De 5 beste AI notulisten voor bestuursvergaderingen [2026]

Je hebt misschien weleens bedrijfsjuristen horen zeggen dat je notuleren met AI beter buiten de bestuurskamer kunt houden. Een federale rechtbank in New York heeft geoordeeld dat de chats van een leidinggevende met Claude niet onder het verschoningsrecht vielen, deels omdat de AI getraind kon worden op wat hij typte.

Het werkelijke risico is het gebruik van generieke AI-tools zonder veiligheidsmaatregelen. Ze slaan terloopse opmerkingen op servers van derden op en geven je een informele samenvatting, terwijl je bestuur officiële notulen nodig heeft.

Ik heb AI-notulisten vergeleken met bestuursportalen, omdat ze bestuursdiscussies op een andere manier vastleggen. Notulisten nemen de vergadering op, terwijl portalen zich richten op het opstellen van de notulen.

Hier heb ik op gelet bij een AI-notulist voor bestuursvergaderingen:

• Notulen gestructureerd per agendapunt, met aanwezigheid, stemmingen, besluiten en actiepunten met deadlines
• Vergaderingen opnemen via Google Meet, Microsoft Teams, Zoom of op locatie, zodat de tool past bij elke plek waar je bestuur vergadert
• Versleuteling, strikte toegangscontroles, verwijderingsrechten en een duidelijk antwoord op de vraag of leveranciers AI-modellen trainen met de vergadergegevens van je bestuur
• De volledige transcriptie zodat je deze kunt vergelijken met de samenvatting van de vergadering, aangezien AI-gegenereerde notulen nog steeds door een mens gecontroleerd moeten worden

Lees verder om te zien welke het beste bij jouw bestuursvergaderingen past.

Wat zijn de beste AI-notulisten voor bestuursvergaderingen? Een overzicht

1. HappyScribe

Het beste voor: Bestuurssecretarissen die nauwkeurige en gestructureerde notulen van elke zitting nodig hebben, online of op locatie, met opslag in de EU

HappyScribe is een in Barcelona gevestigde AI-notulist die bestuursvergaderingen opneemt in Zoom, Google Meet en Microsoft Teams, maar ook op locatie. De tool zet elke zitting om in een transcriptie met sprekerherkenning en een eerste concept van je bestuursnotulen.

Je hebt een concept nodig dat je kunt controleren met de bron, niet alleen een samenvatting van de vergadering. HappyScribe geeft je beide, en jij blijft de auteur van het officiële verslag. Zodra het bestuur de notulen goedkeurt, exporteer je ze naar je bestuursportaal als PDF of DOCX.

Belangrijkste functies van HappyScribe voor bestuursvergaderingen

1. Neem elke vergadering op jouw manier op, online of in de bestuurskamer

Koppel Google Calendar of Outlook, en de AI-notulist van HappyScribe schuift automatisch aan bij geplande bestuursvergaderingen via Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Als je liever wilt voorkomen dat bots deelnemen aan een vertrouwelijk gesprek, gebruik dan de app of de audiorecorder in de browser.

Voor fysieke vergaderingen leg je de mobiele app op tafel. Deze neemt op zonder internet en uploadt de bestanden zodra je weer online bent. Je kunt ook eerdere opnames uploaden of ze importeren vanuit Google Drive, Box en Dropbox.

2. Structureer je bestuursnotulen per agendapunt

Een informele samenvatting voldoet niet aan je statuten. De sjablonen van HappyScribe structureren de AI-output voordat je deze leest. Kies een kant-en-klaar sjabloon zoals QBR of Besluitvormende vergadering, of maak er zelf een.

Je kunt je sjabloon voor bestuursnotulen opbouwen rond je agendapunten, met secties voor aanwezigheid, quorum, voorstellen, stemmingen, besluiten en actiepunten. Elke zitting levert notulen op in hetzelfde format, wat de goedkeuring versnelt.

3. Volg elke stemming en vind eerdere besluiten terug

HappyScribe verfijnt zijn transcriptie al bijna tien jaar en ondersteunt 150+ talen en dialecten. Elk bestuurslid krijgt een sprekerlabel en elke regel heeft een tijdcode. Staat er in het concept dat een voorstel met 6 tegen 1 is aangenomen? Spring dan direct naar dat moment om te controleren wie er tegen stemde.

Als de transcriptie te lang is, kun je simpelweg met je vergaderingen praten. AI Chat beantwoordt vragen over je hele vergadergeschiedenis, zoals wanneer het bestuur de begroting van vorig jaar heeft goedgekeurd of het algemene thema van het laatste gesprek.

4. Houd de bestuursgegevens veilig en in eigen beheer

HappyScribe is SOC 2 Type II-gecertificeerd en AVG-conform, en slaat de data van je vergaderingen op in een ISO 27001-conform datacenter in de EU. Data wordt versleuteld tijdens verzending en bij opslag.

Je krijgt ook op rollen gebaseerde toegang, zodat je kunt beperken wie bestuursopnames ziet. Je kunt opnames en transcripties op elk moment verwijderen, en Enterprise voegt bewaartermijnen toe die aansluiten bij je archiefbeleid. De vergadergegevens van je bestuur worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen, tenzij je daar zelf voor kiest.

Voordelen van HappyScribe

• Stuur betwiste zittingen naar professionele transcribenten voor 99% nauwkeurigheid, aangezien het verslag zich geen verkeerd verstane stem kan veroorloven
• Voeg namen van bestuursleden en bedrijfstermen toe aan een aangepaste woordenlijst, zodat de transcriptie ze correct spelt
• Vertaal transcripties naar 80+ talen voor besturen met leden in verschillende landen
• Stuur notulen en actiepunten naar je andere tools via de MCP-server, Zapier of de HappyScribe API

Nadelen van HappyScribe

• Niet ideaal voor realtime transcriptie tijdens live sessies

Wat zeggen gebruikers over HappyScribe?

Bron: G2

Bron: G2

Prijzen van HappyScribe

AI-transcriptie en notulen

• Gratis: Onbeperkt vergaderingen opnemen, tot 45 minuten per stuk
• Basic: EUR 8,50/maand (jaarlijks gefactureerd) of EUR 17/maand (maandelijks gefactureerd)
• Pro: EUR 19/maand (jaarlijks gefactureerd) of EUR 29/maand (maandelijks gefactureerd)
• Business: EUR 59/maand (jaarlijks gefactureerd) of EUR 89/maand (maandelijks gefactureerd)
• Enterprise:Neem contact op met sales voor prijzen op maat

2. Fellow

Het beste voor: Governanceteams in gereguleerde sectoren die bestuursvergaderingen onder hetzelfde opnamebeleid willen laten vallen als andere vergaderingen

Fellow is een AI-vergaderassistent gericht op gereguleerde sectoren zoals private equity. Als je bedrijf het al gebruikt, volgen bestuursvergaderingen dezelfde beheerdersregels als elk ander gesprek. Fellow host gegevens echter op AWS in Canada, waardoor EU-besturen vaak zoeken naar Europese alternatieven voor Fellow.

Het biedt sjablonen voor AI-beleid, inclusief bestuurs- en commissievergaderingen, om je te helpen gegevens te structureren volgens jouw doelen.

Belangrijkste functies van Fellow voor bestuursvergaderingen

• Beheerders kunnen opnames blokkeren wanneer woorden als “Vertrouwelijk” in de titel staan, zodat besloten sessies niet worden vastgelegd. Iedereen kan de opname pauzeren, en Fellow meldt dit aan alle deelnemers
• Zero-day retentie bewaart alleen de samenvatting en actiepunten, en verwijdert daarna opnames en transcripties. Dat verkleint het dossier dat bij een rechtszaak kan worden opgevraagd
• Ask Fellow beantwoordt je vragen over eerdere vergaderingen en kan bestuursverslagen opstellen. Elk antwoord linkt naar het bijbehorende fragment in de transcriptie
• Neem op met een bot, of zonder bot via desktop of mobiel. Fellow is een SOC 2 Type II-gecertificeerde AI-notulist en traint zijn AI niet met jouw gegevens

Prijzen van Fellow

• Gratis
• Solo: $29/maand
• Team: $11/gebruiker/maand
• Business: $23/gebruiker/maand
• Enterprise: $25/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Nadelen van Fellow

• De vergaderbot van Fellow is wisselvallig. De onbetrouwbaarheid zorgt er vaak voor dat teams kijken naar alternatieven voor Fellow
• Voor het redigeren van transcripties en automatische opnameregels is Enterprise nodig, en dat begint bij 10 gebruikers. Een zevenkoppig bestuur betaalt zo voor licenties die het niet gebruikt
• Fellow is complexe en zware software waar je even aan moet wennen, en zelfs dan kun je af en toe laadschermen tegenkomen tijdens taken

3. Plaud Note Pro

Het beste voor: Besturen die op locatie vergaderen en een fysieke recorder willen, zonder bot en zonder wifi

Plaud Note Pro is een recorder op creditcardformaat die je op de vergadertafel legt. Het apparaat slaat audio lokaal op en synchroniseert later, waardoor het werkt als een offline vergaderrecorder. Ondanks de hardware adviseert Plaud je om ontbrekende stemdetails te markeren voor bevestiging en de AI niet te laten gissen.

Het staat op de derde plaats omdat het het beste werkt voor fysieke vergaderingen, terwijl online gesprekken afhankelijk zijn van Plaud Desktop.

Belangrijkste functies van Plaud Note Pro voor bestuursvergaderingen

• Vier microfoons pikken stemmen op tot 5 meter afstand in de Enhance-modus, met een batterijduur tot 30 uur
• Druk kort op de knop wanneer de voorzitter een stemming aankondigt, zodat je dat moment snel terugvindt in het concept
• Je kunt een eigen sjabloon voor bestuursnotulen toepassen of via Plaud MCP AI-tools om conceptnotulen vragen. De antwoorden van Ask Plaud linken terug naar de bronaudio
• Plaud Desktop neemt Zoom, Google Meet en Microsoft Teams-gesprekken op zonder bot. Het voldoet aan SOC 2 Type II, de AVG en HIPAA, en traint geen AI-modellen met jouw opnames

Prijzen van Plaud Note Pro

• Plaud Note Pro: $189 (apparaat)
• Starter: Gratis
• Pro: $17,99/maand
• Unlimited: $29,99/maand
• Team: $28/gebruiker/maand

Nadelen van Plaud Note Pro

• Buiten het Team-abonnement worden opnames opgeslagen in het account van één persoon. Functies zoals licentiebeheer, veilige offboarding en een verwerkersovereenkomst (DPA) zijn alleen beschikbaar bij Team
• De 300 minuten per maand van Starter dekken ongeveer twee lange bestuursvergaderingen, en voor Ask Plaud en de branchewoordenlijst heb je Pro nodig
• De nauwkeurigheid van de transcriptie en sprekerlabels van Plaud zijn niet altijd betrouwbaar, vooral bij technische gesprekken, dus zorg ervoor dat je de notulen eerst doorleest

4. OnBoard

Het beste voor: Besturen die AI-notulen in hun bestuursportaal willen en Zoom of Microsoft Teams gebruiken

OnBoard is een bestuursportaal dat de hele bestuurscyclus beheert. Het integreert AI-notulen met het maken van agenda's en het samenstellen van bestuursmappen, zodat het concept je gepubliceerde agenda volgt.

Alles staat op één plek, wat de risico's van versiebeheer verkleint. Als je een late wijziging doorvoert, wordt de bestuursmap voor elk bestuurslid vernieuwd.

OnBoard staat op de vierde plaats omdat het, in tegenstelling tot Diligent, de vergadering zelf opneemt, hoewel alleen via Zoom en Teams.

Belangrijkste functies van OnBoard voor bestuursvergaderingen

• De opname-assistent schuift aan bij Zoom of Teams, en zet de transcriptie om in conceptnotulen zodat de beheerder ze binnen de agenda kan bewerken
• Agenda AI stelt op basis van een korte prompt secties, sprekers en tijdsduur op. Book AI vat elke sectie van de bestuursmap samen voor bestuursleden
• Bestuursleden kunnen AI Assist vragen stellen over bestuursmappen en eerdere notulen, en bij elk antwoord wordt de bronpagina vermeld
• Met functies zoals stemmen en goedkeuringen, DocuSign e-handtekeningen en taakbeheer, houdt OnBoard besluiten en actiepunten in één dossier. Je kunt AI per vergadering uitschakelen

Prijzen van OnBoard

• Essentials: Prijzen op maat
• Premium: Prijzen op maat
• Ultimate: Prijzen op maat

Nadelen van OnBoard

• Voor fysieke vergaderingen of Google Meet-zittingen moet een apparaat in de vergaderruimte inbellen in een Zoom- of Teams-gesprek
• Belangrijke AI-functies voor agenda, bestuursmap en notulen zijn add-ons in de Essentials- en Premium-abonnementen
• OnBoard dekt het bestuur, niet de rest van het bedrijf. Als je één tool wilt voor elke vergadering, vergelijk dan AI-notulisten voor enterprise-bedrijven

5. Diligent (Diligent Boards en BoardEffect)

Het beste voor: Beursgenoteerde bedrijven op Diligent Boards, en besturen in non-profit, de zorg en het hoger onderwijs op BoardEffect, die één centraal systeem willen

Diligent is een grote speler in deze markt en veel grote bedrijven gebruiken het. Diligent Boards bedient zakelijke en beursgenoteerde besturen, terwijl BoardEffect zich richt op non-profit- en zorgbesturen. Beide gebruiken GovernAI, de AI-laag van Diligent.

De aanpak van Diligent voor bestuursvergaderingen is om prioriteit te geven aan notulen als samenvattingen, in plaats van ruwe transcripties. Het genereert notulen van governance-kwaliteit binnen het platform, maar baseert het concept op de aantekeningen, bestuursmaterialen of transcripties van de vergadering die jij aanlevert. Het neemt de vergadering niet op.

Diligent sluit de lijst af omdat het de meest gespecialiseerde keuze is. Je zult het moeten combineren met een opnametool.

Belangrijkste functies van Diligent voor bestuursvergaderingen

• De Style Library leert je schrijfstijl aan de hand van eerder goedgekeurde notulen en past die toe op elk AI-concept. Notulen krijgen de status 'concept' of 'in beoordeling', en reviewers werken in één document in plaats van in gemailde kopieën
• Diligent Boards bewaart onveranderlijke dossiers met versiebeheer en audittrails. Stemmingen bevatten e-handtekeningen en auditlogboeken
• Met de notulenmodule van BoardEffect kun je actiepunten toewijzen aan eigenaren, meldingen sturen en een actielogboek exporteren voor elke vergadering
• Elk antwoord van GovernAI is te herleiden naar de bron in je bestuursmaterialen. Diligent gebruikt je gegevens niet om AI-modellen te trainen

Prijzen van Diligent

• Diligent Boards: Prijzen op maat
• BoardEffect: Prijzen op maat

Nadelen van Diligent

• Geen van beide producten neemt je bestuursvergadering op, dus je hebt nog steeds een recorder of een AI-notulist nodig om de transcriptie te maken
• Voor AI Smart Minutes van BoardEffect moet GovernAI zijn ingeschakeld, en voor de schrijfstijltools is het Plus-pakket nodig
• Voor Diligent heb je een demo en een offerte nodig, en dat duurt lang voor een klein non-profitbestuur dat dit kwartaal nog wil beginnen

Wat is de beste AI-notulist voor bestuursvergaderingen?

De juiste keuze hangt af van waar je bestuur bijeenkomt en wie de notulen opstelt.

👉 Kies Fellow als je bedrijf het al gebruikt en bestuursvergaderingen onder hetzelfde opnamebeleid wil laten vallen.

👉 Kies Plaud Note Pro als je bestuur fysiek op kantoor vergadert en je een speciale spraakrecorder wilt.

👉 Kies OnBoard als je AI-notulen in je bestuursportaal wilt en Zoom of Microsoft Teams gebruikt.

👉 Kies Diligent als je één centraal systeem nodig hebt en al een manier hebt om de vergadering op te nemen.

👉 Kies HappyScribe als je gestructureerde notulen nodig hebt van elke zitting, online of fysiek, veilig opgeslagen in de EU.

HappyScribe neemt op via Zoom, Google Meet en Microsoft Teams, met of zonder bot, en de mobiele app voor transcriptie van vergaderingen dekt de bestuurskamer. Je sjabloon voor bestuursnotulen zet elke sessie om in een concept met voorstellen, stemmingen en besluiten. Vervolgens exporteer je het als PDF of DOCX naar OnBoard of Diligent.

Voor zittingen waar elke stem telt, leveren de professionele transcribenten van HappyScribe 99% nauwkeurigheid. Geen van de andere vier platforms biedt dat.

Wanneer je notulen de toets van een auditor moeten doorstaan, is de keuze eenvoudig.