Top 5 des outils de prise de notes IA pour conseils d'administration [2026]

Vous avez peut-être vu des avocats d'affaires conseiller aux conseils d'administration de tenir la prise de notes IA à l'écart de la salle du conseil. Un tribunal fédéral de New York a statué que les échanges d'un dirigeant avec Claude n'étaient pas couverts par le secret professionnel, en partie parce que l'IA pouvait s'entraîner sur ce qu'il saisissait.

Le véritable risque réside dans l'utilisation d'outils d'IA génériques sans garde-fous. Ils stockent des remarques informelles sur des serveurs tiers et vous livrent un résumé informel alors que votre conseil a besoin d'un procès-verbal officiel.

J'ai comparé les outils de prise de notes IA aux portails de gouvernance (board portals), car ils documentent les débats du conseil différemment. Les outils de prise de notes enregistrent la réunion, tandis que les portails privilégient la rédaction du procès-verbal.

Voici ce que j'ai recherché dans un outil de prise de notes IA pour les réunions du conseil d'administration :

• Des procès-verbaux structurés par point de l'ordre du jour, avec les présences, les votes, les résolutions et les actions à suivre avec leurs échéances
• L'enregistrement des réunions sur Google Meet, Microsoft Teams, Zoom et en présentiel, pour que l'outil s'adapte au lieu de réunion de votre conseil
• Le chiffrement, des contrôles d'accès stricts, le droit à l'effacement et une réponse claire sur l'utilisation de vos données par les fournisseurs pour entraîner leurs modèles d'IA
• La retranscription intégrale pour vous permettre de vérifier le compte rendu de réunion, car les procès-verbaux générés par l'IA nécessitent toujours une relecture humaine

Poursuivez votre lecture pour découvrir celui qui convient à vos réunions du conseil.

Quels sont les meilleurs outils de prise de notes IA pour le conseil d'administration ? Comparatif rapide

1. HappyScribe

Idéal pour : Les secrétaires du conseil qui ont besoin de procès-verbaux précis et structurés pour chaque séance, en ligne ou en présentiel, avec des données hébergées dans l'UE

HappyScribe est un outil de prise de notes IA basé à Barcelone, qui enregistre les réunions du conseil sur Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et en présentiel. Il transforme chaque séance en une retranscription avec identification des intervenants et en une première ébauche de votre procès-verbal du conseil d'administration.

Il vous faut une ébauche que vous pouvez confronter à la source, et pas seulement un résumé de réunion. HappyScribe vous offre les deux, et vous restez l'auteur du document officiel. Une fois le procès-verbal approuvé par le conseil, exportez-le vers votre portail de gouvernance au format PDF ou DOCX.

Fonctionnalités clés de HappyScribe pour les réunions du conseil

1. Enregistrez chaque réunion à votre façon, en ligne ou dans la salle du conseil

Connectez Google Agenda ou Outlook, et l'assistant IA de réunion de HappyScribe rejoint les réunions du conseil planifiées sur Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Si vous préférez éviter qu'un bot ne rejoigne un appel confidentiel, utilisez l'application ou l'enregistreur web.

Pour les réunions en présentiel, posez l'application mobile sur la table. Elle enregistre sans connexion internet et importe les fichiers une fois que vous êtes de nouveau en ligne. Vous pouvez également importer des enregistrements passés depuis votre ordinateur, Google Drive, Box et Dropbox.

2. Obtenez des procès-verbaux structurés par point de l'ordre du jour

Un simple résumé de réunion ne satisfera pas aux exigences de vos statuts. Les modèles de compte rendu de HappyScribe structurent le résultat de l'IA avant même que vous ne le lisiez. Choisissez un modèle prédéfini comme Bilan trimestriel (QBR) ou Réunion de prise de décision, ou créez le vôtre.

Vous pouvez concevoir votre modèle de procès-verbal autour des points à l'ordre du jour, avec des sections pour les présences, le quorum, les projets de résolution, les votes, les résolutions adoptées et les actions à suivre. Chaque séance produit un procès-verbal au même format, ce qui accélère son approbation.

3. Suivez chaque vote et retrouvez les résolutions passées

HappyScribe perfectionne sa retranscription depuis près d'une décennie, et prend en charge plus de 150 langues et dialectes. Chaque administrateur est identifié, et chaque ligne est horodatée. Si l'ébauche indique qu'une résolution a été adoptée par 6 voix contre 1, accédez directement à ce moment pour vérifier qui a voté contre.

Lorsque la retranscription est trop longue, vous pouvez simplement dialoguer avec vos réunions. Le Chat IA répond à vos questions sur l'historique de vos réunions, par exemple pour savoir quand le conseil a approuvé le budget de l'année dernière ou quel était le thème général du dernier appel.

4. Gardez les archives du conseil sécurisées et sous votre contrôle

HappyScribe est certifié SOC 2 Type II et conforme au RGPD, et stocke les données de vos réunions dans un centre de données basé dans l'UE et conforme à la norme ISO 27001. Les données sont chiffrées en transit et au repos.

Vous bénéficiez également d'un accès basé sur les rôles pour limiter qui peut consulter les enregistrements du conseil. Vous pouvez supprimer les enregistrements et les retranscriptions à la demande, et le forfait Enterprise ajoute des durées de conservation adaptées à votre politique d'archivage. Les données de votre conseil ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA, sauf si vous donnez votre accord.

Les avantages de HappyScribe

• Confiez les séances contestées à la transcription humaine pour une précision de 99 %, car le procès-verbal ne peut pas se permettre un vote mal entendu
• Ajoutez les noms des administrateurs et les termes propres à votre entreprise à un glossaire personnalisé, pour que la retranscription les orthographie correctement
• Traduisez les retranscriptions dans plus de 80 langues pour les conseils dont les administrateurs se trouvent dans différents pays
• Envoyez les comptes rendus et les actions à suivre vers vos autres outils via le serveur MCP, Zapier ou l'API HappyScribe

Les inconvénients de HappyScribe

• Pas idéal pour la retranscription en temps réel pendant les séances en direct

Que disent les utilisateurs de HappyScribe ?

Source : G2

Source : G2

Tarifs de HappyScribe

Retranscription IA et prise de notes de réunion

• Gratuit : Enregistrements de réunions illimités, jusqu'à 45 minutes chacun
• Basic : 8,50 EUR/mois (facturation annuelle) ou 17 EUR/mois (facturation mensuelle)
• Pro : 19 EUR/mois (facturation annuelle) ou 29 EUR/mois (facturation mensuelle)
• Business : 59 EUR/mois (facturation annuelle) ou 89 EUR/mois (facturation mensuelle)
• Enterprise :Contacter l'équipe commerciale pour une tarification sur mesure

2. Fellow

Idéal pour : Les équipes de gouvernance des secteurs réglementés qui souhaitent soumettre les réunions du conseil à la même politique d'enregistrement que les autres réunions

Fellow est un assistant IA de réunion orienté vers les secteurs réglementés comme le capital-investissement. Si votre entreprise l'utilise déjà, les réunions du conseil suivent les mêmes règles administratives que n'importe quel autre appel. Cependant, Fellow héberge ses données sur AWS au Canada, c'est pourquoi les conseils européens recherchent souvent des alternatives à Fellow en Europe.

Il propose des modèles de politique IA, y compris pour les réunions du conseil et de comité, pour vous aider à structurer les données selon vos objectifs.

Fonctionnalités clés de Fellow pour les réunions du conseil

• Les administrateurs peuvent bloquer l'enregistrement lorsque des mots comme « Confidentiel » apparaissent dans le titre, afin que les sessions à huis clos ne soient pas enregistrées. N'importe qui peut mettre l'enregistrement en pause, et Fellow en informe tous les participants
• La conservation zéro jour ne garde que le compte rendu et les actions à suivre, puis supprime les enregistrements et les retranscriptions. Cela réduit les archives accessibles en cas de litige
• Ask Fellow répond à vos questions sur les réunions passées et peut rédiger des rapports de conseil. Chaque réponse renvoie à l'extrait de retranscription correspondant
• Enregistrez avec un bot, ou sans bot sur ordinateur ou mobile. Fellow est un outil de prise de notes certifié SOC 2 Type II et n'entraîne pas son IA sur vos données

Tarifs de Fellow

• Gratuit
• Solo : 29 $/mois
• Team : 11 $/utilisateur/mois
• Business : 23 $/utilisateur/mois
• Enterprise : 25 $/utilisateur/mois (facturation annuelle)

Les inconvénients de Fellow

• Le bot de réunion de Fellow peut s'avérer capricieux. Ce manque de fiabilité pousse souvent les équipes à chercher des alternatives à Fellow
• Le caviardage des retranscriptions et les règles d'enregistrement automatique nécessitent le forfait Enterprise, accessible à partir de 10 utilisateurs. Un conseil de sept personnes finit par payer des licences inutilisées
• Fellow est un logiciel complexe et lourd qui demande un temps d'adaptation, et même ensuite, vous pourriez rencontrer des écrans de chargement occasionnels d'une tâche à l'autre

3. Plaud Note Pro

Idéal pour : Les conseils qui se réunissent en présentiel et souhaitent un enregistreur physique sans bot ni Wi-Fi

Plaud Note Pro est un enregistreur au format carte que vous placez sur la table du conseil. Il stocke l'audio sur l'appareil et se synchronise plus tard, fonctionnant ainsi comme un enregistreur de réunion hors ligne. Même avec ce matériel dédié, Plaud recommande de signaler les détails de vote manquants pour confirmation plutôt que de laisser l'IA deviner.

Il se classe troisième car il est surtout adapté aux réunions en présentiel, tandis que les appels en ligne dépendent de Plaud Desktop.

Fonctionnalités clés de Plaud Note Pro pour les réunions du conseil

• Quatre micros captent les voix jusqu'à 5 mètres en mode Enhance, avec jusqu'à 30 heures d'autonomie
• Appuyez brièvement sur le bouton lorsque le président lance un vote, pour retrouver rapidement ce moment dans l'ébauche
• Vous pouvez appliquer un modèle de procès-verbal personnalisé ou demander une ébauche de procès-verbal à des outils d'IA via Plaud MCP. Les réponses d'Ask Plaud renvoient à l'audio source
• Plaud Desktop enregistre les appels Zoom, Google Meet et Microsoft Teams sans bot. Il est conforme aux normes SOC 2 Type II, RGPD et HIPAA, et n'entraîne pas de modèles d'IA sur vos enregistrements

Tarifs de Plaud Note Pro

• Plaud Note Pro : 189 $ (appareil)
• Starter : Gratuit
• Pro : 17,99 $/mois
• Unlimited : 29,99 $/mois
• Team : 28 $/utilisateur/mois

Les inconvénients de Plaud Note Pro

• En dehors du forfait Team, les enregistrements sont stockés sur le compte d'une seule personne. Les fonctionnalités telles que la gestion des licences, le départ sécurisé des employés et l'accord de traitement des données (DPA) ne sont disponibles qu'avec Team
• Les 300 minutes par mois du forfait Starter couvrent environ deux longues réunions du conseil, et Ask Plaud ainsi que le glossaire sectoriel nécessitent le forfait Pro
• La précision de la retranscription et l'identification des intervenants de Plaud ne sont pas toujours fiables, surtout lors d'appels techniques, alors pensez à relire les notes au préalable

4. OnBoard

Idéal pour : Les conseils qui veulent des procès-verbaux générés par l'IA dans leur portail de gouvernance et utilisent Zoom ou Microsoft Teams

OnBoard est un portail de gouvernance qui gère l'ensemble du cycle du conseil d'administration. Il relie les procès-verbaux générés par l'IA à la création de l'ordre du jour et à la compilation du dossier du conseil, de sorte que l'ébauche suit l'ordre du jour publié.

Tout est centralisé au même endroit, ce qui réduit les risques liés au contrôle des versions. Si vous effectuez une modification de dernière minute, le dossier du conseil est mis à jour pour chaque administrateur.

OnBoard se classe quatrième car, contrairement à Diligent, il enregistre la réunion lui-même, bien que ce soit uniquement sur Zoom et Teams.

Fonctionnalités clés d'OnBoard pour les réunions du conseil

• L'assistant d'enregistrement rejoint vos réunions Zoom ou Teams et transforme la retranscription en ébauche de procès-verbal, que le secrétariat du conseil peut modifier directement dans l'ordre du jour
• Agenda AI crée des sections, des intervenants et des durées à partir d'une courte instruction. Book AI résume chaque section du dossier du conseil pour les administrateurs
• Les administrateurs peuvent poser des questions à AI Assist sur les dossiers du conseil et les comptes rendus passés, et l'outil cite la page correspondant à chaque réponse
• Avec des fonctionnalités telles que les votes et les approbations, les signatures électroniques DocuSign et la gestion des tâches, OnBoard conserve les décisions et les actions à suivre dans un registre unique. Vous pouvez désactiver l'IA pour chaque réunion

Tarifs d'OnBoard

• Essentials : Tarification sur mesure
• Premium : Tarification sur mesure
• Ultimate : Tarification sur mesure

Les inconvénients d'OnBoard

• Pour les séances en présentiel ou sur Google Meet, un appareil dans la salle doit rejoindre un appel Zoom ou Teams
• Les principales fonctionnalités IA (ordre du jour, dossier du conseil et procès-verbal) sont des modules complémentaires dans les forfaits Essentials et Premium
• OnBoard couvre le conseil d'administration, pas le reste de l'entreprise. Si vous souhaitez un outil unique pour toutes vos réunions, comparez les outils de prise de notes IA pour les entreprises

5. Diligent (Diligent Boards et BoardEffect)

Idéal pour : Les sociétés cotées qui utilisent Diligent Boards, ainsi que les conseils d'associations, d'établissements de santé et d'enseignement supérieur qui utilisent BoardEffect, et qui veulent un référentiel unique

Diligent est un acteur majeur dans ce domaine, et de nombreuses grandes entreprises l'utilisent. Diligent Boards s'adresse aux conseils d'entreprises et de sociétés cotées, tandis que BoardEffect se concentre sur les conseils d'associations et du secteur de la santé. Les deux utilisent GovernAI, la couche d'IA de Diligent.

L'approche de Diligent consiste à privilégier des procès-verbaux synthétiques plutôt que des retranscriptions brutes. Diligent génère des procès-verbaux conformes aux exigences de gouvernance au sein de sa plateforme, mais les rédige à partir des notes, des documents du conseil ou des retranscriptions de réunion que vous fournissez. Il n'enregistre pas la réunion.

Diligent clôture cette liste car c'est le choix le plus spécialisé. Vous devrez l'associer à un outil d'enregistrement.

Fonctionnalités clés de Diligent pour les réunions du conseil

• La Style Library apprend votre style d'écriture à partir d'un ensemble de procès-verbaux approuvés et l'applique à chaque ébauche de l'IA. Les procès-verbaux passent du statut « brouillon » à « en relecture », et les relecteurs travaillent sur un document unique au lieu de copies envoyées par e-mail
• Diligent Boards conserve des archives immuables avec contrôle des versions et pistes d'audit. Les votes comportent des signatures électroniques et des journaux d'audit
• Le module de procès-verbaux de BoardEffect vous permet d'attribuer des actions à suivre à des responsables, d'envoyer des notifications et d'exporter un journal des actions pour chaque réunion
• Chaque réponse de GovernAI remonte à sa source dans les documents de votre conseil. Diligent n'utilise pas vos données pour entraîner des modèles d'IA

Tarifs de Diligent

• Diligent Boards : Tarification sur mesure
• BoardEffect : Tarification sur mesure

Les inconvénients de Diligent

• Aucun des deux produits n'enregistre votre réunion du conseil, vous avez donc toujours besoin d'un enregistreur ou d'un outil de prise de notes IA pour produire la retranscription
• La fonctionnalité AI Smart Minutes de BoardEffect nécessite l'activation de GovernAI, et ses outils de style d'écriture requièrent le forfait Plus
• Souscrire à Diligent passe par une démo et un devis commercial, ce qui est long pour un petit conseil d'association qui veut démarrer ce trimestre

Quel outil de prise de notes IA choisir pour les réunions du conseil d'administration ?

Le bon choix dépend du lieu où se réunit votre conseil et de la personne qui rédige le procès-verbal.

👉 Choisissez Fellow si votre entreprise l'utilise déjà et souhaite soumettre les réunions du conseil à la même politique d'enregistrement.

👉 Choisissez Plaud Note Pro si votre conseil se réunit en présentiel et que vous souhaitez un enregistreur dédié.

👉 Choisissez OnBoard si vous souhaitez des procès-verbaux générés par l'IA dans votre portail de gouvernance et utilisez Zoom ou Microsoft Teams.

👉 Choisissez Diligent si vous avez besoin d'un référentiel unique et disposez déjà d'un moyen d'enregistrer la réunion.

👉 Choisissez HappyScribe si vous avez besoin de procès-verbaux structurés pour chaque séance, en ligne ou en présentiel, hébergés en toute sécurité dans l'UE.

HappyScribe enregistre sur Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, avec ou sans bot, et l'application mobile de transcription de réunion couvre la salle du conseil. Votre modèle de procès-verbal transforme chaque séance en une ébauche avec les projets de résolution, les votes et les résolutions adoptées. Il ne vous reste qu'à l'exporter vers OnBoard ou Diligent au format PDF ou DOCX.

Pour les séances où chaque vote compte, la transcription humaine de HappyScribe offre une précision de 99 %. Aucune des quatre autres plateformes ne propose cela.

Lorsque votre procès-verbal doit résister à un audit, le choix est vite fait.