Fireflies AI review (2026): veel functies, weinig privacy

Alles wat ik over Fireflies weet, heb ik tegen mijn wil geleerd. De bot zit al in vergaderingen waarvoor iemand anders hem heeft uitgenodigd, en daarna mailt hij me notulen waar ik nooit om heb gevraagd.

Jarenlang bleef ik er ver van weg, omdat de manier waarop ze met privacy omgaan me tegenstond. Als je mijn Otter- of Rev-review hebt gelezen, dan weet je dat ik zulke tools jaren gebruikte voordat ik ze beoordeelde.

Maar ik kan niet ontkennen dat Fireflies een enorme gebruikersgroep heeft en tot de nok gevuld is met AI- en salesfuncties.

Dus gaf ik het eindelijk een kans, om te zien hoe Fireflies in de praktijk werkt voor gebruikers: het notuleren, de nauwkeurigheid, de workflows en de beveiliging.

Dit is alles wat je in 2026 met Fireflies krijgt, zodat je een goed onderbouwde keuze kunt maken:

De belangrijkste functies van Fireflies, op een rij

Als je overweegt Fireflies te gaan gebruiken, zijn de notulen waarschijnlijk de grootste trekker. En weet je nog niet precies wat de tool doet? Dit zijn de functies waar het bij Fireflies om draait:

1. Notuleren met AI

In de kern is Fireflies een AI-notulist. Vergaderbot Fred schuift aan bij je gesprek, neemt het op en levert een transcriptie met sprekerherkenning op, met een AI-samenvatting en actiepunten.

Je kunt op elke regel klikken om het bijbehorende moment in de opname terug te vinden, of AskFred gebruiken om antwoorden uit je transcripties te halen.

Fireflies claimt 99% nauwkeurigheid, ongeacht het accent. Parkeer dat cijfer even, want ik heb het in echte vergaderingen getest.

2. Gespreksanalyse

Boven op de notulen zit een laag met analyses. Fireflies houdt bij hoeveel iemand praat versus luistert, hoeveel stopwoorden er vallen, hoe lang de monologen duren en hoeveel vragen elke deelnemer stelt.

Er zijn topic trackers die signaleren hoe vaak onderwerpen als prijs of bezwaren langskomen. Voor salesmanagers die op grote schaal gesprekken doornemen is de sentimentanalyse de echte trekker, en dat is een belangrijke reden waarom teams eraan vast blijven zitten.

3. Salesworkflows

In de derde laag onderscheidt Fireflies zich echt van de concurrentie.

De tool vult Salesforce en HubSpot automatisch met gespreksnotities en vervolgstappen, laat Fred opvolgmails opstellen en draait salesspecifieke AI Skills, zoals het scoren van bezwaren en waarschuwingen voor risicovolle deals.

Werkt je team veel met CRM's? Dan speelt Fireflies daar goed op in. Het is ook precies de reden waarom de tool zich zo diep vastzet: hem er later uit halen kan je hele systeem verstoren.

Fireflies in één oogopslag

Voordelen van Fireflies: de dagelijkse winst

Ondanks al mijn klachten over de rommeligheid helpt Fireflies je wel om vergaderingen uit te bouwen tot volwaardige systemen. Dit zijn de vier voordelen die ik waardeer:

1. Leg elk gesprek vast, precies zoals jij wilt

Fireflies is niet kieskeurig over de manier waarop een gesprek wordt vastgelegd. Hoe meer gesprekken je hebt, hoe fijner het is dat je je daar geen zorgen over hoeft te maken.

Je kunt vergaderingen uit je agenda automatisch laten opnemen, de bot uitnodigen in een lopend gesprek, een link naar een actieve meeting plakken, een bestaand audio- of videobestand uploaden of bot-vrij opnemen met de desktopapp.

Er is ook een degelijke mobiele app, dus fysieke gesprekken kunnen er prima bij. Hoe de audio ook is opgenomen, je vindt alles terug in hetzelfde overzichtelijke notitieboek.

2. AskFred en voice agents besparen je tijd

Als alles goed gaat, wordt AskFred misschien de functie die je het meest gebruikt in Fireflies.

Het antwoordt op vragen over al je vergaderingen uit het verleden, al kostte het mij wel wat tijd om die geschiedenis op te bouwen en er echt iets aan te hebben. Fred kan ook opvolgmails opstellen en je helpen taken rond vergaderingen aan te maken, waardoor Fireflies ook dienstdoet als eenvoudige projectmanager.

Kom je te laat? Dan zijn er AI voice agents die screenings- of kennismakingsgesprekken van je overnemen en je daarna de notulen aanleveren.

De catch: het gebruik is gekoppeld aan AI-credits, dus de assistent is precies zo royaal als je abonnement.

3. Diepe en brede integraties voor bijna alles

Fireflies heeft integraties in overvloed.

Het is verfrissend om een AI-notulist te vinden die zoveel tools ondersteunt, en ben je net als ik een automatiseringsfreak, dan bouw je er behoorlijk gave systemen mee.

De tool koppelt met meer dan 100 apps, en niet alleen met Slack en Google Drive. Fireflies integreert onder meer native met Greenhouse, Lever, Aircall, Keragon, Linear, MindStudio, Any.do, Salesloft, Twine, Wealthbox en Redtail.

Alles wat de bot vastlegt, stroomt rechtstreeks door naar de tool waarin je al werkt, en met Zapier en de Fireflies API breid je je workflows verder uit. De documentatie is ook prettig te volgen.

4. AI Skills die je workflows opschalen

Doe je steeds hetzelfde kunstje? Dan halen de AI Skills van Fireflies het laatste beetje productiviteit voor je binnen.

Je kiest uit meer dan 200 templates, zoals BANT-rapporten of scorekaarten voor sollicitaties, of je schrijft er zelf een van nul. Je kunt de skill na elke passende vergadering laten lopen of een week aan vergaderingen bundelen in één rapport. Dat is echte automatisering.

Nadelen van Fireflies: mijn eerlijke ervaring

Fireflies heeft een enorme gebruikersgroep, maar hoe langer je het gebruikt, hoe duidelijker het wordt hoe het al die gebruikers heeft binnengehaald.

1. Van aanmelden tot toegang intrekken: overal dubieuze praktijken

Je kunt niet met je persoonlijke e-mailadres inloggen bij Fireflies. Dat is niet gebruikelijk voor AI-notulisten, maar zo werkt Fireflies wel.

Wil je naar binnen, dan moet je inloggen met je Google- of Microsoft-account. Erger nog: Fireflies wil ook toegang tot je Google Agenda, en daarover valt niet te onderhandelen.

Je kunt GEEN account aanmaken als je Fireflies geen onbeperkte toegang geeft om je afgelopen, huidige en toekomstige agenda-items te bekijken en te downloaden.

"Dat is balen. Maar ik kan die toegang tot mijn agenda toch gewoon weer intrekken zodra ik binnen ben?"

Nee. De enige manier om Fireflies van je agenda af te krijgen, is je account verwijderen. De andere omweg die ik vond, is de toegang intrekken via de pagina met gekoppelde apps van je Google-account. Dat kan ook je Fireflies-account onbruikbaar maken, dus wees voorzichtig.

Die keuzes zijn te overzien als je alleen je werkaccount koppelt. Toch geven de meeste AI-notulisten je manieren om enige vorm van privacy te behouden. Bij Fireflies is dat niet zo.

2. Nauwkeurigheid van de transcriptie is… optioneel

Ik zou kunnen leven met de fascinatie van Fireflies voor mijn agenda als de transcripties goed waren. Na weken gebruik (en jaren aan ongevraagde transcripties) kan ik je vertellen dat het slechter presteert dan een tool van dit niveau zou moeten.

De transcriptie hierboven komt uit een van de laatste vergaderingen voordat ik deze review schreef. Fireflies kreeg niet door dat er twee mensen aan het woord waren, zette het hele gesprek onder "Speaker 1" en gaf me een lap tekst die nauwelijks te volgen is.

Lees de alinea en je ziet het de draad kwijtraken: volledige zinnen vallen uiteen in fragmenten als "Leg ik later uit. Dat check ik. Momentje. Oké. Dus. Bedankt."

Het verhaspelde ook de referentiecode die ik duidelijk had voorgelezen: HRZ-2419-B. Ik vroeg AskFred nog om de juiste code uit het gesprek te halen, maar wat de transcriptie al kwijt is, krijgt het niet meer terug.

Moet je snel harde cijfers uit een transcriptie halen, dan is Fireflies geen betrouwbare keuze. En het is duidelijk waarom. Fireflies wil dat je je richt op afgezwakte samenvattingen, actiepunten, skills en templates, waardoor pure nauwkeurigheid van de transcriptie hier een bijzaak is.

Maar als een samenvatting op wankele transcripties is gebouwd, onderneem je actie op basis van verkeerde inzichten. Ik hamer op nauwkeurigheid omdat dit een probleem van Fireflies is, en je hoeft geen concessies te doen.

3. Onbetrouwbare vergaderbot die in het gesprek blijft hangen, lang nadat de gebruiker weg is

Dan de vergaderbot van Fireflies: Fred. Hij schuift aan als deelnemer met een naam, dus dat deel is in ieder geval zichtbaar. Wat hij doet nadat jij weg bent, is dat niet.

Meerdere keren bleef de bot in het gesprek nadat ik de ruimte had verlaten. Elke keer moest ik hem handmatig stoppen via mijn dashboard voordat hij de transcriptie kon maken. Dat Fireflies niet betrouwbaar kan volgen of een gebruiker nog aanwezig is, is een serieus alarmsignaal.

Hij neemt gesprekken op waar je geen deel van hoort uit te maken, en een bot die te lang blijft plakken laat jou onprofessioneel overkomen. Het is ook een risico als de Fred-bot van iemand anders jou nog lang blijft opnemen nadat die persoon de vergadering al heeft verlaten.

Fireflies propt AI-prompts in elke hoek van de interface, en voor een tool die zo graag alles opneemt, is het vreemd moeilijk om hem jouw keuzes te laten respecteren.

4. Ernstige alarmbellen rond privacy en toestemming

Dit is het punt dat zwaarder weegt dan elke andere mening die gebruikers over Fireflies kunnen hebben.

Weet je nog dat ik vertelde dat ik ongevraagde mails van Fireflies kreeg? Ik maakte pas in 2026 een Fireflies-account aan, maar het volgde me al jaren.

Het tabblad "Meeting Status" van mijn gloednieuwe account stond al vol met vergaderingen tot 2024 terug, bij een vorige werkgever, van gesprekken waar ik bij was maar die ik zelf nooit heb opgenomen. Ik schoof toen alleen aan bij vergaderingen waar iemand anders de bot had aanstaan, en Fireflies bouwde zonder mijn toestemming een compleet profiel op.

Dit gedrag sluit aan bij wat twee collectieve rechtszaken nu bij de federale rechter aanvoeren.

In Cruz v. Fireflies.AI, aangespannen in december 2025 in het Central District of Illinois, en Fricker v. Fireflies.AI, aangespannen in maart 2026 in het Northern District of Illinois, stellen de aanklagers dat de functie Speaker Recognition stemprofielen aanmaakt van iedereen in een gesprek, ook van mensen die nooit een account hebben aangemaakt of met voorwaarden hebben ingestemd.

Dat gebeurt zonder de schriftelijke kennisgeving en toestemming die de biometriewet van Illinois vereist, en zonder gepubliceerd beleid over hoe lang die stemprofielen worden bewaard.

Tel daar de dataverwerking in de VS bij op, wat vragen oproept bij het opnemen van gevoelige deelnemers in de EU, en privacy is geen voetnoot meer bij deze review. Het ís de review.

Wat betaal je in 2026 voor Fireflies?

Fireflies heeft vier pakketten, allemaal met een prijs per gebruiker:

• Free: maximaal 400 minuten opslag voor het hele team, en je kunt je eigen transcripties niet downloaden
• Pro: $18 bij maandelijkse betaling of $10 per maand bij jaarlijkse facturering, met daarbij video-opnames, downloads, AI Skills en voice agents
• Business: $29 per maand of $19 per maand bij jaarlijkse facturering. Dit is de populaire keuze, die gespreksanalyse en onbeperkte opslag ontgrendelt
• Enterprise: $39 per gebruiker per maand, alleen jaarlijks, waar HIPAA en privéopslag eindelijk gedekt zijn

Over het geheel liggen de prijzen op marktniveau, maar de echte catch zijn de AI-credits.

Elke AI-functie die je echt wilt hebben, van AskFred tot skills tot het automatisch vullen van je CRM, draait op één eenmalige creditpot die je met je hele team deelt en die niet meegroeit als er mensen bij komen.

Wat zeggen echte gebruikers over Fireflies AI?

Fireflies krijgt over het algemeen lof voor het ecosysteem van AI-tools, de manier waarop data georganiseerd worden en de tijd die het bespaart.

Bron: G2

Bron: G2

Maar dat gemak verbleekt zodra je de dubieuze zakelijke praktijken van Fireflies tegenkomt.

Bron: Trustpilot

Bron: Trustpilot

De beste Fireflies-alternatieven in 2026

Als de bot en zijn trackrecord rond toestemming je van Fireflies wegjagen, zijn er drie alternatieven die het afwegen waard zijn, elk sterk in een andere categorie.

Otter is de opvallende afwezige in dit rijtje, en dat is met opzet. Als je Fireflies afwijst om privacyredenen, zul je Otter ook niet zien zitten vanwege vergelijkbare rechtszaken. Lees mijn uitgebreide Otter AI-review om te zien waar het in 2026 staat.

Wat is het beste Fireflies-alternatief voor notulen?

HappyScribe is het beste Fireflies-alternatief. Ik liet HappyScribe meelopen in dezelfde vergaderingen als Fireflies, en hieronder zie je het resultaat.

• Transcripties waar je echt op kunt vertrouwen: Met HappyScribe krijg je schone, nauwkeurige transcripties in 150+ talen, met echte sprekerherkenning en tijdcodes. Daarnaast is er een optionele menselijke laag die een bestand naar 99% nauwkeurigheid brengt voor juridische, wetenschappelijke en mediaverslagen
• Opnemen zonder dat je agenda wordt gegijzeld: HappyScribe dwingt je niet je agenda af te staan om de tool te mogen gebruiken. Er is een transparante bot voor compliance, plus desktop- en mobiele apps voor bot-vrije opnames
• Data opgeslagen én verwerkt in de EU: HappyScribe is een AI-notulist die in Europa is gebouwd. Al je data blijft op een EU-server die Tier IV-, PCI DSS- en ISO 27001-conform is, en er wordt niet heimelijk aan fingerprinting gedaan. Daarmee zijn precies de stemprofielproblemen achter de zaken Cruz en Fricker opgelost
• Vertalen en ondertitelen in dezelfde werkomgeving: Maak ondertitels voor je video- of audiobestand en vertaal een transcriptie naar een andere taal zonder van tool te wisselen, zowel met AI als door mensen
• Heldere prijzen, heldere controle: Met HappyScribe kun je in onbeperkt veel vergaderingen aanschuiven en notuleren in het gratis plan. Fireflies beperkt je tot slechts 400 gratis minuten. Je krijgt ook gedetailleerde instellingen voor hoe de bot zich voor en na een gesprek gedraagt, dus je houdt altijd de regie over het resultaat

HappyScribe vs Fireflies

Kies Fireflies als je een schaalbaar systeem voor gespreksanalyse wilt dat vastzit aan je andere tools, en als je de bijbehorende concessies accepteert.

Voor werk waarin toestemming, de EU of nauwkeurigheid vooropstaan, dekt HappyScribe veel van hetzelfde terrein af, zonder de privacyvalkuilen.