Hej och välkommen till Virtual Frontier, podcasten om virtuella team som skapats av ett virtuellt team. Ansvarsfriskrivning, alla våra intervjuer genomförs virtuellt, jag är Daniel din värd och jag är en del av teamet här på Virtual Frontier. Dagens ämne för vår frågestund är hur man undviker Zoomtrötthet. Många av oss har tillbringat de senaste månaderna, en enorm mängd tid i Online videosamtal och detta av mycket tröttande. Till och med Eric Yuan, Zooms vd, har erkänt att han ibland känner sig trött efter ett års intensiv användning av sitt eget verktyg.

Vad kan man då göra åt saken? Vilken typ av möteskultur och inställning behöver vi för att undvika denna möteströtthet och behöver vi verkligen alla dessa maratonmöten? Det ska vi ta reda på i vår andra frågestund. Om du gillar att visa prenumerera på YouTube, recenserade på vår podcast, följ oss på Spotify, Stitcher, Amazon music eller någon annan plattform du gillar för podcasting eller länkar hittar du nedan i beskrivningen. Så utan vidare, låt oss dyka in i det andra havet eller frågestunden på Virtual Frontier.

Njut av samtalet.

Hej Manuel. Tack så mycket för att du är med oss idag i vår andra frågestund här på Virtual Frontier. Jag är mycket glad att ha dig här igen. Idag vill jag prata med dig om ett intressant och brådskande och ökande ämne om Zoom-utmattning som så många människor konfronteras med just nu, att bli trötta på en massa videomöten och att hoppa från ett möte till ett annat. Jag vill tala lite om hur man hanterar detta och vilka möjliga lösningar som finns för att slippa videosamtal hela tiden eller hur man hanterar dessa videosamtal och synkronmöten om man har dem överhuvudtaget.

Första frågan: Hur många timmar tillbringade du förra veckan i videomöten, Manuel?

Ja. Hej, trevligt att ha dig här. Jag är glad över det här ämnet eftersom jag ser att många människor oroar sig för att öka kommunikationstiden och utmattande videosamtal. Hur mycket tid spenderade jag förra veckan på videosamtal. Jag skulle säga två timmar per dag, så totalt 10 timmar, ja.

Kände du dig trött efter tio timmar?

Nej, jag menar, två timmar per dag är helt okej. Jag kommer från en tid då jag var åtta till ibland tolv timmar per dag i videosamtal. Jag är absolut glad och tacksam över att jag bara tillbringar två timmar per dag i videosamtal. För det gör mig inte trött. Men om jag hade varit tvungen att tillbringa mer tid, ja, definitivt. Jag skulle sitta vid middagsbordet och mina öron och kinder blir röda. Min fru kommer att fråga mig: Åh, vad har du gjort i dag?

Och jag måste vanligtvis svara att jag inte har någon aning. Jag ägnade hela tiden åt videosamtal. Jag är glad att det inte längre är så här.

Jag kommer att fråga dig senare hur du lyckades minska detta så drastiskt, bara genom att tala om antalet timmar per dag eller vecka. När vi har dessa möten, och jag tror att detta redan är en nyckel till att minska antalet timmar som du spenderar per dag i videomöten. Vad gör du innan du börjar ett möte eller innan du går in i ett möte i ett videosamtal, eller hur förbereder du dig i första hand eller bestämmer om du ska genomföra ett videosamtal eller om du har en annan lösning för att lösa något?

Ja, det är definitivt en bra fråga. När jag ser tillbaka på varför jag hade så många videosamtal tidigare är det för att, du vet, när folk har ett problem är den första avsikten att vi behöver ett möte. Istället för att sätta sig ner och försöka förstå exakt vad problemet är och vilka frågor de har i samband med problemet. Typiskt sett gör människor inte det. De ber bara om ett möte eller skapar ett e-postmeddelande med tio personer i kopian för att hålla alla informerade.

Men det skapar bara oväsen. Det skapar oväsen, det skapar stress, det skapar mer kommunikationsbelastning. Och om man tittar på de flesta möten är resultatet av ett möte bara ett nytt möte eftersom saker och ting fortfarande inte är klara. Så när jag deltar i ett möte är det viktigt att jag först och främst kan bidra med något, något värdefullt till mötet. För att förstå om jag kan göra det behöver jag en dagordning. Om jag inte har någon dagordning avböjer jag mötet.

Och dagordningen bör vara utformad så att den innehåller frågor. För det är därför vi behöver ett möte. Om någon bara skriver in en inbjudan i kalendern och säger att vi behöver prata om vad som helst. Det gör jag inte, eftersom det kan vara en avsikt att prata för att få kontakt med människor på en mänsklig nivå, då kan vi prata om du vill träffa mig. Låt oss göra det på kvällen, dricka öl, umgås, bara prata. Det är helt okej.

Men att bara ha ett möte för att prata om något är fel avsikt. Du vill ha ett möte med ett tydligt syfte för att lösa ett specifikt problem eller för att få svar på specifika frågor. Och för att ha detta syfte måste du förbereda dina frågor. Och sedan är det bra, och det är så här man gör den här överbryggningen hur jag reducerar mina möten, att när någon skriver frågorna i dagordningen kan jag helt enkelt besvara dessa frågor. Antingen skickar jag ett videomeddelande eller ett röstmeddelande eller så skickar jag svaret i Slack.

Den här typen av strukturerad kommunikation, i kombination med asynkron kommunikation som stöds av teknik, gör hela möteskulturen mycket effektivare. Och det som är bra är att folk får sina svar snabbare. Så att ha en bra förberedelse före ett möte är avgörande för att jag ska kunna vara med. Och om det bara är ett statusmöte där folk rapporterar en status kan du göra detta med en asynkron incheckning. Det kan antingen vara ett Google-formulär eller Microsoft från vilket forum som helst där du helt enkelt frågar efter KPI:er och fakta som är viktiga.

Sedan kan du bestämma om du fortfarande vill ha ett möte och föra en konversation kring dessa fakta. Det som händer på de flesta möten är att folk kommer helt oförberedda. Och det är slöseri med tid.

Ja, det är det värsta som finns. Och jag minns det från vårt eget förflutna, som för några år sedan, det var samma sak som: "Jag vill ha ett möte med dig, jag bokade ett möte i min kalender och frågade dig, och du skulle förmodligen säga ja, om det var en ledig tid för dig". Det som har förändrats med tiden är att jag kan se att om jag nu verkligen vill ha ett möte med dig, sätter jag mig ner och tänker först på agendan, skriver ner frågorna och innan jag går till mötet har jag förmodligen redan besvarat mina egna frågor innan dess, eftersom jag har tagit mig tid att få klarhet i vad jag vill prata med dig om.

Och förmodligen behöver jag inte göra det, eller så gör vi det asynkront genom att svara på frågorna snabbt i en Slack-kanal eller varhelst det passar, eller hur?

Exakt. Och föreställ er bara vilken effekt detta har på en hel organisation, för det är vad ni upplever som är verkligheten. Om du sätter dig ner och verkligen försöker få klarhet i vad din fråga är, börjar din hjärna att hitta ett svar. Och väldigt ofta får du svaret omedelbart när du skriver ner din fråga. Detta kan minska antalet möten om man helt enkelt tvingar människor att först tänka på sina frågor. Och om de inte kan hitta lösningen är det helt okej att ha ett möte.

Men det är inte okej att ha ett möte för att du är för lat för att tänka på ditt problem. Det är inte respektfullt för min tid.

Du vet, jag tror att detta är nyckelordet, att ha respekt för tiden för varandra, eller hur? Och när man träffas får man saker och ting gjorda på rätt sätt och inte bara sitter i samma mötesrum eller i samma zoomrum och diskuterar ett ämne X Y. Jag håller helt med om det. Hur sätter du dina egna gränser när det gäller längden på ett möte eller mötets längd? Förmodligen kan man oftast hitta möten som är två timmar, två och en halv timme, maratonmöten där människor är i samma rum, men hur hanterar du dina egna möten och scheman?

Jag menar, det senaste var för två månader sedan. Du är också en del av ett stort virtuellt team. Vi har över 130 eller 150 frilansare i sextiosju länder. För tre eller fyra månader sedan hade jag ett möte som skulle ta över fyra timmar, men det hade inget med arbetet att göra. Det var bara för att träffas. Sedan började folk plötsligt dricka öl tillsammans och så vidare. Jag menar, det var en virtuell fest, eller hur? Det var ett möte som tog, tror jag, fyra och en halv timme.

Men affärsmöten försöker jag ta högst en timme. Jag deltar aldrig i ett möte som är längre än en timme. Jag får inbjudningar till möten som tar tre timmar och ännu värre, tre timmar med sex personer. Det visar att ingen verkligen tar ansvar för ämnet. För om en person tar över ansvaret för ämnet kan denna person förbereda något. Den här personen kan börja komma med förslag och arbeta med ämnet och sedan specifikt ta fram personer som ska ge input och bidra till ämnet och sedan hålla ett 30-minuters möte så att alla kan se det och presentera det för alla och få feedback direkt.

Men om alla sitter på ett möte i två timmar betyder det bara att ingen tar ägarskap och att det bara blir ett bla, bla, bla, bla-möte utan resultat. Så, ja, förberedda möten. En person tar över ansvaret för ämnet, ställer specifika frågor till de personer som ska bidra och har sedan ett möte på 30 till högst 60 minuter för att slutföra saker och ting. Och jag håller helt med om att när du har komplexa saker där du behöver olika experter med olika expertis som bidrar från olika vinklar till en lösning, är det lättare att göra detta i en direktsänd konversation eftersom det helt enkelt går snabbare.

Men det betyder inte att man för alla typer av arbete behöver ett live-möte, för alla typer av problem behöver man ett live-möte. Det är definitivt inte nödvändigt.

Du vet, och om du har sådana komplexa frågor som du behöver prata i direktsändning, kan det vara en lösning som gör att du kan dela upp mötena i mindre bitar så att du inte behöver ha dessa maratonmöten med dussintals människor i ett rum utan att det blir ett resultat. Jag tror att även i den verkliga fysiska världen, om du har sådana möten med 20 personer i ett rum, är det inte så att alla arbetar och är effektiva och får saker gjorda.

Det är mer som att jag är där och tittar på vad som händer. Men detta för mig till min nästa fråga, vilken typ av möten du bör delta i och förmodligen när det är dags att lämna ett möte.

Ja, jag har bara en kommentar från Elon Musk i åtanke som säger att när det är ett möte här, han är där och han inte ser något bra, lämnar han bara mötet. Jag vet inte hur han hanterar det tekniskt, men det är dit jag vill gå.

Ja. Då är det totalt. Så vilka möten ska jag gå med i? Jag har redan sagt att om jag ser frågorna och dagordningen och känner att jag kan bidra till dem, så deltar jag gärna. Om jag ser ett möte där en person är inbjuden och det inte finns någon dagordning, kommer jag inte att delta. Men hur länge jag skulle stanna kvar på mötet är definitivt efter 15 minuter, jag frågar om någon behöver mig, om jag inte bidrar med något och sedan går jag därifrån.

Jag menar, det är till och med möjligt att ni spelar in mötet så att jag kan se det igen senare om det är online. Men vid de flesta möten är det bara resultatet som är viktigt. Därför tror jag att inte så många behöver delta i mötet om de som verkligen måste delta i mötet arbetar mot ett specifikt resultat som kan överlämnas till andra människor som behöver detta resultat. Men det betyder inte att alla måste delta i mötet. Det handlar bara om strukturerad och exakt kommunikation i stället för långa, bla, bla, bla, bla, utan avsikt att skapa en lösning på något.

Jag tror att detta också handlar om att många ledare eller ägare förmodligen ser den här typen av möten som en ersättning för att se vad deras anställda eller kollegor gör, vad skulle du svara på det? Som att ta kontrollen från den verkliga fysiska världen till den virtuella världen.

Det är något som jag aldrig riktigt har tänkt på. Men jag har hört det ganska ofta. Och jag håller helt med, för när alla arbetade på ett kontor var den typiska ledningen genom att gå runt den stil som de flesta ledarna använde. Att bara kontrollera att personen som sitter vid skrivbordet och skriver i sin dator måste vara produktiv. Men det är skitsnack. Jag menar, det betyder inte att om någon sitter framför en dator och skriver något, så är det inte heller så att den personen utför arbetet, och det betyder inte heller att det är effektivt eller ändamålsenligt.

Så det är helt klart inte en indikator för att mäta framsteg och effektivitet med hjälp av resultat, OK med hjälp av de resultat som personen skapar. Men jag håller med om att de flesta chefer är vana vid att kontrollera sina saker genom ledning, genom att gå runt. Jag tror att de hade en känsla av bristande kontroll när de började arbeta på distans och det var därför de deltog i många videosamtal. Så ja, det kan vara en avsikt att kontrollera vad folk gör och att tillfredsställa behovet av kontroll.

För mycket kontroll är en riktigt dålig känsla, särskilt för chefer, om man är ansvarig och ansvarig för ett team och nu helt plötsligt sitter hemma och undrar: "Okej, vad gör alla? Gör du något? Jag är ansvarig för allt. Om de inte gör sitt arbete är det mitt huvud som rullar. Så, ja, det är därför jag tror att de kompenserar för det. Och jag tror att vi nu ser det. Jag tror att många anpassar sig till en annan ledarstil i stället för att leda genom tillgänglighet, att världen övergår till att leda genom resultat och då behövs färre möten.

Just det, och även om du är en kontrolltyp bör du verkligen tänka på att de långa mötena där du fortfarande försöker få den här närvaron att mätas med närvaro snarare än med resultat, du stressar verkligen dina medarbetare eller arbetsgivare, eftersom dessa långa möten i ett virtuellt möte verkligen är stressande för ögat och sinnet, eftersom det är något onaturligt. Så, du vet, du bör verkligen försöka hålla det på den nödvändiga nivån och få saker gjorda snarare än att bara sitta och titta på vad dina medarbetare eller anställda eller underordnade gör.

Ja, det finns till och med en mycket intressant insikt om att antalet möten ger dig. För du kan se antalet möten som en indikator på hur mycket klarhet som saknas i din organisation. Och hur ineffektivt allting fungerar. För om allt var tydligt, om alla behöver om alla skulle veta vad de måste göra eller ännu viktigare, för vilka resultat de arbetar, skulle inga möten vara nödvändiga. Så om du sitter i möten åtta timmar om dagen tror jag att det är en bättre investering att inte delta i ett möte, utan analysera var all denna klarhet finns kvar på vägen, var människor saknar denna klarhet och vad du kan göra för att ge mer klarhet.

Och oftast handlar det om att den första viktiga saken är. Få en tydlig rollbeskrivning så att folk vet vilka resultat de ska arbeta för, vilket ansvar de ska ha, och sedan ge klarhet i rollen. Detta är en viktig del av ledarskapet. Det är kärnan i ditt ledarskapssystem, att det finns tydliga roller och att varje roll är anpassad till teamets syfte, vilket är anpassat till företagets syfte. När man väl har skapat denna klarhet tror jag att hela organisationen kan arbeta effektivare.

Och viktigast av allt är att hela teamet och de enskilda teammedlemmarna kan arbeta mycket mer självständigt och självbestämmande, och det är början på att bygga upp självstyrande team. Men utan klarhet finns det inga säkra ledningsgrupper. Man behöver alltid en chef som talar om för andra personer i verksamheten vad de ska göra. Och det är mest stressigt för chefen, för utan att chefen talar om för folk vad de ska göra gör ingen någonting. Jag tror att möten är en bra spegel av hur effektiv din organisation är och var du kan förbättra effektiviteten med mer tydlighet.

Ja, jag håller helt med om det. Jag tror att vi täckte det ämnet för idag, ganska bra med några mycket intressanta insikter, en om hur vi kan bli bättre organiserade eller bättre på att organisera mötesstrukturer online och få ut mer av dessa möten när vi träffas personligen och i den virtuella miljön. Tack så mycket för att ni tog er tid. Och vi ses nästa vecka med ett nytt ämne och nya frågor.

Ja, tack så mycket. Vi ses nästa gång. Ta hand om dig och ha färre möten.

Jag vill tacka Manuel för att han är med oss i denna frågestund och delar med sig av sina insikter om detta mycket aktuella ämne. Jag fick några nya idéer om hur man kan undvika möteströtthet. Vilka är orsakerna som kan orsaka sådan trötthet och onlinemöten och möjliga vägar ut ur det. Jag hoppas verkligen att du också kan få några nya perspektiv. Om du vill lära dig mer om hur du kan skala ditt företag när som helst och göra arbetet bättre. Besök FlashHub.

io/start för att få fri tillgång till affärsverksamheten inom utbildning. Lär dig i den här kostnadsfria utbildningen hur du kan bygga, växa och skala ditt företag med virtuella team och globala frilansare. Du kan prenumerera på Virtual Frontier på Apple Podcast, Google Play, Stitcher, Spotify, YouTube eller var podcasten än finns. Och när du ändå är där kan du lämna ett omdöme till oss. Stöd oss och Pateron så att vi kan fortsätta att förbättra programmet och din upplevelse.

På uppdrag av teamet här på Virtual Frontier vill jag tacka dig för att du lyssnar. Så till nästa avsnitt, fortsätt att utforska nya gränser.