Zoom My Notes Test 2026: gute Aufnahme, schwache Transkripte

My Notes ist Zooms Art, Meeting-Notizen für Sie festzuhalten, damit Sie Zoom-Meetings ein kleines bisschen weniger hassen. Angefangen hat es als Zoom AI Companion, aber die heutige Ausbaustufe ist einfacher zu bedienen und läuft plattformübergreifend.

Ich nutze Zoom My Notes seit Monaten und kann nachvollziehen, warum Nutzer bei Zooms standardmäßigem AI Notetaker – dem hauseigenen KI-Meeting-Assistenten – bleiben. Ich verstehe aber genauso gut, warum viele von ihnen nach etwas Besserem für ihre Meetings suchen.

Wenn Sie bei My Notes noch unschlüssig sind, hilft Ihnen meine Erfahrung vielleicht bei der Entscheidung.

Das bekommen Sie mit Zoom My Notes – und das nicht:

Welches Zoom-KI-Produkt ist das eigentlich?

In den letzten Jahren hat Zoom mehrere Produkte für Meeting-Transkripte veröffentlicht. Ich habe Tage im Zoom-Community-Forum verbracht, um die Tools auseinanderzuhalten – hier also eine einfache Übersicht über Zooms Transkriptionswerkzeuge:

Zwei davon transkribieren Ihre Zoom-Meetings, ohne dass My Notes je eingeschaltet sein muss. Das Meeting-Transkript liefert Ihnen eine Zusammenfassung (mit Erlaubnis des Hosts), das Live-Transkript liefert Untertitel.

Dieser Test dreht sich ausschließlich um My Notes.

Was Zoom My Notes richtig macht

My Notes wirkt bislang wie der ausgereifteste Ansatz für einen AI Notetaker von Zoom. Wenn es nicht umbenannt oder eingestellt wird, bleibt es vielleicht sogar lange genug, um eine Gewohnheit darauf aufzubauen.

Nach Wochen im Einsatz sind mir vor allem diese drei Dinge aufgefallen:

1. Ein Notetaker ohne Bot – kein nerviger KI-Teilnehmer im Meeting

My Notes hat keinen Bot. Nichts tritt meinen Meetings bei, und in der Teilnehmerliste taucht nichts als „Biplabs AI Notetaker“ auf.

My Notes nimmt stattdessen über mein eigenes Gerät auf – über mein Mikrofon und den Systemton, und erst nachdem ich diese Berechtigungen erteilt habe. Genau deshalb funktioniert es auch außerhalb von Zoom. Ich habe es in Teams-Meetings, in Google Meet und über den Tisch hinweg in einem Café laufen lassen, und es verhielt sich in allen drei Fällen gleich.

Microsoft-Nutzer suchen genau deshalb nach Copilot-Alternativen für Meeting-Protokolle, denn Copilot ist fest an das Office-Ökosystem gebunden.

Dass eine hauseigene Zoom-Funktion plattformübergreifend arbeitet, ist ungewöhnlich und erfreulich zugleich. Aber der Verzicht auf den Bot hat zwei Seiten – dazu gleich mehr.

2. Ihre Zoom-Notizen sind mehr als nur automatisch erzeugte Notizen

Das Gute an My Notes ist, dass Sie sich tatsächlich einbringen und das Ergebnis verbessern können. Sie können während des Meetings eigene Notizen ergänzen, und My Notes verbindet KI und menschliche Eingaben zu reichhaltigeren, persönlicheren Meeting-Notizen. Wenn Sie Granola also vor allem wegen des Notizblocks nutzen, können Sie My Notes als Granola-Alternative in Betracht ziehen.

Es ist außerdem Teil des Zoom Hub, sodass alles andere im Stack auf Ihre Notizen zugreifen kann. Ich habe Notizen aus einem Kundengespräch in ein Canvas geschoben und hatte wenige Minuten später einen Projektentwurf.

Ich habe ZoomMate außerdem eine ganze Woche voller Notizen übergeben und gefragt, was ich wem zugesagt hatte – die Antwort fiel besser aus, als ich sie selbst formuliert hätte. Notizen wandern in Docs, in den Team Chat und in Workflows, die ganz von selbst anlaufen.

Der Haken, und der ist real: Das Beste davon steckt hinter ZoomMate für rund 20 $ pro Nutzer und Monat.

3. Vorlagen formen das Ergebnis, und die Oberfläche stört nicht

Die Zusammenfassungsvorlagen von My Notes haben mir richtig gut gefallen. Sie bringen Ihre Notizen in die Form, die Sie brauchen – ob Entscheidungen mit Verantwortlichen oder eine schlichte Nachbereitung. Am stärksten ist das, wenn Sie mit mehreren Teams arbeiten, die ihre Dokumentation passend zu ihren Aufgaben formatiert brauchen.

Auch die Oberfläche verdient Anerkennung. Trotz des konzernhaften Auftretens liegt Zooms My Notes genau dort, wo Sie es suchen würden, und das Freitextfeld ist während des Meetings direkt zur Hand. Das Canvas ahmt im Grunde Notion nach – wenn Ihnen andere Office-Tools vertraut sind, werden Ihnen die Notizen gefallen.

Weil es in diesem Test so viel um Konfiguration geht, sei es klar gesagt: Der Teil, den Sie täglich anfassen, ist gut gebaut. Was Vorlagen nicht können, ist die Qualität der Transkripte verbessern, auf denen sie aufsetzen.

My Notes auf einen Blick

Die Schwächen von My Notes: meine ehrliche Erfahrung

My Notes hat viel zu bieten, aber bei der Qualität hat Zoom es noch nicht ganz getroffen. Wenn Sie sich auf Meeting-Protokolle verlassen, um in Sekunden zu entscheiden, wird My Notes Sie auf die Probe stellen.

Das sind die größten Schwachstellen, die mich davon abgehalten haben, My Notes täglich einzusetzen:

1. Das Transkript ist nicht besonders genau – und die Notizen auch nicht

Ich habe ein Gespräch voller Produktnamen und technischer Details durch My Notes laufen lassen. Die Zusammenfassung sah auf den ersten Blick gut aus, aber beim Lesen wurde mir klar, dass ich auf dieser Grundlage falsche Entscheidungen treffen würde.

Aus „Launch“ wurde „loan“, aus „Throwing an error“ wurde „going and later“. Das Wort „assuming“ verschwand, und „Chrome“ ebenfalls – und das ist nun wirklich kein schwieriges Wort.

Mein Favorit: My Notes hat komplett überhört, dass zwei Kunden denselben Namen tragen. Ich hatte ausdrücklich erklärt, woran man die beiden auseinanderhält – und genau das ging unter.

Dann ist da der Stil. My Notes transkribiert eher wörtlich als lesbar, also landen jedes Äh, jedes Hm und jeder Satzabbruch im fertigen Text. Die Zeichensetzung ist beliebig, Sätze laufen ineinander, und am Ende haben Sie etwas, das Sie erst überarbeiten müssen, bevor Sie es irgendwo verwenden können.

Das hängt mit einem weiteren gravierenden Fehler zusammen: My Notes erkennt einzelne Sprecher oft nicht auseinander – selbst in Einzelgesprächen –, was schlicht nervt.

Das ist das Problem mit Zusammenfassungen und Notizen, die obendrauf aufsetzen. Wenn das Transkript darunter falsch ist, entscheiden Sie auf Basis falscher Informationen, und Sie wissen nicht einmal, welche Stellen betroffen sind. Dasselbe Problem hatte ich, als ich Fireflies AI getestet habe – und bei My Notes ist es genauso.

2. Volle Kontrolle haben Sie nur, wenn niemand sonst bezahlt

In einem privaten Konto gehört My Notes Ihnen. In einem Firmenkonto gehört es Ihrem Admin.

Admins können die Funktion für die gesamte Organisation abschalten. Manche haben das bereits getan, und Nutzer in diesen Konten landen über den Reiter „Notes“ im Nichts. Trotz der schönen Oberfläche entkommen Sie den komplexen Konzernrichtlinien nicht, die auf allen Zoom-Produkten lasten.

Selbst wenn alles funktioniert, läuft die Kontrolle nur in eine Richtung. Ein Zoom-Host kann die Teilnehmerliste öffnen, das Notizsymbol neben Ihrem Namen sehen und Ihre Transkription von dort aus stoppen.

Sie haben nur so viel Kontrolle über Ihren Notetaker, wie der Host es zulässt.

3. Das Produkt ändert sich ständig – und Ihre Meetings leiden darunter

Aus Zoom Notes wurde My Notes. AI Companion wurde eingestellt. ZoomMate kam als separate, kostenpflichtige Agentenschicht dazu. Inzwischen müssen Sie vier Workplace-Tarife und zwei KI-Stufen durchdenken, bevor Sie wissen, was Ihnen überhaupt zusteht.

Wenn Ihr Unternehmen My Notes nicht für Sie eingerichtet hat, suchen Sie als Einzelnutzer erst einmal eine ganze Weile.

Damit ist es aber nicht getan. Bei so vielen Änderungen kämpfen Zoom-Nutzer mit verschwundenen Notizen und vergrabenen Einstellungen.

Sehen Sie sich zum Beispiel das Bild oben an. Der Nutzer hatte all das aktiviert und fand die Transkripte trotzdem nicht. Es stellte sich heraus, dass die neu eingeführte Einstellung „Meeting Transcript“ im Web nicht aktiviert war. Die Lösung kam drei Wochen später.

Im Juli fragte ein Nutzer in Zooms eigenem Community-Forum, wo seine Transkripte geblieben seien. Die jüngsten Meetings waren in Ordnung. Alles vor Mai war leer. Er hatte lokal aufgezeichnet, und das hatte immer funktioniert.

Geantwortet hat ihm nur ein anderer Nutzer, der ihm riet, eine Einstellung unter AI Companion zu prüfen – ein Produkt, das Zoom im Juni eingestellt hatte. Das ist das ganze Problem in einer einzigen Antwort. Niemand kann Ihnen bei einem Tool helfen, dessen Oberfläche sich zweimal geändert hat, während Sie es benutzt haben.

Der Satz, der bei mir hängen geblieben ist, stammt vom Verfasser selbst: Er hatte nie Notizen heruntergeladen, weil er Zoom vertraut hat.

Ich habe weiter oben geschrieben, dass My Notes zu einem Werkzeug werden kann, um das Sie Ihre Meeting-Routinen bauen – dafür muss es aber lange genug überleben. Exportieren Sie Ihre Transkripte. Und zwar regelmäßig.

4. Ohne Bot hat zwei Seiten

My Notes funktioniert außerhalb von Zoom, weil es ohne Bot arbeitet, und der eigene Notizblock macht es Granola ähnlich. Genau diese Design-Ähnlichkeit ist jetzt ein Risiko.

Im Juli 2026 wurde Granola vor einem US-Bundesgericht in Kalifornien genau wegen dieses Designs verklagt. Chamberlain v. Granola wirft dem Unternehmen vor, dass die stille Aufnahme auf Geräteebene Menschen mitschneidet, die nie informiert wurden und nie zugestimmt haben – nach dem Abhörrecht des Bundes und Kaliforniens. Das sind Vorwürfe; Granola hat sich inhaltlich noch nicht dazu geäußert.

Granola steht damit nicht allein. Otter und Fireflies wehren sich beide gegen Sammelklagen, die auf derselben Argumentation zur fehlenden Einwilligung beruhen – dazu habe ich in meinen Tests der beiden mehr geschrieben.

Zoom ist an all dem nicht beteiligt. Aber die Argumentation zielt auf die Architektur, nicht auf das Logo. Welches Tool Sie auch nutzen: Sagen Sie den Leuten, dass Sie aufnehmen – denn das Einholen der Einwilligung liegt bei Ihnen, nicht bei der Software.

Was kostet Sie My Notes?

Nichts – und gleichzeitig 20 $ pro Nutzer und Monat, je nachdem, wie weit Sie gehen.

My Notes gehört zu Zoom Workplace: Wenn Sie ohnehin einen Pro-Tarif oder höher bezahlen, haben Sie es bereits. Das ist die ehrliche Antwort – und einer der Pluspunkte von My Notes.

Der Haken sitzt eine Ebene höher. Alles, was mir gefallen hat – Notizen ins Canvas schieben, nachfragen, was ich über eine ganze Woche Meetings hinweg zugesagt hatte –, gehört zu ZoomMate, und das ist ein separates Add-on ab rund 20 $/Monat.

Wenn Sie ZoomMate aber gar nicht nutzen wollen und nur die Notizen brauchen, gibt es My Notes auch in einem Tarif für 10 $/Monat.

Die besten Alternativen zu Zoom My Notes 2026

Wenn Sie die groben Transkripte oder der Admin-Schalter zum Wechseln bewegen: Diese drei lösen jeweils einen anderen Teil des Problems.

Otter, Fireflies und Granola fehlen hier mit Absicht. Alle drei verteidigen sich gegen eine Datenschutzklage, die auf derselben Argumentation beruht, die ich oben beschrieben habe – keines davon löst also das Problem von My Notes.

tl;dv würde ich derzeit ebenfalls auslassen. Das Tool wird in dieser Kategorie oft empfohlen, aber ein Sicherheitsforscher fand eine Lücke, die 181.874 Meeting-Datensätze offenlegte – über mehr als 35.000 Domains hinweg, und die Lücke blieb monatelang unbeantwortet.

Welche My-Notes-Alternative ist für Meetings die beste?

HappyScribe ist meine Empfehlung, und dafür gibt es gute Gründe. Es löst die fünf Punkte, die mich davon abgehalten haben, My Notes täglich zu nutzen – ohne dass Sie auf die Aufnahme ohne Bot verzichten müssen, wegen der Sie es überhaupt erst ausprobiert haben.

Ich habe dasselbe Gespräch durch beide laufen lassen – den Unterschied sehen Sie unten.

• Transkripte, auf die Sie sich verlassen können: Anders als My Notes liefert HappyScribe präzise Texte – mit sauberer Zeichensetzung, Absätzen und Sprecherlabels, die in jeder Umgebung halten. Sie bekommen eine saubere Lesefassung statt jedes Ähs und jedes abgebrochenen Satzes
• Einfach einzurichten, noch einfacher zu starten: Bei HappyScribe anmelden und aufnehmen. Sie hängen nicht in komplexen Admin-Richtlinien oder Hunderten von Schaltern tief in den Einstellungen fest. Nutzen Sie HappyScribe im Web für einen transparenten Bot, unterwegs mit dem Recorder in der Mobile App oder ganz ohne Bot mit der Desktop-App
• 150+ Sprachen – und menschliche Genauigkeit, wenn es darauf ankommt: HappyScribe deckt 150+ Sprachen und Dialekte weltweit ab und liegt damit weit über den 46 Sprachen von Zoom. Sie können jede Datei außerdem an eine von HappyScribe geprüfte Sprachexpertin schicken – für 99 % Genauigkeit bei juristischen Texten oder Forschungsarbeiten – und aus demselben Transkript Untertitel erstellen
• Unbegrenzte Meeting-Protokolle im kostenlosen Tarif: Zoom My Notes bietet kostenlos nur 3 Durchläufe, während der kostenlose Tarif von HappyScribe unbegrenzt viele Meetings abdeckt (jeweils bis zu 45 Minuten), bevor Sie überhaupt etwas bezahlen. Die kostenpflichtigen Tarife starten günstiger und bieten mehr fürs Geld
• Datenspeicherung in der EU: HappyScribe speichert Ihre Dateien in einem Tier-IV-Rechenzentrum in der EU, das PCI DSS und ISO 27001 erfüllt, und Sie können das KI-Training vom ersten Tag an abschalten

Mit HappyScribe bekommen Sie weiterhin die Aufnahme ohne Bot in Zoom, in Microsoft Teams, in Google Meet und vor Ort – dazu einen Notetaker, der automatisch beitritt, für Transparenz und Compliance.

HappyScribe vs. Zoom My Notes

Nehmen Sie My Notes, wenn alle Ihre Meetings in Zoom stattfinden, Ihr Admin die Funktion aktiviert hat und Sie Ihre Notizen ausschließlich in der Zoom-Oberfläche lesen. Bezahlt ist es ohnehin, und die Aufnahme funktioniert.

Wenn Sie präzise Transkripte brauchen, die Sie sofort verwenden können, dazu mehr Sprachen und Notizen, über die Sie selbst bestimmen, deckt HappyScribe mehr an einem Ort ab.