Notulen bestuursvergadering met AI. Uit Europa.

HappyScribe schuift aan bij je bestuursvergadering in Zoom, Teams of Google Meet en levert notulen met aanwezigen, quorum, voorstellen en besluiten. SOC 2 Type II, AVG-proof, datacenters in de EU. Werkt in 150+ talen.

Begin gratis Contact met sales

4.6 op G2 4.7 op Trustpilot

SOC 2 Type II
AVG-conform

Bestuurstafel met stoelen, een voorzittershamer, notulen en een ingebonden notulenboek

Vertrouwd door ruim 6 miljoen gebruikers en 41.000+ teams van elke omvang

Hoe maak je formele notulen van je bestuursvergadering met HappyScribe?

Koppel je agenda

Meld je gratis aan en koppel binnen twee minuten je Google- of Outlook-agenda. Daarna schuift HappyScribe zelf aan bij elke geplande bestuursvergadering.
HappyScribe neemt het gesprek op

HappyScribe schuift als deelnemer aan bij je Zoom, Teams of Google Meet en neemt audio en video op. De secretaris hoeft niet te typen en kan het debat volgen en de voorzitter vragen de stemuitslag te bevestigen.
Je bestuursnotulen, klaar om rond te sturen

Vlak na afloop staan formele notulen in de inbox van de secretaris. Aanwezigen en quorum vastgelegd, elk voorstel met indiener, ondersteuner en stemuitslag, en elk besluit toegeschreven aan de bestuurder die het inbracht. Exporteer naar een pdf die klaar is voor ondertekening door de voorzitter, of naar DOCX zodat de jurist wijzigingen kan voorstellen.

Haal meer uit elke bestuursvergadering.

Gestructureerde bestuursnotulen

Notulen komen kant-en-klaar binnen met aanwezigen, afmeldingen, quorum, agendapunten, voorstellen, stemuitslagen en aangenomen besluiten. De secretaris controleert en stuurt door, meestal binnen het uur.

Chat met één vergadering

Stel een vraag over een eerdere bestuursvergadering en krijg een antwoord met de exacte tijdcode. Nooit meer drie uur auditcommissie doorspoelen om te vinden wie bezwaar maakte tegen het honorarium van de accountant.

Chat door al je vergaderingen

Zoek door elke bestuurs- en commissievergadering die je hebt opgenomen. Vind wanneer een besluit is genomen, wie het voorstelde en of het twee kwartalen later is gewijzigd.

Pdf klaar voor ondertekening

Exporteer notulen met het handtekeningblok van de voorzitter, de datum van vaststelling en paginanummers. Zet ze in het bestuursportaal, stuur ze door naar DocuSign of print ze voor een handtekening met pen bij de volgende vergadering.

Archief van vergaderopnames

Elke bestuursvergadering bewaard met audio en video als onderliggend bewijs. Ga terug naar de bron wanneer een jurist, accountant of toezichthouder erom vraagt.

Toegangs- en bewaarbeheer

Met rechten per werkruimte zijn bestuursstukken alleen zichtbaar voor bestuurders, de secretaris en aangewezen gemachtigden. Stel bewaartermijnen in volgens je archiefbeleid en trek toegang automatisch in zodra de termijn van een bestuurder afloopt.

Sjablonen per commissie

Aparte sjablonen voor het voltallige bestuur, de auditcommissie, remuneratiecommissie, selectie- en benoemingscommissie en risicocommissie. Bestuurders zien alleen de commissies waarin ze zitting hebben, met een eigen verzendlijst per sjabloon.

Sprekerherkenning

Elke bestuurder in het gesprek wordt automatisch herkend. Zie wie welk bezwaar inbracht, wie welk voorstel ondersteunde en wie tegen het besluit stemde, met een toeschrijving die standhoudt bij controle door accountant of aandeelhouders.

De AI Notetaker is voor ons echt een doorbraak. We hoeven tijdens vergaderingen niet meer alles op te schrijven; nu kan ik volop meedoen.

Darius Čenys Coördinator Performance Operations

De bestuursvergadering is voorbij. De notulen liggen klaar voor de voorzitter.

Aanwezigen, quorum, voorstellen en besluiten, elk toegeschreven aan de juiste bestuurder. Eén betrouwbare bron die de voorzitter kan ondertekenen en het bestuur in de volgende vergadering kan vaststellen, met tijdcodes die terugverwijzen naar het exacte moment waarop een bestuurlijke zorg werd geuit. Gaat het om interne teamoverleggen of klantgesprekken in plaats van formele vergaderingen? Bekijk dan Notulen voor het algemene gebruik.

Gratis proberen

Notulenkaart van een Q2-planningsoverleg met besluiten, toegewezen actiepunten en deelnemers, verstuurd na het gesprek

Je team begrijpt veel talen. HappyScribe ook.

HappyScribe herkent automatisch welke taal er wordt gesproken en kan overweg met taalwissels tijdens het gesprek. Ondersteunt meer dan 150 talen en dialecten.

Gratis proberen Alle talen bekijken

Raster van taalkaarten met vlaggen, waaronder Duits, Frans, Spaans, Japans en Hindi

Je vergaderstukken blijven in Europa.

SOC 2 Type II-gecertificeerd. AVG-proof. Hoofdkantoor in Barcelona, met data opgeslagen in EU-datacenters die voldoen aan PCI DSS en ISO 27001.

Data wordt versleuteld tijdens verzending en bij opslag. Je content wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

Gratis proberen Meer informatie

AVG-, ISO 27001- en SOC 2 Type 2-badges boven een vervaagde transcriptie

Werkt met of zonder vergaderbot.

HappyScribe schuift als deelnemer aan bij je geplande vergaderingen, of je gebruikt de recorder in de browser en werkt zonder bot.

Jij bepaalt hoe je vergaderingen worden opgenomen.

Gratis proberen

HappyScribe-samenvatting van een productroadmap-review met besluiten, actiepunten, hoofdonderwerpen en deelnemers

Eén bestuursvergadering. Alles wat je nodig hebt.

Drie resultaten uit één bestuursvergadering, klaar voor de voorzitter, het archief en de jurist.

Gestructureerde bestuursnotulen

Aanwezigen, quorum, afmeldingen, agendapunten, voorstellen, stemmingen en besluiten overzichtelijk in één document. Indiener en ondersteuner bij elk voorstel, gemelde belangenconflicten en wie zich daarom van stemming onthield vastgelegd, en export naar een pdf klaar voor ondertekening, DOCX voor juridische review of TXT voor het archief.
Managementsamenvatting

De belangrijkste besluiten uitgelicht, open vragen gemarkeerd voor de volgende vergadering en actiepunten toegewezen aan bestuurders of de secretaris. Een beknopt overzicht van één pagina dat de voorzitter leest voor het ondertekenen, en een handige samenvatting voor bestuurders die er niet bij waren.
Volledige transcriptie

Woordelijk verslag van de bestuursvergadering met sprekerlabels en tijdcodes. 95%+ nauwkeurigheid in 150+ talen, doorzoekbaar en bewaard als onderliggend bewijs bij de notulen. Betwist een bestuurder later wat er is afgesproken, dan geeft de transcriptie binnen enkele seconden uitsluitsel.

100%

toeschrijving van aanwezigen en voorstellen in elk verslag
95%+

nauwkeurigheid van de transcriptie
150+

ondersteunde talen en dialecten
41.000+

teams gebruiken HappyScribe al

HappyScribe-samenvatting van een vergadering met besluiten, actiepunten, hoofdonderwerpen en 5 deelnemers

BESTUURSKLAAR IN UREN, NIET DAGEN

Stuur formele notulen naar bestuurders voordat de inkt droog is.

Begin gratis Contact Sales

Klantervaringen Reviews

4,7/5 op Trustpilot

Het programma is gemakkelijk in gebruik. De tekst wordt snel toegevoegd en is eenvoudig aan te passen.
Gerda Wesselius Trustpilot
Saved me loads of time doing transcribing interviews for my thesis. Handled different accents of Dutch quite well.
Suzan van Ierland Trustpilot
HappyScribe’s summaries are concise, accurate, and actionable.
Laura Z. G2

Veelgestelde vragen

Wat zijn AI-notulen van een bestuursvergadering?

AI-notulen van een bestuursvergadering zijn formele notulen die automatisch worden gemaakt op basis van een opname van de vergadering. HappyScribe legt aanwezigen, quorum, voorstellen, stemmingen en besluiten vast met sprekerherkenning, en levert ze in een vorm die de voorzitter kan controleren en ondertekenen. Het verslag bevat wat wettelijk vereist is, zonder het informele gesprek van vóór de opening van de vergadering.

Zijn notulen die met AI zijn gemaakt rechtsgeldig?

Notulen van een bestuursvergadering zijn geldig zodra het bestuur ze in de volgende vergadering vaststelt, ongeacht hoe ze zijn opgesteld. HappyScribe maakt het concept; de voorzitter en de secretaris controleren het en het bestuur stelt de notulen vast. De onderliggende opname en de transcriptie met tijdcodes dienen als bewijs. Regels verschillen per land, dus overleg met een jurist als je bestuur onder specifieke wetgeving valt, zoals de Britse Companies Act 2006 of een vergelijkbare lokale code.

Waar worden de opnames van bestuursvergaderingen opgeslagen?

Opnames worden opgeslagen in datacenters in de EU die voldoen aan PCI DSS en ISO 27001. HappyScribe is SOC 2 Type II-gecertificeerd en AVG-proof. Data wordt versleuteld tijdens verzending en bij opslag, niets verlaat de EU en je content wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Valt je bestuur onder Europese regels voor datasoevereiniteit, dan staat er niets op een Amerikaanse server te wachten op een gerechtelijk bevel.

Kunnen we bepalen wie de bestuursnotulen ziet, met een audittrail in SOX-stijl?

Ja. Rechten in de werkruimte zijn rolgebaseerd: de secretaris en de voorzitter kunnen de toegang beperken tot bestuurders, aangewezen gemachtigden zoals een jurist of accountant toevoegen, en toegang intrekken wanneer de termijn van een bestuurder afloopt. De audittrail bij elk verslag laat zien wie het document heeft bekeken, bewerkt of geëxporteerd, wat een interne controle in SOX-stijl ondersteunt. Exports kunnen een watermerk met de naam van de ontvanger krijgen, zodat gelekte notulen te herleiden zijn.

Kunnen we bewaartermijnen afstemmen op het archiefbeleid van ons bestuur?

Ja. Bewaarbeleid stel je in op werkruimteniveau, passend bij je bewaarplichten als bestuur. Bewaar notulen van de auditcommissie 7 jaar om aan de eisen voor beursgenoteerde ondernemingen te voldoen, bewaar oprichtingsbesluiten van een non-profit voor onbepaalde tijd, of verwijder transcripties van een adviesraad volgens een korter schema. Verwijderen is definitief en het beleid wordt automatisch toegepast zodra een termijn verloopt.