Hallituksen kokouksen pöytäkirja tekoälyllä
HappyScribe liittyy hallituksen Zoom-, Teams- tai Google Meet -kokoukseen ja toimittaa pöytäkirjaluonnoksen, jossa ovat läsnäolijat, päätösvaltaisuus, ehdotukset ja päätökset. SOC 2 Type II, GDPR ja datakeskukset EU:ssa – eurooppalainen ratkaisu, joka toimii yli 150 kielellä.
4.6 G2:ssa 4.7 Trustpilotissa
SOC 2 Type II
GDPR:n mukainen
HappyScribea käyttää yli 6 miljoonaa ihmistä ja yli 41 000 kaikenkokoista tiimiä
Miten HappyScribella syntyy hallintotyön vaatimukset täyttävä pöytäkirja?
-
Yhdistä kalenteri
Luo ilmainen tili ja yhdistä Google- tai Outlook-kalenteri alle kahdessa minuutissa. HappyScribe liittyy jokaiseen sovittuun hallituksen kokoukseen itsestään.
-
HappyScribe nauhoittaa puhelun
HappyScribe liittyy Zoom-, Teams- tai Google Meet -kokoukseen osallistujana ja tallentaa äänen ja videon. Sihteerin ei tarvitse kirjoittaa, vaan hän voi seurata keskustelua ja muistuttaa puheenjohtajaa vahvistamaan äänestystuloksen.
-
Pöytäkirjaluonnos valmiina jaettavaksi
Hallintotyön vaatimukset täyttävä pöytäkirjaluonnos on sihteerin sähköpostissa hetki kokouksen päättymisen jälkeen. Läsnäolijat ja päätösvaltaisuus on kirjattu, jokainen ehdotus tekijöineen, kannattajineen ja äänestystuloksineen, ja jokainen päätös on yhdistetty sen esittäneeseen hallituksen jäseneen. Vie allekirjoitusvalmis PDF puheenjohtajalle tai DOCX lakimiehen tarkistettavaksi.
Enemmän irti jokaisesta hallituksen kokouksesta.
Jäsennelty pöytäkirja
Pöytäkirjaluonnos on valmiiksi muotoiltu: läsnäolijat, poissaolot, päätösvaltaisuus, asialistan kohdat, ehdotukset, äänestystulokset ja hyväksytyt päätökset. Sihteeri tarkistaa ja lähettää sen eteenpäin yleensä tunnin sisällä.
Kysy kokoukselta
Kysy mitä tahansa aiemmasta hallituksen kokoustallenteesta ja saat vastauksen tarkan aikaleiman kera. Kolmen tunnin tarkastusvaliokunnan kokousta ei enää tarvitse kelata edestakaisin, jotta selviäisi, kuka vastusti tilintarkastajan palkkiota.
Kysy kaikilta kokouksilta
Hae kaikista tallentamistasi hallituksen ja valiokuntien kokouksista. Näet, milloin päätös tehtiin, kuka sitä ehdotti ja muutettiinko sitä kaksi neljännestä myöhemmin.
PDF valmiina allekirjoitettavaksi
Vie pöytäkirja, jossa on puheenjohtajan allekirjoituskenttä, hyväksymispäivä ja sivunumerot. Lisää se hallitusportaaliin, lähetä DocuSigniin tai tulosta käsin allekirjoitettavaksi seuraavassa kokouksessa.
Kokoustallenteiden arkisto
Jokainen hallituksen kokous säilyy äänenä ja videona pöytäkirjan taustalla. Palaa lähteeseen aina, kun lakimies, tilintarkastaja tai viranomainen sitä tarvitsee.
Hallittu pääsy ja säilytys
Työtilan käyttöoikeuksilla rajaat hallituksen aineistot jäsenille, sihteerille ja nimetyille edustajille. Määritä säilytysajat asiakirjapolitiikkasi mukaan ja poista pääsy automaattisesti, kun jäsenen kausi päättyy.
Omat valiokuntapohjat
Erilliset pohjat hallitukselle sekä tarkastus-, palkitsemis-, nimitys- ja riskivaliokunnille. Jäsenet näkevät vain omien valiokuntiensa aineistot, ja jokaisella pohjalla on oma jakelulistansa.
Puhujien tunnistus
Jokainen kokoukseen osallistuva hallituksen jäsen merkitään automaattisesti. Näet, kuka nosti esiin minkäkin huolen, kuka kannatti kutakin ehdotusta ja kuka äänesti päätöstä vastaan, ja merkinnät kestävät tilintarkastajan tai osakkeenomistajien tarkastelun.
Tekoälyavustaja on muuttanut työtapamme täysin. Kokouksissa ei enää tarvitse kirjoittaa kaikkea ylös, vaan voin oikeasti osallistua keskusteluun.
Darius Čenys
Operatiivisen toiminnan koordinaattori
Hallituksen kokous päättyy. Pöytäkirjaluonnos on valmiina puheenjohtajalle.
Läsnäolijat, päätösvaltaisuus, ehdotukset ja päätökset, kukin yhdistettynä oikeaan hallituksen jäseneen. Yksi luotettava lähde, jonka puheenjohtaja voi allekirjoittaa ja hallitus hyväksyä seuraavassa kokouksessa, ja aikaleimatut linkit juuri siihen hetkeen, jolloin huoli huolellisuusvelvoitteesta nostettiin esiin. Jos kokouksesi ovat tiimin sisäisiä palavereja tai asiakaspuheluita eivätkä virallisia kokouksia, katso yleinen käyttökohde Pöytäkirja.
Tiimisi ymmärtää monia kieliä. Niin ymmärtää HappyScribekin.
HappyScribe tunnistaa puhutun kielen automaattisesti ja pysyy mukana, vaikka kieli vaihtuisi kesken kokouksen. Tukee yli 150 kieltä ja murretta.
Kokoustietosi pysyvät Euroopassa.
SOC 2 Type II -sertifioitu. GDPR:n mukainen. Pääkonttori Barcelonassa, ja tiedot säilytetään EU:ssa PCI DSS - ja ISO 27001 -vaatimukset täyttävissä datakeskuksissa.
Tiedot salataan siirron aikana ja tallennettuna. Sisältöäsi ei koskaan käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
Toimii kokousbotin kanssa tai ilman.
HappyScribe liittyy sovittuihin kokouksiisi osallistujana, tai voit käyttää selainpohjaista tallenninta ilman bottia.
Sinä päätät, miten kokouksesi tallennetaan.
Yksi hallituksen kokous. Kaikki tarvittava.
Kolme tulosta yhdestä hallituksen kokouksesta: puheenjohtajalle, arkistoon ja lakimiehelle.
-
Jäsennelty pöytäkirja
Läsnäolijat, päätösvaltaisuus, poissaolot, asialistan kohdat, ehdotukset, äänestykset ja päätökset selkeänä asiakirjana. Jokaisen ehdotuksen tekijä ja kannattaja nimetään, ilmoitetut eturistiriidat ja esteellisyydet kirjataan, ja viennin voi tehdä allekirjoitusvalmiiksi PDF:ksi, DOCX-muotoon lakimiehen merkintöjä varten tai TXT-muotoon arkistoon.
-
Tiivistelmä johdolle
Tärkeimmät päätökset korostettuina, avoimet kysymykset merkittyinä seuraavaa kokousta varten ja tehtävät vastuutettuina nimetyille jäsenille tai sihteerille. Yhden sivun kooste, jonka puheenjohtaja lukee ennen allekirjoittamista, ja kätevä tapa päästä kärryille kokouksesta poissa olleille.
-
Koko litteraatti
Sanatarkka tallenne hallituksen kokouksesta puhujamerkintöineen ja aikaleimoineen. Yli 95 %:n tarkkuus yli 150 kielellä, haettavissa ja säilytettynä pöytäkirjan taustalla olevana näyttönä. Jos jäsen myöhemmin kiistää sovitun asian, litteraatti ratkaisee sen sekunneissa.
-
100 %
Läsnäolijat ja ehdotukset yhdistetty jokaisessa asiakirjassa
-
yli 95 %
litteroinnin tarkkuus
-
yli 150
tuettua kieltä ja murretta
-
yli 41 000
tiimiä käyttää jo HappyScribea
VALMIS HALLITUKSELLE TUNNEISSA, EI PÄIVISSÄ
Jaa hallintotyön vaatimukset täyttävä pöytäkirjaluonnos jäsenille heti kokouksen jälkeen.
Vastaukset kysymyksiin, joita olit juuri googlaamassa.
Mikä on tekoälyn tekemä hallituksen pöytäkirja?
Tekoälyn tekemä hallituksen kokouksen pöytäkirja on hallintotyön vaatimukset täyttävä asiakirjaluonnos, joka syntyy automaattisesti kokouksen tallenteesta. HappyScribe kirjaa läsnäolijat, päätösvaltaisuuden, ehdotukset, äänestykset ja päätökset puhujineen ja toimittaa ne muodossa, jonka puheenjohtaja voi tarkistaa ja allekirjoittaa. Pöytäkirjaan tulee se, mitä laki edellyttää, ilman kokouksen avaamista edeltänyttä rupattelua.
Onko tekoälyn tekemä hallituksen pöytäkirja juridisesti pätevä?
Hallituksen kokouksen pöytäkirja on pätevä, kun hallitus hyväksyy sen seuraavassa kokouksessa, riippumatta siitä, miten se on laadittu. HappyScribe tekee luonnoksen, puheenjohtaja ja sihteeri tarkistavat sen ja hallitus hyväksyy sen. Tallenne ja aikaleimattu litteraatti toimivat näyttönä sen taustalla. Käytännöt vaihtelevat maittain, joten tarkista asia lakimieheltä, jos hallitustasi koskee tietty laki, kuten Yhdistyneen kuningaskunnan Companies Act 2006 tai vastaava paikallinen säädös.
Missä hallituksen kokoustallenteet säilytetään?
Tallenteet säilytetään EU:ssa PCI DSS - ja ISO 27001 -vaatimukset täyttävissä datakeskuksissa. HappyScribe on SOC 2 Type II -sertifioitu ja GDPR:n mukainen. Tiedot salataan siirron aikana ja tallennettuna, mitään ei siirretä EU:n ulkopuolelle, eikä sisältöäsi koskaan käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. EU:n tietosuvereniteettisääntöjen alaisten hallitusten tiedot eivät odota yhdysvaltalaisella palvelimella haastetta.
Voimmeko rajata, kuka näkee pöytäkirjat, ja tukea SOX-tyyppisiä lokitietoja?
Kyllä. Työtilan käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia, joten sihteeri ja puheenjohtaja voivat rajata pääsyn vain hallituksen jäsenille, lisätä nimettyjä edustajia, kuten lakimiehen tai tilintarkastajan, ja poistaa pääsyn jäsenen kauden päättyessä. Jokaisen pöytäkirjan lokitiedoista näkyy, kuka on katsonut, muokannut tai vienyt asiakirjan, mikä tukee SOX-tyyppisiä sisäisen valvonnan tarkastuksia. Vientiin voi lisätä vastaanottajan nimen vesileimaksi, jolloin vuotanut pöytäkirja voidaan jäljittää.
Voimmeko määrittää säilytysajat hallituksen asiakirjapolitiikan mukaan?
Kyllä. Säilytyskäytännöt asetetaan työtilatasolla vastaamaan organisaatiosi asiakirjojen säilytysvelvoitteita. Säilytä tarkastusvaliokunnan pöytäkirjat 7 vuotta pörssiyhtiön vaatimusten mukaisesti, säilytä yhdistyksen perustamispäätökset pysyvästi tai poista neuvottelukunnan litteraatit lyhyemmän aikataulun mukaan. Poisto on pysyvä, ja käytäntöä noudatetaan automaattisesti, kun kunkin säilytysaika päättyy.
Onko ilmaispakettia?
Kyllä. HappyScriben ilmaispaketissa voit nauhoittaa rajattomasti kokouksia. Luottokorttia ei tarvita.
Kuinka tarkkaa litterointi on?
Yli 95 % kaikilla tuetuilla kielillä.
Mitä kieliä tuetaan?
Yli 150 kieltä ja murretta sekä automaattinen kielentunnistus.
Voinko käyttää HappyScribea ilman, että botti liittyy kokoukseen?
Kyllä. HappyScribessa on selainpohjainen nauhuri, joka tallentaa äänen laitteeltasi ilman bottia.
Missä kokoustietoni säilytetään?
Kaikki tiedot säilytetään EU:ssa sijaitsevassa datakeskuksessa, joka täyttää PCI DSS - ja ISO 27001 -vaatimukset.