Si grabas una entrevista de investigación en el Reino Unido, tienes que cumplir dos requisitos distintos que es fácil confundir.
Primero, necesitas una base jurídica según el RGPD del RU para tratar los datos personales de la grabación. En la investigación universitaria, esa base suele ser la «misión de interés público» del artículo 6(1)(e), y no el consentimiento de las personas participantes. Segundo, necesitas el consentimiento ético informado de tus participantes, otorgado a través del proceso del comité de ética de tu institución.
Ambos son obligatorios y cumplen funciones distintas. Uno hace que el tratamiento de tus datos sea lícito, mientras que el otro respeta la autonomía de las personas participantes y satisface tus obligaciones de ética en la investigación.
Esa distinción es central en los requisitos de consentimiento del RU para grabar entrevistas de investigación, y confundirla es uno de los errores más habituales que veo cometer a quienes investigan.
A lo largo de esta guía mantendré separadas ambas ideas, porque la ley de grabación del RU, el RGPD del RU y tu comité de ética te exigen cada uno algo diferente.
Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes sobre consentimiento para grabar, la normativa de protección de datos y los requisitos de ética en la investigación varían según la jurisdicción y la institución. Consulta al equipo de cumplimiento de la investigación de tu institución para obtener orientación específica sobre tu protocolo.
La base jurídica del RGPD y el consentimiento ético NO son lo mismo
La ICO es directa al respecto. Afirma que el consentimiento para participar en un estudio de investigación es distinto del consentimiento como base jurídica del RGPD del RU para tratar datos personales, y que no debes tratar uno como si fuera el otro.
Cuando tu comité de ética pide consentimiento, se refiere al consentimiento ético: el permiso informado de una persona participante para participar y ser grabada. Cuando el RGPD del RU habla de consentimiento, se refiere a una base jurídica concreta del artículo 6(1)(a) con condiciones estrictas asociadas.
La diferencia tiene consecuencias. El consentimiento del RGPD del RU puede retirarse en cualquier momento, y no existe ninguna excepción de investigación a esa regla. Si una persona participante retira su consentimiento, tienes que dejar de tratar sus datos o anonimizarlos. En un estudio que depende de conservar y analizar grabaciones, ves lo grave que puede llegar a ser ese problema.
Por eso las universidades del RU, como autoridades públicas, se apoyan en la «misión de interés público» del artículo 6(1)(e). Por ejemplo, la University of Bristol aconseja a su personal investigador que apoyarse en el consentimiento del artículo 6 no es ni necesario ni recomendable y confirma que su actividad investigadora queda cubierta por la misión de interés público.
Así, el consentimiento ético rige si puedes grabar a una persona, mientras que tu base jurídica rige si puedes tratar la grabación después. Lo que la ley te permite grabar en primer lugar es una cuestión aparte, y ahí es donde entra la ley de grabación del RU.
Qué dice realmente la ley de grabación del RU
Me he encontrado con investigadores que creen que la ley de grabación es un obstáculo. En el RU, normalmente no lo es. Tres cosas marcan los límites, y ninguna es la restricción que cabría esperar:
- La Investigatory Powers Act 2016: Este es el marco actual para la interceptación de comunicaciones, que sustituyó a la antigua RIPA 2000. Se aplica sobre todo a los proveedores de telecomunicaciones y a las autoridades públicas que interceptan comunicaciones en tránsito, no a alguien que graba una conversación en la que participa. El RU no tiene una regla general de «consentimiento de las dos partes» como algunos otros países
- Las Lawful Business Practice Regulations 2000: Dictadas al amparo del antiguo marco de la RIPA, permiten a las empresas grabar llamadas con fines concretos, como el control de calidad o la formación, siempre que hagan esfuerzos razonables por avisar a las personas implicadas
- La exención de fines domésticos: Mantiene las grabaciones puramente personales fuera del RGPD del RU, pero aquí no te servirá de ayuda. En el momento en que grabas una entrevista para un estudio y la tratas, actúas como persona investigadora y no como particular, así que la ley de protección de datos se aplica por completo
Así que esta es la conclusión: la ley de grabación del RU no es tu verdadera restricción, sino el RGPD del RU y tu comité de ética. Que grabar una entrevista sea «legal» no significa que puedas saltarte la base de protección de datos ni la aprobación ética, y tratar ambas como intercambiables es la forma en que quienes investigan acaban en problemas.
Requisitos del RGPD del RU para grabar entrevistas de investigación
Una vez que grabar en sí es lícito, el RGPD del RU es donde ocurre el verdadero trabajo. En términos sencillos, esto es lo que se aplica cuando grabas y tratas una entrevista con fines de investigación:
Base jurídica (artículo 6)
Toda actividad de tratamiento necesita una base jurídica del artículo 6, pero no existe ninguna base etiquetada como «investigación». La postura de la ICO es que la base correcta depende del tipo de organización que seas.
Una universidad o un organismo del NHS, como autoridad pública, se apoyará con toda probabilidad en la misión de interés público del artículo 6(1)(e), mientras que quien investiga en el ámbito comercial o de una organización benéfica tiene más probabilidades de apoyarse en el interés legítimo del artículo 6(1)(f).
El consentimiento es algo turbio aquí, y por eso la mayoría del personal investigador institucional no lo utiliza.
Categorías especiales de datos (artículo 9)
Las entrevistas a menudo recogen categorías especiales de datos: salud, origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, orientación sexual y similares. Si tus entrevistas tocan alguno de ellos, necesitas tanto una base del artículo 6 como una condición aparte del artículo 9.
Para la investigación, esa condición es el artículo 9(2)(j), con requisitos adicionales añadidos por el Schedule 1 de la DPA 2018.
Salvaguardas para la investigación (Chapter 8A)
La Data (Use and Access) Act 2025 sustituyó las antiguas salvaguardas del artículo 89 por un nuevo Chapter 8A (artículos 84A a 84D), que entró en vigor el 5 de febrero de 2026.
El fondo no cambia: necesitas medidas técnicas y organizativas, como la minimización de datos; tu tratamiento no debe poder causar daños o angustia considerables; y no debe utilizarse para tomar decisiones sobre las personas participantes concretas.
Si encuentras orientación que cita el artículo 89, está describiendo la ubicación anterior de las mismas reglas.
Exenciones de investigación respecto a ciertos derechos de las personas participantes
Cuando tus salvaguardas están en marcha, la DPA 2018 y el RGPD del RU prevén exenciones de investigación respecto a la mayoría de los derechos de las personas participantes: a ser informadas, de acceso, de rectificación, de supresión, de limitación, de portabilidad y de oposición.
La más relevante para la investigación con entrevistas es la supresión. Si una persona participante se retira y te pide borrar sus datos, el artículo 17(3)(d) te permite negarte en la medida en que borrarlos perjudicaría gravemente la investigación. Esta es la ventaja práctica de apoyarte en la misión de interés público en lugar del consentimiento. Si el consentimiento hubiera sido tu base, su retirada te obligaría a detenerte de todos modos, de modo que la exención no te serviría de nada.
Pero nada de esto es automático. Cada exención se aplica solo cuando cumplir perjudicaría gravemente tu investigación, y se valora caso por caso. Además, tienes que decirle a la persona por qué te niegas.
Evaluación de impacto relativa a la protección de datos (DPIA)
Una DPIA es obligatoria cuando es probable que el tratamiento sea de alto riesgo, y grabar entrevistas sensibles hace más probable una conclusión de alto riesgo. La mayoría de los equipos universitarios de ética y de protección de datos esperan una para la investigación con entrevistas, y tu institución dispondrá de una plantilla. Complétala antes de empezar a grabar.
Hoja de información a las personas participantes
La hoja de información a las personas participantes (PIS) gira por completo en torno a tus obligaciones de transparencia. Indica a las personas participantes quién eres, qué estás grabando, tu base jurídica, cuánto tiempo conservarás los datos, quién puede acceder a ellos y qué ocurre con la grabación si se retiran. La PIS informa, y el formulario de consentimiento deja constancia del acuerdo.
Requisitos del comité de ética para la grabación y la transcripción
Tu comité de ética aprueba la grabación antes de que ocurra, así que el detalle que les des es lo que evalúan. Si les envías una solicitud vaga, te la devuelven.
Esto es lo que una solicitud de ética relacionada con la grabación normalmente debe cubrir:
- Por qué grabas: Una breve justificación de por qué es necesaria la captura de audio o vídeo, en lugar de tomar notas
- Qué vas a capturar: Audio, vídeo o ambos, y la plataforma o el dispositivo que usarás, ya sea un Zoom o un Teams institucional, un móvil personal o un dispositivo Android o una grabadora específica
- Si es opcional: Indica si las personas participantes pueden participar sin ser grabadas, o si la grabación es una condición de la participación
- El proceso de consentimiento: Tu formulario de consentimiento y tu hoja de información, incluido un punto de consentimiento aparte para la grabación
- Tu plan de gestión de datos: Los detalles de almacenamiento, acceso, conservación y destrucción que el comité espera ver por escrito, similares a las salvaguardas del RGPD
- Desidentificación: En qué fase seudonimizas o anonimizas, y quién custodia la clave
- Método de transcripción: Cómo las grabaciones se convierten en texto, y si interviene alguien ajeno al equipo de investigación
Declarar un servicio de transcripción de terceros
Si utilizas una herramienta de transcripción externa para investigación, tu solicitud de ética y tu PIS deben mencionarlo con detalle.
Nombra el servicio, indica dónde se tratan y almacenan los datos, confirma si hay un contrato de encargo de tratamiento y especifica las condiciones de conservación y eliminación del servicio. Si la herramienta usa IA, declara si tu audio se utiliza para entrenar sus modelos.
Qué debe incluir el formulario de consentimiento
El formulario de consentimiento es donde el consentimiento para grabar se hace explícito. Debería incluir una casilla o una línea de firma aparte para la grabación, de modo que aceptar participar y aceptar ser grabado sean decisiones distintas.
El formulario también debería indicar el derecho a participar sin ser grabado, el derecho a retirarse y cómo se gestionan las grabaciones después.
Grabar y transcribir entrevistas de investigación con HappyScribe
Todo lo que hemos comentado hasta ahora resulta más fácil de declarar cuando tu proveedor de transcripción te da la documentación para respaldarlo. Aquí es donde te resultará útil HappyScribe. Está creado con el tipo de cumplimiento que un comité de ética quiere ver descrito.
Sigues teniendo que declarar quién trata los datos, dónde y en qué condiciones. Pero un proveedor que publica sus credenciales de seguridad y te deja controlar cómo se usan tus datos convierte esa declaración en párrafos concretos de tu solicitud.
Centro de datos en la UE conforme a la norma ISO 27001
HappyScribe trata y almacena los datos en un centro de datos en la UE conforme a Tier IV, PCI DSS e ISO 27001, lo que ayuda con las preguntas sobre residencia de datos que los revisores de ética del RU y la UE suelen hacer.
Conviene señalarlo para ser del todo precisos: su política de privacidad permite subencargados de confianza que pueden situarse fuera del EEE, bajo las garantías de transferencia adecuadas del RGPD. Nombra al proveedor y su ubicación en tu solicitud, y habrás cubierto la cuestión.
Plataforma certificada SOC 2 Tipo II
HappyScribe está certificado SOC 2 Tipo II, con los datos cifrados en tránsito y en reposo. Para un revisor de ética, estas son las credenciales reconocidas que confirman que los servicios cotidianos de una plataforma son efectivamente seguros. Los detalles están en la página de seguridad, que puedes citar.
Tú controlas si tus datos entrenan modelos de IA
Este es el punto que más les importa a la mayoría de los revisores. Con HappyScribe, usar tus datos para entrenar modelos de IA es opcional y solo se activa si tú lo eliges. Puedes darte de baja en cualquier momento sin que afecte a la precisión de la transcripción, y las organizaciones Enterprise están dadas de baja de forma predeterminada.
Eso te permite indicar con claridad en tu PIS que las grabaciones de las personas participantes no se usarán para entrenar modelos.
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Actúa como tu encargado del tratamiento
Para los archivos que subes, HappyScribe actúa como encargado del tratamiento según el RGPD del RU, con las condiciones de tratamiento establecidas en su política de privacidad. Si tu institución necesita un contrato de encargo de tratamiento (DPA) aparte para el expediente de ética, puedes solicitarlo a través del contacto de protección de datos de HappyScribe.
Precisión pensada para el flujo de trabajo de investigación
La calidad de la transcripción es una cuestión de integridad de la investigación, porque los errores de una transcripción se convierten en errores de tu análisis. La IA de HappyScribe alcanza hasta un 95 % de precisión en audio de entrevistas típico, y más en grabaciones claras de una sola persona. El servicio de transcripción verificada por personas, en cambio, llega al 99 % en más de 65 idiomas, revisado por lingüistas profesionales y entregado en un plazo de 24 horas.
Para estudios de investigación en varios mercados, cubre más de 150 idiomas con un gestor de proyecto que coordina los plazos, y las transcripciones llegan formateadas para la codificación cualitativa, con una función de Chat con IA para buscar temas en toda tu biblioteca de entrevistas.
Graba entrevistas de investigación en el RU sin el quebradero de cabeza del cumplimiento
Grabar una entrevista de investigación en el RU se reduce a tener claras dos cosas: tu base jurídica del RGPD, normalmente la misión de interés público, y el consentimiento ético que obtienes a través de tu comité. La ley de grabación rara vez se interpone en tu camino.
Acierta con la base, documenta tus salvaguardas y declara con honestidad tu configuración de transcripción, y el resto del proceso se vuelve mucho menos intimidante. Un proveedor que te deja indicar con claridad dónde residen los datos, quién los trata y si entrenan modelos de IA convierte una sección delicada de tu solicitud de ética en un párrafo breve y objetivo.
Ahí es donde encaja HappyScribe. Puedes hablar con el equipo sobre la configuración de investigación y seguridad que tu comité necesita ver.
Preguntas frecuentes sobre el consentimiento para grabar entrevistas de investigación en el RU
¿Puedes grabar una entrevista sin permiso en el RU?
Sí, en la mayoría de los casos. La ley del RU te permite grabar tus propias conversaciones, incluidas las entrevistas en las que participas, sin pedir el consentimiento de las demás partes. El truco está en lo que haces después: compartir o tratar grabaciones de voz activa las reglas de protección de datos, y para la investigación también necesitas la aprobación ética. Así que el dispositivo de grabación en tu mano rara vez es el problema; lo que importa es cómo gestionas la grabación.
¿Necesitas consentimiento para grabar audio en el RU?
No para hacer la grabación, si formas parte de la conversación. A diferencia de los estados de EE. UU. con consentimiento de las dos partes, el RU no tiene una regla general de todas las partes, así que grabar tus propias conversaciones para uso personal está permitido legalmente. No necesitas obtener consentimiento solo para pulsar grabar en tu móvil. El consentimiento adquiere relevancia una vez que tratas o publicas el audio, o cuando grabas en contextos de investigación o laborales donde se aplican las reglas de protección de datos.
¿Es el consentimiento de las personas participantes la base correcta del RGPD para grabar entrevistas de investigación?
Normalmente no. La Information Commissioner's Office aconseja que el consentimiento rara vez es la mejor base jurídica del RGPD para la investigación, porque las personas participantes pueden retirarlo en cualquier momento y obligarte a dejar de tratar sus datos. El consentimiento también debe darse libremente, algo difícil en la investigación, donde existe un desequilibrio de poder. A las universidades, como autoridades públicas, se les aconseja apoyarse en la «misión de interés público», sin dejar por ello de obtener el consentimiento ético para grabar.
¿Hay que declarar el uso de un servicio de transcripción con IA en una solicitud de ética del RU?
Sí. Tu solicitud de ética y tu hoja de información deberían nombrar el servicio, indicar dónde se tratan y almacenan los datos, confirmar si hay un contrato de encargo de tratamiento y especificar si tu audio entrena los modelos de IA del proveedor. Declarar un dispositivo o una herramienta de grabación con IA es cada vez más habitual, a medida que los comités de ética endurecen sus reglas. Un proveedor como HappyScribe lo facilita, porque cumple el RGPD, almacena los datos en la UE y te deja excluirte por completo del entrenamiento con IA.
¿Qué ocurre si una persona participante se retira después de haber sido grabada?
Dejas de recoger datos nuevos, pero puede que no siempre tengas que borrar lo que ya tienes. Si tu base del RGPD es la misión de interés público con salvaguardas en marcha, una exención de investigación te permite rechazar una solicitud de supresión, en los casos en que ese borrado perjudicaría gravemente la investigación. Esta es una razón por la que la misión de interés público, en lugar del consentimiento, es una base más segura para los datos de investigación grabados. Aun así, tendrás que gestionar con cuidado los datos de las demás personas participantes y documentar tu decisión.
¿Puede un cliente grabarme en el trabajo sin mi permiso en el RU?
A menudo sí, si forma parte de la interacción. Un cliente puede normalmente grabar sus propias conversaciones contigo, y esas grabaciones no son automáticamente ilícitas. Que pueda usarlas o compartirlas se rige por las reglas de protección de datos y las circunstancias concretas, y las grabaciones encubiertas de información confidencial pueden plantear problemas aparte. La vigilancia del personal en el trabajo es distinta, ya que se aplican tanto la política de la empresa como la ley de protección de datos.
¿Pueden usarse las grabaciones en reuniones y conflictos laborales en el RU?
A veces, y depende de las circunstancias. Grabar de forma encubierta una reunión de dirección o una reunión de queja no es delito cuando eres parte de la conversación, pero puede infringir la política de la empresa y dañar la confianza. Los tribunales de apelación laboral a veces admiten grabaciones secretas como prueba grabada en casos excepcionales, decididos de forma individual. La grabación también puede tener importancia cuando alguien hace una revelación protegida (protected disclosure), así que conviene pedir asesoramiento sobre tu situación concreta antes de apoyarte en cualquier grabación.
¿Puedo demandar a alguien por grabarme sin mi permiso en el RU?
Depende, y normalmente necesitarías asesoramiento sobre tu situación. Hacer grabaciones encubiertas no es delito en sí cuando la persona es parte de la conversación, así que una demanda no se deriva de forma automática. Actuar se vuelve más realista cuando las grabaciones secretas se comparten, se usan para causar daño o infringen la protección de datos o la confidencialidad. En el derecho de familia y en los conflictos laborales, los tribunales a veces admiten esas grabaciones como prueba grabada, algo que se decide caso por caso.
Biplab Mazumder
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