Die 5 besten AI Notetaker für Vorstandssitzungen [2026]

Vielleicht haben Sie schon gehört, dass Unternehmensanwälte Gremien raten, KI-Protokollierung aus dem Sitzungssaal fernzuhalten. Ein Bundesgericht in New York hat entschieden, dass die Chats einer Führungskraft mit Claude nicht dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, unter anderem, weil die KI mit den eingegebenen Daten trainiert werden könnte.

Das eigentliche Risiko besteht in der Nutzung generischer KI-Tools ohne Sicherheitsvorkehrungen. Diese speichern beiläufige Bemerkungen auf Servern von Drittanbietern und liefern Ihnen eine lockere Zusammenfassung, wenn Ihr Gremium ein formelles Protokoll benötigt.

Ich habe AI Notetaker mit Board-Portalen verglichen, da sie Vorstandsdiskussionen unterschiedlich dokumentieren. Notetaker zeichnen das Meeting auf, während Portale darauf ausgelegt sind, das Protokoll zu schreiben.

Darauf habe ich bei einem AI Notetaker für Vorstandssitzungen geachtet:

• Nach Tagesordnungspunkten strukturierte Protokolle mit Anwesenheit, Abstimmungen, Beschlüssen und Aufgaben mit Fristen
• Aufzeichnung von Meetings in Google Meet, Microsoft Teams, Zoom und vor Ort, damit das Tool überall funktioniert, wo Ihr Gremium tagt
• Verschlüsselung, strenge Zugriffskontrollen, Löschrechte und eine klare Antwort darauf, ob Anbieter KI-Modelle mit den Daten Ihres Gremiums trainieren
• Das vollständige Transkript, damit Sie die Meeting-Zusammenfassung abgleichen können, da KI-generierte Protokolle weiterhin von Menschen geprüft werden müssen

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welches Tool am besten zu Ihren Vorstandssitzungen passt.

Was sind die besten AI Notetaker für Vorstandssitzungen? Auf einen Blick

1. HappyScribe

Am besten für: Protokollführer, die präzise und strukturierte Protokolle von jeder Sitzung – online oder vor Ort – benötigen, mit Speicherung in der EU

HappyScribe ist ein AI Notetaker aus Barcelona, der Vorstandssitzungen in Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und vor Ort aufzeichnet. Er verwandelt jede Sitzung in ein Transkript mit Sprechererkennung und einen ersten Entwurf für Ihr Vorstandsprotokoll.

Sie benötigen einen Entwurf, den Sie mit der Quelle abgleichen können, nicht nur eine kurze Zusammenfassung. HappyScribe bietet Ihnen beides, und Sie bleiben der Verfasser des offiziellen Dokuments. Sobald das Gremium das Protokoll freigibt, exportieren Sie es als PDF oder DOCX in Ihr Board-Portal.

Wichtigste Funktionen von HappyScribe für Vorstandssitzungen

1. Jedes Meeting auf Ihre Art aufzeichnen – online oder im Sitzungssaal

Verbinden Sie Google Kalender oder Outlook, und der HappyScribe-Notetaker nimmt an geplanten Vorstandssitzungen in Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams teil. Wenn Sie lieber vermeiden möchten, dass Bots an einer vertraulichen Sitzung teilnehmen, nutzen Sie die App oder den Web-Rekorder.

Legen Sie bei Vor-Ort-Meetings einfach die Mobile App auf den Tisch. Sie zeichnet ohne Internetverbindung auf und lädt die Datei hoch, sobald Sie wieder online sind. Sie können auch vergangene Aufnahmen hochladen oder aus Google Drive, Box und Dropbox importieren.

2. Nach Tagesordnungspunkten strukturierte Vorstandsprotokolle

Eine lockere Meeting-Zusammenfassung wird Ihrer Satzung oder Geschäftsordnung nicht gerecht. Die Vorlagen von HappyScribe strukturieren die KI-Ausgabe, bevor Sie sie überhaupt lesen. Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage wie QBR oder Entscheidungs-Meeting, oder erstellen Sie Ihre eigene.

Sie können Ihre Vorlage für das Vorstandsprotokoll rund um Ihre Tagesordnungspunkte aufbauen, mit Abschnitten für Anwesenheit, Beschlussfähigkeit, Anträge, Abstimmungen, Beschlüsse und Aufgaben. Jede Sitzung liefert ein Protokoll im selben Format, was die Freigabe beschleunigt.

3. Jede Abstimmung nachverfolgen und vergangene Beschlüsse finden

HappyScribe optimiert seine KI-Transkription seit fast einem Jahrzehnt und unterstützt über 150 Sprachen und Dialekte. Jedes Vorstandsmitglied wird als eigener Sprecher gekennzeichnet, und jede Zeile hat einen Zeitstempel. Wenn im Entwurf steht, dass ein Antrag mit 6 zu 1 Stimmen angenommen wurde, springen Sie genau zu diesem Moment und prüfen, wer dagegen gestimmt hat.

Wenn das Transkript zu lang ist, können Sie sich einfach mit Ihren Meetings unterhalten. Der KI-Chat beantwortet Fragen zu all Ihren vergangenen Meetings – etwa, wann das Gremium das Budget des letzten Jahres genehmigt hat oder was das generelle Thema der letzten Sitzung war.

4. Vorstandsdokumente sicher und unter Ihrer Kontrolle behalten

HappyScribe ist nach SOC 2 Type II zertifiziert, DSGVO-konform und speichert Ihre Meeting-Daten in einem ISO-27001-konformen EU-Rechenzentrum. Die Daten sind bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt.

Zudem erhalten Sie rollenbasierten Zugriff, um einzuschränken, wer die Aufzeichnungen des Gremiums sehen darf. Sie können Aufnahmen und Transkripte jederzeit löschen, und der Enterprise-Tarif bietet Aufbewahrungsfristen, die Ihren Richtlinien entsprechen. Die Daten Ihres Gremiums werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet, es sei denn, Sie stimmen ausdrücklich zu.

Vorteile von HappyScribe

• Lassen Sie strittige Sitzungen von professionellen Transkriptionisten mit 99 % Genauigkeit transkribieren – denn im offiziellen Protokoll darf keine Abstimmung falsch verstanden werden
• Fügen Sie Namen von Vorstandsmitgliedern und Unternehmensbegriffe zu einem benutzerdefinierten Glossar hinzu, damit das Transkript sie korrekt schreibt
• Übersetzen Sie Transkripte in über 80 Sprachen für Gremien mit internationalen Mitgliedern
• Übertragen Sie Protokolle und Folgeaufgaben in Ihre anderen Tools über den MCP-Server, Zapier oder die HappyScribe-API

Nachteile von HappyScribe

• Nicht ideal für Echtzeit-Transkription während Live-Sitzungen

Was sagen Nutzer über HappyScribe?

Quelle: G2

Quelle: G2

Preise von HappyScribe

KI-Transkription und Meeting-Protokolle

• Kostenlos: Unbegrenzte Meeting-Aufzeichnungen, jeweils bis zu 45 Minuten
• Basic: 8,50 €/Monat (jährliche Abrechnung) oder 17 €/Monat (monatliche Abrechnung)
• Pro: 19 €/Monat (jährliche Abrechnung) oder 29 €/Monat (monatliche Abrechnung)
• Business: 59 €/Monat (jährliche Abrechnung) oder 89 €/Monat (monatliche Abrechnung)
• Enterprise:Vertrieb kontaktieren für individuelle Preise

2. Fellow

Am besten für: Governance-Teams in regulierten Branchen, die für Vorstandssitzungen dieselbe Aufzeichnungsrichtlinie wie für alle anderen Meetings wollen

Fellow ist ein KI-Meeting-Assistent, der sich an regulierte Branchen wie Private Equity richtet. Wenn Ihr Unternehmen ihn bereits nutzt, unterliegen Vorstandssitzungen denselben Admin-Regeln wie jedes andere Meeting. Fellow hostet Daten jedoch auf AWS in Kanada, weshalb EU-Gremien oft nach Fellow-Alternativen in Europa suchen.

Fellow bietet KI-Richtlinienvorlagen, auch für Vorstands- und Ausschusssitzungen, mit denen Sie Daten nach Ihren Zielen strukturieren.

Wichtigste Funktionen von Fellow für Vorstandssitzungen

• Admins können die Aufzeichnung sperren, wenn Wörter wie „Vertraulich“ im Titel stehen, sodass vertrauliche Sitzungsteile ohne Management (Executive Sessions) nicht aufgezeichnet werden. Jeder kann die Aufnahme pausieren, und Fellow informiert alle Teilnehmer im Meeting darüber
• Zero-Day-Retention behält nur die Zusammenfassung und Aufgaben und löscht dann Aufzeichnungen und Transkripte. Das minimiert die Datenmenge, die bei einem Rechtsstreit herangezogen werden könnte
• Ask Fellow beantwortet Ihre Fragen zu vergangenen Meetings und kann Vorstandsberichte entwerfen. Jede Antwort verlinkt auf den entsprechenden Transkript-Ausschnitt
• Zeichnen Sie mit einem Bot auf – oder ohne Bot auf Desktop oder Mobile. Fellow ist ein nach SOC 2 Type II zertifizierter Notetaker und trainiert seine KI nicht mit Ihren Daten

Preise von Fellow

• Kostenlos
• Solo: 29 $/Monat
• Team: 11 $/Nutzer/Monat
• Business: 23 $/Nutzer/Monat
• Enterprise: 25 $/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Nachteile von Fellow

• Der Meeting-Bot von Fellow ist nicht immer zuverlässig. Deshalb suchen viele Teams nach Fellow-Alternativen
• Transkript-Schwärzung und Auto-Record-Regeln erfordern den Enterprise-Tarif, der ab 10 Nutzern beginnt. Ein siebenköpfiges Gremium zahlt somit für Lizenzen, die es nicht nutzt
• Fellow ist eine komplexe und umfangreiche Software, die eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert. Selbst dann können bei verschiedenen Aufgaben gelegentlich Ladebildschirme auftreten

3. Plaud Note Pro

Am besten für: Gremien, die vor Ort tagen und ein physisches Aufnahmegerät ohne Bot und ohne WLAN wünschen

Plaud Note Pro ist ein Aufnahmegerät im Kartenformat, das Sie auf den Konferenztisch legen. Es speichert Audio auf dem Gerät und synchronisiert später, funktioniert also als Offline-Meeting-Rekorder. Trotz der Hardware weist Plaud Sie darauf hin, fehlende Abstimmungsdetails zur Bestätigung zu markieren und die KI nicht raten zu lassen.

Es belegt den dritten Platz, da es am besten für Vor-Ort-Meetings geeignet ist, während Online-Meetings auf Plaud Desktop angewiesen sind.

Wichtigste Funktionen von Plaud Note Pro für Vorstandssitzungen

• Vier Mikrofone erfassen Stimmen im Enhance-Modus aus bis zu 5 Metern Entfernung, bei einer Akkulaufzeit von bis zu 30 Stunden
• Drücken Sie kurz die Taste, wenn der Vorsitzende zur Abstimmung aufruft, damit Sie diesen Moment im Entwurf schnell wiederfinden
• Sie können eine benutzerdefinierte Vorlage für Vorstandsprotokolle anwenden oder über Plaud MCP KI-Tools nach Protokollentwürfen fragen. Die Antworten von Ask Plaud sind mit dem Quell-Audio verlinkt
• Plaud Desktop zeichnet Meetings in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams ohne Bot auf. Es ist SOC-2-Type-II-, DSGVO- und HIPAA-konform und trainiert keine KI-Modelle mit Ihren Aufnahmen

Preise von Plaud Note Pro

• Plaud Note Pro: 189 $ (Gerät)
• Starter: Kostenlos
• Pro: 17,99 $/Monat
• Unlimited: 29,99 $/Monat
• Team: 28 $/Nutzer/Monat

Nachteile von Plaud Note Pro

• Außerhalb des Team-Tarifs werden Aufnahmen im Konto einer einzelnen Person gespeichert. Funktionen wie Lizenzverwaltung, sicheres Offboarding und ein AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO) sind nur im Team-Tarif enthalten
• Die 300 Minuten pro Monat im Starter-Tarif reichen für etwa zwei lange Vorstandssitzungen. Ask Plaud und das Branchenglossar erfordern den Pro-Tarif
• Die Genauigkeit der Transkripte und Sprechererkennung von Plaud sind nicht immer zuverlässig, besonders bei technischen Meetings. Überfliegen Sie die Notizen daher unbedingt zuerst

4. OnBoard

Am besten für: Gremien, die KI-Protokolle direkt in ihrem Board-Portal wünschen und Zoom oder Microsoft Teams nutzen

OnBoard ist ein Board-Portal, das den gesamten Sitzungszyklus des Gremiums abdeckt. Es verbindet KI-Protokolle mit der Erstellung der Tagesordnung und der Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen, sodass der Entwurf Ihrer veröffentlichten Tagesordnung folgt.

Alles liegt an einem Ort, was das Risiko von Versionskonflikten senkt. Wenn Sie kurzfristig etwas ändern, werden die Sitzungsunterlagen für jedes Vorstandsmitglied aktualisiert.

OnBoard belegt den vierten Platz, da es im Gegensatz zu Diligent das Meeting selbst aufzeichnet – allerdings nur in Zoom und Teams.

Wichtigste Funktionen von OnBoard für Vorstandssitzungen

• Der Aufnahme-Assistent nimmt an Zoom- oder Teams-Meetings teil und verwandelt das Transkript in einen Protokollentwurf, den der Admin direkt in der Tagesordnung bearbeiten kann
• Agenda AI erstellt Abschnitte, Referenten und Zeitangaben aus einem kurzen Prompt. Book AI fasst jeden Abschnitt der Sitzungsunterlagen für die Vorstandsmitglieder zusammen
• Vorstandsmitglieder können AI Assist Fragen zu Sitzungsunterlagen und vergangenen Protokollen stellen und erhalten zu jeder Antwort die zitierte Quellseite
• Mit Funktionen wie Abstimmungen und Freigaben, DocuSign-E-Signaturen und Aufgabenverwaltung bündelt OnBoard Entscheidungen und Aufgaben an einem Ort. Sie können die KI für jedes Meeting einzeln deaktivieren

Preise von OnBoard

• Essentials: Individuelle Preisgestaltung
• Premium: Individuelle Preisgestaltung
• Ultimate: Individuelle Preisgestaltung

Nachteile von OnBoard

• Für Vor-Ort-Sitzungen oder Sitzungen in Google Meet muss ein Gerät im Raum an einem Zoom- oder Teams-Meeting teilnehmen
• Wichtige KI-Funktionen wie Agenda, Book und Minutes sind in den Essentials- und Premium-Tarifen nur als Add-ons verfügbar
• OnBoard deckt das Gremium ab, nicht den Rest des Unternehmens. Wenn Sie ein einziges Tool für jedes Meeting suchen, vergleichen Sie AI Notetaker für Unternehmen

5. Diligent (Diligent Boards und BoardEffect)

Am besten für: Börsennotierte Unternehmen auf Diligent Boards sowie Non-Profit-, Gesundheits- und Hochschulgremien auf BoardEffect, die eine zentrale Ablage für alle Gremienunterlagen wünschen

Diligent ist ein wichtiger Akteur in diesem Bereich und wird von vielen großen Unternehmen genutzt. Diligent Boards bedient Unternehmens- und börsennotierte Gremien, während sich BoardEffect auf Non-Profit- und Gesundheitsgremien konzentriert. Beide nutzen GovernAI, die KI-Ebene von Diligent.

Diligent setzt bei Vorstandssitzungen auf Protokolle in Form von Zusammenfassungen statt auf reine Transkripte. Die Plattform erstellt Protokolle in Governance-Qualität, entwirft diese jedoch aus den Notizen, Vorstandsunterlagen oder Meeting-Transkripten, die Sie bereitstellen. Das Meeting selbst wird nicht aufgezeichnet.

Diligent schließt die Liste ab, da es die spezialisierteste Wahl ist. Sie müssen es mit einem Aufzeichnungs-Tool kombinieren.

Wichtigste Funktionen von Diligent für Vorstandssitzungen

• Die Style Library lernt Ihren Schreibstil anhand einer Reihe freigegebener Protokolle und wendet ihn auf jeden KI-Entwurf an. Protokolle wechseln zwischen Entwurfs- und Prüfstatus, und Prüfer arbeiten an einem einzigen Dokument statt an per E-Mail verschickten Kopien
• Diligent Boards führt unveränderliche Aufzeichnungen mit Versionskontrolle und Audit-Trails. Abstimmungen sind mit E-Signaturen und Audit-Protokollen versehen
• Mit dem Protokoll-Modul von BoardEffect können Sie Aufgaben an Verantwortliche zuweisen, Benachrichtigungen senden und ein Aufgabenprotokoll für jedes Meeting exportieren
• Jede Antwort von GovernAI lässt sich auf ihre Quelle in Ihren Vorstandsunterlagen zurückverfolgen. Diligent verwendet Ihre Daten nicht zum Trainieren von KI-Modellen

Preise von Diligent

• Diligent Boards: Individuelle Preisgestaltung
• BoardEffect: Individuelle Preisgestaltung

Nachteile von Diligent

• Keines der Produkte zeichnet Ihre Vorstandssitzung auf, sodass Sie weiterhin ein Aufnahmegerät oder einen AI Notetaker benötigen, um das Transkript zu erstellen
• Für die AI Smart Minutes von BoardEffect muss GovernAI aktiviert sein, und die Tools für den Schreibstil erfordern das Plus-Paket
• Für Diligent brauchen Sie eine Demo und ein individuelles Angebot – zu langsam für ein kleines Non-Profit-Gremium, das noch in diesem Quartal starten möchte

Welcher AI Notetaker ist der beste für Vorstandssitzungen?

Die richtige Wahl hängt davon ab, wo sich Ihr Gremium trifft und wer das Protokoll entwirft.

👉 Wählen Sie Fellow, wenn Ihr Unternehmen es bereits nutzt und Vorstandssitzungen unter derselben Aufzeichnungsrichtlinie abhalten möchte.

👉 Wählen Sie Plaud Note Pro, wenn Ihr Gremium im Büro tagt und Sie ein eigenes Aufnahmegerät wünschen.

👉 Wählen Sie OnBoard, wenn Sie KI-Protokolle direkt in Ihrem Board-Portal wünschen und Zoom oder Microsoft Teams nutzen.

👉 Wählen Sie Diligent, wenn Sie eine zentrale Ablage für alle Gremienunterlagen benötigen und das Meeting bereits anderweitig aufzeichnen.

👉 Wählen Sie HappyScribe, wenn Sie strukturierte Protokolle von jeder Sitzung – online oder vor Ort – benötigen, sicher in der EU gespeichert.

HappyScribe zeichnet in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf – mit oder ohne Bot – und die Mobile App für Meeting-Transkription deckt den Sitzungssaal ab. Ihre Vorlage für das Vorstandsprotokoll verwandelt jede Sitzung in einen Entwurf mit Anträgen, Abstimmungen und Beschlüssen. Anschließend exportieren Sie ihn als PDF oder DOCX in OnBoard oder Diligent.

Für Sitzungen, bei denen jede Stimme zählt, liefert die professionelle Transkription von HappyScribe 99 % Genauigkeit. Keine der anderen vier Plattformen bietet das.

Wenn Ihre Protokolle einem Wirtschaftsprüfer standhalten müssen, fällt die Wahl leicht.