Die 5 besten kostenlosen KI-Meeting-Assistenten [2026]

Kostenlose KI-Meeting-Assistenten haben sich enorm weiterentwickelt. Vor einem Jahr konnte man froh sein, überhaupt ein brauchbares Transkript zu bekommen. Heute bieten die Gratis-Tarife Zusammenfassungen, Aufgaben, durchsuchbare Archive und eine KI, die Ihre Fragen beantwortet.

Das Problem: die Tools zu finden, die wirklich kostenlos sind. Die meisten werben mit einem Gratis-Tarif und verstecken den Haken im Kleingedruckten: fünf Meetings pro Monat und Transkripte, die nach 30 Tagen verfallen. Sie melden sich an, finden Gefallen am Produkt, stoßen an die Grenze – und zahlen entweder oder ziehen weiter.

Genau deshalb habe ich fünf Tools ausgewählt, deren Gratis-Tarife sich wirklich im Alltag nutzen lassen. Schauen wir sie uns an!

Wie habe ich die besten kostenlosen KI-Meeting-Assistenten ausgewählt?

Ich habe eine ganze Reihe von KI-Meeting-Assistenten getestet – und bin dabei durchgehend im Gratis-Tarif geblieben. Keine Testphasen, kein Upgrade, um eine Funktion zu prüfen, und kein blindes Vertrauen in die Versprechen der Anbieter.

Vier Kriterien standen dabei im Fokus.

1. Transkriptionsgenauigkeit

Alles andere – Zusammenfassungen, Aufgaben, KI-Chat – ist nur so gut wie das Transkript darunter. Deshalb habe ich jedes Tool in echten Meetings mit durcheinandersprechenden Teilnehmern geprüft, entscheidend war die Transkriptionsgenauigkeit. Tools, die viel Nacharbeit brauchten, haben es nicht in die Auswahl geschafft.

2. Meeting- und Speicherlimits

Fünf Meetings pro Monat sind kein Gratis-Tarif … das ist eine Demo. In die Auswahl kamen nur Tools, deren kostenlose Version im Alltag taugt – ohne dass Sie ständig das Kontingent im Blick behalten müssen.

3. Datenschutz

Meeting-Aufzeichnungen enthalten einige der sensibelsten Gespräche Ihres Teams. Ich habe geprüft, wo die Daten gespeichert werden, wie sie verarbeitet werden, ob sie fürs Modelltraining genutzt werden und wie klar jedes Tool seine Haltung zur DSGVO kommuniziert.

4. Einfache Einrichtung

Wenn Sie vor dem ersten Meeting 30 Minuten und ein IT-Ticket brauchen, setzt sich das Tool nicht durch. Vorrang hatten Tools, die wirklich schnell einsatzbereit sind.

Die besten kostenlosen KI-Meeting-Assistenten im Überblick

1. HappyScribe

Ideal für: Marktforscher, Journalisten und Business-Profis, die präzise, mehrsprachige Meeting-Protokolle mit starkem Datenschutz und einem verlässlichen Gratis-Tarif wollen

Bei den meisten KI-Meeting-Assistenten müssen Sie sich zwischen präziser Transkription und solidem Datenschutz entscheiden. In Europa entwickelt und von Teams auf der ganzen Welt im Einsatz, ist der AI Notetaker von HappyScribe eines der wenigen Tools dieser Kategorie, das beides ernst nimmt – und dabei den großzügigsten Gratis-Tarif bietet.

Verbinden Sie Ihren Google- oder Outlook-Kalender, und HappyScribe tritt Ihren geplanten Meetings automatisch bei.

Sie möchten gar keinen Bot im Meeting? Dann nehmen Sie einfach direkt im Browser auf.

Sie haben einen Stapel aufgezeichneter Meetings, zu deren Auswertung Sie nie gekommen sind? Einfach hochladen – und HappyScribe macht daraus Protokolle.

HappyScribe passt sich daran an, wie Ihre Meetings stattfinden – online oder vor Ort.

Die wichtigsten Funktionen von HappyScribe

Ein Gratis-Tarif für den Dauereinsatz, nicht für den einmaligen Test

Der Gratis-Tarif von HappyScribe umfasst unbegrenzte Meetings mit maximal 45 Minuten pro Aufzeichnung. Das reicht, um HappyScribe in Stand-ups, Kundenterminen, Interviews und Einzelgesprächen auf die Probe zu stellen, bevor Sie entscheiden, ob sich das Bezahlen lohnt.

95 %+ Genauigkeit in 150+ Sprachen und Akzenten

Englisch mit Akzent, mehrsprachige Sprecher, Schnellredner, zwei Personen, die gleichzeitig reden … HappyScribe hält stand – und liefert dabei sauber ab.

Das Tool unterstützt über 150 Sprachen und Dialekte, erkennt die gesprochene Sprache automatisch und erstellt das Protokoll in genau dieser Sprache.

Zusätzlich können Sie ein individuelles Glossar für Fachjargon oder Markenbegriffe anlegen – dann steigt die Genauigkeit noch weiter.

Ein Meeting-Bot, der sich an die Spielregeln hält

Der Notetaker von HappyScribe meldet sich beim Beitritt zu Wort, gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit zuzustimmen und lässt sich von jedem mitten im Meeting pausieren oder entfernen – einfach „!help“ in den Chat tippen.

Sie entscheiden, welchen Meetings er beitritt. Keine Überraschungen für Ihre Kunden – und kein Compliance-Kopfzerbrechen für Sie.

Chatten Sie mit Ihren Meetings

Meeting vorbei? Fragen Sie den Chat von HappyScribe, was entschieden wurde, wer was übernimmt und was vor dem nächsten Meeting passieren muss.

Der Chat wird zu Ihrem organisatorischen Gedächtnis: Er zieht Aufgaben heraus, erstellt Videokapitel mit Zeitstempeln, hebt bestimmte Zitate hervor oder entwirft Ihre Nachfass-E-Mail. Dabei können Sie mit dem Chat hin und her diskutieren – genau wie mit ChatGPT oder Claude.

Datenschutz auf Enterprise-Niveau, von Haus aus

HappyScribe speichert alles in Tier-IV-Rechenzentren in der EU. Die Plattform ist DSGVO-konform, SOC 2 Type II-zertifiziert, und alle Daten sind bei der Übertragung und bei der Speicherung mit AES-256 verschlüsselt.

Sie können Ihre Dateien jederzeit löschen – danach sind sie von den HappyScribe-Servern verschwunden. In den Einstellungen lässt sich zudem das anonymisierte Datentraining deaktivieren.

Vorteile von HappyScribe

• Funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, und das auch bei Vor-Ort-Meetings
• Bewahrt sowohl Audio- als auch Videoaufzeichnungen Ihrer Meetings auf
• Ideal für Marktforscher, Journalisten, Führungskräfte, Professionals und Studierende
• Der KI-Chat arbeitet über alle Ihre Meetings hinweg; Erkenntnisse aus monatelangen Meetings lassen sich in Sekunden abrufen
• Verbinden Sie HappyScribe per MCP mit Ihrem bevorzugten KI-Tool
• Notetaker mitten im Meeting pausieren, fortsetzen oder entfernen, ohne das Gespräch zu stören
• Meeting-Protokolle übersetzen – in 80+ Sprachen
• Untertitel aus Meeting-Inhalten erstellen und für mehrsprachige Teams weiterverwenden
• HappyScribe per API in Ihren bestehenden Stack integrieren
• Meeting-Protokolle und Zusammenfassungen kommen automatisch per E-Mail und lassen sich einfach mit dem Team teilen
• Mobile Apps für Android und iOS erscheinen in Kürze
• Schneller, hilfsbereiter Kundensupport von echten Menschen

Nachteile von HappyScribe

• Keine Echtzeit-Transkription; das Protokoll kommt nach dem Meeting

Preise von HappyScribe

• Free: Unbegrenzte Meeting-Aufzeichnungen (45 Min./Aufzeichnung)
• Basic: 8,50 $/Monat (jährliche Abrechnung) oder 17 $/Monat (monatliche Abrechnung)
• Pro: 19 $/Monat (jährliche Abrechnung) oder 29 $/Monat (monatliche Abrechnung)
• Business: 59 $/Monat (jährliche Abrechnung) oder 89 $/Monat (monatliche Abrechnung)
• Enterprise: Vertrieb kontaktieren

Was sagen echte Nutzer über HappyScribe?

2. Meetily

Ideal für: Datenschutzbewusste Einzelnutzer und regulierte Teams, die vollständige Datensouveränität ohne Cloud-Abhängigkeit brauchen

Meetily ist ein kostenloser, quelloffener KI-Meeting-Assistent – er läuft komplett auf Ihrem Gerät, nicht in der Cloud. Das Tool erfasst das Meeting-Audio, erstellt Transkripte in Echtzeit und generiert automatisch KI-Zusammenfassungen und Aufgaben.

Was das Tool besonders macht, ist der Datenschutz-Ansatz. Die gesamte Verarbeitung läuft lokal oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur – Ihre Meeting-Daten verlassen also nie Ihr System. Ein entscheidender Vorteil, wenn Sie sensible Kundengespräche oder interne Strategiediskussionen führen.

Außerdem unterstützt Meetily Integrationen mit Tools wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams und exportiert Protokolle in Formaten wie PDF oder DOCX.

Die wichtigsten Funktionen von Meetily

• Echtzeit-Transkription mit Whisper.cpp, dazu automatische Zusammenfassungen, zentrale Entscheidungen und Aufgaben – lokal erstellt, sobald das Meeting endet
• Wählen Sie zwischen komplett lokalen LLMs via Ollama oder externen Anbietern wie Claude, Groq oder OpenRouter. Sie bestimmen das Modell und wo es läuft
• Der AI Notetaker ohne Bot ist plattformunabhängig und funktioniert mit jedem Videokonferenz-Tool – ganz ohne Integrationen oder Berechtigungen
• Vollständig Open Source unter MIT-Lizenz und komplett prüfbar

Preise von Meetily

• Community Edition: Kostenlos, Open Source
• Pro: 120 $/Jahr
• Enterprise: Individuelle Preise

Vorteile von Meetily

• Vollständige Datensouveränität
• Funktioniert nach der Ersteinrichtung auch offline
• DSGVO- und HIPAA-konform
• Keine plattformspezifischen Integrationen nötig – funktioniert überall dort, wo Ihre Meetings stattfinden

Nachteile von Meetily

• Erfordert eine Desktop-Installation; bisher keine Browser-Erweiterung und keine mobile App
• Deutlich mehr Einrichtungsaufwand als bei einem Plug-and-play-SaaS-Tool
• Automatische Kalendererkennung und erweiterte Exporte gibt es erst im Pro-Tarif

3. Fireflies

Ideal für: Sales- und Customer-Success-Teams, die ihre Meeting-Protokolle direkt mit dem bestehenden Workflow verknüpfen möchten

Fireflies ist schnell eingerichtet, funktioniert mit allen großen Konferenzplattformen und bietet einen Gratis-Tarif, mit dem Sie das Produkt ohne Kreditkarte ausprobieren können.

Fireflies glänzt bei der Nachbereitung Ihrer Meetings. Verbinden Sie das Tool mit Salesforce, HubSpot oder Slack, und es leitet Protokolle und Aufgaben genau dorthin, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.

Eine neuere Funktion namens „Talk to Fireflies“, unterstützt von Perplexity AI, lässt Sie während eines laufenden Meetings Fragen stellen und Ergebnisse aus der Websuche abrufen. Praktisch, wenn Sie Aussagen prüfen oder Kontext nachschlagen möchten, ohne das Meeting zu verlassen.

Die wichtigsten Funktionen von Fireflies

• Tritt Meetings per Bot automatisch bei – auf Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Webex, mit Kalender-Synchronisierung
• Erstellt schon während des Meetings Stichpunkte, sodass Sie Kernaussagen und Aufgaben in Echtzeit verfolgen können
• Mit AskFred befragen Sie Transkripte nach dem Meeting in natürlicher Sprache: Entscheidungen abrufen, To-dos herausziehen oder direkt die Nachfass-E-Mail entwerfen
• Unterstützt Transkription in 100+ Sprachen, mit Sprechertrennung und Sentiment-Analyse
• Integriert sich mit Salesforce, HubSpot, Slack, Notion und 40+ weiteren Tools – allerdings nur in den Bezahltarifen

Preise von Fireflies

• Free: Unbegrenzte Meetings mit 800 Minuten Speicher
• Pro: 18 $/Monat pro Nutzer
• Business: 29 $/Monat pro Nutzer
• Enterprise: 39 $/Monat pro Nutzer

Vorteile von Fireflies

• Mit AskFred durchsuchen Sie einen ganzen Monat an Meetings in Sekunden
• Tiefe CRM-Integrationen erledigen die Verwaltungsarbeit nach dem Meeting in den Bezahltarifen fast von selbst
• Sentiment-Analyse und Redezeit pro Sprecher liefern nützlichen Kontext über das Transkript hinaus

Nachteile von Fireflies

• Die 800 Minuten Speicher im Gratis-Tarif sind bei aktiver Nutzung schnell aufgebraucht
• CRM-Integrationen und erweiterte Analysen gibt es nur in den Bezahltarifen
• US-Unternehmen; nicht unbedingt die beste Wahl für EU-Teams auf der Suche nach einem KI-Meeting-Assistenten in Europa

4. Grain

Ideal für: Teams, die Schlüsselmomente aus Kundengesprächen als Clips festhalten, teilen und weiterverarbeiten wollen

Das herausragende Merkmal von Grain ist die Clip-Erstellung. Markieren Sie einen beliebigen Moment in einer Aufzeichnung, erstellen Sie daraus einen Clip und teilen Sie ihn, mit wem Sie möchten: mit einem Stakeholder, der nicht im Meeting war, einer Vertriebsleiterin, die den Pitch eines Mitarbeiters prüft, oder einem Produktteam, das fünf Kunden dasselbe Problem beschreiben sieht.

Mit der Stories-Funktion von Grain fügen Sie Clips zu einer zusammenhängenden Erzählung zusammen – etwa einem Reel mit Produktfeedback oder einem Onboarding-Rundgang.

Der Gratis-Tarif ist wirklich brauchbar. Sie erhalten unbegrenzte Meeting-Aufzeichnungen, jeweils auf 45 Minuten begrenzt und dauerhaft gespeichert. Jede Aufzeichnung umfasst ein vollständig durchsuchbares Transkript, Sprecher-Timelines, Clips und KI-generierte Protokolle mit Zweck, Ergebnissen und Aufgaben des Meetings.

Der Gratis-Tarif ist auf 20 Meetings begrenzt. Gut zu wissen, bevor Sie starten: Wer täglich ein Meeting nach dem anderen hat, schöpft das Kontingent in wenigen Wochen aus.

Die wichtigsten Funktionen von Grain

• Erstellt automatisch Meeting-Aufzeichnungen und Transkripte mit KI-gestützten Protokollen, Aufgaben und Nachfass-E-Mails in 100+ Sprachen
• Erstellen Sie aus jedem Moment im Transkript ein teilbares Video-Highlight. Fügen Sie Clips zu Stories zusammen – zum Teilen innerhalb und außerhalb Ihres Workspace
• Mit Live Notes markieren Sie wichtige Momente und ergänzen Kontext direkt im Meeting – nicht erst danach
• Native Integrationen mit HubSpot, Salesforce, Zapier, Slack und Webex. Protokolle synchronisieren sich automatisch mit CRM-Kontakten und Deals
• Dank kostenloser Viewer-Plätze kann Ihr ganzes Team auf Protokolle und Clips zugreifen, ohne für einen vollen Platz zu zahlen

Preise von Grain

• Free: Unbegrenzte Meetings, 45-Minuten-Limit
• Starter: 19 $/Monat pro Platz
• Business: 39 $/Monat pro Platz
• Enterprise: Individuelle Preise

Vorteile von Grain

• Kostenlose Viewer-Plätze geben dem ganzen Team Zugriff auf Erkenntnisse, ohne dass alle einen Bezahlaccount brauchen
• Dauerhafte Speicherung im Gratis-Tarif; Aufzeichnungen verfallen nicht
• Funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex und Slack Huddles

Nachteile von Grain

• US-Unternehmen, Daten auf AWS in den USA gehostet; das kann für europäische Teams ein Problem sein, die Datenhaltung in der EU brauchen
• Unterstützt keine Vor-Ort-Aufnahmen – viele Nutzer suchen deshalb nach Grain-Alternativen
• Es gibt keine Option ohne Bot

5. tl;dv

Ideal für: Teams, die unbegrenzte kostenlose Videoaufzeichnungen mit mobilem Zugriff sowie Slack- und E-Mail-Integrationen wollen

Der Gratis-Tarif von tl;dv bietet unbegrenzte Meetings und unbegrenzte Transkriptionen in 30+ Sprachen, Sprechererkennung, das Clippen einzelner Momente sowie Slack- und E-Mail-Integrationen.

Zusammenfassungen landen direkt in Slack oder im E-Mail-Postfach – so bleibt Ihr Team auf dem Laufenden, ohne sich in ein weiteres Tool einloggen zu müssen.

Bevor Sie sich anmelden, sollten Sie zwei Limits kennen: KI-Protokolle sind im kostenlosen Konto auf insgesamt 10 begrenzt, und meetingübergreifende KI-Reports sind eine Bezahlfunktion.

Das Tool wird in Deutschland entwickelt, ist DSGVO-konform und SOC 2-zertifiziert und speichert alle Daten in Rechenzentren in der EU. Aufzeichnungen werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Die wichtigsten Funktionen von tl;dv

• Unbegrenzte Videoaufzeichnungen und Transkriptionen auf Zoom, Google Meet und Microsoft Teams – ohne Meeting-Limit
• Schlüsselmomente während oder nach dem Meeting markieren, clippen und teilen – ohne die komplette Aufzeichnung zu verschicken
• Transkription und Übersetzung in 30+ Sprachen mit automatischer Sprechererkennung
• Automatische Aufnahme mit Kalender-Synchronisierung – auf dem Desktop und mobil

Preise von tl;dv

• Free: Unbegrenzte Videoaufzeichnung, KI-Protokolle für maximal 10 Meetings
• Pro: 29 $/Monat pro Nutzer
• Business: 98 $/Monat pro Nutzer
• Enterprise: Individuelle Preise

Vorteile von tl;dv

• DSGVO-konform und SOC 2-zertifiziert
• Datenhosting in der EU
• Funktioniert mobil mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams – auf iOS und Android

Nachteile von tl;dv

• Nur 10 KI-Protokolle für die gesamte Laufzeit des kostenlosen Kontos – ein hartes Limit
• Meetingübergreifende KI-Reports gibt es nur in den Bezahltarifen
• Ein sichtbarer Bot tritt den Meetings bei; für Aufnahmen ohne Bot brauchen Sie die Desktop-App

Welcher kostenlose KI-Meeting-Assistent ist nun der richtige für Sie?

Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie von einem Gratis-Tarif wirklich brauchen – und wie lange er reichen muss.

👉 Meetily eignet sich für Teams aus Recht, Gesundheitswesen und Finanzbranche, bei denen keine Daten das eigene Gerät verlassen dürfen. Beachten Sie aber: Die Einrichtung erfordert etwas technisches Know-how.

👉 Fireflies.ai passt zu Sales- und Customer-Success-Teams, die ihre Protokolle ohne Handarbeit direkt in Salesforce oder HubSpot fließen lassen wollen. Bedenken Sie nur: Bei dicht getakteten Meetings ist das 800-Minuten-Speicherlimit schnell erreicht.

👉 Grain ist für alle gemacht, die einzelne Momente aus einem Meeting clippen und teilen möchten, statt eine komplette Aufzeichnung zu verschicken. Das Limit von 20 Meetings im Gratis-Tarif ist spürbar, aber dauerhafte Speicherung und kostenlose Viewer-Plätze machen einen ernsthaften Test lohnenswert.

👉 tl;dv bietet im Gratis-Tarif unbegrenzte Meetings und unbegrenzte Transkription. Der Preis dafür: insgesamt nur 10 KI-Protokolle. Das Tool passt daher am besten zu Teams, denen Videoarchive wichtiger sind als KI-Zusammenfassungen.

👉 HappyScribe ist der beste kostenlose KI-Meeting-Assistent als Allrounder – für Teams, die hohe Sicherheit und Genauigkeit zugleich wollen. Der großzügige Gratis-Tarif bietet unbegrenzte Aufzeichnungen von bis zu 45 Minuten, über 95 % Genauigkeit in über 150 Sprachen, Datenspeicherung in der EU und eine KI, die Ihre gesamte Meeting-Historie befragbar macht – ganz ohne Kreditkarte.

Starten Sie noch heute kostenlos mit HappyScribe, testen Sie es in echten Meetings und überzeugen Sie sich selbst vom Unterschied!