože som si dal čas na to, aby som si ujasnil, o čom sa s vami chcem rozprávať.

A pravdepodobne ani nemusím, alebo my, ako ste práve spomenuli, to robíme asynchrónne tak, že rýchlo odpovedáme na tie otázky v kanáli Slack alebo kdekoľvek, kde sa to hodí, že.

Presne tak. A len si predstavte, aký to má vplyv na celú organizáciu, pretože to, čo zažívate, je realita. Ak si sadnete a naozaj sa pokúsite ujasniť si, čo je vaša otázka, váš mozog začne hľadať odpoveď. A veľmi často dostanete odpoveď okamžite, keď si svoju otázku napíšete. A to môže skrátiť toľko stretnutí, ak jednoducho prinútite ľudí, aby sa najprv zamysleli nad svojimi otázkami, ktoré majú. A ak nedokážu nájsť riešenie, úplne v poriadku, aby sa uskutočnilo stretnutie.

Ale nie je v poriadku mať stretnutie, pretože ste príliš leniví premýšľať o tom, čo je váš problém. To nie je úctivé voči môjmu času.

Viete, myslím, že toto je kľúčové slovo, ako rešpektovanie času pre toho druhého, správne. A keď sa stretávate, aby ste robili veci správnym spôsobom, a nie len sedeli v tej istej zasadačke alebo v tej istej miestnosti Zoom a diskutovali o téme X Y. Úplne s tým súhlasím. Ako si sami určujete hranice, pokiaľ ide o dĺžku stretnutia alebo trvanie stretnutia? Asi najčastejšie sa stretnutia konajú dve hodiny, dve a pol hodiny, maratónske stretnutia, na ktorých sú ľudia v jednej miestnosti, ale ako riadite svoje vlastné stretnutia a rozvrhy?

Myslím, že naposledy to bolo pred dvoma mesiacmi. A myslím, že ste tiež súčasťou veľkého virtuálneho tímu. Máme viac ako 130 alebo 150 externých pracovníkov v šesťdesiatich siedmich krajinách. A pred tromi alebo štyrmi mesiacmi som mal stretnutie, ktoré by sa vyskytlo vlastne viac ako štyri hodiny, ale nesúviselo to s prácou. Bolo to len preto, aby sme sa stretli. A potom ľudia zrazu začali akoby spolu piť pivo a tak ďalej. Teda, to bola virtuálna párty, nie?

Bolo to stretnutie, ktoré trvalo, myslím, štyri a pol hodiny. Ale obchodné stretnutia sa snažím organizovať maximálne hodinu. Nikdy sa nezapájam do stretnutia, ktoré je dlhšie ako hodinu. Dostávam pozvánky na stretnutia, ktoré trvajú tri hodiny, a ešte horšie, tri hodiny so šiestimi ľuďmi. Svedčí to o tom, že nikto si tému neosvojí. Pretože ak jedna osoba prevezme vlastníctvo nad témou, táto osoba môže niečo pripraviť. Táto osoba môže začať navrhovať a pracovať na téme a potom sa dostať konkrétne k ľuďom, ktorí by mali poskytnúť vstupy a prispieť k téme, a potom mať len 30-minútové stretnutie, aby to všetci videli a mohli to všetkým prezentovať a mohli získať živú spätnú väzbu.

Ale ak sú všetci ak ľudia na stretnutí dve hodiny, znamená to len to, že nikto neprevezme Vlastníctvo a bude to len bla, bla, bla stretnutie bez výsledku. Takže áno, pripravené stretnutia. Potom majte jednu osobu, ktorá prevezme vlastníctvo nad témou, položí ľuďom, ktorí by mali prispieť, konkrétne otázky a potom má tak 30 až maximálne 60-minútové stretnutie len na dokončenie vecí. A úplne súhlasím s tým, že keď máte zložité veci, kde potrebujete, aby rôzni odborníci s rôznymi odbornými znalosťami prispeli z rôznych uhlov k riešeniu, potom je jednoduchšie urobiť to v živom rozhovore, pretože je to jednoducho rýchlejšie.

Ale to neznamená, že na akúkoľvek prácu potrebujete živé stretnutie, na akýkoľvek problém potrebujete živé stretnutie. To rozhodne nie je potrebné.

Viete, a pravdepodobne ak máte takéto zložité problémy, o ktorých potrebujete hovoriť naživo, mohlo by to byť riešenie, ktoré by vám pomohlo rozdeliť tieto stretnutia na menšie časti a nemuseli by ste mať tieto maratónske stretnutia s desiatkami ľudí v jednej miestnosti a nemali by ste výsledok. Myslím si, že aj na stretnutiach v reálnom fyzickom svete, ak máte ako tie stretnutia, keď je 20 ľudí v jednej miestnosti, nie je to tak, že všetci pracujú a v tom čase sú naozaj efektívni a robia veci.

Je to skôr tak, že som tam a sledujem, čo sa deje. Ale to ma privádza k mojej ďalšej otázke, na akých stretnutiach by ste sa mali zúčastňovať a kedy je asi čas stretnutie opustiť.

Áno, mám na mysli komentár Elona Muska, ktorý hovorí, že keď sa tu koná stretnutie, on je na ňom a nevidí nič dobré, jednoducho zo stretnutia odíde. Neviem, ako to technicky rieši, ale práve tam chcem ísť.

Áno. To je potom celkom. Takže na ktoré stretnutia sa pripojím. Už som povedal, že ak uvidím otázky, program a budem mať pocit, že k tomu môžem prispieť, rád sa pridám. Ak vidím stretnutie, na ktoré sú pozvaní ľudia a nie je tam žiadny program, nepripojím sa k nemu. Ale ako dlho by som na stretnutí zostal, určite po 15 minútach, spýtam sa, či ma niekto potrebuje, ak nikdy ničím neprispejem, a potom odídem.

Teda, je dokonca možné, že si stretnutie nahráte, aby som si ho mohol neskôr pozrieť znova, ak je online. Ale na väčšine stretnutí je dôležitý len výsledok. Preto si myslím, že sa na stretnutie nemusí pripojiť toľko ľudí, ak tí, ktorí sa na stretnutie naozaj musia pripojiť, pracujú na konkrétnom výsledku, ktorý sa dá odovzdať ďalším ľuďom, ktorí tento výsledok potrebujú. To však neznamená, že sa stretnutia musí zúčastniť každý. Ide len o štruktúrovanú a presnú komunikáciu namiesto dlhého bla, bla, bla, bla bez zámeru vytvoriť pre niečo riešenie.

Myslím, že to súvisí aj s tým, že mnohí vedúci pracovníci alebo majitelia pravdepodobne vnímajú tento druh stretnutí ako určitú náhradu za to, aby videli, čo robia ich zamestnanci alebo spolupracovníci, čo by ste na to odpovedali? Ako keby ste preniesli kontrolu z reálneho fyzického sveta do virtuálneho sveta.

Nad tým som nikdy nepremýšľal. Ale počul som to dosť často. A absolútne s tým súhlasím, pretože keď všetci pracovali v kancelárii, typickým štýlom, ktorý uplatňovala väčšina lídrov, bolo riadenie chôdzou. Len kontrola, dobre, človek sedí na stole a píše do počítača, musí byť produktívny. Ale to je blbosť. Teda, neznamená to, že ak niekto sedí pred počítačom a niečo píše, že tento človek vykonáva prácu, a ani to neznamená, že je to efektívne alebo účinné.

Takže to jednoznačne nie je ukazovateľ, ktorým by ste mali merať pokrok a efektívnosť podľa výsledkov, OK podľa výsledkov, ktoré človek vytvára. Ale súhlasím, áno, že väčšina manažérov je zvyknutá kontrolovať svoje veci riadením, chodením okolo. Myslím, že keď začali pracovať na diaľku, mali pocit nedostatočnej kontroly, a preto sa zúčastňovali mnohých videohovorov. Takže áno, mohol to byť zámer kontrolovať, čo ľudia robia, a uspokojiť potrebu kontroly. Pretože veľa kontroly je naozaj zlý pocit, najmä pre manažérov, ak ste zodpovední a zodpovedáte za tím a teraz zrazu sedíte doma a rozmýšľate, dobre, čo všetci robia?

Robíte niečo vy? Som zodpovedný za všetko. Ak nerobia prácu, tak sa mi krúti hlava. Takže áno, preto si myslím, že to kompenzujú. A myslím si, že teraz to vidíme. Myslím si, že mnohí sa prispôsobujú inému štýlu vedenia namiesto toho, aby viedli podľa dostupnosti, že svet sa posúva k vedeniu podľa výsledkov a potom je potrebných menej stretnutí.

Správne, a aj keď ste stále kontrolný typ, naozaj by ste mali zvážiť, že tie dlhé stretnutia, na ktorých sa stále snažíte dosiahnuť úroveň účasti meranú skôr účasťou ako výsledkami, naozaj stresujú vašich spolupracovníkov alebo zamestnávateľov, pretože tieto dlhé stretnutia vo virtuálnom stretnutí sú naozaj ako pre fyzické oko a pre myseľ ako stresujúce, pretože je to niečo neprirodzené. Takže, viete, naozaj by ste sa mali snažiť udržať to na potrebnej úrovni a robiť veci, a nie len sedieť a sledovať, čo robia vaši spolupracovníci alebo zamestnanci alebo podriadení.

Áno, je tu dokonca veľmi zaujímavý pohľad na to, že množstvo stretnutí vám dáva,. Pretože množstvo schôdzí môžete považovať za ukazovateľ toho, koľko jasnosti vo vašej organizácii chýba. A ako neefektívne všetko funguje. Pretože ak by bolo všetko jasné, ak by každý potreboval, ak by každý vedel, čo má robiť, alebo ešte dôležitejšie, pre aké výsledky pracuje, žiadne stretnutia by neboli potrebné. Takže ak sedíte na stretnutiach osem hodín denne, myslím si, že je lepšou investíciou nechodiť na stretnutia, ale analyzovať, kde všetka tá prehľadnosť zostala na ceste, kde ľuďom táto prehľadnosť chýba a čo môžete urobiť, aby ste zabezpečili väčšiu prehľadnosť.

A zvyčajne sa to zúži na prvú dôležitú vec. Získajte jasný opis úloh, aby ľudia vedeli na základe výsledkov, pre ktoré by mali pracovať, na základe svojej zodpovednosti a povinností, a potom poskytnite jasnosť úlohy. Toto je dôležitá súčasť vedenia. To je jadro vášho systému vedenia, aby existovali jasné úlohy a aby každá úloha bola v súlade s cieľom tímu, ktorý je v súlade s cieľom podniku. Keď zabezpečíte túto jasnosť, myslím, že celá organizácia môže pracovať efektívnejšie.

A čo je najdôležitejšie, celý tím a jednotliví členovia tímu môžu pracovať oveľa nezávislejšie, samostatnejšie, a to je začiatok budovania samosprávnych tímov. Bez jasnosti však neexistujú bezpečne riadiace tímy. Vždy potrebujete manažéra, ktorý ostatným ľuďom vo firme hovorí, čo majú robiť. A to je pre manažéra najviac stresujúce, pretože bez toho, aby manažér povedal ľuďom, čo majú robiť, nikto nič nerobí. Myslím si, že porady sú dobrým zrkadlom toho, ako efektívne funguje vaša organizácia a kde môžete zvýšiť efektivitu väčšou zrozumiteľnosťou.

Áno, s tým úplne súhlasím. Myslím, že sme sa dnes venovali tejto téme, celkom dobre sme sa venovali niektorým veľmi zaujímavým poznatkom, napríklad o tom, ako môžeme byť lepšie organizovaní alebo o štruktúrach online stretnutí a ako z týchto stretnutí získať viac, keď sa stretávame osobne a vo virtuálnom prostredí. Ďakujem vám, že ste si našli čas. A vidíme sa na budúci týždeň s novou témou a novými otázkami.

Áno, ďakujem veľmi pekne. Uvidíme sa nabudúce. Dávajte na seba pozor a majte menej stretnutí.

Chcel by som Manuelovi poďakovať, že sa k nám dnes pripojil v rámci tejto relácie otázok a odpovedí a podelil sa s nami o svoje postrehy na túto veľmi aktuálnu tému. Získal som niekoľko nových nápadov, ako sa vyhnúť únave zo stretnutí. Aké sú dôvody, ktoré môžu spôsobiť takúto únavu a Online stretnutia a možné spôsoby, ako z nej von. Pevne dúfam, že aj vy ste mohli získať nejaké nové pohľady. Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako kedykoľvek rozšíriť svoje podnikanie a zlepšiť prácu.

Navštívte stránku FlashHub.io/start a získajte bezplatný prístup k školeniam o podnikaní. Na tomto bezplatnom školení sa dozviete, ako môžete budovať, rozvíjať a škálovať svoje podnikanie pomocou virtuálnych tímov a globálnych freelancerov. Virtuálnu hranicu si môžete predplatiť na Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube alebo kdekoľvek inde, kde nájdete podcast. A keď už tam budete, môžete nám zanechať hodnotenie. Podporte nás a spoločnosť Pateron, aby sme mohli pokračovať v zlepšovaní relácie a vašich skúseností.

V mene tímu tu vo Virtual Frontier vám chcem poďakovať za počúvanie. Takže do ďalšej epizódy pokračujte v objavovaní nových hraníc.