Recensione Zoom My Notes 2026: registra bene, trascrive male

My Notes è il modo in cui Zoom salva al posto tuo gli appunti delle riunioni, così da farti odiare un po’ meno le riunioni su Zoom. È nato come Zoom AI Companion, ma la versione attuale è più facile da usare e funziona su più piattaforme.

Uso Zoom My Notes da mesi e capisco perché molti utenti restino sul note taker predefinito di Zoom. Capisco altrettanto bene perché tanti altri cerchino qualcosa di meglio per le riunioni.

Se sei indeciso su My Notes, la mia esperienza può aiutarti a scegliere.

Ecco tutto quello che ottieni (e quello che non ottieni) con Zoom My Notes:

Ma di quale prodotto AI di Zoom stiamo parlando?

Negli ultimi anni Zoom ha lanciato diversi prodotti per trascrivere le riunioni. Ho passato giorni sul forum della Zoom Community per capirci qualcosa, quindi ecco una versione semplice degli strumenti di trascrizione di Zoom:

Due di questi trascrivono le tue riunioni su Zoom senza che My Notes venga mai attivato. Meeting transcript ti dà un riepilogo (con il permesso dell’host) e live transcript ti dà i sottotitoli.

Questa recensione riguarda solo My Notes.

Cosa funziona davvero in Zoom My Notes

My Notes è la versione più rifinita dell’AI note taker di Zoom vista finora. Se non verrà rinominato o dismesso, potrebbe persino restare in circolazione abbastanza a lungo da farci l’abitudine.

Dopo settimane di utilizzo, ecco le tre cose che mi hanno colpito di più:

1. Un note taker senza bot e senza fastidiosi partecipanti AI

My Notes non ha un bot. Niente entra nelle mie call e niente compare nell’elenco dei partecipanti come «AI note taker di Biplab».

My Notes registra invece attraverso il mio dispositivo, usando il microfono e l’audio di sistema, e solo dopo che ho concesso quei permessi. È per questo che funziona anche fuori da Zoom. L’ho usato nelle call su Teams, in Google Meet e seduto a un tavolino di un bar, e si è comportato allo stesso modo in tutti e tre i casi.

Gli utenti Microsoft vanno a caccia di alternative a Copilot per gli appunti di riunione proprio per questo motivo, dato che Copilot è chiuso nell’ecosistema Office.

Che una funzionalità nativa di Zoom funzioni su più piattaforme è una cosa strana e benvenuta. Ma l’approccio senza bot è un’arma a doppio taglio, e ci arriverò.

2. I tuoi appunti su Zoom sono più di semplici appunti automatici

Il bello di My Notes è che puoi davvero partecipare e migliorare gli appunti. Puoi aggiungere note a mano mentre la riunione va avanti, e My Notes unisce i contributi dell’IA e quelli umani per creare appunti di riunione più ricchi e personalizzati. Quindi, se usi Granola per il suo blocco note, puoi considerare My Notes un’alternativa a Granola.

Fa anche parte dello Zoom Hub, quindi tutto il resto dello stack può accedere ai tuoi appunti. Ho spostato una serie di appunti su un cliente dentro un Canvas e in pochi minuti avevo la struttura di un progetto.

Ho anche passato a ZoomMate una settimana di appunti chiedendogli cosa avessi promesso alle persone, e ha risposto meglio di quanto avrei fatto io. Gli appunti finiscono in Docs, in Team Chat, in workflow che partono da soli.

Il rovescio della medaglia, ed è concreto, è che il meglio di tutto questo sta dietro ZoomMate, a circa 20 $ per utente al mese.

3. I template danno forma al risultato e l’interfaccia non ti intralcia

Mi sono trovato benissimo con i template di riassunto di My Notes. Puoi dare ai tuoi appunti la forma che vuoi, che si tratti di decisioni e responsabili o di un riepilogo secco. Funziona al meglio quando lavori con più team che hanno bisogno di documentazione formattata in linea con le loro attività.

Anche l’interfaccia merita un plauso. Nonostante l’impostazione aziendale, gli appunti di My Notes stanno dove te li aspetti e il campo di testo libero è lì a portata di mano durante la call. Il Canvas ricalca sostanzialmente Notion, quindi se conosci altri strumenti da ufficio ti troverai bene con gli appunti.

Visto quanto questa recensione parli di configurazione, vale la pena dirlo chiaramente: la parte che tocchi ogni giorno è fatta bene. Quello che i template non possono fare è migliorare le trascrizioni su cui si basano.

My Notes in breve

I difetti di My Notes: la mia esperienza onesta

My Notes ha molti punti a favore, ma Zoom non ha ancora centrato la qualità. Se ti affidi agli appunti di riunione per decisioni da prendere in una frazione di secondo, My Notes ti metterà alla prova.

Ecco alcuni difetti importanti che mi hanno impedito di usare My Notes tutti i giorni:

1. La trascrizione non è precisissima, e nemmeno gli appunti

Ho fatto passare da My Notes una call piena di nomi di prodotti e dettagli tecnici. Il riassunto sembrava a posto, ma appena ho iniziato a leggerlo ho capito che su quella base avrei preso decisioni sbagliate.

«Launch» è diventato «loan», «Throwing an error» è diventato «going and later». La parola «assuming» è sparita, e così anche «Chrome», che non è certo una parola difficile.

La mia preferita è stata quando My Notes ha perso del tutto il punto: due clienti con lo stesso nome. Avevo spiegato esplicitamente come distinguerli, e questo gli è sfuggito completamente.

Poi c’è lo stile. My Notes trascrive in modo più letterale che pulito, quindi ogni «ehm», «uh» e falsa partenza finisce nel testo finale. La punteggiatura è sparsa a caso, le frasi si accavallano e il risultato è qualcosa che devi sistemare prima di poterlo usare da qualche parte.

Questo si lega anche a un difetto grave: My Notes spesso non riesce a identificare i diversi parlanti (anche nelle riunioni uno a uno), il che è fastidioso.

È questo il problema di riassunti e appunti costruiti sopra la trascrizione. Quando la trascrizione sotto è sbagliata, prendi decisioni su informazioni sbagliate, senza sapere quali. Era lo stesso problema quando ho recensito Fireflies AI, e vale allo stesso modo per My Notes.

2. Hai il controllo totale solo se non paga nessun altro

Su un account personale, My Notes è tuo. Su uno aziendale, è del tuo amministratore.

Gli amministratori possono disattivare la funzionalità per tutta l’organizzazione. Alcuni l’hanno già fatto, e gli utenti di quegli account si ritrovano con la scheda Notes che non porta da nessuna parte. Nonostante la bella interfaccia, non puoi evitare le complesse policy aziendali che appesantiscono tutti i prodotti Zoom.

Anche quando tutto funziona, il controllo va in una sola direzione. Un host Zoom può aprire l’elenco dei partecipanti, vedere l’icona degli appunti accanto al tuo nome e da lì interrompere la tua trascrizione.

Hai sul tuo note taker tanto controllo quanto te ne concede l’host.

3. Il prodotto cambia di continuo e le tue riunioni ne risentono

Zoom Notes è diventato My Notes. AI Companion è stato ritirato. ZoomMate è arrivato come livello agentico a pagamento separato. Oggi devi districarti tra quattro piani Workplace e due livelli AI prima di capire a cosa hai diritto.

Se non è la tua azienda a configurarti My Notes, da utente singolo dovrai penare un po’.

Ma non finisce qui. Con tutti questi cambiamenti, gli utenti Zoom si ritrovano con appunti persi e impostazioni sepolte.

Guarda l’immagine qui sopra, per esempio. L’utente aveva attivato tutte queste voci e non riusciva comunque a trovare le trascrizioni. È saltato fuori che non aveva attivato sul web la nuova impostazione «Meeting Transcript». La soluzione è arrivata tre settimane dopo.

A luglio un utente ha scritto sul forum della community di Zoom chiedendo dove fossero finite le sue trascrizioni. Le riunioni recenti c’erano tutte. Tutto quello precedente a maggio era vuoto. Registrava in locale, una cosa che aveva sempre funzionato.

L’unica persona che ha risposto è stata un altro utente, che gli ha detto di controllare un’impostazione dentro AI Companion, un prodotto che Zoom ha ritirato a giugno. È tutto il problema riassunto in una risposta. Nessuno può aiutarti a risolvere i problemi di uno strumento la cui interfaccia è cambiata due volte mentre lo usavi.

La frase che mi è rimasta impressa è proprio la sua: non aveva mai scaricato nessun appunto, perché si fidava di Zoom.

Ho detto prima che My Notes può diventare uno strumento su cui costruire le tue abitudini di lavoro in riunione, ma per farlo deve sopravvivere abbastanza a lungo. Esporta le tue trascrizioni. Fallo con regolarità.

4. Il «senza bot» è un’arma a doppio taglio

My Notes funziona fuori da Zoom proprio perché non usa bot, e il blocco note personalizzabile lo rende simile a Granola. Quella somiglianza di progettazione oggi è un rischio.

A luglio 2026 Granola è stata citata in giudizio davanti a un tribunale federale della California proprio per questa architettura. Chamberlain v. Granola sostiene che la registrazione silenziosa a livello di dispositivo registri persone che non sono mai state informate e non hanno mai dato il consenso, ai sensi delle leggi federali e californiane sulle intercettazioni. Si tratta di accuse, e Granola non ha ancora risposto nel merito.

Non è l’unica. Otter e Fireflies si stanno entrambe difendendo da class action costruite sulla stessa tesi della violazione del consenso, di cui ho parlato quando le ho recensite.

Zoom non è parte in causa in nessuna di queste vicende. Ma la tesi prende di mira l’architettura, non il logo. Qualunque strumento tu usi, avvisa le persone che stai registrando, perché ottenere il consenso spetta a te, non al software.

Quanto ti costa My Notes?

Niente, e allo stesso tempo 20 $ per utente al mese, a seconda di quanto vuoi spingerti.

My Notes è incluso in Zoom Workplace, quindi se paghi già un piano Pro o superiore ce l’hai. Questa è la risposta onesta, ed è uno dei pregi di My Notes.

Il trucco sta un livello più sopra. Tutto quello che mi è piaciuto — spostare gli appunti dentro Canvas, chiedere a cosa mi fossi impegnato in una settimana di riunioni — fa parte di ZoomMate, un add-on separato che parte da circa 20 $/mese.

Ma se non vuoi usare ZoomMate e ti servono solo gli appunti, My Notes ha anche un piano da 10 $/mese.

Le migliori alternative a Zoom My Notes nel 2026

Se sono le trascrizioni grezze o l’interruttore dell’amministratore a spingerti a guardare altrove, questi tre strumenti risolvono ciascuno una parte diversa del problema.

Otter, Fireflies e Granola mancano qui di proposito. Ognuna si sta difendendo da una causa sulla privacy costruita sulla stessa tesi di cui ho parlato sopra, quindi nessuna risolve il problema di My Notes.

Per ora eviterei anche tl;dv. È un consiglio ricorrente in questa categoria, ma un ricercatore ha scoperto una falla che ha esposto 181.874 registrazioni di riunioni in oltre 35.000 domini, e la vulnerabilità è rimasta senza risposta per mesi.

Qual è la migliore alternativa a My Notes per le riunioni?

HappyScribe è la mia scelta, e per buone ragioni. Supera i cinque punti che mi hanno impedito di usare My Notes tutti i giorni, senza rinunciare alla registrazione senza bot che ti aveva fatto provare My Notes in partenza.

Ho fatto passare la stessa call da entrambi, e qui sotto puoi vedere la differenza.

• Trascrizioni di cui ti puoi fidare: A differenza di My Notes, HappyScribe produce testi precisi, con punteggiatura corretta, stacchi di paragrafo ed etichette dei parlanti che reggono in qualsiasi contesto. Ottieni una lettura pulita invece di ogni «ehm» e falsa partenza
• Semplice da configurare, ancora più facile da avviare: Registrati a HappyScribe e inizia a registrare. Non resti impigliato in policy aziendali complesse o in centinaia di interruttori sepolti nelle impostazioni. Usa HappyScribe dal web per la trasparenza del bot, in mobilità con il registratore dell’app mobile, oppure senza bot con l’app desktop
• 150+ lingue, più la precisione umana quando conta: HappyScribe copre oltre 150 lingue e dialetti in tutto il mondo, ben più delle 46 lingue supportate da Zoom. Puoi anche inviare qualsiasi file a un linguista selezionato da HappyScribe per una precisione del 99% su lavori legali o di ricerca, e creare sottotitoli dalla stessa trascrizione
• Appunti di riunione illimitati nel piano gratuito: Zoom My Notes offre solo 3 utilizzi gratuiti, mentre il piano gratuito di HappyScribe copre riunioni illimitate (fino a 45 minuti ciascuna) prima di pagare qualsiasi cosa. I piani a pagamento partono da un prezzo più basso e ti offrono un rapporto qualità-prezzo migliore
• Dati archiviati nell’UE: HappyScribe conserva i tuoi file in un data center nell’UE di livello Tier IV, conforme a PCI DSS e ISO 27001, e puoi disattivare l’addestramento dell’IA fin dal primo giorno

Con HappyScribe hai comunque la registrazione senza bot su Zoom, Teams, Meet e di persona, più un note taker che si unisce da solo alle riunioni, per trasparenza e conformità.

HappyScribe vs Zoom My Notes

Scegli My Notes se tutte le tue riunioni vivono dentro Zoom, se il tuo amministratore l’ha attivato e se leggi i tuoi appunti solo nell’interfaccia di Zoom. L’hai già pagato e la registrazione funziona.

Se vuoi trascrizioni precise da usare subito, un supporto linguistico più ampio e appunti che controlli tu, HappyScribe copre più terreno in un unico posto.