Die 5 besten kostenlosen AI Note Taker im Test [2026]

Kostenlose AI Notetaker – sprich: KI-Meeting-Assistenten – empfehle ich immer dann, wenn jemand sagt: „Ich bin neugierig … aber zahlen möchte ich noch nicht.“

Wenn Sie sich darin wiederfinden: Ich verstehe das. Abos summieren sich schnell. Und bei KI-Tools weiß man erst, was wirklich nützlich ist, wenn man sie in einem echten Meeting laufen lässt.

Die gute Nachricht: Die meisten AI Notetaker bieten inzwischen einen kostenlosen Tarif. Mit Limits, klar. Aber das reicht meist, um die entscheidende Frage zu beantworten … spart mir das wirklich Zeit?

Ich teste KI-Tools für Meeting-Protokolle regelmäßig für die Arbeit, und ich starte fast immer mit dem Gratis-Tarif. Ich nutze sie in echten Meetings. Ich achte darauf, wie sauber Transkript und Zusammenfassungen sind und wie viel ich danach noch nachbearbeiten muss.

Nachdem ich auf diese Weise eine lange Liste durchgetestet habe, sind fünf kostenlose AI Notetaker übrig geblieben, die sich auch ohne Upgrade wirklich nützlich anfühlen.

Hier würde ich anfangen.

Wie bin ich bei der Bewertung der besten kostenlosen AI Notetaker vorgegangen?

Ich habe mich bei jedem Tool registriert und bin die ganze Zeit im kostenlosen Tarif geblieben. Keine Upgrades, keine Testphase der Pro-Pläne. Das Ziel: sehen, was ein neuer Nutzer am ersten Tag bekommt.

Ich habe die Tools in meinen alltäglichen Meetings eingesetzt, nicht in Demo-Terminen.

Also kurze interne Abstimmungen, längere Gespräche, die überziehen, Meetings mit schnellen Sprechern und das gelegentliche chaotische Meeting, in dem jemand ein schlechtes Mikrofon hat.

Wenn das Tool Uploads unterstützt, habe ich auch das getestet – viele Meeting-Protokolle entstehen schließlich aus Aufnahmen.

Darauf habe ich geachtet:

• Transkriptqualität: Ist es genau genug, um ihm ohne aufwendige Korrekturen zu vertrauen? Kommt es mit Namen, Fachjargon und Akzenten gut zurecht?
• Qualität der Zusammenfassung: Filtert es Entscheidungen, Aufgaben und Kernpunkte heraus – oder liefert es nur einen vagen Absatz?
• Limits des kostenlosen Tarifs: Wie schnell stoße ich an die Obergrenze? Längenlimits pro Meeting und Monatsminuten sind wichtiger als eine lange Funktionsliste
• Workflow: Tritt das Tool problemlos bei, finde ich die Notizen später wieder und kann ich sie leicht mit anderen teilen?
• Konstanz: Funktioniert es zuverlässig in unterschiedlichen Meetings – oder nur bei perfektem Ton?

Wenn sich ein Tool im kostenlosen Tarif sofort eingeschränkt angefühlt hat, hat es den Sprung auf die Liste nicht geschafft. Die Tools in diesem Artikel bleiben auch mit den üblichen Gratis-Limits nützlich.

Was sind die besten kostenlosen AI Notetaker?

1. HappyScribe

Ideal für: Teams, die präzise, mehrsprachige Protokolle mit starkem Datenschutz und einen verlässlichen kostenlosen Tarif wollen

Der AI Notetaker von HappyScribe ist für alle gedacht, die einem Meeting beitreten, sich ganz aufs Gespräch konzentrieren und schon kurz nach Meeting-Ende ein präzises Transkript samt Zusammenfassung haben möchten.

Neben den Meeting-Protokollen bewahrt HappyScribe auch Audio und Video des Meetings auf – falls Sie später noch einmal hineinschauen möchten.

Im kostenlosen Tarif erhalten Sie unbegrenzte Meeting-Aufnahmen mit einem Limit von 45 Minuten pro Aufnahme.

Sie können es in Erstgesprächen, internen Meetings, Stand-ups, Interviews oder Vorlesungen laufen lassen, ohne ein striktes Monatskontingent im Blick behalten zu müssen.

HappyScribe passt sich außerdem der chaotischen Realität echter Meetings an:

• Sie können Google Kalender oder Outlook-Kalender verbinden, damit der Notetaker geplanten Meetings automatisch beitritt – in Google Meet, Microsoft Teams und Zoom
• Bei spontanen Meetings fügen Sie einfach den Meeting-Link in HappyScribe ein und starten die Aufnahme
• Wenn Ihr Team lieber ohne Bot arbeitet, nehmen Sie direkt im Browser auf und erstellen die Notizen anschließend aus dieser Aufnahme

Sie haben bereits aufgezeichnete Audio- und Videodateien von Meetings? Einfach hochladen – HappyScribe macht daraus umsetzbare Meeting-Protokolle.

Die wichtigsten Funktionen von HappyScribe

Großzügiger kostenloser Tarif

Der kostenlose AI Notetaker ist für die regelmäßige Nutzung gemacht, nicht nur für einen einmaligen Test.

Unbegrenzte Meetings mit einem komfortablen Limit von 45 Minuten pro Meeting: So können Sie das Tool eine ganze Arbeitswoche mitlaufen lassen und sehen, wie es sich in unterschiedlichen Gesprächssituationen schlägt.

95%+ Genauigkeit in 140+ Sprachen und Dialekten

Wenn Ihre Meetings zwischen Akzenten springen oder mitten im Gespräch die Sprache wechseln, bleibt HappyScribe verlässlich. Es unterstützt über 140 Sprachen und Akzente – Sie können also mit internationalen Kollegen sprechen, ohne alle auf eine Standardsprache festzulegen.

HappyScribe erkennt automatisch, welche Sprache gesprochen wird, und erstellt die Notizen in genau dieser Sprache.

Und dank einer Genauigkeit von über 95 % verbringen Sie nach dem Meeting kaum Zeit mit Korrekturen. Ein kurzer Blick zur Kontrolle genügt – dann können Sie das Protokoll mit allen Beteiligten teilen.

Ihre Notizen bleiben sicher

HappyScribe nimmt Datenschutz ernst. Alle hochgeladenen Dateien werden vollständig verschlüsselt und sicher auf Servern in der EU gespeichert – Ihre Daten bleiben jederzeit geschützt.

Die Plattform ist DSGVO-konform und SOC 2 Type II zertifiziert – sie erfüllt damit einige der strengsten internationalen Standards für Datensicherheit und Datenschutz.

Sie können jederzeit die endgültige Löschung Ihrer Dateien anfordern. Ihre Daten gehören immer Ihnen.

„KI fragen“ – Zusammenfassungen und Erkenntnisse auf Abruf

Mit HappyScribe können Sie mit Ihren Notizen chatten. Stellen Sie Fragen zu all Ihren Meetings, lassen Sie Aufgaben herausfiltern, unterteilen Sie die Aufnahme in Videokapitel, markieren Sie die besten Zitate – oder entwerfen Sie gleich eine Follow-up-E-Mail.

Sie können so lange nachhaken, bis Sie genau die Informationen haben, mit denen das Projekt vorankommt.

Mit Ihren bevorzugten Videokonferenz-Tools nutzbar

Der AI Notetaker von HappyScribe verbindet sich mit Ihrem Google- oder Outlook-Kalender und tritt Meetings automatisch bei – in Google Meet, Microsoft Teams, Zoom und Webex.

Wenn Ihre Meetings in verschiedenen Apps stattfinden, werden Sie die Flexibilität von HappyScribe lieben.

Die Vorteile von HappyScribe

• Mit „KI fragen“ fragen Sie alle Ihre Meetings auf einmal ab und ziehen Erkenntnisse über Gespräche hinweg – ganz ohne manuelle Suche
• Glossar und Styleguide hinzufügen, damit Fachbegriffe, Namen und Markensprache konsistent bleiben
• Untertitel erstellen und Inhalte übersetzen – für internationale Teams und mehrsprachige Projekte
• Sprecher automatisch erkennen und benennen lassen, damit Notizen übersichtlich bleiben und die Nachbereitung leicht von der Hand geht
• KI-Zusammenfassungen landen innerhalb weniger Minuten in Ihrem Postfach oder Ihrem bevorzugten Workspace
• Pausieren, fortsetzen oder entfernen Sie den AI Notetaker jederzeit während des Meetings – Sie behalten die volle Kontrolle über die Aufnahme
• Lässt sich mit HubSpot, YouTube, Vimeo, Google Drive, Dropbox und Box verbinden
• Nützlich für Marktforscher, Journalisten, Führungskräfte, Content-Manager, Studierende und alle anderen, die den ganzen Tag in Meetings stecken

Die Nachteile von HappyScribe

• Bietet keine Echtzeit-Transkription während des Meetings

Die Preise von HappyScribe

• Kostenlos: Unbegrenzte Meeting-Aufnahmen (45 Min./Aufnahme)
• Basic: 8,50 $/Monat (jährliche Abrechnung) oder 17 $/Monat (monatliche Abrechnung)
• Pro: 19 $/Monat (jährliche Abrechnung) oder 29 $/Monat (monatliche Abrechnung)
• Business: 59 $/Monat (jährliche Abrechnung) oder 89 $/Monat (monatliche Abrechnung)
• Enterprise: Kontaktieren Sie den Vertrieb und erhalten Sie direkt maßgeschneiderte Lösungen

Was sagen echte Nutzer über HappyScribe?

2. Fathom

Ideal für: Unbegrenzte Meeting-Aufnahmen und Transkripte mit Slack- und Notion-Integration

Fathom passt zu Menschen, deren Arbeitstag aus Gesprächen besteht. Sie springen von einem Meeting ins nächste und greifen später auf Fathom zurück, wenn Sie wissen müssen, was vereinbart oder warum eine Entscheidung getroffen wurde.

Es verwandelt Ihre Meetings in eine durchsuchbare Spur, zu der Sie zurückkehren können – etwa wenn Sie einem Kunden antworten oder sich mit Ihrem Team abstimmen.

Die wichtigsten Funktionen von Fathom

• Nimmt Ihre Meetings in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf und transkribiert sie, damit Sie sich ganz aufs Gespräch konzentrieren können
• Erstellt direkt nach jedem Meeting KI-Zusammenfassungen, Highlights und Aufgaben und schickt sie Ihnen per E-Mail
• Lässt Sie Aufnahmen durchsuchen, Clips und Playlists erstellen und bestimmte Zitate aus früheren Meetings wiederfinden
• Der „Ask Fathom“-Assistent beantwortet Fragen zu vergangenen Meetings in natürlicher Sprache – mit Antworten samt Zeitstempel
• Verbindet sich mit Tools wie HubSpot, Salesforce, Slack, Notion und Asana und überträgt Zusammenfassungen und Meeting-Details in Ihre bestehenden Workflows

Die Preise von Fathom

• Kostenlos: Unbegrenzte Aufnahme und Transkription
• Team: 19 $/Monat pro Nutzer
• Business: 29 $/Monat pro Nutzer

Die Vorteile von Fathom

• Großzügiger Gratis-Tarif für Aufnahme und Transkription – das Ausprobieren in regulären Meetings ist praktisch risikofrei
• Die Zusammenfassung liegt kurz nach dem Meeting vor – so gehen Folgeaufgaben, kurze Rückblicke und CRM-Updates leichter von der Hand, solange der Kontext noch frisch ist
• Gut geeignet für Sales-, Customer-Success- und Gründer-Meetings, weil Sie zentrale Gesprächsmomente markieren und mit Stakeholdern teilen können
• Eine gute Wahl, wenn ein einziges Tool Aufnahme, Transkription, Zusammenfassung und grundlegende Coaching-Kennzahlen abdecken soll

Die Nachteile von Fathom

• Der kostenlose Tarif bietet unbegrenzte Aufnahmen und Transkripte, aber erweiterte KI-Funktionen und unbegrenzte ausführliche Zusammenfassungen gibt es nur im Bezahltarif
• Der Gratis-Tarif enthält derzeit nur wenige vollwertige KI-Zusammenfassungen pro Monat

3. Tactiq

Ideal für: Chrome-Nutzer, die Live-Transkription ohne Bot wollen

Tactiq fühlt sich an wie ein Live-Untertitelblock direkt neben Ihrem Meeting. Unbegrenzte Meeting-Protokolle gibt es im kostenlosen Tarif nicht, aber 10 Meetings pro Monat – das reicht für Solo-Selbstständige oder kleine Teams gut aus.

Der Text erscheint, während Sie sprechen. Sie sehen also jederzeit, was erfasst wurde und wo Sie nach dem Meeting noch nachschärfen möchten.

Es passt zu allen, die hauptsächlich Chrome nutzen und ein dezentes Setup einem separaten Bot im Meeting vorziehen.

Die wichtigsten Funktionen von Tactiq

• Chrome-Erweiterung für Echtzeit-Transkription direkt im Meeting – für Google Meet, Zoom und Microsoft Teams
• Erstellt aus Ihrem Transkript Zusammenfassungen, Aufgaben und Antworten auf eigene Fragen
• Unterstützt über 60 Sprachen – hilfreich, wenn Ihr Team mehrsprachige Meetings führt
• Sicherheit auf Enterprise-Niveau mit ISO 27001, SOC 2 Type II, DSGVO- und HIPAA-Compliance

Die Preise von Tactiq

• Kostenlos: 10 Transkripte/Monat mit 5 KI-Credits
• Pro: 12 $/Monat pro Nutzer
• Team: 20 $/Monat pro Nutzer
• Business: 40 $/Monat pro Nutzer
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Die Vorteile von Tactiq

• Eigene KI-Fragen als wiederverwendbare Prompts für künftige Meetings speichern
• Gut für mehrsprachige Teams, die innerhalb eines Projekts zwischen Sprachen wechseln
• Integrierte Workflows und Anbindungen, um Notizen an Tools wie Slack, Notion, Linear und HubSpot zu senden

Die Nachteile von Tactiq

• Schwächere Genauigkeit bei starken Akzenten; bei gemischtem Audio mal gut, mal daneben
• Nimmt kein Audio/Video auf und speichert es nicht – Sie müssen sich allein auf den Text verlassen

4. tl;dv

Ideal für: Teams, die lange Meeting-Aufnahmen in eine durchstöberbare Bibliothek aus kurzen, teilbaren Momenten verwandeln möchten

tl;dv ist für Teams gemacht, die noch lange nach Meeting-Ende auf ihre Gespräche zurückgreifen.

Sie erhalten eine Video-Bibliothek, in der jedes Interview und jedes Stand-up zu Momenten mit Zeitstempel wird, die Sie teilen, taggen und wiederverwenden können.

Es eignet sich gut, wenn Ihnen asynchrones Nachholen und Coaching genauso wichtig sind wie die reine Transkription.

Die wichtigsten Funktionen von tl;dv

• Nimmt Meetings in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf und transkribiert sie – aus dem Kalender heraus oder auf Abruf
• Erstellt direkt nach jedem Meeting automatisch KI-Zusammenfassungen, Meeting-Protokolle und Zusammenfassungen einzelner Momente
• Unterstützt Transkription und Übersetzung in über 30 Sprachen
• Lässt Sie Zeitstempel taggen, Highlights ausschneiden und alles in einer durchsuchbaren Videobibliothek organisieren
• Verbindet sich mit Slack, E-Mail, Kalendern und CRM-Systemen

Die Preise von tl;dv

• Kostenlos: Unbegrenzte Aufnahmen mit KI-Protokollen für bis zu 10 Meetings
• Pro: 29 $/Monat pro Nutzer
• Business: 98 $/Monat pro Nutzer
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Die Vorteile von tl;dv

• Der Gratis-Tarif deckt alltägliche Aufnahmen, Transkription und KI-Protokolle ab – kleine Teams können ernsthaft damit arbeiten, ohne sofort zu zahlen
• Sie springen direkt zu Momenten mit Zeitstempel oder zu KI-Rückblicken, statt ganze Meetings erneut abzuspielen
• Die Suche über vergangene Meetings wirkt wie eine schlanke Wissensdatenbank – praktisch, wenn Sie ein bestimmtes Zitat oder Thema aus älteren Meetings brauchen
• KI-Berichte über mehrere Meetings und Ask tl;dv helfen bei größeren Fragen – etwa, was über mehrere Gespräche hinweg mit einem Kunden besprochen wurde

Die Nachteile von tl;dv

• Der kostenlose Tarif begrenzt weiterhin, wie viele vollständige KI-Protokolle, Ask-tl;dv-Anfragen und Multi-Meeting-Berichte Sie nutzen können – Vielnutzer stoßen schnell an die Grenzen
• Erweiterte Vertriebsanalysen, CRM-Integrationen und längerer Videozugriff stecken in den höherpreisigen Tarifen, die für kleinere Teams teuer sind

5. Otter

Ideal für: Echtzeit-Transkription mit KI-Zusammenfassungen

Otter AI ist für alle, die gern zusehen, wie ihre Notizen schon während des Sprechens Gestalt annehmen.

Sie verknüpfen es mit Ihrem Kalender, lassen den KI-Assistenten Ihren Meetings beitreten und erhalten ein Transkript, das Sie mit allen teilen können, die das Meeting verpasst haben.

Die wichtigsten Funktionen von Otter

• Erstellt KI-Zusammenfassungen und Aufgaben, die Sie nach Meeting-Ende durchsehen können
• Bietet Otter AI Chat, um Fragen zu einem Meeting zu stellen und Antworten auf Basis des Transkripts zu erhalten
• Erfasst Bildschirme und Folien während des Meetings und verknüpft sie mit der Zeitleiste des Transkripts
• Bietet Web-, Desktop- und Mobile-Apps, damit Sie Meetings und Sprachnotizen auch unterwegs aufnehmen können

Die Preise von Otter

• Basic: 300 Transkriptionsminuten pro Monat, insgesamt 3 Audio-/Video-Datei-Importe
• Pro: 16,99 $/Monat pro Nutzer
• Business: 24 $/Monat pro Nutzer
• Enterprise: Preis auf Anfrage

Die Vorteile von Otter

• Bietet einen großzügigen kostenlosen Tarif
• Hat eine einfache Benutzeroberfläche, die neuen Nutzern den Einstieg erleichtert
• Hilfreich für Teilnehmer, denen es schwerfällt, schnellen Gesprächen zu folgen

Die Nachteile von Otter

• Otter tritt Meetings manchmal automatisch ohne ausdrückliche Erlaubnis bei, was zu ernsthaften Datenschutzproblemen führen kann
• Die Sprachunterstützung ist sehr begrenzt

Steigern Sie Ihre Meeting-Produktivität mit HappyScribe

Sie wollen erst einmal testen? So schlagen sich die kostenlosen Tarife im Vergleich:

👉HappyScribe bietet unbegrenzte Meeting-Aufnahmen mit einem Limit von 45 Minuten pro Meeting. Das reicht, um es in echten Erstgesprächen, Team-Abstimmungen, Interviews oder Vorlesungen laufen zu lassen, ohne ständig auf ein monatliches Minutenkontingent zu schielen. Dazu kommen KI-Zusammenfassungen, „KI fragen“ (3), Unterstützung für über 140 Sprachen und Akzente sowie hohe Datenschutzstandards vom ersten Tag an.

👉Fathom bietet im kostenlosen Tarif unbegrenzte Aufnahme und Transkription – das ist großzügig. Der Haken: Erweiterte KI-Zusammenfassungen und umfangreichere Funktionen sind ohne Upgrade begrenzt. Stark, wenn Sie vor allem ein durchsuchbares Archiv Ihrer Meetings möchten.

👉Tactiq umfasst 10 Transkripte pro Monat mit einer kleinen Menge KI-Credits. Gut für leichtere Nutzung – vor allem, wenn Sie Chrome verwenden und lieber ohne Bot arbeiten. Wer täglich Meetings hat, stößt schnell an die Grenzen.

👉tl;dv erlaubt im Gratis-Tarif unbegrenzte Aufnahmen sowie KI-Protokolle für bis zu 10 Meetings. Nützlich, wenn Sie eine Videobibliothek mit Zeitstempeln und Clips möchten. Vielnutzer spüren die Limits bei erweiterten KI-Berichten und Anfragen.

👉Otter bietet im kostenlosen Basic-Tarif 300 Transkriptionsminuten pro Monat. Das genügt für kürzere Meetings – allerdings ist die Sprachunterstützung begrenzt, und das Minutenlimit wird eng, wenn Sie ein Meeting nach dem anderen haben.

Mit allen fünf Tools können Sie experimentieren, ohne zu zahlen. Gute Einstiegspunkte sind sie alle. Aber wenn ich darauf schaue, was sich im kostenlosen Tarif auf Dauer trägt, sticht HappyScribe hervor:

• Unbegrenzte Aufnahmen mit einem praxistauglichen Limit pro Meeting
• Hohe Genauigkeit über Akzente und Sprachen hinweg
• KI-Chat, der über alle Meetings hinweg funktioniert
• DSGVO-konform mit Datenhaltung in der EU
• Kein Einrichtungsaufwand, wenn Sie es einfach im Arbeitsalltag laufen lassen möchten

Wenn Sie einen AI Notetaker in echten Meetings testen und herausfinden möchten, ob er Ihnen wirklich Zeit spart, gibt Ihnen HappyScribe dafür den meisten Spielraum – ohne Upgrade-Zwang in der ersten Woche.

Starten Sie kostenlos. Lassen Sie es in Ihren nächsten Meetings mitlaufen. Sie merken ziemlich schnell, ob es sich einen festen Platz in Ihrem Workflow verdient!