Recensione Fireflies AI (2026): tante funzioni, poca privacy

Tutto quello che ho imparato su Fireflies l’ho imparato contro la mia volontà. È già nelle riunioni a cui mi invita qualcun altro e mi manda per email appunti post-riunione che non ho mai chiesto.

Per anni l’ho evitato perché le sue pratiche sulla privacy non mi convincevano. Se hai letto la mia recensione di Otter o la recensione di Rev, sai che ho usato questi strumenti per anni prima di recensirli.

Non posso però negare che Fireflies abbia un’enorme base di utenti e che sia pieno fino all’orlo di funzionalità di IA e per le vendite.

Così ho deciso di provarlo, per capire come funziona davvero Fireflies per chi lo usa: come prende appunti, quanto è preciso, quali workflow permette e com’è gestita la sicurezza.

Ecco tutto quello che ottieni con Fireflies nel 2026, così puoi decidere con cognizione di causa:

Le funzionalità principali di Fireflies, in ordine

Se stai pensando di usare Fireflies, il richiamo principale sono probabilmente gli appunti di riunione. Anche se non hai ancora chiaro cosa faccia questo strumento, ecco le capacità che stanno al centro di Fireflies:

1. Appunti di riunione generati dall’IA

Alla base, Fireflies è un AI notetaker. Fred, il bot per le riunioni, entra nella tua call, la registra e ti restituisce una trascrizione con identificazione dei parlanti con riassunto generato dall’IA e azioni da intraprendere.

Puoi cliccare qualsiasi riga per ritrovare le parole e i momenti che ci sono dietro, oppure usare AskFred per estrarre risposte dalle trascrizioni.

Fireflies dichiara una precisione del 99% con qualsiasi accento. Per ora metti da parte quel numero, perché io l’ho messo alla prova in riunioni reali.

2. Analisi delle conversazioni

Sopra gli appunti c’è uno strato di analisi. Fireflies misura il rapporto tra tempo di parola e tempo di ascolto, gli intercalari, i monologhi e quante domande fa ogni persona durante una call.

Ha dei tracker degli argomenti che segnalano quanto spesso emergono temi come il prezzo o le obiezioni. Per i sales manager che analizzano conversazioni su larga scala, l’analisi del sentiment è la vera attrattiva, ed è uno dei motivi principali per cui i team restano agganciati.

3. Workflow per le vendite

Il terzo strato è quello in cui Fireflies si distingue dai concorrenti.

Compila automaticamente Salesforce e HubSpot con gli appunti delle call e i prossimi passi, scrive le email di follow-up tramite Fred ed esegue AI Skills specifiche per le vendite, come il punteggio delle obiezioni e gli avvisi sui rischi di trattativa.

Se il tuo team vive di CRM, Fireflies risponde a quell’esigenza. È anche il motivo per cui questo strumento mette radici così profonde: rimuoverlo più tardi potrebbe mandare in crisi il tuo sistema.

Fireflies in breve

I vantaggi di Fireflies: i benefici di ogni giorno

Al netto delle mie lamentele sulla confusione, Fireflies ti aiuta a trasformare le riunioni in veri e propri sistemi. Questi sono i quattro vantaggi che apprezzo:

1. Registra qualsiasi conversazione, come preferisci

A Fireflies non importa come venga registrata una conversazione. Man mano che partecipi a sempre più call, apprezzerai il fatto di non doverci pensare.

Puoi registrare automaticamente le riunioni in calendario, invitare il bot in una call dal vivo, incollare il link di una riunione già avviata, caricare un file audio o video esistente, oppure registrare senza bot con l’app desktop.

C’è anche una buona app mobile, quindi anche le conversazioni di persona sono coperte. Qualunque sia il modo in cui l’audio viene registrato, lo ritrovi sempre nello stesso ordinato taccuino.

2. AskFred e gli agenti vocali ti fanno risparmiare tempo

Se tutto va per il meglio, AskFred potrebbe diventare la funzionalità di Fireflies che usi di più.

Risponde a domande sulle riunioni pescando da tutto il tuo storico e, nel mio caso, mi è servito un po’ di tempo per costruirlo e apprezzarne le capacità. Fred può anche scrivere le email di follow-up e aiutarti a creare attività legate alle riunioni, così Fireflies fa anche da semplice gestore di progetti.

Se sei in ritardo, ci sono agenti vocali IA che gestiscono conversazioni di screening o di scoperta e poi ti passano gli appunti.

Il problema è che l’uso è legato ai crediti AI, quindi l’assistente è generoso solo quanto il tuo piano.

3. Integrazioni ampie e profonde per quasi tutto

Fireflies ha integrazioni, e poi ancora altre.

Fa piacere trovare un AI note-taker che supporta così tanti strumenti e, se sei un maniaco dell’automazione come me, ti permette di costruire sistemi davvero entusiasmanti.

Si collega a più di 100 app, e non solo a Slack e Google Drive. Tra gli strumenti con cui Fireflies si integra nativamente ci sono Greenhouse, Lever, Aircall, Keragon, Linear, MindStudio, Any.do, Salesloft, Twine, Wealthbox e Redtail.

Tutto ciò che il bot registra può fluire direttamente nello strumento in cui già lavori, e ci sono Zapier e l’API di Fireflies per estendere i workflow. Anche la documentazione è facile da seguire.

4. Le AI Skills che scalano i tuoi workflow

Se ripeti sempre la stessa procedura, le AI Skills di Fireflies ti aiutano a spremere fino all’ultima goccia di produttività.

Scegli tra più di 200 template, come i report BANT o le schede di valutazione per le assunzioni, oppure scrivi il tuo da zero. Puoi far partire la skill dopo ogni riunione che corrisponde ai criteri, o raccogliere una settimana di riunioni in un unico report. È automazione fatta come si deve.

I limiti di Fireflies: la mia esperienza sincera

Fireflies ha un’enorme base di utenti, ma più lo usi, più scopri come se li è conquistati.

1. Dalla registrazione alla revoca degli accessi, pratiche opache a ogni passo

Non puoi usare la tua email personale per accedere a Fireflies. Non è normale per gli AI note-taker, ma è così che funziona Fireflies.

Se vuoi entrare, devi accedere con il tuo account Google o Microsoft. La parte più grave è che Fireflies vuole anche l’accesso al tuo calendario Google, e su questo non si negozia.

NON ti lascia creare un account se non concedi a Fireflies un accesso illimitato per vedere e scaricare i tuoi eventi passati, presenti e futuri.

«Che schifo. Ma posso sempre revocare l’accesso al calendario dopo essere entrato, no?»

No. L’unico modo per staccare le mani di Fireflies dal tuo calendario è eliminare l’account. L’altra scappatoia che ho trovato è revocare l’accesso dalla pagina delle app collegate all’account Google. Anche questo però potrebbe rompere il tuo account Fireflies, quindi procedi con cautela.

Queste scelte vanno bene se colleghi solo l’account di lavoro. Nonostante ciò, la maggior parte dei note-taker ti dà la possibilità di mantenere un minimo di privacy. Con Fireflies non è così.

2. La precisione delle trascrizioni è… opzionale

Potrei convivere con la fissazione di Fireflies per il mio calendario se le trascrizioni fossero buone. Dopo averlo usato per settimane (e dopo aver ricevuto trascrizioni non richieste per anni), posso dirti che rende peggio di quanto dovrebbe uno strumento di questo livello.

La trascrizione qui sopra è di una delle ultime riunioni a cui ho partecipato prima di scrivere questa recensione. Fireflies non è riuscito a capire che c’erano due persone: ha archiviato tutta la conversazione sotto “Speaker 1” e mi ha servito un muro di testo difficile da seguire.

Leggi il paragrafo e lo vedi perdere il filo, con frasi intere che si sbriciolano in frammenti tipo «Lo spiego dopo. Controllo io. Dammi solo un attimo. Ok. Quindi. Grazie.»

Ha anche massacrato il codice di riferimento che avevo letto chiaramente: HRZ-2419-B. Ho chiesto anche ad AskFred di recuperare il codice corretto dalla call, ma non può recuperare nulla che la trascrizione abbia già perso.

Se ti serve estrarre rapidamente numeri esatti dalle trascrizioni, Fireflies non è un’opzione affidabile. Ed è chiaro il perché. Fireflies vuole che ti concentri su riassunti annacquati, azioni da intraprendere, skill e template, quindi la pura precisione della trascrizione qui viene dopo.

Ma quando un riassunto è costruito su trascrizioni fragili, stai agendo sulla base di insight sbagliati. Insisto sulla precisione perché questo è un problema di Fireflies e tu non devi accontentarti di meno.

3. Un bot per le riunioni inaffidabile, che resta nella call molto dopo l’uscita dell’utente

Poi c’è Fred, il bot di Fireflies per le riunioni. Entra come partecipante con un nome, quindi almeno quella parte è visibile. Ciò che non lo è è quello che fa dopo che tu sei uscito.

In più occasioni il bot è rimasto nella call dopo che io avevo lasciato la stanza. Ogni volta ho dovuto fermarlo manualmente dalla dashboard perché generasse la trascrizione. Il fatto che Fireflies non riesca a seguire in modo affidabile la presenza degli utenti in riunione è un vero campanello d’allarme.

Registra conversazioni di cui non dovresti far parte, e un bot che resta oltre il dovuto ti fa sembrare poco professionale. È un rischio anche quando il bot Fred di qualcun altro continua a registrarti molto dopo che quella persona ha lasciato la riunione.

Fireflies ha prompt IA che affollano ogni angolo e, per uno strumento così impaziente di registrare tutto, è strano quanto sia difficile fargli rispettare le tue scelte.

4. Gravi campanelli d’allarme su privacy e consenso

Questo è l’aspetto che supera qualsiasi altra opinione che gli utenti possano avere su Fireflies.

Ricordi quando ti ho detto che ricevevo email non richieste da Fireflies? Ho creato un account Fireflies nel 2026, ma mi stava già seguendo da anni.

La scheda “Meeting Status” del mio account appena creato era già popolata di riunioni che risalivano al 2024, di un precedente datore di lavoro, per call a cui avevo partecipato ma che non avevo mai registrato io. All’epoca entravo solo in riunioni dove qualcun altro aveva il bot attivo, e Fireflies ha costruito un profilo completo senza il mio consenso.

Questo comportamento coincide con quanto sostengono ora due class action davanti al tribunale federale.

In Cruz v. Fireflies.AI, depositata a dicembre 2025 presso il Distretto Centrale dell’Illinois, e Fricker v. Fireflies.AI, depositata a marzo 2026 presso il Distretto Settentrionale dell’Illinois, i ricorrenti sostengono che la funzionalità Speaker Recognition generi impronte vocali di tutte le persone presenti in una call, comprese quelle che non hanno mai creato un account né accettato alcuna condizione.

Tutto questo senza l’informativa e il consenso scritti richiesti dalla legge dell’Illinois sui dati biometrici, e senza alcuna policy pubblicata su quanto a lungo quelle impronte vocali vengano conservate.

Aggiungi il trattamento dei dati negli Stati Uniti, che solleva dubbi su come registrare partecipanti sensibili nell’UE, e la privacy smette di essere una nota a piè di pagina di questa recensione. È la recensione.

Quanto costa Fireflies nel 2026?

Fireflies ha quattro piani, tutti a prezzo per utente:

• Free: limitato a 400 minuti di archiviazione per tutto il team, e non puoi scaricare le tue trascrizioni
• Pro: 18 $ al mese con pagamento mensile o 10 $ al mese con fatturazione annuale, che aggiunge la registrazione video, i download, le AI Skills e gli agenti vocali
• Business: 29 $ al mese senza vincoli o 19 $ al mese con fatturazione annuale. È la scelta più popolare e sblocca l’analisi delle conversazioni e l’archiviazione illimitata
• Enterprise: 39 $ per utente al mese, solo annuale, dove finalmente sono coperti HIPAA e l’archiviazione privata

Nel complesso i piani sono in linea con i prezzi di mercato, ma la vera fregatura sono i crediti AI.

Ogni funzionalità IA che valga davvero la pena, da AskFred alle skill alla compilazione automatica del CRM, funziona con un pacchetto di crediti una tantum condiviso da tutto il team, che non cresce quando aggiungi persone.

Cosa dicono gli utenti reali di Fireflies AI?

Fireflies è generalmente apprezzato per il suo ecosistema di strumenti IA, per l’organizzazione dei dati e per le funzionalità che fanno risparmiare tempo.

Fonte: G2

Fonte: G2

Ma la comodità svanisce quando ti imbatti nelle pratiche commerciali opache che usa Fireflies.

Fonte: Trustpilot

Fonte: Trustpilot

Le migliori alternative a Fireflies nel 2026

Se sono il bot e la sua gestione del consenso a spingerti via da Fireflies, vale la pena valutare tre alternative, ognuna forte in una categoria diversa.

Otter è il nome che manca in modo evidente, e l’ho lasciato fuori di proposito. Se Fireflies non ti piace per i problemi di privacy, non ti piacerà nemmeno Otter, per cause legali simili. Puoi leggere la mia recensione approfondita di Otter AI per capire dove si colloca nel 2026.

Qual è la migliore alternativa a Fireflies per gli appunti di riunione?

HappyScribe è la migliore alternativa a Fireflies. Ho lasciato girare HappyScribe nelle stesse riunioni in cui ho usato Fireflies, e qui sotto puoi vedere i risultati.

• Precisione delle trascrizioni di cui puoi fidarti davvero: con HappyScribe ottieni trascrizioni pulite e accurate in oltre 150 lingue, con etichette dei parlanti corrette e timestamp. Hai anche un servizio umano opzionale che porta un file al 99% di precisione per documenti legali, di ricerca e per i media
• Registra senza dare il calendario in pegno: HappyScribe non ti obbliga a rinunciare al tuo calendario solo per usare lo strumento. Ha un bot trasparente per la conformità e app desktop e app mobile per registrare senza bot
• Residenza dei dati nell’UE: HappyScribe è un AI note-taker sviluppato in Europa. Tutti i tuoi dati restano su un server europeo Tier IV, conforme a PCI DSS e ISO 27001, e non sei soggetto a fingerprinting occulto. Risolve i problemi di impronte vocali alla base delle cause Cruz e Fricker
• Traduzione e sottotitoli nello stesso spazio di lavoro: Crea i sottotitoli per il tuo file video o audio e traduci una trascrizione in un’altra lingua senza passare a un altro strumento, sia con l’IA sia con servizi realizzati da persone
• Prezzi chiari e controllo pieno: HappyScribe ti permette di partecipare e prendere appunti in riunioni illimitate nel piano gratuito. Fireflies ti limita a soli 400 minuti gratuiti. Hai anche controlli granulari sul comportamento del bot prima e dopo la call, così sei sempre tu a decidere il risultato

HappyScribe vs Fireflies

Scegli Fireflies se quello che vuoi è un sistema scalabile di analisi delle conversazioni collegato agli altri tuoi strumenti, e i compromessi che comporta non ti danno problemi.

Per il lavoro sensibile al consenso, europeo o che mette la precisione al primo posto, HappyScribe copre gran parte dello stesso terreno senza le insidie sulla privacy.