Die 5 besten kostenlosen KI-Meeting-Assistenten [2026]

Kostenlose KI-Meeting-Assistenten haben enorme Fortschritte gemacht. Vor einem Jahr waren Sie froh, ueberhaupt ein brauchbares Transkript zu erhalten. Heute bieten kostenlose Tarife Zusammenfassungen, To-dos, durchsuchbare Archive und KI, die Ihre Fragen beantwortet.

Das Problem: die wirklich kostenlosen Tools zu finden. Die meisten Anbieter werben mit einem Free-Plan und verstecken den Haken: fuenf Meetings pro Monat und Transkripte, die nach 30 Tagen ablaufen. Sie melden sich an, das Produkt gefaellt Ihnen, dann stossen Sie an die Grenze und muessen zahlen oder weiterziehen.

Mit diesem Hintergrund habe ich fuenf Tools ausgewaehlt, die wirklich brauchbare kostenlose Tarife bieten. Schauen wir sie uns an!

Wie habe ich die besten kostenlosen KI-Meeting-Assistenten ausgewaehlt?

Ich habe eine Reihe von KI-Meeting-Assistenten getestet und bin die ganze Zeit auf dem kostenlosen Tarif geblieben. Keine Trials, keine Upgrades, um eine Funktion zu pruefen, kein Vertrauen auf Aussagen der Anbieter.

Ich habe vier Punkte geprueft.

1. Transkriptionsgenauigkeit

Alles andere – Zusammenfassungen, To-dos, KI-Chat – ist nur so gut wie das zugrundeliegende Transkript. Ich habe jedes Tool mit echten Meetings und ueberlappenden Sprechern getestet, um die Transkriptionsgenauigkeit zu pruefen. Tools, die viel Nachbearbeitung brauchten, sind ausgeschieden.

2. Meeting- und Speicher-Limits

Fuenf Meetings pro Monat sind kein Free-Plan – das ist eine Demo. Ich habe nur Tools beruecksichtigt, deren kostenlose Stufe wirklich nutzbar ist und bei denen Sie nicht staendig auf Ihr Kontingent achten muessen.

3. Datenschutz

Meeting-Aufzeichnungen enthalten einige der sensibelsten Gespraeche Ihres Teams. Ich habe geprueft, wo Daten gespeichert werden, wie sie geschuetzt sind und ob das Tool DSGVO-konform und SOC-2-zertifiziert ist.

4. Einfache Einrichtung

Wenn Sie 30 Minuten und ein IT-Ticket brauchen, bevor Ihr erstes Meeting startet, wird sich das Tool nicht durchsetzen. Ich habe Tools bevorzugt, die wirklich Plug-and-Play sind.

Was sind die besten kostenlosen KI-Meeting-Assistenten? Ein Ueberblick

1. HappyScribe

Am besten geeignet fuer: Marktforscher, Journalisten und Fachkraefte aus Unternehmen, die praezise, mehrsprachige Besprechungsnotizen mit hohem Datenschutz und einem verlaesslichen Free-Plan suchen

Bei den meisten Meeting-Assistenten muessen Sie sich zwischen guter Transkription und gutem Datenschutz entscheiden. In Europa entwickelt und von Teams weltweit genutzt, ist der HappyScribe AI Notetaker eines der wenigen Tools dieser Kategorie, das beides ernst nimmt – und dazu noch den grosszuegigsten Free-Plan bietet.

Verbinden Sie Ihren Google- oder Outlook-Kalender, und HappyScribe tritt Ihren geplanten Anrufen automatisch bei.

Sie wollen gar keinen Bot im Raum? Nehmen Sie direkt im Browser auf.

Sie haben einen Stapel aufgezeichneter Anrufe, die Sie nie durchgegangen sind? Laden Sie sie hoch, und HappyScribe verwandelt sie in Notizen.

HappyScribe passt sich an, wie auch immer Ihre Meetings stattfinden – online oder vor Ort.

Die wichtigsten Funktionen von HappyScribe

Ein Free-Plan fuer den regelmaessigen Einsatz, nicht nur fuer einen einmaligen Test

Der Free-Plan von HappyScribe schaltet unbegrenzte Meetings frei, gedeckelt auf 45 Minuten pro Aufnahme. Das reicht, um HappyScribe in Stand-ups, Kundengespraechen, Interviews und 1:1-Terminen einzusetzen, bevor Sie entscheiden, ob es sich lohnt zu zahlen.

95 %+ Genauigkeit in 150+ Sprachen und Akzenten

Englisch mit Akzent, mehrsprachige Sprecher, schnelles Sprechen, zwei Personen, die gleichzeitig reden ... HappyScribe haelt mit, und das ueberzeugend.

Es unterstuetzt 150+ Sprachen und Dialekte, erkennt die gesprochene Sprache automatisch und erstellt die Notizen direkt in dieser Sprache.

Sie koennen ausserdem ein eigenes Glossar fuer Fachjargon oder Markenbegriffe hinzufuegen – die Genauigkeit verbessert sich dadurch noch einmal.

Ein Meeting-Bot, der sich an die Regeln haelt

Der Notetaker von HappyScribe meldet sich beim Beitritt selbst an, gibt den Teilnehmenden die Moeglichkeit zuzustimmen, und jeder kann ihn waehrend des Meetings pausieren oder entfernen, indem er „!help" in den Chat schreibt.

Sie entscheiden, welchen Meetings er beitritt. Keine Ueberraschungen fuer Ihre Kunden und keine Compliance-Sorgen fuer Sie.

Mit Ihren Meetings chatten

Anruf beendet? Fragen Sie den HappyScribe Chat, was entschieden wurde, wer was uebernimmt und was bis zum naechsten Meeting passieren muss.

Chat wird zu Ihrem organisatorischen Gedaechtnis: Er kann To-dos extrahieren, Videokapitel mit Zeitstempel erzeugen, bestimmte Zitate hervorheben oder Ihre Follow-up-E-Mail entwerfen. Sie koennen mit Chat hin- und hersprechen, genauso wie mit ChatGPT oder Claude.

Eingebauter Datenschutz auf Enterprise-Niveau

HappyScribe speichert alles in Tier-IV-Rechenzentren in der EU. Die Plattform ist DSGVO-konform, SOC 2 Type II zertifiziert und verschluesselt alle Daten waehrend der Uebertragung und im Ruhezustand mit AES-256.

Sie koennen Ihre Dateien jederzeit loeschen – sie sind dann von den HappyScribe-Servern verschwunden. Sie koennen sich in den Einstellungen ausserdem aus dem anonymisierten Datentraining austragen.

Vorteile von HappyScribe

• Funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams sowie fuer Praesenz-Meetings
• Behaelt sowohl Audio- als auch Videoaufnahmen Ihrer Meetings
• Ideal fuer Marktforscher, Journalisten, Fuehrungskraefte, Fachkraefte und Studierende
• KI-Chat funktioniert ueber alle Ihre Meetings hinweg; Sie koennen in Sekunden Erkenntnisse aus monatelangen Anrufen ziehen
• Verbinden Sie HappyScribe per MCP mit Ihrem bevorzugten KI-Tool
• Pausieren, fortsetzen oder entfernen Sie den Notetaker mitten im Meeting, ohne den Anruf zu stoeren
• Uebersetzen Sie Besprechungsnotizen in 80+ Sprachen
• Erstellen Sie Untertitel aus Meeting-Inhalten und nutzen Sie sie fuer mehrsprachige Teams weiter
• Integrieren Sie HappyScribe per API in Ihren bestehenden Stack
• Erhalten Sie Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen per E-Mail; teilen Sie sie unkompliziert mit Ihrem Team
• Mobile Apps fuer Android und iOS folgen in Kuerze
• Schneller, hilfsbereiter Kundensupport von echten Menschen

Nachteile von HappyScribe

• Bietet keine Echtzeit-Transkription; Notizen werden nach dem Anruf bereitgestellt

Preise von HappyScribe

• Free: Unbegrenzte Meeting-Aufnahmen (45 Min. pro Aufnahme)
• Basic: 8,50 USD/Monat (jaehrlich abgerechnet) oder 17 USD/Monat (monatlich abgerechnet)
• Pro: 19 USD/Monat (jaehrlich abgerechnet) oder 29 USD/Monat (monatlich abgerechnet)
• Business: 59 USD/Monat (jaehrlich abgerechnet) oder 89 USD/Monat (monatlich abgerechnet)
• Enterprise: Vertrieb kontaktieren

Was sagen echte Nutzer ueber HappyScribe?

2. Meetily

Am besten geeignet fuer: Datenschutzbewusste Einzelpersonen und regulierte Teams, die volle Datenhoheit ohne Cloud-Abhaengigkeit benoetigen

Meetily ist ein kostenloser, quelloffener KI-Meeting-Assistent, der vollstaendig auf Ihrem Geraet laeuft, nicht in der Cloud. Es nimmt Meeting-Audio auf, erstellt Echtzeit-Transkripte und generiert automatisch KI-Zusammenfassungen sowie To-dos.

Was es heraushebt, ist der Datenschutz. Die gesamte Verarbeitung erfolgt lokal oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, sodass Ihre Meeting-Daten Ihre Umgebung nie verlassen.

Es unterstuetzt zudem Integrationen mit Tools wie Zoom, Google Meet und Teams und erlaubt den Export von Notizen in Formaten wie PDF, DOCX und Markdown.

Die wichtigsten Funktionen von Meetily

• Echtzeit-Transkription mit Whisper.cpp, dazu lokal generierte automatische Zusammenfassungen, Schluesselentscheidungen und To-dos – ohne dass Daten Ihren Rechner verlassen.
• Waehlen Sie zwischen vollstaendig lokalen LLMs ueber Ollama oder externen Anbietern wie Claude, Groq oder OpenRouter. Sie bestimmen das Modell und wo es laeuft.
• Der bot-freie KI-Notetaker ist plattformunabhaengig; funktioniert mit jedem Videokonferenz-Tool ohne Integrationen oder Berechtigungen
• Vollstaendig Open Source unter MIT-Lizenz und vollstaendig pruefbar

Preise von Meetily

• Community Edition: Kostenlos, Open Source
• Pro: 120 USD/Jahr
• Enterprise: Individuelle Preise

Vorteile von Meetily

• Vollstaendige Datenhoheit
• Nach der Einrichtung offline nutzbar
• DSGVO- und HIPAA-konform
• Keine plattformspezifischen Integrationen noetig. Funktioniert dort, wo Ihre Meetings stattfinden

Nachteile von Meetily

• Erfordert eine Desktop-Installation; noch keine Browser-Erweiterung oder mobile App
• Sie brauchen deutlich mehr Einrichtungsaufwand als bei einem Plug-and-Play-SaaS-Tool
• Automatische Kalender-Erkennung und erweiterte Exporte sind nur im Pro-Tarif verfuegbar

3. Fireflies

Am besten geeignet fuer: Vertriebs- und Customer-Success-Teams, die Besprechungsnotizen direkt an ihren bestehenden Workflow anbinden moechten

Fireflies ist einfach einzurichten, funktioniert auf jeder gaengigen Konferenzplattform und bietet einen Free-Plan, mit dem Sie das Produkt ohne Kreditkarte testen koennen.

Es ist stark im Post-Meeting-Workflow. Sie koennen es mit Salesforce, HubSpot oder Slack verbinden, und Notizen werden automatisch dorthin geleitet, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.

Eine neue Funktion namens „Talk to Fireflies", angetrieben von Perplexity AI, erlaubt Ihnen, waehrend eines Live-Meetings Fragen zu stellen und Web-Suchergebnisse abzurufen. Praktisch, wenn Sie Aussagen pruefen oder Kontext nachschlagen moechten, ohne den Anruf zu verlassen.

Die wichtigsten Funktionen von Fireflies

• Tritt Anrufen automatisch per Bot in Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Webex bei – mit Kalender-Synchronisation
• Erstellt waehrend des Anrufs Stichpunkt-Notizen, sodass Sie Schluesselpunkten und To-dos in Echtzeit folgen koennen
• AskFred laesst Sie Transkripte nach dem Anruf in natuerlicher Sprache abfragen: Entscheidungen ziehen, To-dos extrahieren oder eine Follow-up-E-Mail entwerfen
• Unterstuetzt Transkription in 100+ Sprachen mit Sprechererkennung und Sentimentanalyse
• Integriert mit Salesforce, HubSpot, Slack, Notion und 40+ weiteren Tools – jedoch nur in den kostenpflichtigen Tarifen

Preise von Fireflies

• Free: Unbegrenzte Meetings mit 800 Minuten Speicher
• Pro: 18 USD/Monat pro Nutzer
• Business: 29 USD/Monat pro Nutzer
• Enterprise: 39 USD/Monat pro Nutzer

Vorteile von Fireflies

• Mit AskFred laesst sich ein ganzer Monat an Meetings in Sekunden abfragen
• Tiefe CRM-Integrationen machen die Nachbereitung in den kostenpflichtigen Tarifen nahezu automatisch
• Sentimentanalyse und Sprechzeit pro Person liefern nuetzlichen Kontext jenseits des reinen Transkripts

Nachteile von Fireflies

• Die 800 Minuten Speicher im Free-Plan sind fuer Vielnutzer schnell aufgebraucht
• CRM-Integrationen und erweiterte Analysen sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfuegbar
• Unternehmen mit Sitz in den USA; moeglicherweise nicht ideal fuer EU-Teams, die einen KI-Meeting-Assistenten in Europa suchen

4. Grain

Am besten geeignet fuer: Teams, die Schluesselmomente aus Kundengespraechen ausschneiden, teilen und weiterverarbeiten muessen

Grains Aushaengeschild ist die Clip-Erstellung. Markieren Sie einen Moment in einer Aufnahme, schneiden Sie ihn aus und teilen Sie ihn mit jedem: einem Stakeholder, dem Produktteam oder einem Kollegen.

Die Stories-Funktion von Grain laesst Sie Clips zu einer einzigen Erzaehlung zusammenstellen – etwa einer Produktfeedback-Reel oder einer Onboarding-Tour.

Der Free-Plan ist wirklich nutzbar. Sie erhalten unbegrenzte Meeting-Aufnahmen, jeweils gedeckelt auf 45 Minuten, und dauerhaft gespeichert.

Der Free-Plan ist auf 20 Meetings begrenzt. Wichtig zu wissen: Wenn Sie taeglich von Anruf zu Anruf rennen, ist das in wenigen Wochen aufgebraucht.

Die wichtigsten Funktionen von Grain

• Generiert automatisch Meeting-Aufnahmen und Transkripte mit KI-gestuetzten Notizen, To-dos und Follow-up-E-Mails in 100+ Sprachen
• Schneiden Sie jeden Moment aus einem Transkript zu einem teilbaren Video-Highlight. Stellen Sie Clips zu Stories zusammen und teilen Sie sie mit jedem.
• Live Notes erlauben es, wichtige Momente bereits waehrend des Meetings mit Tags und Kontext zu versehen, nicht erst danach
• Native Integrationen mit HubSpot, Salesforce, Zapier, Slack und Webex. Notizen synchronisieren sich automatisch mit CRM-Kontakten und Deal-Datensaetzen.
• Kostenlose Viewer-Plaetze geben Ihrem gesamten Team Zugriff auf Besprechungsnotizen und Clips, ohne dass jeder einen Vollplatz bezahlen muss

Preise von Grain

• Free: Unbegrenzte Meetings, 45-Min.-Limit
• Starter: 19 USD/Monat pro Platz
• Business: 39 USD/Monat pro Platz
• Enterprise: Individuelle Preise

Vorteile von Grain

• Kostenlose Viewer-Plaetze ermoeglichen Ihrem gesamten Team Zugriff auf Erkenntnisse, ohne dass jeder einen kostenpflichtigen Platz braucht
• Dauerhafte Speicherung im Free-Plan; Aufnahmen laufen nicht ab
• Funktioniert mit Zoom, Google Meet, Teams, Webex und Slack Huddles

Nachteile von Grain

• Mit Sitz in den USA, Daten auf AWS in den USA gehostet; das kann ein Problem sein fuer europaeische Teams, die EU-Datenresidenz wuenschen
• Unterstuetzt keine Praesenz-Aufnahmen, was Nutzer dazu draengt, nach Grain-Alternativen
• Es gibt keine bot-freie Option

5. tl;dv

Am besten geeignet fuer: Teams, die unbegrenzte kostenlose Videoaufnahmen mit mobilem Zugriff sowie Slack- und E-Mail-Integrationen wollen

Der Free-Plan von tl;dv bietet unbegrenzte Meetings und unbegrenzte Transkriptionen in 30+ Sprachen, Sprechererkennung, Moment-Clips sowie Slack- und E-Mail-Integrationen.

Zusammenfassungen gehen direkt in Slack oder per E-Mail, sodass Ihr Team auf dem Laufenden bleibt, ohne sich in einem weiteren Tool anzumelden.

Vor der Anmeldung sollten Sie zwei Limits kennen: KI-Besprechungsnotizen sind auf 10 fuer die gesamte Lebensdauer des kostenlosen Kontos gedeckelt, und meeting-uebergreifende KI-Berichte sind kostenpflichtig.

Das Tool wird in Deutschland entwickelt, ist DSGVO-konform sowie SOC-2-zertifiziert und speichert alle Daten in EU-Rechenzentren. Aufnahmen werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.

Die wichtigsten Funktionen von tl;dv

• Unbegrenzte Videoaufnahmen und Transkriptionen in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams ohne Meeting-Limit
• Schluesselmomente waehrend oder nach jedem Anruf taggen und ausschneiden – und teilen, ohne die gesamte Aufnahme zu verschicken
• Transkription und Uebersetzung in 30+ Sprachen mit automatischer Sprechererkennung
• Automatische Aufnahme mit Kalender-Synchronisation auf Desktop und Mobil

Preise von tl;dv

• Free: Unbegrenzte Videoaufnahmen mit KI-Besprechungsnotizen fuer bis zu 10 Meetings
• Pro: 29 USD/Monat pro Nutzer
• Business: 98 USD/Monat pro Nutzer
• Enterprise: Individuelle Preise

Vorteile von tl;dv

• DSGVO-konform und SOC-2-zertifiziert
• Daten werden in der EU gehostet
• Funktioniert auf Mobilgeraeten via Zoom, Google Meet und Teams unter iOS und Android

Nachteile von tl;dv

• 10 KI-Besprechungsnotizen fuer die gesamte Lebensdauer des kostenlosen Kontos sind ein hartes Limit
• Meeting-uebergreifende KI-Berichte sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfuegbar
• Sichtbarer Bot tritt den Anrufen bei; fuer eine Aufnahme ohne Bot brauchen Sie die Desktop-App

Welcher kostenlose KI-Meeting-Assistent passt also zu Ihnen?

Die richtige Wahl haengt davon ab, was Sie tatsaechlich von einem Free-Plan brauchen und wie lange er fuer Sie reichen soll.

👉 Meetily ist nuetzlich fuer Teams in Recht, Gesundheit und Finanzen, die nicht wollen, dass Daten ihre Geraete verlassen. Beachten Sie aber, dass die Einrichtung etwas technisches Geschick voraussetzt.

👉 Fireflies.ai passt zu Vertriebs- und Customer-Success-Teams, deren Notizen ohne Handarbeit direkt nach Salesforce oder HubSpot fliessen sollen. Wissen Sie nur, dass die 800-Minuten-Speichergrenze fuer aktive Nutzer schnell knapp wird.

👉 Grain ist gemacht fuer alle, die einzelne Momente eines Anrufs ausschneiden und teilen wollen, statt ganze Aufnahmen zu verschicken. Das 20-Meeting-Limit im Free-Plan ist real – wenn Sie viele Anrufe haben, fuellt es sich schnell.

👉 tl;dv bietet unbegrenzte Meetings und unbegrenzte Transkription in der kostenlosen Stufe. Der Haken: 10 KI-Notizen lebenslang. Eignet sich daher am besten fuer gelegentliche Nutzer.

👉 HappyScribe ist der beste Allrounder unter den kostenlosen KI-Meeting-Assistenten fuer Teams, die hohe Sicherheit und hohe Genauigkeit wollen. Der grosszuegige Free-Plan bietet unbegrenzte Aufnahmen und KI-Chat ueber alle Ihre Meetings hinweg.

Starten Sie heute kostenlos mit HappyScribe, testen Sie es in echten Meetings und ueberzeugen Sie sich selbst!